Crear un calendario de marketing de contenidos: guía paso a paso

Un sólido software de gestión de contenidos permite a los equipos de marketing promocionar su contenido al máximo (especialmente si utilizas un CMS headless que ofrece más beneficios, como una mayor flexibilidad), planificando cada contenido específico en las fechas y canales en los que puede generar el mayor impacto y recibir más visualizaciones. En cierto modo, es una herramienta de gestión de proyectos para tu equipo de marketing (consulta aquí más beneficios del software de gestión de contenidos).

¿Qué hace un calendario de marketing de contenidos?

Como acabas de leer, un calendario de marketing de contenidos te ayuda a mantenerte organizado y concentrado en tus esfuerzos de marketing y en el desarrollo de contenidos. Elaborar un calendario de contenidos también es una excelente oportunidad para analizar cómo obtener el máximo rendimiento de tu inversión y dónde funciona mejor el contenido de calidad.

Por ejemplo, cuando quieras publicar una sesión de preguntas y respuestas con tu CEO, quizá quieras extraer determinadas citas para publicaciones en redes sociales, o puede que haya un vídeo de la entrevista que pueda utilizarse junto con contenido del blog en el sitio web de tu empresa. El calendario de marketing de contenidos muestra el potencial promocional de tu contenido y cómo puede resonar en diferentes canales y plataformas de redes sociales con distintas audiencias. 

Beneficios de utilizar un calendario de marketing de contenidos 

A estas alturas, ya estás empezando a ver los beneficios de un calendario de marketing de contenidos y de una plataforma de marketing de contenidos. Sin embargo, existen algunos beneficios adicionales, más allá de los evidentes relacionados con la organización, que quizá no habías considerado inicialmente.

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Alineación con los objetivos estratégicos 

Una de las ventajas más importantes de utilizar un calendario de contenidos es que te permite adoptar un enfoque táctico con el contenido de tus redes sociales y de tu blog, así como con tus textos originales. La mayoría de las organizaciones establecen objetivos estratégicos para orientarse durante todo el año, y un calendario de marketing de contenidos puede ayudarte a alinear tu contenido con esos objetivos.

Si necesitas obtener aprobación o financiación para cualquier asunto relacionado con el marketing, contar con esa alineación con los objetivos estratégicos de la organización es un argumento sólido para conseguirlo. El mayor beneficio de esta alineación estratégica es que puede actuar como una guía firme para mantener a los desarrolladores de contenido encaminados y concentrados en la audiencia y los objetivos. 

Contenido oportuno 

Parte de una buena estrategia de marketing de contenidos consiste en entregar contenido a tu público objetivo en el momento en que es más probable que lo vea e interactúe con él. El momento de publicar tus contenidos y lanzar tus campañas de marketing puede ser muy importante para su distribución, especialmente en un sentido viral, mediante hashtags o sonidos en tendencia que pueden aumentar las visualizaciones, las comparticiones y, en última instancia, el alcance.

Además, puede beneficiar la creación de relaciones cuando el contenido se planifica como una pieza complementaria al contenido de otro grupo, aprovechando las audiencias de ambas partes.

Utilizar un software de flujo de trabajo de contenidos en este escenario puede cambiar las reglas del juego. Permite a los equipos coordinar los tiempos en distintos canales, alinearse con momentos de tendencia y programar campañas sincronizadas con iniciativas de marketing más amplias. También facilita la colaboración entre distintas áreas, por ejemplo, cuando cocreas una campaña con otro equipo o socio.

Por ejemplo, planificar una campaña de marketing sobre salud cardiovascular para el Mes del Corazón en febrero y etiquetar o mencionar los canales, grupos y personas correspondientes en la publicación. 

Mayor interacción 

Como tu calendario de contenidos y tus campañas de marketing serán oportunos, resonarán con más personas, lo que dará lugar a una mayor interacción con tu audiencia y tus clientes potenciales. La creación de relaciones mencionada anteriormente también puede fomentar una mayor interacción, generando un ciclo de apoyo mutuo en el que se aprovechan ambas audiencias para obtener mejores resultados. Las herramientas de marketing de contenidos con IA pueden potenciar este ciclo al ayudarte a optimizar los tiempos, personalizar los mensajes e identificar los formatos de contenido que generan más interacción en los distintos canales. 

Menos estrés 

Algunas cosas simplemente no se pueden valorar, y una de ellas es la tranquilidad. Seguir un calendario de marketing de contenidos actualizado con regularidad reducirá el estrés de preocuparte por si te falta algún contenido, si llevas retraso o si no cumples alguna fecha límite. También evita que ocurra algo aún peor: perder una oportunidad por no tener el trabajo listo cuando debía estarlo (como una publicación en redes sociales para el aniversario de tu empresa), lo que puede perjudicar a la organización y a su reputación.

Saber que un calendario de marketing de contenidos mantiene tu atención y la de tu tiempo centradas en una fecha límite puede tranquilizar a cualquier responsable de marketing o empleador; como era de esperar, los investigadores han descubierto que también puede beneficiar tu salud mental. 

Cómo desarrollar un calendario de marketing de contenidos 

Para ser una herramienta tan eficaz, desarrollar un calendario de marketing de contenidos no es demasiado difícil; requiere cierta planificación cuidadosa, flexibilidad y compromiso. El calendario es la estructura que respalda al departamento de marketing y su gestión de contenidos —y, por supuesto, la estrategia de contenidos—, por lo que realmente vale la pena dedicar tiempo a cada etapa para asegurarse de que sea exhaustivo y completo. 

A continuación se indican algunos pasos recomendados, pero no todos son siempre imprescindibles, ya que cada organización y equipo de marketing tiene sus propias necesidades únicas de marketing de contenidos. 

Comprende tus objetivos 

El primer paso para crear un calendario de marketing de contenidos es comprender tus objetivos. Conviene considerar cuántas personas necesitarán acceso al calendario, qué tipos de contenido estás produciendo (p. ej., blog, pódcast, seminarios web, vídeo), la frecuencia de publicación y cuántas etapas intervienen en el proceso de producción, así como quién es responsable de cada etapa. Esto puede ayudarte a definir la estructura o elegir la mejor herramienta para tu calendario específico de marketing de contenidos.

Elige tus canales 

Una vez que hayas definido tus objetivos, es hora de analizar qué canales de marketing utilizarás. La omnipresencia de las redes sociales y los teléfonos inteligentes ha traído consigo una lista cada vez mayor de canales de comunicación a los que los profesionales del marketing pueden acceder para hacer llegar sus mensajes a las personas a las que van dirigidos.

Este paso puede consistir simplemente en enumerar todos los canales que utilizas actualmente, pero también es una oportunidad para analizar los posibles canales y medios que podrías o deberías utilizar en tus actividades de marketing. Por ejemplo, las empresas B2C podrían considerar Instagram o Facebook, mientras que las empresas B2B probablemente querrán promocionarse a través de redes profesionales como LinkedIn.

Genera ideas de contenido 

Con los objetivos identificados y los canales elegidos, puedes empezar a buscar oportunidades de contenido para tu calendario. ¿Se acercan meses especiales de reconocimiento o fechas importantes? ¿Qué hay de los principales eventos de tu sector? Esto puede requerir consultar con otros departamentos de la empresa (p. ej., el de Producto si se aproxima el lanzamiento de un producto nuevo) e involucrar a todos los niveles de la organización.

Algunas organizaciones tienen éxito con temas de contenido recurrentes o creando una «serie» de contenido nuevo sobre un tema concreto que los usuarios puedan esperar cada día, semana o mes. Puede consistir en responder a las preguntas frecuentes sobre tu producto o servicio, anunciar ofertas de tus productos durante ese periodo o simplemente compartir un poco de contenido entre bastidores.

Desarrolla un flujo de trabajo de producción 

Con las ideas de contenido preparadas, el siguiente paso es crear un flujo de trabajo y un calendario para el desarrollo y la gestión de contenidos. Esto incluye al empleado asignado, a los trabajadores independientes (si es necesario), las etapas de aprobación, las fechas límite de las distintas fases y, por supuesto, la fecha y hora de publicación. Lo más importante de este paso es mantener la flexibilidad, porque las circunstancias cambiarán inevitablemente, lo que obligará al calendario y al equipo de marketing de contenidos a adaptarse.

El calendario de marketing de contenidos agilizará tu flujo de trabajo y cualquier integración, mejorando la funcionalidad de tus distintos tipos de contenido y publicaciones en redes sociales. También ofrece información muy útil de un vistazo sobre lo que está por llegar y dónde pueden estar produciéndose cuellos de botella.

Al desarrollar tu flujo de trabajo de producción de contenidos, asegúrate de: 

• Determinar si se basa en tareas o en estados – El primer paso  en el desarrollo del flujo de trabajo es determinar si el calendario de marketing de contenidos o el flujo de trabajo de la campaña de marketing se basará en tareas o en estados. Un flujo de trabajo basado en tareas «marca» el contenido como completado después de finalizar cada etapa o tarea. Después de cada tarea, simplemente pasas a la siguiente.
  
  Por otro lado, un flujo de trabajo basado en estados es menos rígido: el estado del contenido se define de forma más amplia, con fases como «Edición» o «Aprobación». Aunque es menos específico que un flujo de trabajo basado en tareas, basar el trabajo en estados permite una mayor flexibilidad y creatividad. 

• Definir las funciones y responsabilidades – Para crear contenido correctamente, las responsabilidades de cada miembro del equipo deben estar claramente definidas y comunicadas, dejando pocas posibilidades de confusión sobre cuáles son sus funciones. Por ejemplo, una persona puede encargarse de redactar el texto y otra de editarlo o aprobarlo posteriormente.

• Anota las herramientas y recursos necesarios – Una de las grandes ventajas de escribir es que todo lo que necesitas es un bolígrafo y papel (o actualmente, un ordenador o un teléfono inteligente). Sin embargo, a veces puedes necesitar otras herramientas y recursos, como un presupuesto para anuncios pagados en Google Ads o un nuevo software de marketing para la edición y el desarrollo de vídeos.

• Planifica la promoción del contenido - Una vez que todo está dicho y hecho y tu nuevo contenido está publicado, el trabajo no termina ahí. También puedes utilizar tu calendario de marketing de contenidos para planificar la promoción de tu contenido y asegurarte de que rinda al máximo. Aquí es donde publicar anuncios puede ser una buena estrategia, al igual que utilizar el marketing de influencers para ampliar tu alcance.

• Registra las métricas y el impacto –En algún momento después de publicar y promocionar el contenido, el flujo de trabajo del calendario de marketing de contenidos debe determinar el impacto del contenido en tus objetivos previstos. Mediante herramientas como Google Analytics o software de gestión de redes sociales, los profesionales del marketing pueden medir cuantitativamente las métricas de las iniciativas de marketing con estadísticas como el número de visualizaciones y la tasa de rebote. 

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Crea y programa entradas 

Al igual que los pasos para desarrollar un calendario de marketing de contenidos, los campos necesarios de cada entrada del calendario deben ser flexibles. Por suerte, muchos calendarios de marketing de contenidos disponibles ofrecen una sencilla función de arrastrar y soltar, por lo que puedes mover fácilmente las distintas entradas a medida que se ajustan los calendarios de publicación.

Como este será un recurso que utilizarás con regularidad, quieres que el calendario proporcione una visión sucinta y precisa del plan de contenidos que los empleados puedan utilizar cómodamente. Recuerda que parte de la función del calendario de marketing de contenidos es, en última instancia, facilitar la gestión del trabajo del equipo de marketing. 

Independientemente de los campos que elijas, crea una plantilla accesible y fácil de usar. Puede incluir: 

• Título 
• Empleado asignado 
• Canales 
• Fecha de publicación
• Palabra clave principal 
• Partes interesadas mencionadas o etiquetadas
• Extensión 
• Objetivos de marketing con los que está alineado 
• Objetivos organizativos con los que está alineado
• Métricas medidas 
• Archivos adjuntos y documentos/archivos relevantes 
• Enlaces y notas varias 
• Costes (anuncios pagados) 
• Alertas 
• Imagen o infografía

Herramientas para calendarios de marketing de contenidos

Con tantas herramientas y plantillas de calendarios de contenidos disponibles, es bastante fácil encontrar una para tus objetivos específicos de marketing. Existen excelentes opciones diseñadas específicamente para las necesidades de contenido y editoriales de empresas SaaS reconocidas, como Hubspot, Trello, Hootsuite y Semrush. Y lo que es aún mejor, la mayoría ofrece opciones de precios flexibles para diferentes calendarios de contenido, tamaños de equipo o medios, como contenido para blogs o publicaciones en redes sociales. Para empezar, consulta algunas de nuestras plataformas de marketing de contenidos favoritas.

Aunque algunas son gratuitas y otras requieren cuotas mensuales, hay muchos calendarios editoriales y calendarios de publicación de pago que merecen el coste adicional, porque el calendario es esencialmente la columna vertebral de cualquier departamento de marketing sólido. Si tu empresa y tu equipo son una startup o son pequeños y tu presupuesto es limitado, también es fácil crear tu propio calendario de marketing de contenidos con Excel o Google Sheets. Ten en cuenta que, con este formato, probablemente no tendrás la función de arrastrar y soltar (muy práctica). Con tantas opciones, asegúrate de dedicar el tiempo y la investigación necesarios para elegir la mejor para tu equipo. 

Mantén el enfoque y cumple el calendario 

Para poner en práctica toda esta planificación, el uso y la consulta de un calendario de marketing de contenidos deben convertirse en un hábito para todos los profesionales del marketing implicados. Debe ser un recurso de referencia al que puedan acceder cuando trabajen en un proyecto, ayudándoles a gestionar sus ajetreados días laborales con distintos tipos de desarrollo de contenidos en curso.  

Lo mejor de un calendario de marketing de contenidos bien planificado es que cuanto más se utiliza, más beneficios aporta tanto a las operaciones de marketing como al bienestar del equipo, que se siente tranquilo al saber que cuenta con excelentes contenidos planificados para los próximos meses. Cuando los beneficios de un calendario de marketing de contenidos empiezan a hacerse evidentes, también lo hace el uso habitual de esta herramienta como centro de todas tus grandes ideas que esperan hacerse realidad.

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