Crea un calendario de marketing de contenidos: guía paso a paso

Un software de gestión de contenidos sólido permite a los equipos de marketing promocionar sus contenidos hasta alcanzar todo su potencial (especialmente si utilizas un CMS sin interfaz que ofrece más ventajas, como una mayor flexibilidad), planificando cada contenido específico en las fechas y canales en los que pueda generar el mayor impacto y recibir más visualizaciones. En cierto modo, es una herramienta de gestión de proyectos para tu equipo de marketing (aquí encontrarás más ventajas del software de gestión de contenidos).

¿Qué hace un calendario de marketing de contenidos?

Como acabas de leer, un calendario de marketing de contenidos te ayuda a mantenerte organizado y centrado en los esfuerzos de marketing y el desarrollo de contenidos. Elaborar un calendario de contenidos también es una excelente oportunidad para analizar cómo obtener el máximo rendimiento de tu inversión y dónde funcionan mejor los contenidos de calidad.

Por ejemplo, al querer publicar una sesión de preguntas y respuestas con tu CEO, es posible que quieras extraer determinadas citas para las publicaciones en redes sociales, o que exista un vídeo de la entrevista que pueda utilizarse junto con el contenido del blog en el sitio web de tu empresa. El calendario de marketing de contenidos muestra el potencial promocional de tus contenidos y cómo pueden resonar en diferentes canales y plataformas de redes sociales con distintas audiencias. 

Ventajas de utilizar un calendario de marketing de contenidos 

A estas alturas, ya estarás empezando a ver las ventajas de un calendario de marketing de contenidos y de una plataforma de marketing de contenidos. Sin embargo, existen algunas ventajas adicionales, más allá de las evidentes relacionadas con la organización, que quizá no habías tenido en cuenta inicialmente.

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Alineación con los objetivos estratégicos 

Una de las características más potentes de utilizar un calendario de contenidos es que te permite adoptar un enfoque táctico con tus contenidos para redes sociales y blogs, así como con tus textos originales. La mayoría de las organizaciones desarrolla objetivos estratégicos para orientar su actividad a lo largo del año, y un calendario de marketing de contenidos puede ayudarte a alinear tus contenidos con esos objetivos.

Si necesitas obtener aprobación o financiación para cualquier iniciativa relacionada con el marketing, tendrás un argumento sólido para hacerlo si está alineada con los objetivos estratégicos de la organización. La mayor ventaja de esta alineación estratégica es que puede actuar como una guía firme para mantener a los desarrolladores de contenidos encaminados y centrados en la audiencia y los objetivos. 

Contenidos oportunos 

Parte de una buena estrategia de marketing de contenidos consiste en ofrecer contenidos a tu audiencia objetivo en el momento en que es más probable que los vea e interactúe con ellos. El momento de publicar tus contenidos y lanzar tus campañas de marketing puede ser muy importante para su distribución, especialmente desde el punto de vista de la viralidad, al utilizar hashtags o sonidos populares que pueden aumentar las visualizaciones, las veces que se comparten y, en última instancia, el alcance.

Además, puede beneficiar la creación de relaciones cuando el contenido se planifica como una pieza complementaria al contenido de otro grupo, aprovechando las audiencias de ambos.

Utilizar un software de flujo de trabajo de contenidos en este escenario puede marcar una gran diferencia. Permite a los equipos coordinar los tiempos en distintos canales, alinearse con los momentos de tendencia y programar campañas en sincronía con iniciativas de marketing más amplias. También facilita la colaboración entre diferentes áreas, por ejemplo, cuando creas una campaña conjuntamente con otro equipo o socio.

Por ejemplo, planificar una campaña de marketing sobre la salud cardiovascular para el Mes del Corazón en febrero, etiquetando o mencionando los canales, grupos y personas adecuados en la publicación. 

Mayor interacción 

Como tu calendario de contenidos y tus campañas de marketing serán oportunos, resonarán con más personas, lo que se traducirá en una mayor interacción con tu audiencia y tus clientes potenciales. La creación de relaciones mencionada anteriormente también puede fomentar una mayor interacción, generando un ciclo de apoyo mutuo en el que se aprovechan ambas audiencias para obtener mejores resultados. Las herramientas de marketing de contenidos basadas en IA pueden reforzar este ciclo al ayudarte a optimizar los tiempos, personalizar los mensajes e identificar los formatos de contenido que generan más interacción en los distintos canales. 

Menos estrés 

Hay cosas que sencillamente no se pueden valorar, y una de ellas es la tranquilidad. Seguir un calendario de marketing de contenidos que se actualice con regularidad reducirá el estrés de preocuparte por si te falta algún contenido o fecha límite, o si llevas retraso. También evita que ocurra algo aún peor: perder una oportunidad por no tener el trabajo listo cuando debería haberlo estado (como una publicación en redes sociales para el aniversario de tu empresa), lo que perjudicaría a la organización y a su reputación.

Saber que un calendario de marketing de contenidos te ayuda a ti y a tu tiempo a mantener el foco en una fecha límite puede tranquilizar a cualquier responsable de marketing o empleador; como era de esperar, los investigadores han descubierto que también puede beneficiar a tu salud mental. 

Cómo desarrollar un calendario de contenidos de marketing 

Para ser una herramienta tan eficaz, desarrollar un calendario de contenidos de marketing no es especialmente difícil, aunque requiere una planificación cuidadosa, flexibilidad y compromiso. El calendario es el marco que respalda al departamento de marketing y su gestión de contenidos —y, por supuesto, la estrategia de contenidos—, por lo que realmente merece la pena dedicar tiempo a cada etapa para asegurarse de que sea exhaustivo y completo. 

A continuación se indican algunos pasos recomendados, pero no todos son siempre imprescindibles, ya que cada organización y equipo de marketing tiene sus propias necesidades específicas de marketing de contenidos. 

Comprende tus objetivos 

El primer paso para crear un calendario de contenidos de marketing es comprender tus objetivos. Conviene considerar cuántas personas necesitarán acceso al calendario, qué tipos de contenido vas a producir (es decir, blog, pódcast, seminarios web, vídeos), la frecuencia de publicación y cuántas etapas intervienen en el proceso de producción, así como quién es responsable de cada etapa. Esto puede ayudarte a definir la estructura o elegir la mejor herramienta para tu calendario específico de contenidos de marketing.

Elige tus canales 

Una vez que hayas definido tus objetivos, es hora de analizar qué canales de marketing vas a utilizar. La generalización de las redes sociales y los teléfonos inteligentes ha traído consigo una lista cada vez mayor de canales de comunicación a los que los profesionales del marketing pueden acceder para hacer llegar sus mensajes a las personas a las que van dirigidos.

Este paso puede ser tan sencillo como enumerar todos los canales que utilizas actualmente, pero también es una oportunidad para analizar posibles canales y medios que podrías o deberías utilizar en tus actividades de marketing. Por ejemplo, las empresas B2C podrían considerar Instagram o Facebook, mientras que las empresas B2B probablemente querrán promocionarse a través de redes profesionales como LinkedIn.

Genera ideas de contenido 

Una vez identificados los objetivos y elegidos los canales, puedes empezar a buscar oportunidades de contenido para tu calendario. ¿Se acercan meses especiales de reconocimiento o fechas importantes? ¿Qué ocurre con los eventos relevantes de tu sector? Esto puede requerir la consulta con otros departamentos de la empresa (es decir, con el departamento de Producto si se acerca el lanzamiento de un producto nuevo) e implicar a todos los niveles de la organización.

Algunas organizaciones tienen éxito con temas de contenido recurrentes o creando una «serie» de contenido nuevo sobre un tema concreto que los usuarios puedan esperar cada día, semana o mes. Puede consistir en responder a preguntas frecuentes sobre tu producto o servicio, anunciar ofertas de tus productos durante ese periodo o, sencillamente, compartir algo de contenido entre bastidores.

Desarrolla un flujo de trabajo de producción 

Con las ideas de contenido definidas, el siguiente paso es crear un flujo de trabajo y un calendario para el desarrollo y la gestión de contenidos. Esto incluye al empleado asignado, los colaboradores independientes (si fueran necesarios), los pasos de aprobación, los plazos para las distintas etapas y, por supuesto, la fecha y hora de publicación. Lo más importante de este paso es mantener la flexibilidad, porque las circunstancias cambiarán inevitablemente, lo que hará necesario que el calendario de marketing de contenidos y el equipo se adapten.

El calendario de marketing de contenidos agilizará tu flujo de trabajo y cualquier integración, mejorando la funcionalidad de tus distintos tipos de contenido y publicaciones en redes sociales. También ofrece, de un vistazo, información muy útil sobre lo que está por llegar y sobre dónde pueden estar produciéndose cuellos de botella.

Al desarrollar tu flujo de trabajo de producción de contenidos, asegúrate de: 

• Determinar si se basa en tareas o en estados – El primer paso  en el desarrollo del flujo de trabajo es determinar si el calendario de contenidos de marketing o el flujo de trabajo de la campaña de marketing se basará en tareas o en estados. Un flujo de trabajo basado en tareas «marca» el contenido como completado después de finalizar cada etapa —o tarea—. Después de cada tarea, simplemente pasas a la siguiente.
  
  Por otro lado, un flujo de trabajo basado en estados es menos rígido, ya que el estado del contenido se define de forma más amplia, con fases como «Edición» o «Aprobación». Aunque es menos específico que un flujo de trabajo basado en tareas, basar el trabajo en estados permite una mayor flexibilidad y creatividad. 

• Define las funciones y responsabilidades – Para crear contenidos con éxito, las responsabilidades de cada miembro del equipo deben estar claramente definidas y comunicadas, dejando pocas posibilidades de confusión sobre cuáles son sus funciones. Por ejemplo, una persona puede encargarse de redactar el texto y otra de editarlo o aprobarlo posteriormente.

• Anota las herramientas y recursos necesarios – Una de las grandes ventajas de escribir es que todo lo que necesitas es un bolígrafo y papel (o, hoy en día, un ordenador o un teléfono inteligente). Sin embargo, en ocasiones puedes necesitar otras herramientas y recursos, como un presupuesto para anuncios de pago en Google Ads o un nuevo software de marketing para la edición y el desarrollo de vídeos.

• Planifica la promoción del contenido - Una vez que todo esté dicho y hecho y tu nuevo contenido se haya publicado, el trabajo no termina ahí. También puedes utilizar tu calendario de marketing de contenidos para planificar la promoción de tu contenido y asegurarte de que tenga el mejor rendimiento posible. En este punto, publicar anuncios puede ser una buena opción, al igual que utilizar el marketing de influencers para ampliar tu alcance.

• Registra las métricas y el impacto –En algún momento después de publicar y promocionar el contenido, el flujo de trabajo del calendario de marketing de contenidos debe determinar el impacto del contenido en los objetivos previstos. Mediante herramientas como Google Analytics o software de gestión de redes sociales, los profesionales del marketing pueden medir cuantitativamente las métricas de las iniciativas de marketing con datos como el número de visualizaciones y la tasa de rebote. 

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Crea y programa entradas 

Al igual que los pasos para desarrollar un calendario de marketing de contenidos, los campos necesarios en cada entrada del calendario deben ser flexibles. Por suerte, muchos calendarios de marketing de contenidos disponibles ofrecen una sencilla función de arrastrar y soltar, para que puedas mover varias entradas con facilidad a medida que se ajustan los calendarios de publicación.

Como este será un recurso que utilizarás con regularidad, querrás que el calendario proporcione una visión concisa y precisa del plan de contenidos que los empleados puedan utilizar cómodamente. Recuerda que parte de la función del calendario de marketing de contenidos es, en última instancia, facilitar la gestión del trabajo del equipo de marketing. 

Independientemente de los campos que elijas, crea una plantilla accesible y fácil de usar. Puede incluir: 

• Título 
• Empleado asignado 
• Canales 
• Fecha de publicación
• Palabra clave principal 
• Partes interesadas mencionadas o etiquetadas
• Extensión 
• Objetivos de marketing con los que está alineado 
• Objetivos organizativos con los que está alineado
• Métricas medidas 
• Archivos adjuntos y documentos o archivos relevantes 
• Enlaces y notas diversas 
• Costes (anuncios de pago) 
• Alertas 
• Imagen o infografía

Herramientas para calendarios de marketing de contenidos

Con tantas herramientas y plantillas de calendarios de contenidos disponibles, es bastante fácil encontrar una para tus objetivos específicos de marketing. Existen excelentes opciones diseñadas específicamente para las necesidades de contenido y editoriales de empresas SaaS destacadas como Hubspot, Trello, Hootsuite y Semrush. Y lo que es aún mejor: la mayoría ofrece opciones de precios flexibles para diferentes calendarios de contenidos, tamaños de equipo o medios, como contenido para blogs o publicaciones en redes sociales. Para empezar, consulta algunas de nuestras plataformas favoritas de marketing de contenidos.

Aunque algunas son gratuitas y otras requieren cuotas mensuales, hay muchos calendarios editoriales y calendarios de publicación de pago que merecen el coste adicional, ya que el calendario es, en esencia, la columna vertebral de cualquier departamento de marketing sólido. Si tu empresa y tu equipo son una startup o son pequeños y tu presupuesto es limitado, también es fácil crear tu propio calendario de marketing de contenidos con Excel o Google Sheets. Solo ten en cuenta que, con este formato, probablemente no tendrás la función de arrastrar y soltar (muy práctica). Con tantas opciones, asegúrate de dedicar el tiempo y la investigación necesarios para elegir la mejor para tu equipo. 

Mantén el enfoque y cumple el calendario 

Para poner en práctica toda esta planificación, el uso habitual de un calendario de marketing de contenidos y la confianza en él deben convertirse en un hábito para todos los profesionales del marketing implicados. Debe ser un recurso de referencia al que puedan acceder cuando trabajen en un proyecto, ayudándoles a gestionar sus ajetreadas jornadas laborales con distintos tipos de desarrollo de contenidos sobre la marcha.  

Lo mejor de un calendario de marketing de contenidos bien planificado es que cuanto más se utiliza, más beneficios aporta tanto a las operaciones de marketing como al bienestar del equipo, que encuentra tranquilidad al saber que tiene excelentes contenidos planificados para los próximos meses. Una vez que los beneficios de un calendario de marketing de contenidos empiezan a hacerse evidentes, también lo hará el uso habitual de esta herramienta como centro de todas tus grandes ideas pendientes para el futuro.

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