Ressourcenmanagement im Marketing: Ein umfassender Leitfaden

Das Marketing-Ressourcenmanagement (MRM) betrachtet diese spontan zusammengestellten Kampagnenressourcen als ein einheitliches Ökosystem. Durch den Einsatz von Software zur Organisation dieser Ressourcen und die Schaffung einer zentralen Plattform für die Verwaltung von Aufgaben, Assets, Prozessen und Personen kann MRM Redundanzen reduzieren und Marketingabläufe effizienter machen.

Laut Gartner lassen sich MRM-Maßnahmen im Allgemeinen in drei Bereiche unterteilen:

• Asset-Management
• Arbeitsmanagement
• Leistungsmanagement

Von der Erstellung von Marketing-Assets bis zur Analyse von Kampagnenkennzahlen fällt alles unter den Oberbegriff MRM.

Vorteile des Marketing-Ressourcenmanagements

Wenn Sie MRM nutzen, um Ihren Marketing-Workflow zu kontrollieren, werden Sie zahlreiche Vorteile feststellen – und diese Vorteile wachsen mit der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer Marketingkampagnen, sofern Sie MRM richtig implementieren.

• Höhere Effizienz: Dank einer besseren Organisation und optimierter Prozesse bedeutet MRM weniger Abstimmungsaufwand und weniger verschwendete Ressourcen. Noch besser: Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit, um strategische und kreative Aufgaben statt redundanter Tätigkeiten zu priorisieren.
• Geringere Kosten: Marketingkampagnen überschreiten leicht ihr Budget und verwenden mehr Ressourcen als geplant. Mit einem MRM-Ansatz können Sie Ihre Ressourcennutzung jedoch eher optimieren, Kostenüberschreitungen unter Kontrolle halten und einen positiven ROI aufrechterhalten.
• Aufhebung von Silos: Multichannel- und standortübergreifende Marketingkampagnen können schnell zu isolierten Aktivitäten in mehreren Abteilungen verkommen. Um sie zu vereinheitlichen, ist MRM entscheidend. Sie können Ihre Kampagnen beschleunigen, indem Sie gemeinsam genutzte Assets zentralisieren, abteilungsübergreifende Workflows automatisieren und die Aktivitäten sowie Fristen aller Beteiligten eng koordinieren, um Engpässe zu vermeiden.
• Markenkonsistenz: Wenn sie nicht gesteuert werden, verleiht wahrscheinlich jede Abteilung oder Region Ihrer Marketingkampagne ihre eigene markenspezifische Note. Verringern Sie dieses Markenrisiko, indem Sie Vorlagen erstellen und alle Kampagnen-Assets aus einem zentralen Repository verwalten.

Was ist Marketing-Ressourcenmanagement-Software?

Mit MRM-Software können Sie Ihr Marketing-Ressourcenmanagement über eine einzige Plattform koordinieren. Als visuelles Beispiel sehen Sie hier, wie die MRM-Software von Kantata aussieht:

Mit MRM-Software können Sie Auftragnehmer und Partner verwalten, die Zusammenarbeit optimieren, Ressourcen und Aufgaben effizient zuweisen und sich einen Überblick über den Fortschritt jedes Beteiligten verschaffen. Dadurch kann das Kampagnenmanagement deutlich strukturierter und automatisierter ablaufen als ohne eine solche Lösung.

Für wen ist MRM-Software geeignet?

MRM-Software ist für Sie interessant, wenn Sie eine der folgenden Rollen innehaben:

• CMOs: Marketingleiter benötigen Einblick in die Ressourcenverteilung und Budgetplanung. MRM-Software zentralisiert außerdem Berichte und Analysen, sodass sich die Auswirkungen Ihrer Marketingmaßnahmen leichter aufzeigen lassen.
• Marketingbetrieb: Führungskräfte im Bereich Marketingbetrieb, die Ihr Betriebsmodell für das Marketing verwalten. Sie müssen Inhaltsverwaltung und Arbeitsablaufverwaltung miteinander vereinbaren, was häufig die Koordination zwischen mehreren externen und internen Marketingteams umfasst. (MRM-Software ist noch wichtiger, wenn es sich dabei um Remote-Teams handelt.)
• Marketing-Projektmanager: Projekt- und Programmmanager nutzen MRM-Software, um den Kampagnenfortschritt zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten, auf Engpässe zu achten und Projektzeitpläne einzuhalten.

Herausforderungen bei der Implementierung von MRM-Software

Bei über 14.000 verfügbaren MarTech-Softwareprodukten werden Marketer von Tools geradezu überschwemmt. MRM-Software ist ein weiteres Tool, was zusätzliches Onboarding, Schulungen und Integrationen in Ihren bestehenden Tech-Stack bedeutet.

Das sind einige der ersten Implementierungsherausforderungen, denen Sie begegnen werden, aber es gibt noch weitere:

• Budgetschätzung: Beim Vergleich verschiedener MRM-Softwarelösungen werden Sie feststellen, dass die Kosten stark variieren können. Die endgültigen Kosten einer MRM-Lösung zu ermitteln, ohne Funktionen zu kaufen, die Sie nicht benötigen, bedeutet, Ihre Anforderungen sorgfältig zu bestimmen, mit mehreren Anbietern zu kommunizieren und Angebote miteinander zu vergleichen.
• Lernkurve: Tools für das Marketing-Ressourcenmanagement sind umfassend, was grundsätzlich positiv ist – allerdings kann ihre Bedienung dadurch auch überwältigend sein. Es braucht Zeit, sich mit einer einzigen Plattform vertraut zu machen, die Budgetplanung, Kampagnenplanung, Umsetzung, Analysen und die Verwaltung digitaler Assets übernimmt.
• Akzeptanz durch die Nutzer: Unternehmen müssen relevante Abteilungen und Mitarbeiter für die Nutzung einer neuen Software gewinnen. Wenn sich Workflows ändern und Ressourcen zentralisiert werden, kann es zu Widerstand gegen weitreichende Veränderungen kommen.

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7 unverzichtbare Funktionen von Software für das Marketing-Ressourcenmanagement

Bei der Auswahl einer MRM-Software möchten Sie nicht mit mehr Funktionen und Extras enden, als Sie benötigen. Mindestens sollten Sie jedoch sicherstellen, dass das von Ihnen ausgewählte Produkt diese unverzichtbaren Standards erfüllt.

1. Nahtlose Integration in den bestehenden MarTech-Stack

Ihr MRM-System muss einwandfrei mit anderen Tools in Ihrem Marketing-Technologie-Stack zusammenarbeiten, beispielsweise mit Ihrem CRM, Ihrer Marketing-Automatisierungsplattform und Ihrem Content-Management-System. Einige MRM-Produkte lassen sich jedoch besser integrieren als andere.

In der Bewertung der besten MRM-Software durch den CMO haben wir Wrike als hervorragende Wahl hervorgehoben, wenn Integrationen für Sie Priorität haben. Die Lösung bietet ein App-Verzeichnis mit mehr als 400 Integrationen, APIs, vorgefertigten Konnektoren und vollständiger Automatisierung benutzerdefinierter Workflows.

Profi-Tipps:

• Wählen Sie ein MRM-Tool, das APIs anbietet.
• Testen Sie den Integrationsprozess während Ihrer Testphase.
• Beziehen Sie Ihre IT-Abteilung ein, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

2. Durchgängige Transparenz über Marketingkampagnen

Achten Sie auf Tools, die eine umfassende Übersicht über den Status, das Budget und die Ergebnisse Ihrer Kampagne an einem Ort bieten. HubSpot ist ein hervorragendes Beispiel für eine kampagnenorientierte MRM-Plattform: Für jede Kampagne können Sie schnell wichtige, auf den ROI ausgerichtete Kennzahlen einsehen, etwa die Anzahl der abgeschlossenen Geschäfte und den zugeordneten Umsatz.

Profi-Tipps:

• Richten Sie Dashboards ein, die die Ergebnisse Ihrer Kampagne in Echtzeit anzeigen.
• Wählen Sie ein Tool mit leistungsfähigen Berichtsfunktionen für die Analyse nach der Kampagne.
• Gewähren Sie allen Stakeholdern transparenten Zugriff auf den Fortschritt Ihrer Kampagne und deren Entwicklung, um die Verantwortlichkeit und die Marketingleistung zu steigern.

3. Projektmanagement und Planung

Die Planung und Durchführung einer Marketingkampagne ist anspruchsvoll. Um dies zu erleichtern, sollten Sie nach MRM-Werkzeugen mit benutzerfreundlichen Funktionen für das Management von Marketingprojekten suchen. Achten Sie auf Funktionen, mit denen Sie die Ressourcenverteilung visualisieren, Aufgaben zuweisen und Meilensteine verfolgen können.

Silverbucket verfügt beispielsweise über eine übersichtliche, übergeordnete Planungsoberfläche, die Ihre Projektzeitleiste und Ressourcenzuweisungen miteinander verbindet.

Profi-Tipps:

• Überwachen Sie die Abschlussraten von Aufgaben.
• Setzen Sie klare Fristen und kommunizieren Sie transparent, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist.
• Verwenden Sie Gantt-Diagramme oder andere Visualisierungswerkzeuge, um den Fortschritt Ihrer Kampagne zu verfolgen.

4. Visualisierung von Arbeitsabläufen und Übersichten

Ein Vorteil der Erfassung all Ihrer Marketingdaten an einem Ort besteht darin, dass Sie visualisieren können, was in Ihren Kampagnen geschieht. Mit benutzerdefinierten Übersichten können Sie den Arbeitsablauf vom Anfang bis zum Ende sowie die zugehörigen Leistungsanalysen verfolgen.

Mit Pimcore können Sie beispielsweise problemlos zwischen verschiedenen Berichten wechseln, darunter Analysen, Arbeitsabläufe und benutzerdefinierte Übersichten.

Profi-Tipps:

• Entfernen Sie nicht relevante Kennzahlen, damit Sie wertvolle Trends erkennen können.
• Passen Sie Ihre Übersicht so an, dass wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) angezeigt werden.
• Überprüfen Sie Ihre Übersichten regelmäßig, um Engpässe zu finden und Ihre Prozesse zu verbessern.

5. Verwaltung digitaler Materialien

Die Verwaltung digitaler Materialien (DAM) ist ein zentraler Bestandteil von MRM-Software. DAM hilft Ihnen dabei, Marketingmaterialien zu speichern, zu organisieren und abzurufen, sodass Ihr Team für digitales Marketing schnell und sicher auf die für Kampagnen benötigten Inhalte zugreifen kann.

Das DAM-System von IntelligenceBank erleichtert beispielsweise das Teilen genehmigter Markenmaterialien, die Verwaltung von Nutzungsrechten und das Einrichten individueller Berechtigungen für jedes Material.

Profi-Tipps:

• Legen Sie Zugriffsberechtigungen für jedes Material fest.
• Fügen Sie Materialien beschreibende Tags hinzu, damit sie leicht auffindbar sind.
• Erstellen Sie einen Ordner mit vorab genehmigten Markenmaterialien, um doppelte Anfragen zu vermeiden.

6. Budgetierung

Den Überblick über das Budget Ihres Projekts zu behalten, ist entscheidend, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Der Versuch, dies manuell zu erledigen, führt jedoch schnell zu Überforderung und ist mit ziemlicher Sicherheit weniger effektiv als der Einsatz eines speziell dafür entwickelten Werkzeugs. Suchen Sie stattdessen nach einer Plattform für das Marketingressourcenmanagement, mit der Sie Marketingausgaben planen, zuweisen und verfolgen können.

Marmind kombiniert beispielsweise Marketingbudgets, Aktivitäten und Ergebnisse auf einer einzigen Plattform, bietet einen Überblick auf hoher Ebene und erleichtert die Ressourcenverteilung.

Mit Productive, einer weiteren MRM-Plattform, können Sie die Kapazität Ihres Teams mithilfe von Zeiterfassungsfunktionen problemlos verwalten. Diese zeigen, wann die einzelnen Mitarbeitenden verfügbar oder überbucht sind.

Profi-Tipps:

• Vermeiden Sie eine Überbuchung Ihres Teams, indem Sie Aufgaben entsprechend der verfügbaren Kapazität zuweisen.
• Legen Sie Benachrichtigungen bei übermäßigen Ausgaben fest und überwachen Sie die Ausgaben in Echtzeit.
• Erstellen Sie detaillierte Berichte, um den ROI zu überwachen.

7. Möglichkeiten zur internen und externen Zusammenarbeit

Ein Großteil der Effizienzsteigerungen durch MRM-Plattformen wird durch ihre Funktionen zur Zusammenarbeit ermöglicht, die Teams dabei helfen, flexibler zu arbeiten.

Mit Productive können Sie beispielsweise die Aufgaben Ihres Teams in einer Board-Ansicht organisieren, sodass Sie und andere Mitwirkende sehen können, wer welcher Aufgabe zugewiesen ist und welchen Status sie hat.

Profi-Tipps:

• Beziehen Sie externe Dienstleister in Ihr System zur Zusammenarbeit ein, damit Projekte planmäßig vorankommen.
• Probieren Sie verschiedene Methoden der Zusammenarbeit aus (Listen, Boards, Kalender), um herauszufinden, was für Ihr Team am besten funktioniert.
• Steigern Sie die Effizienz, indem Sie Marketing-Automatisierungen entwickeln, die Aufgaben auslösen, während Ihr Team die einzelnen Phasen durchläuft und abschließt.

Bewährte Vorgehensweisen für die Implementierung von MRM-Software

So können Sie eine reibungslose Einführung von MRM-Software in Ihrem Unternehmen sicherstellen.

1. Stimmen Sie sich mit der Führungsebene zu den Problemfeldern ab

Nicht jedes MRM-Tool ist gleich. Einige Plattformen sind umfassend, während andere gezieltere (und erschwinglichere) Lösungen anbieten. Stellen Sie sicher, dass Sie und die Führung Ihres Unternehmens sich über die wichtigsten Problemfelder einig sind, die gelöst werden müssen.

Profi-Tipps:

• Beginnen Sie damit, Rückmeldungen zu den aktuellen Herausforderungen im Ressourcenmanagement einzuholen.
• Vereinbaren Sie ein Treffen mit der Führungsebene, um festzustellen, inwieweit diese Rückmeldungen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
• Setzen Sie messbare Ziele für die Implementierung von MRM. (Woran lässt sich der Erfolg erkennen?)

2. Richten Sie ein Implementierungsteam ein

Ihr Implementierungsteam wird aus funktionsübergreifenden Beteiligten bestehen – etwa aus der IT, Projektmanagern und internen Marketingfachleuten –, die die Einführung der MRM-Software beaufsichtigen, Prozesse definieren und auftretende Herausforderungen bewältigen können.

Profi-Tipps:

• Weisen Sie Verantwortlichkeiten für Projektmanagement, IT und Marketing Operations zu.
• Legen Sie klare Zuständigkeiten für alle Beteiligten fest.
• Treffen Sie sich regelmäßig, um den Fortschritt der Implementierung zu verfolgen.

3. Entwickeln und dokumentieren Sie Marketingprozesse und Arbeitsabläufe

Ihr Team kann sich an Ihre neue MRM-Software und die neuen Prozesse anpassen – dafür benötigt es jedoch klare Anweisungen.

Beginnen Sie damit, die aktuellen Arbeitsabläufe Ihres Teams sowie dessen „ideale“ Arbeitsabläufe (bei denen Engpässe beseitigt wurden) zu verstehen. Entwickeln Sie anschließend ein neues und verbessertes System und dokumentieren Sie es.

Profi-Tipps:

• Verwenden Sie visuelle Arbeitsabläufe, um das Verständnis zu erleichtern.
• Erstellen Sie Prozesse nicht isoliert. Beziehen Sie stattdessen die Beteiligten von Anfang an ein.
• Sobald Ihre Prozesse im Alltag eingesetzt werden, werden Sie sehen, wo sie gut funktionieren (und wo nicht). Aktualisieren Sie sie regelmäßig.

4. Stimmen Sie sich mit dem IT-Support ab

Die Unterstützung durch Ihr IT-Team ist entscheidend, um eine neue MRM-Plattform in Ihre technische Umgebung zu integrieren – insbesondere, wenn Ihre Implementierung auf zahlreichen Marketingintegrationen beruht. Beziehen Sie die IT frühzeitig in den Prozess ein, damit Sie mögliche technische Herausforderungen im Voraus einschätzen können.

Profi-Tipps:

• Testen Sie jede Integration, bevor Sie sie live schalten.
• Informieren Sie sich über die IT-Infrastruktur, die für Ihre MRM-Implementierung erforderlich ist.
• Bitten Sie Ihr IT-Team um fortlaufende Unterstützung, damit alles reibungslos vorankommt.

5. Sichern Sie das Budget für Software und Personal

Für MRM-Software zahlen Sie monatlich oder jährlich. Die Kosten sind in der Regel hoch genug, dass die Führungsebene des Unternehmens sie genehmigen muss – daher ist es hilfreich, eine Vorstellung vom potenziellen ROI zu haben, bevor Sie die Budgetgenehmigung beantragen.

Denken Sie daran, dass die Software zur Verwaltung von Marketing-Assets nicht der einzige Kostenfaktor ist. Sie müssen außerdem ein Budget für die erforderlichen personellen Ressourcen und Schulungen sowie für die Unterstützung nach der Implementierung einplanen.

Profi-Tipps:

• Erstellen Sie ein detailliertes Budget und eine ROI-Schätzung.
• Holen Sie frühzeitig die Genehmigung der Unternehmensleitung ein.
• Denken Sie daran, Budgets für personelle Ressourcen, Schulungskosten und Unterstützung nach der Implementierung einzuplanen.

6. Softwareanbieter prüfen und Kauf tätigen

Es gibt eine beeindruckende Auswahl an MRM-Softwarelösungen. Ihre Herausforderung besteht darin, diese Liste auf die Anbieter zu reduzieren, die am besten zu den Anforderungen Ihres Teams passen.

Beginnen Sie damit, die Funktionen zu ermitteln, die Ihr Team am dringendsten benötigt (zusammen mit einigen „wünschenswerten“ Funktionen). Fordern Sie anschließend Angebote an und nehmen Sie sich mehr Zeit für die Analyse der Anbieter, die Ihre Kriterien hinsichtlich Budget und Leistungsumfang erfüllen. (Vergessen Sie nicht, die Anbieter nach geschäftskritischen Integrationen zu fragen, die Sie benötigen.)

Profi-Tipps:

• Erstellen Sie eine Liste der unverzichtbaren und der wünschenswerten Funktionen.
• Fordern Sie branchenspezifische Fallstudien an und testen Sie die Demonstrationen ausgiebig selbst.
• Stellen Sie sicher, dass sich jeder Anbieter in Ihre bestehende technologische Infrastruktur integrieren lässt.

7. Fortschritte regelmäßig mit dem Implementierungs- und Marketingteam überprüfen

Sobald die Implementierung Ihrer MRM-Lösung abgeschlossen ist, erstellen Sie einen Plan für regelmäßige Überprüfungen. Nutzen die Teams die Software regelmäßig? Steigert sie die Effizienz und senkt sie die Kosten? Welches subjektive Feedback erhalten Sie von den Nutzern?

Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Implementierungsteam fest, wer für die laufende Optimierung der MRM-Lösung verantwortlich ist.

Profi-Tipps:

• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen mit dem Implementierungsteam.
• Fragen Sie die Nutzer, was ihnen an Ihrem MRM-System gefällt (und was nicht).
• Passen Sie Arbeitsabläufe auf Grundlage der Nutzung an, um die Effizienz im Laufe der Zeit zu optimieren.

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Wenn Sie ein Marketingteam leiten, müssen Sie in der Lage sein, flexibel auf veränderte Bedingungen zu reagieren, indem Sie Ressourcen und Budget dorthin umverteilen, wo Sie die größte Wirkung erzielen können. Eine schnelle Reaktion ist jedoch schwierig, wenn Sie alles von den Zeitplänen externer Anbieter bis hin zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit koordinieren müssen.

Deshalb ist es sinnvoll, all Ihre Marketingaktivitäten in Form einer MRM-Software unter einem Dach zu bündeln und so Effizienz und ROI zu steigern. 

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