8 Strategien und Best Practices für das Management von E-Mail-Kampagnen

E-Mail-Marketingkampagnen sind eine effiziente Möglichkeit, bestehende Kundenkonten und Zielkunden zu erreichen. Sie ermöglichen eine direkte und personalisierte Kommunikation auf individueller Ebene und in großem Umfang. Außerdem können Sie verfolgen und messen, wie Ihre Zielgruppe auf Ihre Kampagne reagiert. 

E-Mail-Marketingkampagnen haben jedoch oft viele verschiedene Komponenten. Sie benötigen eine effektive Strategie für das Management von E-Mail-Kampagnen, damit diese Komponenten reibungslos funktionieren und gemeinsam das gewünschte Ergebnis erzielen.

Was ist eine E-Mail-Kampagne?

Eine E-Mail-Kampagne ist eine strukturierte Abfolge von Nachrichten, die an eine bestimmte Zielgruppe gesendet werden und ein definiertes Marketingziel verfolgen, beispielsweise die Steigerung des Engagements, die Pflege von Leads, die Information über neueste Entwicklungen oder die Bewerbung eines Produkts. 

E-Mail-Kampagnen unterstützen jede Phase der Kundenreise, von der Einführung bis zur Verlängerung, und erzielen beim ROI durchweg bessere Ergebnisse als andere digitale Kanäle: Für jeden investierten $1 wird eine Rendite von $36 erzielt, wodurch sie zu einem Grundpfeiler effektiver Marketingmaßnahmen werden (Litmus, 2023). 

Welche Arten von E-Mail-Kampagnen gibt es?

Es gibt viele wichtige Kategorien von E-Mail-Kampagnen, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen:

1. Werbekampagnen steigern die Bekanntheit und den Absatz von Produkten.
2. Willkommens-E-Mails geben den Ton für Kundenbeziehungen vor und weisen mit etwa 68,6 % eine der höchsten Öffnungsraten auf (GetResponse, 2023).
3. Transaktions-E-Mails, beispielsweise Versandbenachrichtigungen, Bestellbestätigungen im Onlinehandel oder Zurücksetzungen von Passwörtern, erhalten das Vertrauen und bieten die Möglichkeit, den Markenwert zu stärken.
4. Reaktivierungs-E-Mails, beispielsweise Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe, helfen dabei, das Interesse wiederzubeleben, indem sie Nutzer dazu auffordern, eine zuvor begonnene Aktion abzuschließen.
5. Newsletter halten Ihre Zielgruppen im Laufe der Zeit informiert und engagiert.
6. Triggerbasierte oder verhaltensbasierte E-Mails reagieren auf bestimmte Nutzeraktionen und werden zunehmend durch AI unterstützt, um zeitliche Abstimmung und Personalisierung zu verbessern. Dadurch können die Klickraten in einigen Fällen um 41 % gesteigert werden (Salesforce, 2024).

Was ist E-Mail-Kampagnenmanagement?

E-Mail-Kampagnenmanagement umfasst die Abfolge von Aktivitäten, die mit der Planung, Durchführung und Leistungsanalyse einer E-Mail-Kampagne verbunden sind. Das durchgängige Management von E-Mail-Kampagnen besteht aus den folgenden Elementen:

E-Mail-Listenmanagement 

Beim E-Mail-Listenmanagement geht es darum, eine gesunde und gut organisierte Liste von E-Mail-Kontakten für Ihre Marketingkampagnen zu pflegen. 

Eine saubere E-Mail-Liste macht Ihre Daten zuverlässiger und hilft Ihnen, das Verhalten Ihrer Zielgruppe besser zu verstehen. Außerdem stellt sie sicher, dass Ihre E-Mails Personen erreichen, die darin einen Mehrwert sehen, wodurch sich Ihre Leistungskennzahlen verbessern.

Die Verwaltung Ihrer E-Mail-Kontaktliste umfasst:

• Die Einwilligung der Abonnenten einholen, bevor sie zur Liste hinzugefügt werden
• Ihre Abonnenten qualifizieren, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem ICP passen
• Relevante Informationen über Ihre Abonnenten für eine ordnungsgemäße Segmentierung sammeln
• Inaktive Abonnenten, Duplikate und ungültige E-Mail-Adressen entfernen
• Sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner landen
• Inaktive Kontakte reaktivieren. 

E-Mail-Segmentierung  

Durch die Segmentierung Ihrer E-Mail-Liste können Sie diese anhand verhaltensbezogener, demografischer, technografischer und firmografischer Daten in kleine Gruppen unterteilen. 

So stellen Sie sicher, dass die richtige Botschaft die richtige Zielgruppe erreicht, und verbessern Leistungskennzahlen wie Öffnungs- und Konversionsraten.

Je nach Ihrer Zielpersona können Sie Ihre Liste nach Rollen, Branche und Unternehmensgröße segmentieren.

Kampagnenkonzepte und KPIs 

Die Entwicklung eines Kampagnenkonzepts und die Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) hängen von Ihren Zielen für die E-Mail-Kampagne ab.

Wenn Sie beispielsweise versuchen, ein Produkt zu verkaufen oder inaktive Abonnenten erneut zu aktivieren, gibt dieses Ziel die Kampagnenidee, den Arbeitsablauf und sogar den Text vor, den Sie verwenden.

Wenn Sie Ihr Ziel mit dem Kampagnenkonzept verknüpfen, können Sie außerdem entscheiden, welche KPIs relevant sind. Auf diese Weise konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten, die zu diesen Ergebnissen führen. 

Budgetierung 

Budgetierung ist der Prozess, bei dem die für die Durchführung einer E-Mail-Kampagne erforderlichen Ressourcen geschätzt und ein detaillierter Ausgabenplan im Hinblick auf die erwartete Kapitalrendite (ROI) erstellt werden. Dazu gehört auch, die Zustimmung wichtiger Interessengruppen einzuholen und diese Ressourcen zu verwalten, um eine erfolgreiche Kampagne sicherzustellen. 

Zu den Faktoren, die die Kosten einer E-Mail-Kampagne bestimmen, gehören Technologie, kreative Materialien und Daten. Sie müssen möglicherweise Entscheidungen treffen zu: 

• der besten E-Mail-Marketing-Plattform, wobei Kosten und Funktionen verglichen werden.
• der Erstellung von E-Mail-Inhalten und kreativen Materialien im eigenen Haus oder der Beauftragung einer Marketingagentur. 

Die Budgetierung kann auch davon beeinflusst werden, wie Ihre Organisation damit umgeht. Erhalten Sie beispielsweise ein festes oder flexibles Budget? Oder wird das Budget danach bestimmt, was Sie für eine erfolgreiche Kampagne benötigen? Dies hilft Ihnen herauszufinden, wie Sie die Kosten Ihrer Kampagne planen sollten. Wenn Sie gerade erst anfangen, kann die Wahl einer kostengünstigen E-Mail-Marketing-Software Budget für kreative und wachstumsfördernde Initiativen freisetzen.

Rollen und Verantwortlichkeiten  

In dieser Phase weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten auf Grundlage der Aufgaben zu, die Sie erledigen müssen, um eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne sicherzustellen.

Dies kann die Einstellung eines Texters oder Designers umfassen, wenn diese Aufgaben nicht intern abgedeckt werden, oder die Zuweisung von Vertriebsmitarbeitern zu bestimmten Kundenkonten, nachdem diese konvertiert sind oder Interesse an Ihren Dienstleistungen bekundet haben. Das hängt ganz davon ab, wie Ihr aktuelles Team aufgestellt ist.

Sobald Sie Ihre Strategie für die E-Mail-Kampagne festgelegt haben, ermitteln Sie die verfügbaren Ressourcen und die zu erledigenden Aufgaben. Dies hilft Ihnen dabei, die Personen zu bestimmen, die Sie einstellen müssen, oder die Ressourcen zu ermitteln, die für die Umsetzung Ihrer Kampagne erforderlich sind.

Personalisierung 

Personalisierung umfasst eine Reihe von Strategien, mit denen E-Mail-Inhalte auf den spezifischen Kontext, die Bedürfnisse und die Ziele der Kunden zugeschnitten werden. 

Zielgerichtete Personalisierung gibt den Empfängern das Gefühl, dass Sie sie verstehen, wodurch sie eher bereit sind, Ihrer Marke zu vertrauen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Konversion und fördert eine langfristige Geschäftsbeziehung. 

Layout und Design von E-Mails

Das Layout und Design Ihrer E-Mails werden durch Elemente der Markenidentität wie Farben, Bilder und Schriftarten bestimmt. Ziel ist es, visuell ansprechende Layouts und für verschiedene Bildschirmgrößen geeignete Designs zu erstellen.

Ein sorgfältig durchdachtes Layout führt die Empfänger durch Ihre E-Mail-Inhalte und stellt sicher, dass die wichtigsten Informationen hervorstechen, damit sie nicht übersehen werden.

Verwenden Sie leichte, aber hochwertige Bilder und berücksichtigen Sie, dass Menschen Ihre E-Mails auf verschiedenen Gerätetypen lesen können. Daher müssen sie für mobile Geräte optimiert sein. Berücksichtigen Sie außerdem, dass die Geräte der Empfänger im hellen oder dunklen Modus eingestellt sein können, damit Ihre Nachrichten nicht schwer zu entziffern sind.

Die Verwendung anpassbarer E-Mail-Vorlagen und intuitiver E-Mail-Editoren mit Ziehen-und-Ablegen-Funktion kann Ihren Designprozess vereinfachen, die Markenkonsistenz sicherstellen und gleichzeitig Zeit sparen – insbesondere bei der Verwaltung mehrerer Kampagnen in großem Umfang.

E-Mail-Texte

Dazu gehört die Verwendung einer klaren und aktiven Sprache, um Lösungen zu vermitteln, die für den Empfänger relevant sind, und über einen eindeutigen Handlungsaufruf (CTA) zum Handeln anzuregen. 

Ein gut geschriebener Text sollte einen Mehrwert bieten, bevor er im Gegenzug etwas verlangt. Dadurch sind Empfänger eher bereit, sich zu revanchieren.  

E-Mail-Automatisierung 

Die Automatisierung Ihrer E-Mail-Sequenzen für Ihre Kampagne stellt sicher, dass die richtigen Empfänger zur richtigen Zeit die richtigen E-Mails erhalten.

Die Wahl eines guten E-Mail-Dienstanbieters (ESP) vereinfacht den gesamten Prozess der E-Mail-Kampagne und macht manuelle, sich wiederholende Aufgaben überflüssig. Das bedeutet außerdem, dass Sie die Einrichtung einmal vornehmen und Abonnenten nach ihrer Anmeldung automatisch hinzufügen können, wodurch Sie Ihre Kampagne skalieren können.

A/B-Tests 

Mit A/B-Tests können Sie messen, wie Ihre Zielgruppe auf verschiedene Elemente Ihrer E-Mail-Kampagne reagiert. Dazu werden verschiedene Versionen an unterschiedliche Segmente Ihres Kundenstamms gesendet, damit Sie herausfinden können, welche Version besser abschneidet. 

Umfassende A/B-Tests prüfen:

• Betreffzeilen 
• E-Mail-Länge 
• Wortwahl
• Tonfall 
• Visuelle Elemente
• Stil 
• E-Mail-Texte
•  CTAs

Jeder der oben genannten Tests kann etwas über das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Zielgruppe offenbaren und Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mail-Kampagne auf Daten statt auf Bauchgefühl zu stützen.  

Nachverfolgung, Analyse und Berichterstattung

Dazu gehört die Erfassung von Kennzahlen zur E-Mail-Interaktion, die Analyse der Kampagnenleistung und die Erstellung von Berichten, damit Sie Verbesserungspotenziale für zukünftige Kampagnen identifizieren können. 

Ein detaillierter Bericht zu einer E-Mail-Kampagne umfasst die Ergebnisse von A/B-Tests, die Leistung verschiedener Kundensegmente und den ROI der Kampagnenmaßnahmen. Mit einem Analysetool für E-Mail-Marketing lassen sich diese Zahlen einfach erfassen.

Integrationen

Durch die Verwaltung der Integration Ihres CRM-Systems in Ihre E-Mail-Marketing-Tools können Sie Kampagnendaten erfassen und organisieren, sodass sich eine vollständige Übersicht der Kampagneninteraktionen leichter erstellen lässt. 

Diese Übersicht hilft Ihnen, das Verhalten, die Präferenzen und die Interessen Ihrer Kunden besser zu verstehen und die Interaktion mit ihnen zu vertiefen. Sie ist außerdem hilfreich, um zukünftige Chancen zu identifizieren und den ROI Ihrer Kampagne zu bestimmen.   

3 Vorteile der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen

Die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mail-Kampagne bis ins kleinste Detail zu planen und zu organisieren, beispielsweise den Versandzeitpunkt der E-Mails festzulegen. Dies kann Ihrer E-Mail-Kampagne in vielerlei Hinsicht zugutekommen: 

• Gewinnung und Bindung von Abonnenten: Je wertvoller, personalisierter und relevanter Ihre E-Mail-Kampagnen sind, desto mehr neue Abonnenten gewinnen Sie. Außerdem bleiben bestehende Abonnenten eher dabei. 

Eine gute Verwaltung von E-Mail-Kampagnen stellt sicher, dass Sie proaktive Schritte unternehmen, um Ihre Zielgruppe zu verstehen, bevor Sie ihr den Mehrwert bieten, den sie schätzen wird. 

• E-Mail-Zustellbarkeit: Die E-Mail-Zustellbarkeit ist ein zentrales Thema bei E-Mail-Kampagnen. 61 % der Marketingfachleute geben an, dass die Verbesserung der Zustellraten von E-Mails eine ihrer größten Herausforderungen darstellt. 

Eine saubere E-Mail-Liste, Segmentierung und relevante Inhalte sind entscheidende Elemente der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen, die Ihnen helfen können, die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern. Eine saubere E-Mail-Liste enthält aktive und korrekte E-Mail-Konten und stellt so sicher, dass Ihre E-Mails zugestellt werden. Ebenso ermöglicht die Segmentierung, für jedes Segment individuelle Nachrichten zu erstellen, wodurch die Relevanz der Inhalte und die Konversionsraten verbessert werden. 

• Vermeidung von Spam-Filtern: ESPs verwenden Spam-Filter, um E-Mails zu prüfen, bevor sie sie an den Posteingang des Empfängers weiterleiten. 

Ihre E-Mails können blockiert oder automatisch in den Spam-Ordner verschoben werden, wenn Sie Spam-Begriffe oder -Links verwenden und E-Mails an Personen senden, die Ihre Liste nicht abonniert haben. Wenn Ihre Empfänger Sie wiederholt als SPAM markiert haben, kann sich dies ebenfalls auf Ihre Zustellbarkeit auswirken, da dies den ESPs signalisiert, dass Ihre E-Mails irrelevant sind.

       Sie können Spam-Filter vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass:

• Sie die Erlaubnis der Empfänger haben, ihnen E-Mails zu senden.
• Die Empfänger E-Mails erhalten, die für sie relevant und wertvoll sind. 
• Die E-Mails ein gutes Verhältnis von Bildern zu Text aufweisen und frei von Spam-Links und Spam-Begriffen sind. 
• Die geschäftliche E-Mail-Domain authentifiziert ist. 

Je mehr Menschen insgesamt mit Ihrer Kampagne interagieren, desto besser wird Ihr Absender-Ruf bei den E-Mail-Dienstanbietern sein. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen.   

8 Strategien zur Verwaltung von E-Mail-Kampagnen, um Ihren ROI zu verbessern

B2B-E-Mail-Kampagnen bestehen aus mehreren Komponenten, die sorgfältig verwaltet werden müssen. Nutzen Sie diese acht Strategien, um Ihre E-Mail-Kampagnen besser zu koordinieren und bessere Ergebnisse zu erzielen:

1. Verwenden Sie einen E-Mail-Marketing-Kalender zur Planung Ihrer Kampagnen

Ein E-Mail-Marketing-Kalender dient als Zeitplan und Planungsinstrument. Er beschreibt den Erstellungsprozess, die Reihenfolge und den Zeitrahmen für die gesamte E-Mail-Kampagne. Im Grunde verschafft er Ihnen einen Überblick über die Aktivitäten Ihrer E-Mail-Kampagne. Ein E-Mail-Marketing-Kalender hilft dabei:

• Ihrer Kampagne Struktur zu geben und sicherzustellen, dass Sie keine Frist versäumen. 
• Lücken in Ihren E-Mail-Inhalten und Ihrer Kampagnenstrategie zu identifizieren.
• Eine effektive Verteilung von Ressourcen zu unterstützen.
• Die Zusammenarbeit im Team zu fördern und die Produktivität zu steigern.  

Sie entscheiden, welche Abschnitte Sie in Ihren E-Mail-Marketing-Kalender aufnehmen. Im Internet gibt es zwar zahlreiche Vorlagen für E-Mail-Marketing-Kalender, Sie können Ihren Kalender jedoch auch von Grund auf selbst erstellen und mit Abschnitten versehen, die speziell auf die Anforderungen Ihrer E-Mail-Kampagne zugeschnitten sind.

2. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Marketing-Strategie auf andere Marketingkanäle abgestimmt ist

Bei der Entwicklung einer E-Mail-Marketingstrategie sollten Sie diese mit anderen Marketingkanälen abstimmen. Obwohl E-Mail im Allgemeinen bei Verbrauchern beliebt ist, machen andere Kanäle und soziale Medien Ihre Strategie kohärenter und ganzheitlicher. Diese Abstimmung ermöglicht es Ihnen:

• Übergreifende Werbung zu betreiben.
• Eine größere Zielgruppe zu erreichen.
• Das Kundenerlebnis zu vereinheitlichen.
• Erkenntnisse aus anderen Kanälen zur Personalisierung zu nutzen. 
• Wiederverwendete Inhalte einzusetzen und dadurch den Aufwand für die Inhaltserstellung zu reduzieren.

Aber wie stimmen Sie Ihre E-Mail-Marketingstrategie mit anderen Kanälen ab? 

„Ich denke, es beginnt wirklich damit, bereits ganz am Anfang über die verschiedenen Arten möglicher Taktiken und E-Mail-Programme nachzudenken und diese zu berücksichtigen“, sagt Caitlin Seele, Leiterin des Umsatzmarketings bei Drift. 

„Sie sollten sich wirklich konzeptionell überlegen, welche Zielgruppe Sie in absehbarer Zukunft erreichen möchten. Wie lauten die Botschaften und Angebote, mit denen Sie sie ansprechen werden, und welche Kampagnen werden Sie dafür einsetzen? Beginnen Sie anschließend damit, zu bestimmen, wofür der E-Mail-Kanal am besten geeignet ist und wie Sie die Arbeit, die in anderen Kanälen geleistet wird, mit einem E-Mail-Programm verstärken können.“

Einfach ausgedrückt liegt der Schlüssel zur Abstimmung darin, zu wissen, was Sie anbieten, welcher Teil Ihres Kundenstamms dies benötigt und welche anderen Kanäle Ihnen helfen können, die relevante Zielgruppe zu erreichen.

3. Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen, um die Vorteile der Personalisierung zu nutzen

Personalisierung ist für Käufer von großer Bedeutung. 59 % der B2B-Entscheidungsträger geben an, dass es für Anbieter entscheidend ist, die Kundenreisen zu personalisieren. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Erstellung zielgerichteter E-Mail-Kampagnen ist die Segmentierung. Ascend berichtet, dass die Möglichkeit, E-Mail-Listen zu segmentieren und die Botschaften von E-Mail-Kampagnen zu individualisieren, für 51 % beziehungsweise 50 % der Marketing-Influencer die effektivsten Personalisierungstaktiken sind.

Segmentierung unterstützt die Personalisierung durch:   

• Aufteilung von E-Mail-Listen in kleinere Gruppen auf der Grundlage von Verhaltensdaten und anderen Datentypen. 
• Erstellung detaillierter Personas für jedes Segment, die als Orientierung für die Inhaltsentwicklung dienen.  
• Präzisierung der Bedürfnisse und Herausforderungen Ihrer Zielgruppe, damit jede Ansprache angemessen personalisiert werden kann. 

Personalisierte E-Mails erzielen nachweislich bessere Ergebnisse, wie mehrere Statistiken belegen:  

• 82 % der Marketingfachleute berichten von höheren Öffnungsraten durch die Personalisierung von E-Mails.
• 74 % der Marketingfachleute geben an, dass zielgerichtete Nachrichten und die Personalisierung von E-Mails die Kundenbindungsraten verbessern.
• Personalisiertes E-Mail-Marketing erzielt einen mittleren ROI von 122 %.
• E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen werden mit 26 % höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet.
• Personalisierte E-Mails erzielen 6-mal höhere Transaktionsraten.
• Organisationen, die E-Mail-Personalisierung einsetzen, generieren durch ihre Kampagnen 17 % mehr Umsatz als der durchschnittliche Marketingfachmann.

Während Segmentierung für die Personalisierung entscheidend ist, spielen Daten eine noch wichtigere Rolle. Stellen Sie sicher, dass Sie über korrekte und ausreichende Kundendaten verfügen. Nur dann können Sie die Segmentierung sinnvoll nutzen und E-Mail-Nachrichten für jedes Segment wirklich personalisieren.  

4. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools

Die Durchführung einer E-Mail-Kampagne bringt vielfältige Herausforderungen mit sich, darunter: 

• Kommunikationslücken.
• Unklarheiten bei der Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Priorisierung von Aufgaben.

Der Einsatz eines Projektmanagement-Tools hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Tatsächlich berichten Nutzer von Projektmanagementsoftware mit 426 % höherer Wahrscheinlichkeit von Erfolgen. Bei Dutzenden verfügbaren Projektmanagement-Tools stellt sich jedoch die Frage, welches für Sie geeignet ist. Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Größe Ihres Marketingteams - Wie viele Teammitglieder unterstützt das Tool? 
• Zu erledigende Aufgaben—Welche Aufgaben werden Sie ausführen, und kann dieses Tool Sie dabei unterstützen?  
• Messaging-Systeme - Können Sie Nachrichten senden, und bietet das Tool Aktualisierungen in Echtzeit? 
• Integrationen mit anderen Systemen - Lässt es sich nahtlos in die anderen Systeme Ihres Technologie-Stacks integrieren? 
• Verfügbare Skalierungsoptionen - Bietet es Optionen zur Skalierung für den Fall eines zukünftigen Wachstums? 
• Anpassungsmöglichkeiten - Ermöglicht es Ihnen, das Tool an Ihre Bedürfnisse anzupassen? 
• Benutzeroberfläche - Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und einfach zu bedienen? 
• Sicherheit und Compliance - Verfügt es über Datenverschlüsselung und sichere Authentifizierung? 
• Kundensupport - Bieten sie kontinuierliche Unterstützung?

Wenn Sie mit einem begrenzten Budget arbeiten, haben diese Faktoren bei der Entscheidung für ein Projektmanagement-Tool möglicherweise nicht das gleiche Gewicht. Wählen Sie daher das Tool, dessen Funktionen am besten auf die Ziele Ihrer Kampagne abgestimmt sind. 

5. Verwenden Sie Software zur Automatisierung des E-Mail-Marketings, um Ihre Kampagnen durchzuführen

Software zur Automatisierung des E-Mail-Marketings spart Zeit und hilft Ihnen, Ihre Kampagne zu skalieren, was zu besseren Ergebnissen führt. Laut CMI generieren automatisierte E-Mails 320% mehr Umsatz als nicht automatisierte E-Mails. Software zur Automatisierung des E-Mail-Marketings ermöglicht Ihnen:

• Individuelle Automatisierungsabläufe zu erstellen und Autoresponder für Bestätigungen zu verwenden. 
• Ihre E-Mail-Liste zu segmentieren und Kampagnen im Voraus zu planen.
• Individuelle Nachrichten auf Grundlage bestimmter Verhaltenstrigger oder Ereignisse entlang der Kundenreise zu versenden.
• Einen alternativen Kommunikationskanal wie SMS hinzuzufügen.
• Die Leistung von E-Mail-Kampagnen zu verfolgen und zu analysieren.   

Dies entlastet Ihr Marketingteam von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben, sodass es sich auf kreative und strategische Arbeit konzentrieren kann.

6. Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig

Eine große Abonnentenbasis ist zwar ein Vorteil für Ihre E-Mail-Kampagne, doch wenn Sie ungültige, abgemeldete oder doppelte E-Mail-Adressen nicht entfernen, kann dies Risiken mit sich bringen, zum Beispiel:

• E-Mails an falsche Adressen zu senden und im Spam-Ordner zu landen, was Ihren Ruf als Absender beeinträchtigt.  
• E-Mails an ungültige Adressen zu senden und Ihre Absprungrate zu erhöhen.
• E-Mails an uninteressierte Empfänger zu senden, die höchstwahrscheinlich nicht interagieren werden, wodurch wertvolle Zeit und Ressourcen verschwendet werden.
• Unerwünschte E-Mails zu versenden und gegen Marketingregeln und -vorschriften zu verstoßen.

Durch die regelmäßige Bereinigung Ihrer Liste stellen Sie sicher, dass Sie diese Fallstricke vermeiden. Wie häufig Sie dies tun, hängt von der Größe Ihrer E-Mail-Liste ab. 

Wenn Ihre Abonnentenbasis weniger als tausend Abonnenten umfasst, kann eine Bereinigung alle sechs Monate ideal sein. Bei einer deutlich größeren Basis empfehle ich, dies häufiger als alle sechs Monate zu tun. 

Es kann frustrierend sein, Teile Ihrer Abonnentenbasis zu entfernen. Betrachten Sie es jedoch als Abwägung zwischen Qualität und Quantität. Außerdem ist dies nicht zwangsläufig das Ende. Sie können inaktive Abonnenten durch Reaktivierungskampagnen erneut ansprechen. 

7. Testen Sie jedes Element Ihrer E-Mail-Kampagnen per A/B-Test

Betrachten Sie A/B-Tests als Möglichkeit, die Grenzen Ihres Bauchgefühls zu überwinden. Indem Sie jedes Element Ihrer E-Mail-Kampagnen testen, gewinnen Sie Erkenntnisse darüber, welche Version Ihrer E-Mail-Inhalte bei Ihrer Zielgruppe am besten funktioniert. 

Um jedoch aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten, müssen A/B-Tests korrekt durchgeführt werden. „Als Erstes müssen Sie mit einer Hypothese beginnen“, sagt Kath Pay, Autorin von Holistic Email Marketing.

„Sie sollten nicht um des Testens willen testen, nicht weil Sie versuchen, einen Punkt abzuhaken, sondern weil es eine Frage gibt, etwas, das Sie über Ihre Zielgruppe herausfinden möchten.“ 

Kath empfiehlt drei wesentliche Vorgehensweisen für effektive A/B-Tests: 

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Stichprobengröße groß genug ist: Die meisten von Marketingfachleuten verwendeten E-Mail-Marketing-Tools teilen die Empfänger typischerweise im Verhältnis 10 % zu 10 % auf. Anschließend wird das Gewinnerergebnis nach einem Zeitraum von 2 Stunden an die übrigen 80 % gesendet. Dies funktioniert nur bei einer großen Stichprobengröße. 

Wenn Sie keine große Stichprobengröße haben, ist eine Aufteilung im Verhältnis 50 % zu 50 % besser. Eine größere Stichprobengröße ermöglicht statistische Signifikanz. 

• Ausreichend Zeit für die Ausreifung von Tests einplanen: Wenn Sie eine große Abonnentenbasis haben, können die Klicks innerhalb von zwei Stunden eingehen, was möglicherweise ausreicht, um ein Ergebnis zu erhalten. 

Wenn Sie jedoch eine Kennzahl wie Conversions testen, benötigen Sie möglicherweise mehr als zwei Stunden, insbesondere bei einer kleinen Abonnentenbasis. Bei einigen Empfängern kann es zwei bis drei Tage dauern, bis sie eine Conversion durchführen. 

• Die Erfolgskennzahlen angemessen auswählen: Öffnungsraten sind als Erfolgskennzahl äußerst verlockend. Das liegt daran, dass die Öffnungsrate auf Ihrer E-Mail-Plattform normalerweise den größten Prozentsatz am oberen Ende Ihres Trichters aufweist. Darunter befindet sich ein kleinerer Prozentsatz an Klicks und darunter wiederum ein noch kleinerer Prozentsatz an Conversions. 

Das Testen von Öffnungsraten kann dazu führen, dass Ergebnisse statistisch signifikant erscheinen. Beispielsweise kann die Öffnungsrate bei Test A höher sein als bei Test B, während beide dieselbe Conversion-Rate aufweisen. Wenn Sie aufgrund der höheren Öffnungsrate eine Entscheidung treffen, optimieren Sie für das falsche Ergebnis. 

Dies lässt sich jedoch vermeiden, wenn Sie das Ziel und die Hypothese Ihres A/B-Tests kennen. Ihre Erfolgskennzahl sollte auf diese beiden Punkte zurückführen. 

Profi-Tipp: Eine Optimierung auf Grundlage oberflächlicher Kennzahlen kann Ihre Strategie in die falsche Richtung lenken. Verwenden Sie stattdessen White-Label-E-Mail-Marketing-Software, um A/B-Tests zu entwickeln, die auf klar definierten Zielen und Hypothesen basieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Erfolgskennzahlen das widerspiegeln, was tatsächlich wichtig ist: Auswirkungen auf den Umsatz, die Qualität der Interaktionen oder den Fortschritt im Kundenlebenszyklus – und nicht nur Öffnungen.

8. Die Kennzahlen Ihrer E-Mail-Kampagne messen und analysieren

Durch das Messen und Analysieren von Kennzahlen zur E-Mail-Interaktion erhalten Sie Einblicke in die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagne. Dies hilft Ihnen dabei:

• Mehr über das Verhalten Ihrer Zielgruppe zu erfahren.
• Herauszufinden, was funktioniert hat und was nicht.
• Die Kosten pro Akquisition zu berechnen.
• Die Gesamtauswirkungen der E-Mail-Kampagne auf Ihr Unternehmen zu quantifizieren.

Aber auf welche Kennzahl sollten Sie sich stärker konzentrieren? „Die erste ist die Öffnungsrate“, sagt Jimmy Kim, CEO und Mitgründer von Sendlane. „Aber hier ist der entscheidende Punkt bei Öffnungsraten: Sie zeigen Trendlinien. Die Öffnungsrate gibt Ihnen einen soliden Puls, aber darauf sollten Sie sich nicht konzentrieren. 

„Für mich ist die Klickrate immer die wichtigste Kennzahl, denn wenn sie nicht klicken, kaufen sie nicht. Die Kennzahl, die wir jedoch am meisten betrachten, ist UTA (Unsubscribed to Action). Damit ist gemeint, wie Ihre Nachricht bei Ihrer Zielgruppe ankommt und welche Handlung sie ausführt. Haben sie die Nachricht geöffnet und sich abgemeldet? Oder versucht, ihr Profil zu verwalten? Normalerweise deutet dies darauf hin, dass Sie keine Verbindung herstellen und die Nachricht nicht funktioniert.“

Letztendlich sollten die Ziele Ihrer Kampagne bestimmen, welche Kennzahlen Sie bei Ihrer Analyse stärker gewichten. 

7 bewährte Verfahren für die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen für bessere Conversions

Nutzen Sie diese sieben bewährten Verfahren für E-Mail-Marketing, um mehr Conversions in Ihren E-Mail-Kampagnen zu erzielen:

Abonnenten die freie Wahl der E-Mail-Häufigkeit ermöglichen

Die Häufigkeit Ihrer E-Mails kann ein Grund dafür sein, dass sich einige Empfänger von Ihrer Liste abmelden. Zu viele E-Mails können lästig werden. Wenn Sie planen, viele E-Mails zu versenden, ermöglichen Sie Ihren Abonnenten, die Anzahl der E-Mails auszuwählen, die sie pro Woche oder Monat in ihrem Posteingang erhalten möchten. 

Üblicherweise wird am Ende Ihrer E-Mail ein Link eingefügt, über den Abonnenten ihre Einstellungen verwalten können. Hier ist ein Beispiel aus der Gartner Peer Community:

Wenn Sie verschiedene Kategorien von E-Mails haben, können Ihre Abonnenten außerdem auswählen, welche Kategorie sie erhalten möchten. Vermeiden Sie es auch, die Schaltfläche zum Abmelden zu verstecken, damit die Empfänger nicht das Gefühl haben, dass Sie sie zum Verbleib auf Ihrer Liste zwingen. Wie Sie im obigen Beispiel sehen können, ist „ABMELDEN“ sogar in Großbuchstaben geschrieben, um ihm etwas mehr Sichtbarkeit zu verleihen.  

Das doppelte Opt-in zur Verifizierung neuer Abonnenten verwenden

Nichts steigert die Qualität Ihrer E-Mail-Liste so sehr wie Abonnenten, die wirklich dabei sein möchten. Um diese Qualität aufrechtzuerhalten, verwenden Sie das doppelte Opt-in-Verfahren, um neue Abonnenten zu verifizieren. Wie sieht das in der Praxis aus? 

• Schritt 1: Ein Kunde besucht Ihre Website und füllt Ihr Opt-in-Formular aus. 

• Schritt 2: In ihrem Posteingang geht eine Nachricht ein, in der sie aufgefordert werden zu bestätigen, dass sie sich für Ihre Mailingliste anmelden möchten.
• Schritt 3: Sie bestätigen dies und sind schließlich Teil Ihrer Mailingliste. 

Das Gute an der doppelten Bestätigung ist, dass Sie sicher sein können, die Erlaubnis der Empfänger zu haben, ihnen Ihre E-Mail-Kampagnen zu senden, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie diese öffnen und sich damit beschäftigen. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Anmeldeformulare funktionieren

Ihr Anmeldeformular ist Ihr Zugang zum Aufbau Ihrer E-Mail-Liste. Testen Sie Ihr Anmeldeformular immer mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse, sobald es online geht, um sicherzustellen, dass es wie gewünscht funktioniert. 

Falls dies nicht der Fall ist, hilft Ihnen der Test dabei, das Problem einzugrenzen. Im Allgemeinen sollten Sie jedoch sicherstellen, dass:

• Ihr Arbeitsablauf veröffentlicht wurde.
• Die Auslöser und grundlegenden Parameter korrekt eingerichtet sind. 
• Sie den Code korrekt kopiert haben, falls es sich um ein eingebettetes Formular handelt. 
• Die Felder der Zielgruppe korrekt zugeordnet sind, falls Sie Ihr eigenes Formular hosten. 

Probleme müssen jedoch nicht immer technischer Natur sein. Wenn Ihr Formular für die doppelte Bestätigung keine E-Mail-Adressen zu Ihrer Liste hinzufügt, haben die fehlenden Abonnenten ihre Anmeldung wahrscheinlich nicht bestätigt. 

Wählen Sie den besten Zeitpunkt für den Versand von E-Mails

Der Zeitpunkt ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen. Als Menschen haben die meisten von uns feste Zeiten für bestimmte Tätigkeiten, darunter auch das Abrufen von E-Mails. Wenn Ihre E-Mails außerhalb dieser Zeiten eintreffen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie geöffnet werden und sich die Empfänger damit beschäftigen, deutlich. Was ist also der beste Zeitpunkt für den Versand Ihrer E-Mails? 

Hubspot befragte mehr als 150 Marketing- und Werbefachleute in den USA. Die Mehrheit gab an, dass ihre Marketing-E-Mails zwischen 9 Uhr und 12 Uhr sowie zwischen 12 Uhr und 15 Uhr die höchste Interaktion erzielten. 

Die Anforderungen und Verhaltensweisen der Verbraucher ändern sich jedoch ständig. Was heute funktioniert, funktioniert morgen möglicherweise nicht mehr. Was können Sie tun? „Ermitteln Sie Ihre eigenen Vergleichswerte“, sagt Jay Schwedelson, Gründer von Subject Line. „Wie hoch sind Ihre Öffnungsraten und Klickraten beim Versand? Sie sollten außerdem die verschiedenen Arten von E-Mails, die Sie versenden, getrennt betrachten. Menschen reagieren zu unterschiedlichen Tageszeiten auf unterschiedliche Arten von E-Mails.“

Grundsätzlich benötigen Sie eigene Vergleichswerte für die Art der E-Mails, die Sie versenden, und für die Empfänger, an die Sie sie senden.

Verfassen Sie klare und konkrete Betreffzeilen und CTAs

Die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger Ihre E-Mail-Kampagnen öffnen, ist gering, wenn Ihre Betreffzeilen unklar sind und keinen Anreiz zum Öffnen bieten. Und wenn sie Ihre E-Mails nicht öffnen, spielen Ihre CTAs keine Rolle, ganz gleich, wie klar sie formuliert sind. 

„Die ersten Zeichen Ihrer Betreffzeile können die Leistung Ihrer Kampagne radikal verändern“, sagt Jay Schwedelson. „Wenn Sie Ihre Betreffzeile mit einer Zahl beginnen, etwa mit —‚Die 7 Fallstricke, die Kleinunternehmer vermeiden sollten‘—, steigen die Öffnungsraten auf etwa 20 Prozent.“

„Wenn Menschen in sozialen Netzwerken sehr schnell scrollen, fällt die Zahl in dieser Millisekunde ein kleines bisschen stärker auf. Die Zahl vermittelt Autorität und gibt ihnen das Gefühl, dass es sich um etwas handelt, das sie sehr schnell aufnehmen können.“

Für CTAs empfiehlt Jay, die Texte Ihrer CTAs in der ersten Person zu formulieren. Bei einer Webinar-Kampagne hat beispielsweise „Meinen Platz sichern“ bessere Chancen, eine Konversion zu erzielen, als „Anmelden“.

Letztendlich sind die besten E-Mail-Betreffzeilen und CTAs diejenigen, die für Ihre Zielgruppe funktionieren. Scheuen Sie sich nicht, neue Dinge auszuprobieren. Jay empfiehlt, Emojis zu verwenden oder das wichtigste Wort Ihrer Betreffzeile großzuschreiben. Seiner Erfahrung nach führt dies nicht dazu, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet. 

Verwenden Sie für verschiedene Bildschirmgrößen optimierte E-Mail-Designs

Ihre E-Mail-Designs können die Konversionsrate Ihrer E-Mail-Kampagnen entscheidend beeinflussen. Damit Ihre Kampagnen-Designs ansprechend sind, sollten Sie Funktionalität und Ästhetik miteinander in Einklang bringen. Sie möchten keine gut aussehenden E-Mail-Designs mit nicht reagierenden Schaltflächen und Layouts. 

Emily Ryan, Gründerin von Westfield Creative, einer Designboutique, erläutert einige allgemeine bewährte Vorgehensweisen für E-Mail-Designs, die Sie befolgen sollten:

• Verwenden Sie viel Weißraum um Inhaltsblöcke, damit Empfänger die wichtigsten Punkte schnell erfassen können.
• Verwenden Sie für den E-Mail-Text Schriftgrößen von mindestens 16 Punkt und für Überschriften mindestens 40 Punkt. 
• Halten Sie es einfach. Die E-Mail dient lediglich dazu, Menschen zum Handeln zu bewegen. Sie benötigen nur ein Bild am Anfang, eine große Überschrift, einen oder zwei darunterstehende Sätze und den Haupttext. 
• Verwenden Sie hochwertige, aber komprimierte Fotos, damit Grafiken so schnell wie möglich geladen werden können. 
• Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails Texte enthalten und nicht nur aus einer großen Grafik bestehen. Bilder sind nicht durchsuchbar, und einige Empfänger in Gmail haben möglicherweise Bilder deaktiviert. 

Experimentieren Sie ruhig mit Ihren Markenfarben, vermeiden Sie jedoch Designs, die wie die anderer aussehen, selbst wenn diese beliebt sind. 

Für Mobilgeräte optimieren 

Da 48% der E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet werden, sollten Sie Ihre E-Mail-Kampagne kontinuierlich für Mobilgeräte optimieren. Sie können Ihre E-Mails für Mobilgeräte optimieren, indem Sie:

• Einspaltige Layouts für eine bessere Darstellung auf Mobilgeräten verwenden. 
• Sicherstellen, dass Bilder nicht zu groß und schwierig zu laden sind.
• Größere Schriftarten verwenden, damit Ihre Empfänger nicht die Augen zusammenkneifen müssen. 
• Die Zeichenbegrenzung für Betreffzeilen und Preheader-Texte einhalten. 
• CTA-Schaltflächen größer und sichtbarer gestalten. 
• Kleinere Textblöcke und viel Weißraum verwenden. 
•  Die korrekte Bildschirmbreite und -höhe für Bilder festlegen. 

Wenn Ihre E-Mails nicht auf Mobilgeräte passen, werden die meisten mobilen Nutzer Ihre E-Mail einfach löschen. Die Optimierung schützt davor, gelöscht zu werden, und erleichtert es den Empfängern, mit Ihrer E-Mail-Kampagne zu interagieren. 

Wichtige Leistungskennzahlen für die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen 

Die folgenden Kennzahlen sind entscheidend für die Überwachung der Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen: 

• Absprungrate der Landingpage: Diese Kennzahl misst, wie oft Personen auf Ihre Landingpage gelangen und sie anschließend verlassen, ohne eine andere Seite zu besuchen, im Verhältnis zur Gesamtzahl der Besuche auf der Landingpage. 
• Website-Traffic aus Ihren E-Mail-Kampagnen: Damit ist die Anzahl der Besucher gemeint, die über E-Mail-Kampagnen auf Ihre Website gelangen. 
• E-Mail-Konversionsrate: Dies ist die Anzahl der Empfänger, die nach dem Lesen Ihrer E-Mail eine bestimmte Aktion ausgeführt haben. Wenn beispielsweise 50 von 100 Abonnenten den in Ihrer CTA genannten Bericht heruntergeladen haben, beträgt Ihre E-Mail-Konversionsrate 50 Prozent.  
• Wachstumsrate der E-Mail-Liste: Diese Kennzahl misst, wie schnell Ihre E-Mail-Liste wächst. Sie können die Wachstumsrate anhand der Anzahl der Abmeldungen messen — Anzahl der neuen Abonnenten / Gesamtzahl der E-Mail-Adressen × 100
• Spam-Beschwerden: Dies ist die Anzahl der Personen, die Ihre E-Mail als Spam gemeldet haben, im Verhältnis zur Gesamtzahl der versendeten E-Mails. 
• Abmelderate: Diese Kennzahl misst die Anzahl der Personen, die sich von Ihrer E-Mail-Kampagne abgemeldet haben. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der Abmeldungen durch die Anzahl der zugestellten Nachrichten geteilt wird.
• Öffnungs- und Klickrate: Diese auch als Klick-zu-Öffnungsrate bezeichnete Kennzahl gibt den Prozentsatz der Abonnenten an, die Ihre E-Mail geöffnet und auf einen Link in der E-Mail geklickt haben. 
• ROI: Dies ist eine Kennzahl, mit der die Gewinne einer E-Mail-Kampagne im Verhältnis zu den für ihre Durchführung eingesetzten Ressourcen bestimmt werden.

Häufig gestellte Fragen zur Verwaltung von E-Mail-Kampagnen

Wie häufig sollte man am besten E-Mails versenden?

Die optimale Versandhäufigkeit hängt von Ihrer Zielgruppe und Ihren Inhalten ab, aber einmal pro Woche ist für die meisten SaaS-Marken ein guter Ausgangspunkt. Überwachen Sie die Interaktionsraten und passen Sie die Häufigkeit anhand der Öffnungs- und Abmeldedaten an.

Wie verhindere ich, dass meine E-Mails im Spam-Ordner landen?

Verwenden Sie verifizierte Domains (SPF, DKIM, DMARC), vermeiden Sie Spam-Triggerwörter und halten Sie Ihre Listen sauber, indem Sie inaktive Abonnenten regelmäßig entfernen.

Wie messe ich den ROI meiner E-Mails?

Teilen Sie die durch Ihre E-Mail-Kampagne erzielten Einnahmen durch die Gesamtkosten und multiplizieren Sie das Ergebnis anschließend mit 100. Verwenden Sie UTM-Tracking und Attributionstools, um E-Mail-Aktionen mit Einnahmen zu verknüpfen.

Was bedeutet die 80/20-Regel im E-Mail-Marketing?

Konzentrieren Sie 80 % Ihrer Inhalte darauf, einen Mehrwert zu bieten, und 20 % auf Werbung. Dadurch bleibt die Interaktion hoch und das Vertrauen in Ihre Kundenbeziehungen wächst.

Welche Software eignet sich am besten für E-Mail-Kampagnen?

Zu den führenden Plattformen zählen HubSpot, Customer.io und Mailchimp aufgrund ihrer Funktionen für Automatisierung, Segmentierung und Analysen. Einige dieser Plattformen bieten kostenlose Versionen oder Testversionen an, sodass Sie die Plattformen ausprobieren können, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Wählen Sie die Art der E-Mail-Marketing-Software, die Sie benötigen, basierend auf der Größe Ihres Teams, Ihrem Budget und der Komplexität Ihrer Kampagnen.

Was sind die 4 P des E-Mail-Marketings?

Die 4 P stehen für Personalisierung, Erlaubnis, Leistung und Planung. Dieses Rahmenwerk wird eingesetzt, um relevante, effektive und zeitlich gut abgestimmte E-Mail-Kampagnen durchzuführen.

Eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne hängt von einer effektiven Verwaltung von E-Mail-Kampagnen ab 

Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie gut Sie Ihre E-Mail-Kampagnen verwalten. Und die Verwaltung ist nur so effektiv wie die Strategien, die Sie einsetzen. Denken Sie daher zum Abschluss daran, Ihre E-Mail-Liste regelmäßig zu bereinigen, E-Mails auf andere Kanäle abzustimmen, Ihre Zielgruppe zu segmentieren und Ihre E-Mail-Kampagnen immer wieder zu testen. 

Denken Sie daran, Projektmanagement-Tools, Software zur E-Mail-Automatisierung, Vorlagen für E-Mail-Marketing und Kalender zu nutzen, um den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen. Wenn Sie bereit sind, eine Plattform zur Umsetzung dieser Strategien auszuwählen, ist eine gut formulierte RFP für Kampagnenmanagement-Software Ihr taktischer Vorteil.

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