So personalisieren Sie E-Mail-Marketing: 10 effektive Taktiken

Die verschiedenen Möglichkeiten dazu sehen wir uns weiter unten im Artikel an. Zunächst ist wichtig zu verstehen, wie schlechte Personalisierung der Grund dafür sein kann, dass E-Mails nicht geöffnet werden oder Empfänger sich sogar von Ihrem Verteiler abmelden. Da eine hohe Öffnungs- und Klickrate großes Umsatzpotenzial verspricht, ist es für Ihr Geschäft entscheidend zu wissen, wie Sie Ihre Kommunikation wirkungsvoll strukturieren.

Die Vorteile der E-Mail-Personalisierung

Es gibt eine Vielzahl an Vorteilen, die Organisationen durch E-Mail-Personalisierung verfolgen können. Gleichzeitig profitieren auch die Empfänger davon, relevantere Inhalte zu erhalten. Mit einer guten Personalisierungsstrategie fällt es deutlich leichter, sich von der E-Mail-Flut im Posteingang abzuheben und die eigenen Kunden tatsächlich zu erreichen. Das können Sie erwarten:

Erhöhte Öffnungsraten:

Der Durchschnittsmensch erhält mindestens 100 dienstliche E-Mails pro Tag – und das ist noch ohne Spam und private Nachrichten gerechnet. Um Zeit (und, seien wir ehrlich, ihre Nerven) zu sparen, wählen Menschen bevorzugt E-Mails aus, die für sie relevant wirken. Personalisierte E-Mails schaffen Vertrauen und wecken das Interesse, diese überhaupt zu öffnen. Allgemein gehaltene E-Mails, die keinen Bezug zu den Bedürfnissen des Empfängers haben, werden hingegen oft ignoriert.

Klickraten (CTR):

Hat ein Leser den Inhalt einer personalisierten Mail geöffnet, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihrer Handlungsaufforderung (CTA) nachkommt – etwa, um ein Angebot zu prüfen oder die neuesten Ressourcen einzusehen. Letztlich erhöhen sich so die Klickraten Ihrer Mailings, was dabei hilft, mehr Besucher auf Ihre Landingpage zu lenken.

Engagement:

Hochgradig personalisierte und auf die Interessen des Einzelnen zugeschnittene E-Mails ziehen die Aufmerksamkeit auf sich und motivieren Empfänger, mit Ihren Inhalten zu interagieren. Das kann bedeuten, dass sie eine Aktion auf Ihrer Website abschließen, eine neue Funktion ausprobieren oder Waren aus einem abgebrochenen Warenkorb prüfen.

Umsatz:

Das übergeordnete Ziel des E-Mail-Marketings ist es, die Kunden zum Kauf zu bewegen oder sie dazu zu bringen, neue Produkte in Ihrem Onlineshop auszuprobieren. Am Ende geht es darum, möglichst hohe Umsätze zu erzielen. Wenn Ihr Angebot exakt auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt ist und dessen Interessen widerspiegelt, sind Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss – und sogar auf wiederkehrende Kunden – deutlich höher.

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10 Taktiken für E-Mail-Personalisierung

Wenn Ihre E-Mails nur geringe Öffnungsraten erzielen, fehlt es wahrscheinlich an richtiger Personalisierung. In der Regel erreichen Sie mit einer Kombination verschiedener Methoden die besten Ergebnisse. Schauen wir uns also die unterschiedlichen Möglichkeiten für eine erfolgreiche E-Mail-Personalisierung an – unterteilt in die Stufen Einsteiger, Fortgeschrittene und Profis.

Taktiken für die E-Mail-Personalisierung für Einsteiger:

Grundlegende Methoden, um E-Mails zu personalisieren, umfassen:

1. Zielgruppensegmentierung
2. Personalisierte Betreffzeilen
3. Verwendung eines echten Absendernamens
4. Versand zum richtigen Zeitpunkt

Zielgruppensegmentierung

Das Erste, woran Sie denken sollten, ist, dass Sie es mit echten Menschen zu tun haben, die alle einzigartig und verschieden sind. Es klingt simpel, aber Sie würden sich wundern, wie leicht manche Marken das vergessen und jeden Abonnenten gleich behandeln.

Wenn Sie möchten, dass potenzielle Kunden Ihren E-Mails Priorität einräumen und diese wertschätzen, müssen Sie ihnen zeigen, wie Sie sie ebenfalls priorisieren und wertschätzen – und ähnlich wie in persönlichen Beziehungen geschieht das, indem man Dinge bemerkt. Um Informationen zu sammeln, verfolgen Sie demografische Daten, Standorte und Interessen der Menschen, die Ihre Website oder Ihre Landingpage besuchen. Sie könnten sogar ein Formular erstellen, das neben der E-Mail-Adresse auch persönliche Daten abfragt, wenn Ihre Zielgruppe bereit ist, diese zu teilen.

Wenn das Anmeldeformular ein separates Feld für den Namen des Abonnenten enthält, hilft Ihnen das, Ihre E-Mails so zu segmentieren, dass Sie Ihre Abonnenten persönlich mit Vornamen ansprechen können. Gehen Sie noch weiter und fragen Sie nach Alter, Geschlecht oder besonderen Interessensgebieten, über die sie informiert werden möchten. Auf diese Weise bauen Sie eine Datenbank mit Informationen auf, mit denen Sie Ihre E-Mails gezielt gestalten können.

Eine weitere Möglichkeit, ausreichend Informationen für ein gezieltes Targeting zu erhalten, ist das Senden von Umfragen an Ihre Empfänger, in denen deren Interessen abgefragt werden. So können Sie relevante – und oft noch präzisere – Informationen sammeln, die Sie für den Aufbau Ihrer Buyer Persona verwenden können. Interaktive E-Mails sind ebenfalls eine Überlegung wert, denn sie ermöglichen Ihren Empfängern, ihre Interessensgebiete anhand Ihrer Vorauswahl anzugeben. Ein Beispiel sind E-Mails, bei denen die Leser durch verschiedene Bilder wischen oder diese antippen.

Personalisierte Betreffzeile

In diesem Stadium wissen Sie auf Basis der gesammelten Daten, was jedes Segment Ihrer Abonnenten einzigartig macht. Um dies umzusetzen und Ihre E-Mail-Marketing-Kampagnen richtig zu personalisieren, sollten Sie beginnen, spezifischere Inhalte zu entwerfen, die mit den Interessen jeder Gruppe übereinstimmen.

Schon in der Betreffzeile sollte etwas stehen, das für den Empfänger auf Basis der vorliegenden Informationen wertvoll ist. Sie kann sich auch um themenspezifische Informationen oder Produktempfehlungen drehen, die ihm helfen können, seine aktuellen Ziele schneller zu erreichen.

Falls Sie unsicher sind, welche Betreffzeile am besten funktioniert, können Sie jederzeit eine E-Mail-Testsoftware verwenden, um einen Test durchzuführen und Ihre Öffnungsrate zu verbessern.

Verwendung eines echten Absendernamens

Menschen verbringen lieber Zeit mit ihren Lieblingsserien oder Hobbys, als noch eine weitere Minute automatisierte Mails zu lesen. Zu wissen, dass die E-Mail tatsächlich von einer echten Person aus Ihrem Unternehmen kommt, kann jedoch einen entscheidenden Unterschied machen und die Konversionsrate Ihrer E-Mails deutlich verbessern. 

Ihre Abonnenten öffnen eine E-Mail eher, wenn diese von einer wichtigen Person aus Ihrem Unternehmen stammt – besonders dann, wenn der Name mit einem Foto verknüpft ist. Das kann so einfach sein wie „X“ von „Firmenname“. Das wirkt persönlicher, weil die Absender zeigen, wie sehr sie ihre Kunden schätzen und sich die Zeit nehmen, persönlich zu schreiben, statt diese Aufgabe einfach einem Automatisierungstool zu überlassen. Noch besser ist es, eine überwachte E-Mail-Adresse zu verwenden, bei der die Empfänger direkt antworten und in Kontakt treten können.

Versand zum richtigen Zeitpunkt

Das Letzte, was jemand will, ist eine neue E-Mail mitten beim Familienessen oder kurz vor dem Schlafengehen. Nutzen Sie Ihre E-Mail-Analyse, um herauszufinden, wann für Ihre Abonnenten die beste Tageszeit für den Empfang Ihrer Nachrichten ist, und planen Sie den Versand entsprechend. Achten Sie auch auf die Zeitzonen, damit E-Mails nicht zu einer anderen als der gewünschten Zeit ausgeliefert werden. Mit einem Zeitzonen-Rechner können Sie den optimalen Versandzeitpunkt für Ihre E-Mails bestimmen; eine Segmentierung nach Standort erleichtert das noch weiter.

Erweiterte Taktiken zur Personalisierung von E-Mails

Nachdem die Grundlagen der Personalisierung abgedeckt sind, können Sie nun fortgeschrittenere Maßnahmen ergreifen, die Ihre Öffnungs- und Klickraten weiter steigern. Dazu gehören insbesondere:

1. Dynamische Inhaltsblöcke
2. Verhaltensbasierte E-Mail-Auslöser
3. Bilder oder GIFs verwenden

Dynamische Inhaltsblöcke

Wenn Sie die Besonderheiten der einzelnen Nutzer kennen, können Sie daraus ableiten, was sie gerade brauchen oder als nächsten Schritt planen. So können Sie hochgradig personalisierte E-Mails für jede Zielgruppe erstellen, die für diese besonders wertvoll sind und ein positives Kundenerlebnis schaffen.

Ein Beispiel: Eine E-Mail-Kampagne für die Abonnenten eines Onlineshops für Matratzen kann altersgerechte Matratzen empfehlen. Ein Abonnent, der als verheiratet angegeben hat, möchte vielleicht wissen, wie er Betten für verschiedene Schlaftypen gleichzeitig findet, während jemand mit wachsender Familie Interesse an Sonderangeboten für neue Betten (vom Einzel- bis zum Doppelbett usw.) hat. Die Erkenntnisse aus Ihren gesammelten Daten helfen enorm, um dynamische und relevante Inhalte für Ihre E-Mails zu erstellen.

Verhaltensbasierte E-Mail-Auslöser einsetzen

Ausgelöste E-Mails sind eine hervorragende Personalisierungstechnik, wenn Nutzer mit einer bestimmten Funktion auf Ihrer Website interagieren. Während Ihr potenzieller Kunde jede Phase der „Customer Journey“ durchläuft, können gezielte E-Mails ihn zu verschiedenen Zeitpunkten erreichen.

Dies kann eine Willkommens-E-Mail bei der ersten Anmeldung sein, eine „Danke“-Mail beim ersten Kauf, eine Follow-Up-E-Mail nach dem Besuch Ihrer FAQ-Seite oder jede andere Nachricht, die Ihrem Kunden zeigt, dass Sie aufmerksam sind und dass er Ihnen wichtig ist. Viele Transaktions-E-Mail-Marketing-Softwares verfügen über Funktionen, mit denen automatisch Mails anhand des Kundenverhaltens ausgelöst werden, sodass Sie diese nicht manuell versenden müssen.

Wenn beispielsweise ein potenzieller Käufer einen Kauf begonnen, aber nicht abgeschlossen hat, kann eine Trigger-E-Mail, die ihn zur Fortsetzung auffordert, positive Ergebnisse erzielen. Ein weiteres Beispiel: Sie stellen fest, dass schon länger keine Interaktion mit Ihrem Produkt oder Service stattgefunden hat. Dann können Sie einfach eine „Wir vermissen Sie“-E-Mail senden, um Ihre Wertschätzung deutlich zu machen.

Auch nach der Anmeldung eines Abonnenten zu einer Veranstaltung ist eine Trigger-E-Mail sinnvoll. Sie können darin beispielsweise Tipps zur Vorbereitung oder einen Anfahrtsplan mitschicken, falls die Veranstaltung vor Ort stattfindet. Andere Beispiele sind Abbrüche beim Versandkosten-Schritt, abgebrochene Warenkörbe, eine Einladung zum Mitgliedschaftsprogramm, Aktualisierung persönlicher Daten usw.

Bilder und GIFs einsetzen

Peppen Sie Ihre E-Mail-Marketing-Strategie auf, indem Sie kreativ und unterhaltsamer werden. Der Einsatz von ansprechenden Bildern oder GIFs wird Ihre Leser stärker einbinden und kann Ihrer Marke eine humorvolle oder persönliche Note verleihen, die länger in Erinnerung bleibt. Animierte Bilder sind eine praktische Möglichkeit, das Interesse Ihrer Leser zu wecken, während sie den Text nach den spannendsten Informationen durchsuchen.

Wenn Sie ein Produkt verkaufen möchten, kann ein attraktives Bild des Produkts einen Kaufimpuls auslösen, da es beim Betrachter die Vorstellung weckt, wie es wäre, das Produkt zu besitzen. Schon treffen sie womöglich eine spontane Kaufentscheidung, an die sie vorher gar nicht gedacht hatten.

Übertreiben Sie es jedoch nicht. Eine mit Bildern und GIFs überladene E-Mail kann Spamfilter auslösen oder die Ladezeiten – insbesondere auf mobilen Geräten – verlangsamen. Manche E-Mail-Clients entfernen Bilder sogar komplett oder zeigen sie als Anhänge an, was das Nutzererlebnis beeinträchtigen kann.

Fortgeschrittene E-Mail-Personalisierungs-Taktiken

Damit sind wir bei den fortgeschrittensten Taktiken der E-Mail-Personalisierung angekommen. Diese sind:

1. Versand zeitlich limitierter Angebote
2. Würdigung von Meilensteinen
3. Zielgerichtete Landingpages

Zeitlich limitierte Angebote versenden

Auch Ihre Abonnenten reagieren schneller, wenn sie zeitlich beschränkte Angebote, insbesondere für Produkte, mit denen sie schon interagiert haben, oder als Upsell zu einem kostenlosen Angebot, das sie interessiert hat, erhalten. Grundsätzlich handeln Menschen dann besonders gern, wenn sie wissen, dass sie etwas Wertvolles zu einem Bruchteil des eigentlichen Preises bekommen können. Wenn das Angebot jedoch jederzeit verfügbar wäre, zögern viele die Entscheidung hinaus. Die beste Strategie ist, solche Angebote zeitlich zu begrenzen, damit die Empfänger schnell reagieren.

Meilensteine würdigen

So einfach es klingt: Das Würdigen von Jahrestagen oder anderen Meilensteinen ist eine sehr wirkungsvolle Möglichkeit, Ihre E-Mails für Kunden zu personalisieren. Es zeigt, dass Sie ihren Weg mit Ihrer Marke aufmerksam verfolgen. Die Erinnerung daran, wie lange der letzte Kontakt oder die Anmeldung zurückliegt, kann inaktiven Kunden zu einem überraschenden Kauf bewegen.

Eine Geburtstags-Gratulation und ein besonderes Angebot zum Ehrentag können viel bewirken – für Ihr Geschäft und Ihre Abonnenten. Wenn die Kommunikation weniger transaktional ist, entsteht schneller eine persönliche Bindung zur Marke, was natürlich Ihr Ziel ist. Es stärkt außerdem das Vertrauen in Ihre Marke und sorgt dafür, dass Kunden Sie weiter begleiten.

Gezielte Landingpages erstellen

Gezielte Landingpages, zu denen Ihre Kunden aus personalisierten E-Mails weitergeleitet werden, sind hervorragend geeignet, um das gesamte personalisierte Erlebnis zu verlängern. Nachdem Sie Ihre Abonnentenbasis nach Interessen segmentiert haben, überlegen Sie, welcher CTA am wirkungsvollsten ist, und gestalten die entsprechende Landingpage exakt passend für diese Zielgruppe.

Eine B2B-Beratung kann diese Methode anwenden, indem sie vorhandene Daten nutzt, um die beste Ansprache für Unternehmen mit Beratungsbedarf zu finden. So könnte für Unternehmen unter 3 Jahren ein ganz anderer Ansatz notwendig sein als für solche, die bereits 5 oder 15 Jahre bestehen. Die Botschaft der Marke muss daher genau auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen zugeschnitten sein.

So sammeln Sie Daten für die Personalisierung

Personalisierte E-Mail-Marketing-Maßnahmen sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie basieren. Ohne zuverlässige, relevante Daten gehen selbst die ausgefeiltesten Kampagnen ins Leere. So sammeln und verwalten Sie die richtigen Informationen:

Zero- und First-Party-Daten

Das sind Informationen, die Ihr Publikum freiwillig mit Ihnen teilt – sie sind Gold wert für die Personalisierung.

• Zero-Party-Daten: Direkt von Nutzern bereitgestellt (z. B. Präferenzen, Quiz-Antworten, Eingabefelder beim Newsletter-Abonnement)
• First-Party-Daten: Durch Nutzerverhalten gesammelt (z. B. Website-Besuche, Käufe, Interaktionen mit E-Mails)

Synchronisieren Sie Ihre Systeme, um eine zentrale Datenquelle zu schaffen

Fragmentierte Daten führen zu fragmentierten Erlebnissen. Verbinden Sie Ihre:

• CRM (Customer Relationship Management – Kundenbeziehungsmanagement)
• CDP (Customer Data Platform – Kundendatenplattform)
• ESP (Email Service Provider – E-Mail-Dienstleister)

Vermeiden Sie die Falle der Datensammelwut

Fragen Sie nur das ab, was Sie wirklich brauchen. Geburtstag abfragen? Super. Namen des Haustiers, Blutgruppe und den Mädchennamen der Mutter? Lieber nicht. Respektieren Sie die Privatsphäre – so gewinnen Sie Vertrauen.

Praxisbeispiele für E-Mail-Personalisierung

So zeigen Top-Marken, dass clevere Personalisierung sowohl effektiv als auch einprägsam ist:

Spotify Wrapped

Spotify Wrapped ist ein hervorragendes Beispiel für personalisiertes E-Mail-Marketing. Jeden Dezember liefert Spotify individuelle Zusammenfassungen der Hörgewohnheiten der Nutzer, einschließlich Top-Songs, Künstler, Genres und insgesamt gestreamter Minuten. Erkenntnisse aus dem Nutzerverhalten werden in einem ansprechend aufbereiteten Format präsentiert, das zum Teilen auf Social-Media-Plattformen wie Instagram und TikTok optimiert ist.

Die Teilbarkeit von Spotify Wrapped macht Nutzer zu Markenbotschaftern und erhöht die Reichweite ganz ohne zusätzliche Werbeausgaben. Die virale Kampagne hat sogar andere Marken dazu inspiriert, ähnlich gelagerte Jahresrückblicke zu gestalten und zeigt so ihren Einfluss in der Marketinglandschaft.

Für Marketer ist Spotify Wrapped ein Paradebeispiel dafür, wie das Nutzen von Nutzerdaten für personalisierte, teilbare Inhalte das Engagement und die Markenbindung signifikant steigern kann.

Grammarlys personalisierte E-Mail-Anstupser

Grammarly, eine Schreibassistent-App, sendet personalisierte E-Mails mit Nutzungsstatistiken, indem das individuelle Nutzerverhalten – wie Schreibgewohnheiten und Aktivitätsniveau – analysiert wird. So erhalten Nutzer individuelle E-Mails, die Einblicke in ihre Schreibperformance geben. Diese E-Mails enthalten oft Statistiken wie die Anzahl geschriebener Wörter, den verwendeten Wortschatz und Serien von Produktivitäts-Tagen, wodurch die Nutzer einen personalisierten Überblick über ihren Schreibfortschritt erhalten.

Mit Inhalten, die für jeden Nutzer direkt relevant sind, erhöht Grammarly wirksam die Nutzerbindung und Zufriedenheit und demonstriert die Stärke der personalisierten E-Mail-Kommunikation im SaaS-Bereich.

Fazit: Die Checkliste zur E-Mail-Personalisierung

Bevor Sie Ihre nächste Kampagne abschicken, prüfen Sie sie mit dieser 10-Punkte-Personalisierungs-Checkliste:

• Kennen Sie Ihre Datenquellen
• Segmentieren Sie sinnvoll
• Personalisieren Sie über den Namen hinaus
• Perfektionieren Sie die Betreffzeile
• Verwenden Sie dynamische Inhaltsblöcke
• Wählen Sie das richtige Timing
• Menschlich bleiben
• Machen Sie es mobilfreundlich
• Übertreiben Sie es nicht
• Messen und optimieren Sie

Bereit, mit E-Mail-Personalisierung richtig durchzustarten? Super! Wir sind gespannt, wie Sie Ihre Öffnungs- und Klickraten – und letztlich Ihren Umsatz – steigern. Schauen Sie auch zwischendurch in unsere weiteren Beiträge zum E-Mail-Marketing und vergessen Sie nicht, unseren Ratgeber zur besten E-Mail-Marketing-Software zu lesen, um wertvolle Einblicke und Daten zu gewinnen.

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