Marketing-Ressourcenmanagement: Ein vollständiger Leitfaden

Damit Ihre MRM-Implementierung effektiv ist, müssen Sie jedoch die richtige Software wählen und typische Implementierungsfehler vermeiden. In diesem Leitfaden stellen wir die wichtigsten Vorteile von MRM vor, zeigen unverzichtbare Software-Funktionen auf und geben einen Überblick über bewährte Implementierungsmethoden. So können Sie eine Marketing-Operation aufbauen, die effizienter wird, Engpässe vermeidet und Ihren ROI erhöht.

Was ist Marketing Resource Management (MRM)?

Eine unternehmensweite Marketingkampagne bezieht oft Teammitglieder aus den Bereichen Content, Social Media, Produktmarketing, bezahlte Werbung, Partnerschaften, Design und Analyse ein. (Und das ist nur der Anfang.)

Marketing Resource Management (MRM) betrachtet diese Ad-hoc-Kampagnenressourcen als ein einziges Ökosystem. Durch den Einsatz von Software zur Organisation dieser Ressourcen und dem Schaffen eines zentralen Hubs für die Verwaltung von Aufgaben, Assets, Prozessen und Personen kann MRM Redundanzen verringern und das Marketing effizienter gestalten.

Laut Gartner lassen sich MRM-Aufgaben im Allgemeinen in drei Kategorien einteilen:

• Asset-Management
• Arbeitsmanagement
• Leistungsmanagement

Alles – von der Erstellung von Marketing-Assets bis zur Analyse von Kampagnenkennzahlen – fällt unter den Begriff MRM.

Vorteile des Marketing Resource Management

Wenn Sie mit MRM die Kontrolle über Ihren Marketing-Workflow übernehmen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen – und diese Vorteile wachsen mit der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer Kampagnen, vorausgesetzt, Sie implementieren MRM richtig.

• Erhöhte Effizienz: Mit besserer Organisation und optimierten Prozessen bedeutet MRM weniger Abstimmungsaufwand und weniger verschwendete Ressourcen. Darüber hinaus bleibt Ihrem Team mehr Zeit für strategische und kreative Aufgaben – anstatt immer wiederkehrende Routinetätigkeiten.
• Kostensenkung: Marketingkampagnen überschreiten schnell das geplante Budget und verbrauchen mehr Ressourcen als vorgesehen. Mit einem MRM-Ansatz gelingt es Ihnen wahrscheinlicher, Ihren Ressourceneinsatz zu optimieren, Budgetüberschreitungen zu minimieren und einen positiven ROI beizubehalten.
• Silos auflösen: Multichannel- und Multi-Location-Kampagnen können schnell in isolierte Aktivitäten verschiedener Abteilungen ausarten. Um diese zusammenzuführen, ist MRM entscheidend. Zentralisieren Sie gemeinsam genutzte Assets, automatisieren Sie abteilungsübergreifende Workflows und koordinieren Sie die Beiträge und Deadlines aller Beteiligten, um Engpässe zu vermeiden und die Geschwindigkeit zu steigern.
• Markenkonsistenz: Wird Marketing nicht zentral gesteuert, versieht jede Abteilung oder Region die Kampagne wahrscheinlich mit ihrem eigenen Branding. Minimieren Sie dieses Markenrisiko, indem Sie Vorlagen erstellen und alle Kampagnen-Assets aus einem zentralen Repository verwalten.

Was ist Marketing Resource Management Software?

Mit MRM-Software können Sie Ihr Marketing Resource Management über eine einzige Plattform koordinieren. Hier ein visuelles Beispiel, wie die MRM-Software von Kantata aussieht:

MRM-Software ermöglicht es Ihnen, externe Dienstleister und Partner zu verwalten, die Zusammenarbeit zu vereinfachen, Ressourcen und Aufgaben effizient zu verteilen – und den Fortschritt aller Beitragenden aus der Vogelperspektive zu betrachten. Das Kampagnenmanagement kann dadurch deutlich effizienter und automatisierter ablaufen als ohne entsprechende Lösung.

Für wen ist MRM-Software geeignet?

Sie benötigen MRM-Software, wenn Sie eine der folgenden Rollen innehaben:

• CMOs: Chief Marketing Officers benötigen Einblick in die Ressourcenallokation und Budgetierung. MRM-Software zentralisiert zudem Berichterstattung und Analysen, was es erleichtert, die Auswirkungen Ihrer Marketingbemühungen aufzuzeigen.
• Marketing Operations: Verantwortliche für Marketing Operations verwalten Ihr Marketing-Betriebsmodell. Sie müssen sowohl Content-Management als auch Workflow-Management jonglieren, was häufig die Koordination zwischen mehreren externen und internen Marketingteams erfordert. (MRM-Software ist besonders wichtig, wenn diese Teams remote arbeiten.)
• Marketing-Projektmanager: Projekt- und Programmmanager nutzen MRM-Software, um den Fortschritt von Kampagnen zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten, Engpässe zu erkennen und Projektzeitpläne einzuhalten.

Herausforderungen bei der Implementierung von MRM-Software

Mit über 14.000 verfügbaren MarTech-Softwareprodukten stehen Marketer vor einer wahren Flut an Tools. MRM-Software ist ein weiteres Werkzeug – das bedeutet mehr Onboarding, Schulung und Integrationen in Ihren bestehenden Technologiestack.

Dies sind einige der ersten Implementierungsherausforderungen, denen Sie begegnen werden, doch es gibt noch weitere:

• Budget abschätzen: Beim Vergleich verschiedener MRM-Software werden Sie feststellen, dass die Kosten stark variieren können. Einen Überblick über die endgültigen Kosten einer MRM-Lösung zu gewinnen – ohne für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht benötigen – bedeutet, Ihre Anforderungen sorgfältig zu identifizieren, mit mehreren Anbietern zu kommunizieren und Angebote einzuholen.
• Lernkurve: Marketing-Resource-Management-Tools sind sehr umfassend, was grundsätzlich positiv ist – es kann jedoch auch überwältigend sein, sie zu bedienen. Es dauert, sich mit einer einzigen Plattform vertraut zu machen, die Budgetierung, Kampagnenplanung, Umsetzung, Analysen und digitales Asset Management abdeckt.
• Akzeptanz durch Nutzer: Unternehmen müssen relevante Abteilungen und Mitarbeitende davon überzeugen, eine neue Software zu nutzen; Sie könnten auf Widerstand stoßen, wenn Arbeitsabläufe sich stark verändern und Ressourcen zentralisiert werden.

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7 Unverzichtbare Funktionen von Marketing-Resource-Management-Software

Wenn Sie eine MRM-Software auswählen, möchten Sie nicht mehr Funktionen, als Sie tatsächlich benötigen. Aber mindestens sollte das gewählte Produkt die folgenden unverzichtbaren Anforderungen erfüllen.

1. Nahtlose Integration mit Ihrer bestehenden MarTech-Landschaft

Ihr MRM-System muss reibungslos mit anderen Tools aus Ihrem Marketing-Technologiestack arbeiten, wie etwa CRM, Marketing-Automation-Plattform oder Content-Management-System. Allerdings integrieren sich manche MRM-Produkte besser als andere.

Im CMO-Review der besten MRM-Software wurde Wrike als herausragende Wahl hervorgehoben, wenn Ihnen Integrationen besonders wichtig sind. Es bietet ein App-Verzeichnis mit über 400 Integrationen, APIs, vorgefertigten Konnektoren und vollständiger Automatisierung für individuelle Workflows.

Profi-Tipps:

• Wählen Sie ein MRM-Tool, das APIs anbietet.
• Testen Sie den Integrationsprozess während Ihrer Testphase.
• Binden Sie Ihre IT-Abteilung ein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

2. End-to-End-Transparenz für Marketingkampagnen

Achten Sie auf Tools, die eine umfassende Ansicht des Status, Budgets und der Ergebnisse Ihrer Kampagnen an einem Ort bieten. HubSpot ist ein hervorragendes Beispiel für eine kampagnenzentrierte MRM-Plattform: Für jede Kampagne sehen Sie sofort zentrale ROI-Kennzahlen wie die Anzahl geschlossener Geschäfte und den zugeschriebenen Umsatz.

Profi-Tipps:

• Richten Sie Dashboards ein, die die Echtzeitergebnisse Ihrer Kampagne anzeigen.
• Wählen Sie ein Tool mit umfangreichen Berichtsfunktionen für die Analyse nach der Kampagne.
• Geben Sie allen Stakeholdern transparenten Zugriff auf Fortschritt und Entwicklung Ihrer Kampagne, um Verantwortlichkeit und Marketingerfolg zu stärken.

3. Projektmanagement und Planung

Die Planung und Durchführung einer Marketingkampagne ist eine Herausforderung. Um dies zu erleichtern, sollten Sie nach MRM-Tools mit benutzerfreundlichen Funktionen für das Marketing-Projektmanagement suchen. Achten Sie auf Funktionen, die Ihnen helfen, die Ressourcenverteilung zu visualisieren, Aufgaben zuzuweisen und Meilensteine zu verfolgen.

Zum Beispiel bietet Silverbucket eine schicke, übersichtliche Planungsoberfläche, die Ihren Projektzeitplan mit der Ressourcenzuteilung kombiniert.

Profi-Tipps:

• Überwachen Sie den Abschlussgrad der Aufgaben.
• Legen Sie klare Fristen fest – und seien Sie transparent darüber, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
• Nutzen Sie Gantt-Diagramme oder andere Visualisierungstools, um den Fortschritt Ihrer Kampagne nachzuverfolgen.

4. Workflow-Visualisierung und Dashboards

Einer der Vorteile, alle Ihre Marketingdaten an einem Ort zu sammeln, ist die Möglichkeit, sichtbar zu machen, was in Ihren Kampagnen passiert. Mit individuellen Dashboards können Sie den Ablauf der Arbeit vom Anfang bis zum Ende sowie die dazugehörigen Leistungsanalysen einsehen.

Beispielsweise macht es Pimcore einfach, zwischen unterschiedlichen Berichten zu wechseln – darunter Analysen, Workflows und benutzerdefinierte Dashboards.

Profi-Tipps:

• Entfernen Sie Kennzahlen, die nicht relevant sind, damit Sie wertvolle Trends leichter erkennen.
• Passen Sie Ihr Dashboard so an, dass wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) angezeigt werden.
• Überprüfen Sie Ihre Dashboards regelmäßig, um Engpässe zu erkennen und Ihre Prozesse zu verbessern.

5. Digitales Asset Management

Digital Asset Management (DAM) ist ein Kernelement von MRM-Software. DAM hilft Ihnen, Marketing-Assets zu speichern, zu organisieren und wiederzufinden, sodass Ihr Digital-Marketing-Team schnell (und sicher) auf die nötigen Inhalte für Kampagnen zugreifen kann.

Zum Beispiel macht das DAM-System von IntelligenceBank das Teilen freigegebener Markenassets einfach, verwaltet Nutzungsrechte und ermöglicht es, für jedes Asset eigene Zugriffsrechte zu vergeben.

Profi-Tipps:

• Vergeben Sie Zugriffsrechte für jedes einzelne Asset.
• Fügen Sie beschreibende Schlagwörter zu Assets hinzu, um die Suche zu erleichtern.
• Erstellen Sie einen Ordner mit vorab genehmigten Marken-Assets, um wiederholte Anfragen zu vermeiden.

6. Budgetierung

Die Budgetkontrolle Ihres Projekts ist entscheidend, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Das manuell zu tun, führt jedoch schnell zu Überforderung (und ist fast nie so effektiv wie ein dafür entwickeltes Tool). Stattdessen sollten Sie eine Marketing-Ressourcenmanagement-Plattform wählen, die Ihnen ermöglicht, Marketingbudgets zu planen, zuzuweisen und zu überwachen.

Beispielsweise vereint Marmind Marketingbudgets, Aktivitäten und Ergebnisse auf einer einzigen Plattform, bietet so einen Überblick auf hoher Ebene und vereinfacht die Ressourcenzuteilung.

Mit Productive, einer weiteren MRM-Plattform, können Sie die Auslastung Ihres Teams ganz einfach mit Funktionen zur Zeiterfassung steuern. So sehen Sie auf einen Blick, wann jeder Mitarbeitende verfügbar oder überbucht ist.

Profi-Tipps:

• Vermeiden Sie Überbuchung, indem Sie Aufgaben gemäß der Kapazität Ihres Teams vergeben.
• Richten Sie Warnmeldungen für Budgetüberschreitungen ein und überwachen Sie Ausgaben in Echtzeit.
• Erstellen Sie detaillierte Berichte, um den ROI zu überwachen.

7. Interne und externe Kollaborationsmöglichkeiten

Ein Großteil der Effizienzgewinne durch MRM-Plattformen wird durch deren Kollaborationsmöglichkeiten erzielt, die Teams dabei unterstützen, flexibler zusammenzuarbeiten.

Mit Productive kannst du beispielsweise die Aufgaben deines Teams in einer Board-Ansicht organisieren, sodass du (und andere Mitwirkende) sehen kannst, wer welcher Aufgabe zugewiesen ist und in welchem Status sie sich befindet.

Profi-Tipps:

• Binde externe Dienstleister in dein Kollaborationssystem ein, um Projekte im Zeitplan zu halten.
• Probiere verschiedene Zusammenarbeitsmethoden aus (Listen, Boards, Kalender), um herauszufinden, was für dein Team am besten funktioniert.
• Steigere die Effizienz, indem du Marketing-Automatisierungen einrichtest, die Aufgaben bei jedem Fortschritt deines Teams automatisch auslösen.

Best Practices für die Implementierung von MRM-Software

So kannst du sicherstellen, dass die Einführung einer MRM-Software in deinem Unternehmen reibungslos abläuft.

1. Mit der Geschäftsleitung über Problempunkte abstimmen

Nicht jedes MRM-Tool ist gleich. Manche Plattformen sind umfassend, andere bieten gezieltere (und günstigere) Lösungen an. Stelle sicher, dass du und die Unternehmensleitung sich über die Schlüsselpunkte, die gelöst werden sollen, einig sind.

Profi-Tipps:

• Starte damit, Feedback zu aktuellen Herausforderungen im Ressourcenmanagement einzuholen.
• Vereinbare ein Treffen mit der Geschäftsleitung, um zu klären, wo dieses Feedback mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
• Lege messbare Ziele für die MRM-Einführung fest. (Wie sieht Erfolg aus?)

2. Ein Implementierungsteam aufstellen

Dein Implementierungsteam besteht aus funktionsübergreifenden Stakeholdern – wie IT, Projektmanager:innen und internen Marketingfachleuten –, die die Einführung der MRM-Software überwachen, Prozesse definieren und Herausforderungen entlang des Weges managen können.

Profi-Tipps:

• Weise Rollen für Projektmanagement, IT und Marketing-Operations zu.
• Lege klare Verantwortlichkeiten für jede beteiligte Person fest.
• Trefft euch regelmäßig, um den Fortschritt der Implementierung zu verfolgen.

3. Marketingprozesse und Workflows gestalten und dokumentieren

Dein Team kann sich an die neue MRM-Software und die dazugehörigen Prozesse anpassen – sie brauchen dazu jedoch klare Anweisungen.

Beginne damit, die aktuellen Arbeitsabläufe deines Teams sowie deren „ideale“ Abläufe (ohne Engpässe) zu verstehen. Entwerfe dann ein neues und verbessertes System und dokumentiere dieses.

Profi-Tipps:

• Nutze visuelle Workflows, um das Verständnis zu erleichtern.
• Erstelle Prozesse nicht im Alleingang. Binde stattdessen von Beginn an Stakeholder ein.
• Sobald deine Prozesse im Einsatz sind, erkennst du schnell, wo sie gut laufen (und wo nicht). Aktualisiere sie regelmäßig.

4. Mit IT-Support abstimmen

Die Einbindung deines IT-Teams ist entscheidend, wenn eine neue MRM-Plattform in den bestehenden Technologie-Stack integriert werden soll – besonders, wenn viele Marketing-Integrationen erforderlich sind. Hole die IT möglichst früh ins Boot, um technische Herausforderungen rechtzeitig zu erkennen.

Profi-Tipps:

• Teste jede Integration vor dem Go-Live.
• Verschaffe dir einen Überblick über die IT-Infrastruktur, die für die MRM-Einführung gebraucht wird.
• Fordere fortlaufende Unterstützung von deinem IT-Team an, damit alles reibungslos läuft.

5. Budget für Software und Personal sichern

Für MRM-Software fallen monatliche oder jährliche Kosten an. Meist ist dieser Betrag so hoch, dass die Zustimmung der Geschäftsleitung benötigt wird – daher ist es hilfreich, sich schon vor der Budgetanfrage mit dem potenziellen ROI auseinanderzusetzen.

Denke daran, dass die Marketing-Asset-Management-Software selbst nicht die einzige Ausgabe darstellt. Du solltest auch Budget für Personal, Schulungen sowie für die Unterstützung nach der Implementierung einplanen.

Profi-Tipps:

• Erstellen Sie ein detailliertes Budget und eine ROI-Schätzung.
• Holen Sie bereits frühzeitig eine Genehmigung durch die Unternehmensleitung ein.
• Denken Sie daran, auch Personalressourcen, Schulungskosten und Support nach der Implementierung im Budget zu berücksichtigen.

6. Überprüfung der Software-Anbieter und Kauf

Es gibt eine beeindruckende Auswahl an MRM-Softwarelösungen; Ihre Aufgabe besteht darin, diese Liste auf die Anbieter einzuschränken, die am besten zu den Anforderungen Ihres Teams passen.

Beginnen Sie damit, herauszufinden, welche Funktionen Ihr Team am dringendsten benötigt (zusammen mit einigen „schön zu haben“-Features). Fordern Sie dann Angebote an und analysieren Sie diejenigen Anbieter genauer, die Ihren Anforderungen an Budget und Funktionalität entsprechen. (Vergessen Sie nicht, die Anbieter nach unternehmenskritischen Integrationen zu fragen, die Sie benötigen.)

Profi-Tipps:

• Erstellen Sie eine Liste von unverzichtbaren und nützlichen Funktionen.
• Fordern Sie branchenspezifische Fallstudien an und verbringen Sie Zeit mit praxisnahen Demos.
• Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter mit Ihrem bestehenden Technologie-Stack kompatibel ist.

7. Fortschritt regelmäßig mit dem Implementierungs- und Marketingteam überprüfen

Sobald Ihre MRM-Implementierung abgeschlossen ist, erstellen Sie einen Plan für regelmäßige Überprüfungen. Arbeiten die Teams regelmäßig mit der Software? Steigert sie die Effizienz und senkt die Kosten? Welches subjektive Feedback hören Sie von den Nutzern?

Arbeiten Sie mit Ihrem Implementierungsteam zusammen, um festzulegen, wer für die kontinuierliche Optimierung des MRM verantwortlich ist.

Profi-Tipps:

• Vereinbaren Sie regelmäßige Überprüfungen mit dem Implementierungsteam.
• Fragen Sie die Nutzer, was ihnen an Ihrem MRM-System gefällt (und was nicht).
• Passen Sie Workflows basierend auf der Nutzung an, um die Effizienz im Laufe der Zeit zu optimieren.

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Wenn Sie ein Marketingteam leiten, müssen Sie flexibel auf veränderte Bedingungen reagieren können, indem Sie Ressourcen und Budget dort neu zuweisen, wo Sie den größten Effekt erzielen. Doch schnell zu reagieren ist eine Herausforderung, wenn Sie alles von externen Anbieterzeiten bis hin zu bereichsübergreifender Zusammenarbeit koordinieren müssen.

Deshalb ist es sinnvoll, sämtliche Marketingaktivitäten unter ein Dach zu bringen – mithilfe einer MRM-Software, die Effizienz und ROI steigert. 

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