10 beste Marketing-Workflow-Softwarelösungen im Test für 2026

RoboHead ist eine Projektmanagement-Plattform für das Marketing, die speziell für interne Kreativteams entwickelt wurde und Tools für Anforderungsformulare, Projektplanung, Ressourcenmanagement, Überprüfungs- und Freigabeworkflows sowie Asset-Management bietet.

Für wen ist RoboHead am besten geeignet?

RoboHead eignet sich besonders für interne Marketing- und Kreativteams, die eine große Anzahl von Projektanfragen aus verschiedenen Abteilungen verwalten.

Warum ich mich für RoboHead entschieden habe

RoboHead gehört zu meinen Favoriten, weil die Anforderungsformulare gezielt auf die Bedürfnisse von Kreativteams zugeschnitten sind. Das Besondere ist die bedingte Logik: Es werden nicht alle Fragen jedem Anfragenden angezeigt, sondern nur die Felder, die auf Basis vorheriger Eingaben relevant sind. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team von Anfang an klarere und vollständigere Briefings erhält. Von dort aus sorgt die automatisierte Zuordnung dafür, dass neue Anfragen je nach Projekttyp oder Kunde sofort verteilt werden. So bleibt keine Anfrage unbearbeitet im System liegen, weil jemand manuell sortieren muss.

Wichtige Funktionen von RoboHead

• Workflows für Überprüfung und Freigabe: Leiten Sie kreative Assets durch sequenzielle Freigabestufen, mit visuellen Markierungen und Kommentarfunktionen direkt in der Plattform.
• Ressourcenmanagement: Aufgaben können basierend auf den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit der Teammitglieder zugewiesen werden, mit Auslastungsansichten, die die Kapazität des gesamten Teams anzeigen.
• RoboScripts-Automatisierung: Erstellen Sie regelbasierte Automatisierungen, die Aufgaben, Benachrichtigungen oder Statusänderungen auslösen – basierend auf vordefinierten Bedingungen.
• Individuelle Reporting-Dashboards: Erstellen Sie Berichte über Projekte, Teams und Kampagnen mit selbst festlegbaren Filtern, die Ihre individuellen Tracking-Bedürfnisse abbilden.

RoboHead-Integrationen

RoboHead bietet eine native Integration mit Adobe Creative Cloud, sodass Sie Projekte direkt aus Photoshop, InDesign und Illustrator heraus verwalten können. Außerdem gibt es Anbindungen an Zapier sowie den Abgleich mit Google Calendar, Outlook und Apple Kalender. Eine API und Webhooks stehen für individuelle Integrationen bereit, und mit RoboHead Data Direct können Sie Daten in BI-Tools wie Power BI und Tableau übertragen.

Screendragon ist eine Work-Management-Plattform, die für Marketing-, Agentur- und professionelle Dienstleistungsteams entwickelt wurde. Sie vereint Projektmanagement, Workflow-Automatisierung und Ressourcenmanagement in einer einzigen Lösung. 

Warum ich mich für Screendragon entschieden habe: Mir gefällt die anpassbare Workflow-Automatisierung. Sie können Workflows erstellen, die den spezifischen Prozessen Ihres Teams entsprechen, sodass Aufgaben reibungslos von einer Phase zur nächsten übergehen. Diese Anpassung reduziert manuelle Arbeit und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Außerdem ermöglicht das Online-Proofing-Tool von Screendragon, verschiedene Medientypen zu kommentieren und in Echtzeit zusammenzuarbeiten, was den Prüfungs- und Freigabeprozess beschleunigt. 

Besonderheiten und Integrationen von Screendragon

Funktionen umfassen Ressourcenmanagement, automatisierte Terminplanung, Projektvorlagen, Zeiterfassung, digitale Asset-Bibliothek, Budget- und Kostenschätzung, erweiterte Berechtigungen, visuelles Aufgabenmanagement, Echtzeit-Einblicke, benutzerdefinierte Berichte, KI-gestützte Empfehlungen und Kapazitätsplanung mit Heatmaps.

Integrationen umfassen MS Power BI, Slack, MS Teams, Zapier, Google Drive, Trello, Microsoft 365, Box, Jira, Microsoft OneDrive und PeopleSoft.

Wrike ist ein Projektmanagement- und Kollaborationstool, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit zu organisieren und zu verwalten. Die Plattform bietet einen zentralen Raum, in dem Teams gemeinsam an Projekten arbeiten, Aufgaben verwalten und den Fortschritt verfolgen können.

Warum ich Wrike ausgewählt habe: Ich habe Wrike in diese Liste aufgenommen, weil es darauf ausgelegt ist, Marketingteams bei der Organisation und Verwaltung ihrer Aufgaben zu unterstützen, was letztendlich zu einer höheren Produktivität und besseren Ergebnissen führen kann. Die Software umfasst Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Ressourcenmanagement. Zudem stellt Wrike zahlreiche Ressourcen wie Schulungen, Zertifizierungen und Support bereit, um Marketingteams beim Aufbau konsistenter und effizienter Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Wrike

Funktionen beinhalten integrierte Korrekturwerkzeuge, mit denen kreative Inhalte direkt auf der Plattform einfach überprüft und freigegeben werden können. Wrike verfügt außerdem über Cross-Tagging, sodass Nutzer Aufgaben über verschiedene Ordner und Projekte hinweg taggen können, was für eine bessere Organisation und Nachverfolgung sorgt, sowie über einen Freigabeprozess zur Überprüfung und Genehmigung von Aufgaben und Dokumenten.

Integrationen bieten native Anbindungen an Ihre bevorzugten Tools, darunter Salesforce, Tableau, Miro, Zoom, Google Drive, Microsoft OneDrive, GitHub, Jira, Slack und Dropbox.

Air ist eine Creative-Operations-Plattform, die Marketing- und Kreativteams ermöglicht, ihren gesamten Content-Workflow in einem zentralisierten, visuellen Arbeitsbereich zu verwalten. Die Plattform vereint Asset-Management, Feedback und Freigabeprozesse in einem einzigen Hub, sodass Teams visuell an Kampagnen, Kreativinhalten und Markenmaterialien zusammenarbeiten können.

Warum ich Air gewählt habe: Ich habe Air ausgewählt, weil es Marketingteams erlaubt, visuell über jede Stufe der Content-Produktion hinweg zusammenzuarbeiten. Man kann Assets sammeln, organisieren, überprüfen und freigeben – alles in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, sodass alle beim Feedback und bei der Versionskontrolle auf demselben Stand bleiben. Besonders gefällt mir, wie Airs KI-Tagging und Gesichtserkennung es ermöglichen, Assets sofort zu finden, wodurch mehr Zeit für kreative Arbeit und weniger für Dateiverwaltung bleibt.

Air-Highlights und Integrationen:

Funktionen beinhalten einen visuellen Arbeitsbereich, in dem Sie kreative Assets ansehen und organisieren können, eine KI-gestützte Suche mit intelligenten Tags und Gesichtserkennung sowie eine Desktop-Synchronisation für den sofortigen Zugriff auf Dateien, ohne den Browser nutzen zu müssen. Air bietet außerdem integrierte Freigabe-Workflows, die Kommentare, Markups und Versionsverfolgung zusammenführen, um Markenkonsistenz zu wahren.

Integrationen umfassen Adobe Premiere Pro, Photoshop, CapCut, Canva, Slack, Zapier, Figma und CDN.

Smartsheet ist eine Arbeitsmanagement-Software, die Marketingteams dabei unterstützt, ihre Projekte effektiver zu verwalten – mit Funktionen wie Digital Asset Management, Dashboards und Berichten sowie Ressourcenmanagement.

Warum ich Smartsheet ausgewählt habe: Ich habe Smartsheet wegen seiner Prüfungs-Workflows und Automatisierungsfunktionen ausgewählt. Die Plattform ermöglicht es Teams, direkt an einem Asset Feedback zu geben – mit integrierten Überprüfungs- und Freigabemechanismen sowie Versionskontrolle. Darüber hinaus erlauben die Automatisierungsfunktionen den Nutzern, einfache Workflows für Aufgaben wie Erinnerungen anhand von vorgefertigten oder individuellen Vorlagen zu erstellen.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Smartsheet

Funktionen umfassen verschiedene Projektansichten wie Kalender, Gantt-Diagramme, Karten und Raster, teilbare Berichte, Formulare für interne und externe Beteiligte sowie einen KI-Assistenten, der bei der schnellen Erstellung von Diagrammen oder mit kontextbezogener Unterstützung hilft. Außerdem bietet es Digital Asset Management und Performance-Tracking mit Brandfolder.

Integrationen umfassen Google Workspace, Jira, Microsoft Office 365, Box, DocuSign, Tableau, Salesforce, ServiceNow, Dropbox, Adobe Creative Cloud, Slack, OneDrive, Evernote, GitHub und Zapier. 

Qntrl ist eine Workflow-Orchestrierungssoftware, die Unternehmen eine Plattform zur Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet. Sie ermöglicht es Nutzern, Workflows zu erstellen, anzupassen und zu verfolgen und fördert so die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams.

Warum ich Qntrl ausgewählt habe: Ich habe Qntrl für diese Liste ausgewählt, weil es Workflows, Menschen, Informationen und Tools auf einer einzigen Plattform zentralisiert. Es ist darauf ausgelegt, Abteilungsleitenden Sichtbarkeit und Kontrolle zu bieten, damit sie die Aufgaben und Prozesse ihres Teams effizient steuern können, unter anderem durch das Nachverfolgen und Analysieren von Marketingkampagnen und deren Leistung. Die Software erleichtert außerdem eine workflowzentrierte Zusammenarbeit, sodass Teammitglieder innerhalb des Kontextes ihrer Workflows kommunizieren und Informationen teilen können. Qntrl automatisiert zudem Prozesse, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren – etwa bei Folge-E-Mails und der Freigabe von Marketingmaterialien.

Qntrl Besonderheiten und Integrationen:

Funktionen beinhalten die zentrale Einreichung von Anfragen, was Kontrolle und Überblick über eingehende Aufgaben und Prozesse bietet. Qntrl bietet außerdem Echtzeit-Updates zum Status von Aufgaben und Prozessen, damit Nutzer stets über Fortschritte und Änderungen informiert bleiben. Hinzu kommen Berichtstools und Dashboards zur Nachverfolgung und Verbesserung operativer KPIs.

Integrationen umfassen Verbindungen zu einigen Ihrer Lieblingstools, darunter die Google Suite, MySQL, Mailchimp, HubSpot, Asana, Dropbox und die Zoho Suite mit Tools wie Zoho Sheets, Zoho Forms und Zoho Recruit.

Airtable bietet ein leistungsstarkes, tabellenähnliches Framework, mit dem Marketingteams maßgeschneiderte Workflow-Ansichten erstellen können. Organisationen können Airtable nutzen, um Workflows auf der Basis ihrer gemeinsamen Daten zu erstellen, Teams zu verbinden und Ziele zu erreichen.

Warum ich Airtable ausgewählt habe: Ich habe Airtable in diese Liste aufgenommen, weil ich bei meinen Recherchen festgestellt habe, dass es Marketingteams ermöglicht, ihre verschiedenen Datenquellen zu vereinen und eine einzige zuverlässige Quelle zu schaffen, die Workflows effektiv miteinander verknüpft. Airtable bietet ein tabellenähnliches Framework, das Ihnen ermöglicht, leicht zugängliche und sichere Workflows mit Datenmodellen zu erstellen, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können. Mit der Plattform können Sie Marketing-Workflows schnell ausführen und Aktualisierungen in Echtzeit mit Ihren Teams teilen.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Airtable

Funktionen umfassen vorkonfigurierte Anwendungen basierend auf branchenüblichen Best Practices, mit denen Sie Ihre Marketingkampagnen sofort starten können. Airtable hilft Teams außerdem, dank Automatisierungsfunktionen, die einfache oder komplexe, sich wiederholende Aufgaben übernehmen, schneller zum Ziel zu gelangen.

Integrationen beinhalten Verbindungen zu den wichtigsten Systemen, die Sie bereits nutzen. Dazu gehören Plattformen wie Asana, Basecamp, Dropbox, Google Drive, Jira, Jotform, Salesforce, Slack, Trello, Zendesk und weitere Softwareoptionen.

Asana hilft Marketingteams, komplexe Aufgaben über mehrere Teams hinweg zu verbinden, um doppelte Arbeit zu verringern und die Transparenz in verschiedenen Gruppen zu erhöhen.

Warum ich Asana gewählt habe: Je nach Größe Ihres Unternehmens arbeiten möglicherweise mehrere Teams an verschiedenen Marketingkampagnen. Deshalb habe ich Asana in diese Liste aufgenommen – wegen seiner Fähigkeit, mehrere Projekte zu koordinieren, die die gleichen Aufgaben erfordern könnten. Mit Asana können Sie die gleiche Aufgabe zu mehreren Marketingkampagnen-Workflows hinzufügen und sehen, wie sie sich automatisch aktualisieren, sobald sie erledigt wurden.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Asana

Funktionen umfassen mehrere Workflow-Ansichten wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Kalenderansichten, mit denen Sie die Lebenszyklen Ihrer Kampagnen visualisieren können. Mit Asana können Sie außerdem einen standardisierten Aufnahmeprozess für Kunden oder Stakeholder erstellen, der es ihnen ermöglicht, Änderungen oder Anfragen zu Kampagnen hinzuzufügen.

Integrationen beinhalten Verbindungen mit gängigen Systemen, die von Marketingteams genutzt werden, um Zusammenarbeit zu fördern und Silos aufzubrechen. Zu diesen Integrationen gehören native Anbindungen an Anwendungen wie Campaign Monitor, Canva, Domo, Dropbox, Figma, Microsoft Teams, Pipedrive, Salesforce, Tableau, Trello und weitere Softwareoptionen. Wenn Sie eine individuelle Integration mit Ihren aktuellen Systemen benötigen, können Sie die Asana-API oder ein kostenpflichtiges Zapier-Konto verwenden, um sich mit den bereits genutzten Anwendungen zu verbinden.

Trello ist eine fortschrittliche Workflow-Software, die kleinen Unternehmen und Startups dabei hilft, durch strukturierte Organisation die Produktivität zu steigern und effizienter zu arbeiten. Die Plattform beseitigt Ablenkungen und sorgt mit intuitiven Boards, Listen, Zuweisungen und Aufgaben-Karten dafür, dass alle fokussiert bleiben.

Warum ich Trello ausgewählt habe: Ich wollte Trello in diese Liste aufnehmen, weil es besonders gut für kleine Unternehmen geeignet ist, die bereit für Wachstum und Effizienzsteigerung sind. Trello eignet sich hervorragend als einfaches Marketing-Workflow-Tool für kleine Unternehmen und Startups, da sie bis zu 10 Boards pro Team kostenlos erstellen können – ideal für ein begrenztes Budget. Das Tool verwendet eine Kanban-Board-Ansicht, in der Sie Boards erstellen, Aufgaben und Teammitglieder hinzufügen und jedem Board spezifische Details wie Fälligkeitsdaten, Checklisten, Kommentare und Anhänge anfügen können.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Trello

Funktionen beinhalten individuell anpassbare Workflows, mit denen Sie Marketingaufgaben automatisieren und Projekte organisieren können. Zudem bietet Trello Karten, auf denen Ihre Teams Projektdetails zentral ablegen und die Zusammenarbeit in Echtzeit verbessern können.

Integrationen umfassen Verbindungen zu Systemen, die viele Marketingteams ohnehin bereits nutzen. Zu diesen Integrationen gehören 190 Anwendungen von Drittanbietern wie Dropbox, Front, Jotform, Marker, Pipedrive, Salesforce, Slack, SureTriggers, Typeform, WireframePro und viele weitere Software-Optionen. Mit einem kostenpflichtigen Zapier-Konto sind auch individuelle Verbindungen möglich.

ProofHub bietet eine konsolidierte Übersicht über Aufgaben und Fortschritte, die es Teams ermöglicht, von überall aus zusammenzuarbeiten. Die Plattform stellt effektive Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge bereit, die es für alle einfach machen, gemeinsam zu arbeiten.

Warum ich ProofHub ausgewählt habe: Wenn Ihre Teams gemeinsam an wichtigen Marketingkampagnen arbeiten, ist es nicht praktikabel, dass sie ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, um Ihnen Updates zu geben, wenn Aufgaben in die nächste Phase übergehen. Um hierbei zu helfen, habe ich ProofHub aufgrund seiner Kollaborationsfunktionen, wie Diskussionen, Chat, Notizen, Gruppenchats, Freigabe und Überprüfung sowie weiterer nützlicher Kommunikationsmöglichkeiten in diese Artikelliste aufgenommen. Mit den Kollaborationswerkzeugen von ProofHub müssen Sie lediglich Kommentare entlang des Workflows hinterlassen, und alle Teammitglieder können diese sehen.

Besondere Funktionen und Integrationen von ProofHub

Funktionen umfassen individuell anpassbare Workflows, die den Anforderungen Ihres Teams für eine effiziente Planung und Umsetzung entsprechen. ProofHub bietet außerdem Zeiterfassungsfunktionen, sodass Sie große Teams und mehrere Projekte problemlos verwalten können, indem Sie Fälligkeitstermine für jede Aufgabe festlegen und sicherstellen, dass alles rechtzeitig geliefert wird.

Integrationen beinhalten Verbindungen zu den Werkzeugen, die Sie am häufigsten nutzen, damit Sie nicht ständig zwischen mehreren Anwendungen wechseln müssen. Zu diesen Integrationen zählen Box, Dropbox, Freshbooks, Google Kalender, Google Drive, iCal, OneDrive, QuickBooks und Slack.