¿Qué es el software de marketing por correo electrónico? Guía definitiva

Normalmente completo en su diseño, el software se encarga de todo, desde diseñar correos electrónicos y plantillas de marketing por correo electrónico hasta segmentar a tu audiencia y automatizar tareas repetitivas. Su capacidad para personalizar mensajes, programar campañas, realizar un seguimiento y analizar el rendimiento ayuda a las empresas a conectar con su audiencia de forma oportuna, auténtica e impactante. 

Las funciones del software de marketing por correo electrónico se combinan para ofrecer a las empresas los siguientes beneficios: 

• Mayor eficiencia: Utiliza la automatización para crear y distribuir campañas de correo electrónico, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.
• Mayor interacción: Ofrece contenido relevante a audiencias segmentadas, aumentando las tasas de interacción.
• Nutrición eficaz de clientes potenciales: Ayuda a guiar a los prospectos a través del embudo de ventas con mensajes específicos.
• ROI medible: Utiliza análisis para evaluar el rendimiento y optimizar las estrategias con el fin de obtener mejores resultados.

Funciones principales del software de marketing por correo electrónico

Al elegir una solución de marketing por correo electrónico, presta atención a las siguientes funciones principales:

• Automatización del correo electrónico: La automatización del correo electrónico es una función especialmente destacada porque te permite configurar flujos de trabajo que envían correos electrónicos automáticamente en función de desencadenantes específicos, como que un cliente se suscriba a tu boletín por correo electrónico, deje un artículo en su carrito o incluso cumpla años. Con la automatización, puedes ejecutar campañas de marketing por correo electrónico muy específicas, como secuencias automatizadas que educan o nutren a los clientes potenciales con el tiempo, o correos electrónicos basados en el ciclo de vida que garantizan que tus clientes reciban el correo adecuado justo en el momento adecuado. 
• Segmentación de la audiencia: Esta función te ayuda a dividir tu audiencia en grupos más pequeños y significativos según sus datos demográficos, comportamientos o historial de compras. ¿Por qué es importante? Porque las personas responden mejor cuando el mensaje parece estar hecho especialmente para ellas. La segmentación te permite enviar campañas específicas que realmente conectan con tu audiencia. 

Por ejemplo, podrías enviar una oferta especial a tus clientes fieles o recomendar productos basándote en el historial de navegación reciente de alguien. ¿El resultado? Mayor interacción, más conversiones y una conexión más sólida con tu marca.  

• Personalización: Esta función te permite ir más allá de simplemente incluir el nombre de alguien en el saludo. Puedes crear correos electrónicos adaptados a cada destinatario con herramientas como contenido dinámico, geosegmentación y etiquetas de combinación (esto es algo en lo que la IA en la geosegmentación puede ayudar). El software de marketing por correo electrónico con vídeo, por ejemplo, se centra en personalizar el contenido de vídeo dentro del correo electrónico para aumentar la interacción. Algunos programas de firmas de correo electrónico incluso permiten cambiar las firmas dinámicamente para incluir ofertas y llamadas a la acción en función del cargo del destinatario.
• Análisis e informes: Un software de marketing por correo electrónico sin funciones de análisis e informes te hará ejecutar tu estrategia de marketing por correo electrónico a ciegas. Los análisis te proporcionan los datos necesarios para ver cómo interactúan tus destinatarios con tu campaña de correo electrónico mediante el seguimiento de métricas como las tasas de apertura, las tasas de clics, las tasas de conversión e incluso las tasas de rebote. En última instancia, puedes analizar estos datos (algo en lo que la IA en el marketing por correo electrónico puede ayudar) para ver qué funciona y qué no, lo que te permite tomar decisiones más inteligentes sobre tus campañas con el tiempo. 
• Capacidades de integración: Las capacidades de integración te permiten conectarte con otras herramientas de marketing digital. En lugar de mover manualmente los datos entre diferentes plataformas, el software de marketing por correo electrónico de marca blanca con capacidades de integración se conecta automáticamente con tu CRM, sitio web, redes sociales y otros canales de marketing. Esto te proporciona una visión de 360 grados de tus clientes, lo que te permite crear campañas de marketing más inteligentes y específicas.
• Gestión del cumplimiento normativo: La gente prefiere evitar los correos electrónicos no deseados. Por eso, las funciones de cumplimiento de las normas contra el spam son tan importantes en los servicios de marketing por correo electrónico B2B. Un software de marketing por correo electrónico con gestión del cumplimiento garantiza que tus campañas cumplan leyes como la Ley CAN-SPAM y el RGPD, protegiendo a tu empresa de cuantiosas multas y manteniendo intacta tu reputación.  

Por qué (puede que) necesites un software de marketing por correo electrónico

He trabajado con equipos que gestionaban manualmente listas de correo electrónico, plantillas y sistemas poco prácticos, y eso siempre consume tiempo y energía. El tipo adecuado de plataforma de marketing por correo electrónico te ofrece plantillas de correo electrónico personalizables, páginas de destino optimizadas para la conversión y una automatización que realmente funciona. Es, sin duda, la forma más rentable que he encontrado de ampliar una comunicación inteligente y personalizada sin agotar a tu equipo. Estos son algunos indicadores principales de que podrías necesitar un software de marketing por correo electrónico:

Habla directamente con cada segmento sin perder tiempo

La capacidad de personalizar no es solo una función atractiva: es la clave de la relevancia. Tanto si segmentas por comportamiento, etapa del ciclo de vida o uso del producto, una plataforma de marketing por correo electrónico moderna te permite ofrecer contenido que realmente conecta. Según un estudio, más del 84 % de los profesionales del marketing utilizan la personalización como parte de su estrategia de marketing por correo electrónico (Salesforce, 2024). 

Convierte el interés en acción más rápido que antes

El momento es importante. Con funciones de automatización integradas en la mayoría de las plataformas, puedes responder a las señales de los compradores en tiempo real, sin necesidad de intervención humana. Esa agilidad se traduce en ciclos de ventas más cortos y menos oportunidades perdidas.

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Obtén resultados reales sin exceder el presupuesto

He probado muchos canales y muy pocos ofrecen resultados como el correo electrónico. Puedes empezar poco a poco, optimizar continuamente y aun así obtener un rendimiento impresionante. Los datos lo respaldan: de media, el correo electrónico genera $36 por cada $1 gastado, lo que lo convierte en una forma extraordinariamente rentable de llegar a tu audiencia y desarrollar tu cartera de oportunidades (Litmus, 2023).

Mantén la coherencia en todos los canales y campañas

El correo electrónico ocupa el centro de una buena estrategia de interacción porque interviene en todas las etapas del recorrido del cliente, desde la incorporación hasta la renovación. Con plantillas de correo electrónico prediseñadas, páginas de destino aprobadas por la marca y herramientas inteligentes de marketing por correo electrónico basadas en IA, mantienes tus mensajes alineados sin tener que revisar constantemente tus recursos.

Mejor software de marketing por correo electrónico

Conociendo las funciones esenciales que debe tener un software de marketing por correo electrónico, aquí tienes una recopilación de los mejores:

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1. 1. Mailchimp — Ideal para principiantes
2. 2. Omnisend — Ideal para segmentación de audiencias
3. 3. EmailOctopus — Mejor con herramientas de cumplimiento del RGPD
4. 4. Salesforce CRM — Ideal para funciones de automatización
5. 5. Klaviyo — Ideal para segmentación avanzada
6. 6. Bloomreach — Mejor opción para personalización impulsada por IA
7. 7. Sender — Ideal para flujos de automatización ilimitados
8. 8. Customer.io — Mejor para mensajes conductuales en tiempo real
9. 9. Flodesk — Ideal para marketing por correo electrónico centrado en el diseño
10. 10. Klaviyo — Mejor para integraciones avanzadas

Cómo elegir el mejor software de marketing por correo electrónico

Estos son algunos factores que debes tener en cuenta antes de preparar esa solicitud de propuestas de marketing por correo electrónico:  

1. Presupuesto y precios

Los proveedores de software de marketing por correo electrónico tienen diferentes niveles de precios. Sin embargo, no es tan sencillo como elegir el software con el precio más bajo dentro de tu presupuesto. Para tomar esta decisión, debes valorar las funcionalidades y el precio de cada software y compararlo con todos los demás de tu lista, incluidas las alternativas de código abierto para el correo electrónico y las alternativas autoalojadas. Para reducir tus opciones, debes responder a las siguientes preguntas: 

• ¿Qué software tiene todas las capacidades que necesitas al precio más bajo dentro de tu rango presupuestario? 
• ¿Qué software tiene costes ocultos? 
• ¿Cuál es el coste de implementación?   
• ¿Cuáles son las condiciones de pago? ¿Es anual, mensual o trimestral? 
• ¿Puedes probar el software con un plan gratuito o una prueba antes de echar mano de la cartera? 
• ¿Qué posibles proveedores te permiten pasar de un nivel de precios a otro? 

En última instancia, siempre que te mantengas dentro de tu presupuesto, es mejor elegir el software que pueda satisfacer tus necesidades actuales y futuras, aunque el precio sea más elevado. Por supuesto, habrá otros factores que influirán en tu decisión final. 

2. Facilidad de uso

Hoy en día, la curva de aprendizaje general del software de marketing por correo electrónico es menos pronunciada que antes. Sin embargo, algunos siguen siendo más difíciles de manejar que otros. Además, el nivel técnico de los usuarios de tu organización variará. «Incluso el software de marketing B2B más potente es inútil si es demasiado complejo», afirma Julie Kalwani, directora de marketing en Egen. «Da prioridad a una plataforma con una interfaz intuitiva y funciones fáciles de usar. Tu equipo debería poder manejar la plataforma con facilidad, lo que les permitiría centrarse en crear contenido atractivo y gestionar campañas de forma eficaz». 

3. Cumplimiento normativo

Al elegir un software de marketing por correo electrónico, las funciones de cumplimiento normativo son cruciales para respetar normativas como el RGPD y la ley CAN-SPAM. Para las organizaciones sin ánimo de lucro, estos requisitos de cumplimiento son especialmente importantes. Esto es lo que debes tener en cuenta:  

• Flexibilidad de suscripción: busca herramientas que te permitan diseñar formularios de suscripción acordes con tu marca, ofrecer distintos niveles de suscripción y demostrar fácilmente cuándo se suscribió alguien.  
• Gestión de los derechos de los suscriptores: asegúrate de que el software admita la eliminación de los datos de los clientes cuando lo soliciten, haga anónimos los datos eliminados en los informes y permita exportar los datos de los clientes cuando sea necesario.  
• Mecanismos de consentimiento transparentes: la plataforma debe ofrecer opciones claras para obtener y gestionar el consentimiento de los usuarios, incluidas funciones accesibles para cancelar la suscripción.  
• Protocolos de seguridad sólidos: comprueba que incluya cifrado, transferencia segura de datos y certificaciones de cumplimiento para proteger los datos de los clientes y cumplir los requisitos legales.  
• Actualizaciones proactivas: elige un proveedor que actualice periódicamente las medidas de seguridad para anticiparse a las amenazas emergentes.  
• Portabilidad de los datos: asegúrate de que el software permita transferir sin problemas los datos de los suscriptores para cumplir los requisitos de portabilidad.  

Además de evitar problemas legales, garantizar el cumplimiento normativo y la seguridad ayuda a tu marca a generar confianza y protege su reputación.

4. Escalabilidad

Si tu negocio crece, tu software de marketing por correo electrónico debe crecer contigo. Esto es lo que debes comprobar para asegurarte de que puedes escalar en el futuro:  

• Planificación alineada con el crecimiento: Evalúa las necesidades futuras de tu negocio —el tamaño de la lista de suscriptores, el volumen de campañas y los KPI— para asegurarte de que no superas las capacidades del software demasiado rápido. 
• Admite el crecimiento de suscriptores: La herramienta debe admitir fácilmente listas de contactos más grandes y segmentaciones más complejas sin problemas de rendimiento.  
• Niveles de precios flexibles: Elige un proveedor con un modelo de precios que se adapte a tus necesidades y que ofrezca funciones avanzadas a medida que aumenten tu presupuesto y tus requisitos.  
• Preparado para integraciones: Asegúrate de que el software funciona bien con otras herramientas de las que dependes, como CRM o plataformas de comercio electrónico, para respaldar el crecimiento de todo tu ecosistema tecnológico.  

El software de marketing por correo electrónico con estas capacidades garantiza que tu estrategia de marketing por correo electrónico siga siendo eficiente y eficaz a medida que crece tu negocio, manteniéndose al día con la expansión de tus objetivos y necesidades empresariales.

Buenas prácticas para implementar un software de marketing por correo electrónico

Estas son un par de buenas prácticas que te ayudarán a implementar tu software de marketing por correo electrónico de forma eficaz:

1. Planifica la implementación con un despliegue estructurado

Aunque existen varias formas de planificar una implementación, un enfoque por fases te ofrece las mejores posibilidades de éxito, especialmente si eres una organización grande. Este enfoque cubre todos los aspectos con hitos claramente definidos mientras te adaptas y te familiarizas con el nuevo software. Aquí tienes algunos consejos para planificar el despliegue del software: 

• Crea un plan de despliegue detallado que establezca objetivos, especifique los recursos necesarios para aspectos como la integración y defina calendarios, hitos e indicadores clave de rendimiento (KPI).   
• Involucra a las partes interesadas adecuadas de los equipos de marketing y ventas, TI y dirección. El equipo de marketing puede ayudarte a definir los flujos de trabajo y segmentar los correos electrónicos, mientras que TI puede ayudar a garantizar que no haya interrupciones operativas. 
• Limpia tus datos antes de la integración. Esto implica eliminar la información duplicada e inactiva de tu lista de correos electrónicos y asegurarte de que los correos electrónicos tienen el formato correcto. 
• Empieza con un programa piloto. Para ello, elige un grupo pequeño de tu público objetivo para tu campaña. Después, supervisa y analiza el rendimiento. Esto te permite probar tus flujos de trabajo y que tu equipo evalúe la experiencia del usuario e identifique posibles problemas. 

Si todo funciona correctamente, sigue iterando y optimizando tu sistema basándote en los datos y las conclusiones obtenidas de los clientes. 

2. Forma a los usuarios para que dominen la herramienta

Solo algunas personas de tu organización dominarán inmediatamente el uso de un nuevo software de marketing por correo electrónico. Formar a los empleados acelera la adopción, reduce los errores operativos y aumenta la productividad. Pero no tiene por qué resultar abrumador. Estas son algunas formas sencillas y eficaces de poner al día a todo el mundo:  

• Empieza con un plan de incorporación detallado: Comienza estableciendo objetivos, plazos y responsabilidades claros. Adapta el proceso de incorporación a cada función, asegurándote de que todo el mundo entiende cómo beneficia el software a sus tareas diarias.
• Desarrolla un programa de formación para usuarios con talleres prácticos: Permite que los empleados aprendan mediante sesiones interactivas en las que practiquen tareas del mundo real utilizando el software.
• Utiliza tutoriales en vídeo: Proporciona guías en vídeo fáciles de seguir sobre las funciones principales. Puedes organizarlas y distribuirlas a través de plataformas de alojamiento de vídeos para facilitar el aprendizaje al ritmo de cada usuario y los repasos rápidos.
• Ofrece formación continua: Mantén activo el aprendizaje con cursos de actualización y novedades cuando se incorporen nuevas funciones. Asegúrate de que todo el mundo pueda acceder a la base de conocimientos del software para obtener ayuda rápida en cualquier momento.

Con estos pasos, tu equipo se sentirá seguro al utilizar las nuevas herramientas y estará preparado para empezar a trabajar con eficacia desde el primer momento.

Supervisa y optimiza el rendimiento mediante analíticas

Supervisar tus campañas de correo electrónico es esencial si quieres mejorar y obtener mejores resultados con el tiempo gracias a tu nuevo software de marketing por correo electrónico. Las analíticas muestran el rendimiento de tus correos electrónicos y proporcionan información práctica que te ayuda a perfeccionar tus estrategias. Utilizar un software de seguimiento de correos electrónicos puede mejorar significativamente esta información.

Así puedes aprovechar al máximo tu software de analítica para ajustar tus campañas de correo electrónico:  

• Establece objetivos claros: Empieza definiendo objetivos claros. ¿Qué quieres conseguir? ¿Mayores tasas de apertura y de clics, mejores conversiones o más ventas? Cuando conoces tus objetivos, puedes orientar mejor la medición y el análisis. 
• Aprovecha la segmentación para obtener información más profunda: Para identificar patrones y tendencias, divide tu audiencia en segmentos según su comportamiento, características demográficas o intereses. 

«Recomendaría la segmentación como la clave en este caso, en lugar de lanzarse directamente a las pruebas y la optimización», recomienda John Conway, cofundador de iota-ML. «¿Para quién estás probando u optimizando? Quieres mejorar los resultados, ¿en quién deberías centrarte? ¿Cómo es tu base de usuarios comprometidos y qué están haciendo? ¿Puedes observar una proporción de 80/20 entre usuarios no comprometidos y comprometidos? ¿O de 60/40? 

Conocer el tamaño, la escala y el perfil de este grupo te ayuda a planificar, prever el impacto y ejecutar estrategias más relevantes. En mi experiencia, ajustar elementos individuales no genera una mejora suficiente». 

• Consulta los parámetros de referencia del sector: Compara tus campañas de correo electrónico con los parámetros de referencia del sector. Esto te ayuda a entender cómo es el éxito en tus iniciativas. Aquí tienes una vista rápida de los parámetros de referencia de Mailchimp en varios sectores: 

También puedes consultar el Informe de parámetros de referencia del sector completo, que ofrece promedios de más sectores.

• Utiliza herramientas de análisis para realizar un seguimiento de las métricas clave: Supervisa métricas de las campañas de correo electrónico, como las tasas de apertura, las tasas de clics y las tasas de conversión, para realizar un seguimiento de la interacción en tiempo real. Los mapas de calor y las pruebas A/B pueden ayudarte a optimizar el diseño del correo electrónico, las líneas de asunto y las llamadas a la acción.  
• Establece periodos de revisión periódicos: Programa revisiones constantes —semanales, mensuales o después de cada campaña— para evaluar las tendencias y detectar áreas de mejora. Las revisiones periódicas te ayudan a adaptarte rápidamente a lo que está teniendo buena acogida entre tu audiencia.  

Aplicar estas estrategias garantizará que tus campañas sigan siendo eficaces y mejoren con el tiempo. 

Preguntas frecuentes sobre el software de marketing por correo electrónico

¿Qué tipos de correos electrónicos puedes enviar con un software de marketing por correo electrónico?

Con una plataforma de marketing por correo electrónico, puedes enviar correos electrónicos en frío, correos electrónicos de bienvenida, correos electrónicos transaccionales, secuencias de correos electrónicos automatizadas, recordatorios de carritos abandonados y campañas promocionales, todo ello diseñado para interactuar eficazmente con clientes potenciales, nuevos suscriptores y clientes actuales.

¿Cómo ayuda el software de marketing por correo electrónico a las pequeñas empresas a impulsar las ventas?

Ofrece editores de arrastrar y soltar, flujos de trabajo automatizados y herramientas eficaces de marketing por correo electrónico que ayudan a las pequeñas empresas a aumentar la interacción e impulsar las ventas sin necesidad de contar con un equipo grande.

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¿Cuál es el mejor software de marketing por correo electrónico para empresas emergentes?

Existen muchos softwares de marketing por correo electrónico asequibles para empresas emergentes, como MailerLite o Brevo, que te ayudan a lanzar campañas con automatización y análisis por una fracción del coste.

¿Puede el software de marketing por correo electrónico mejorar la entregabilidad de mis correos y evitar la carpeta de spam?

Sí, puede hacerlo. Un buen remitente masivo de correos electrónicos o una plataforma de marketing por correo electrónico mejora la entregabilidad al ofrecer un diseño de correo electrónico optimizado, funciones inteligentes para elegir la hora de envío y una infraestructura de proveedor de servicios de correo electrónico de confianza para evitar que tus correos lleguen a la carpeta de spam.

Mejora la eficiencia con el software de marketing por correo electrónico

A estas alturas, tienes un conocimiento sólido de cómo el software de marketing por correo electrónico puede mejorar los resultados de tus esfuerzos de marketing. Desde crear y automatizar campañas de correo electrónico hasta personalizar el contenido y aprovechar análisis potentes, el software de marketing por correo electrónico te permite interactuar con tu audiencia, nutrir a los clientes potenciales y alcanzar tus objetivos.

También hemos analizado las funciones clave del software de marketing por correo electrónico, incluidas la automatización, la segmentación y el cumplimiento normativo, y hemos tratado los factores que debes tener en cuenta al elegir un software, como la escalabilidad y la facilidad de uso. Con información sobre las prácticas recomendadas para la implementación, estás preparado para aprovechar el enfoque por fases para implementar tu nuevo software de marketing por correo electrónico, formar eficazmente a tus empleados para que le saquen el máximo partido y supervisar el rendimiento a lo largo del tiempo.

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