8 Strategien und bewährte Methoden für das E-Mail-Kampagnenmanagement

E-Mail-Kampagnen begleiten jede Phase der Customer Journey – vom Onboarding über Vertragsverlängerungen – und erzielen durchweg eine höhere Kapitalrendite als andere digitale Kanäle. Sie bringen einen Return von $36 pro investiertem Dollar und sind damit ein Grundpfeiler erfolgreicher Marketingmaßnahmen (Litmus, 2023).  

Welche Arten von E-Mail-Kampagnen gibt es?

Es gibt viele wichtige Kategorien von E-Mail-Kampagnen, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen:

1. Promotion-Kampagnen steigern die Produktbekanntheit und fördern den Verkauf.
2. Begrüßungs-E-Mails setzen den Rahmen für die Kundenbeziehung und zeigen mit etwa 68,6 % die höchsten Öffnungsraten (GetResponse, 2023).
3. Transaktionale E-Mails wie Versandbenachrichtigungen, Bestellbestätigungen im E-Commerce oder Passwort-Zurücksetzungen stärken das Vertrauen und bieten die Chance, den Markenwert zu unterstreichen.
4. Reaktivierungs-E-Mails wie Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe helfen, das Interesse wiederzubeleben, indem sie Nutzer anregen, begonnene Aktionen abzuschließen.
5. Newsletter halten Ihr Publikum langfristig informiert und engagiert.
6. Ausgelöste oder verhaltensbasierte E-Mails reagieren auf bestimmte Nutzeraktionen und werden zunehmend KI-gestützt eingesetzt, um den Versandzeitpunkt und die Personalisierung zu optimieren. Dadurch steigt die Klickrate in manchen Fällen um 41 % (Salesforce, 2024).

Was ist E-Mail-Kampagnenmanagement?

E-Mail-Kampagnenmanagement umfasst die Abfolge von Abläufen, die zur Planung, Umsetzung und Auswertung einer E-Mail-Kampagne notwendig sind. Ein vollumfängliches E-Mail-Kampagnenmanagement besteht aus folgenden Elementen:

E-Mail-Listenmanagement 

E-Mail-Listenmanagement bedeutet, dass Sie für Ihre Marketingkampagnen eine gesunde und gut organisierte Liste mit E-Mail-Kontakten pflegen. 

Eine saubere E-Mail-Liste macht Ihre Daten verlässlicher und hilft Ihnen, das Verhalten Ihres Publikums besser einzuschätzen. Außerdem stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails diejenigen Personen erreichen, die darin einen Mehrwert sehen, was Ihre Erfolgskennzahlen verbessert.

Die Pflege Ihrer E-Mail-Kontaktliste umfasst:

• Vor dem Hinzufügen zur Liste die Einwilligung der Abonnenten einholen
• Überprüfen, ob Ihre Abonnenten wirklich zu Ihrem Ideal-Kundenprofil passen
• Relevante Informationen über Ihre Abonnenten sammeln, um gezielt segmentieren zu können
• Inaktive Abonnenten, Dubletten und ungültige E-Mail-Adressen entfernen
• Sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht im Spam landen
• Reaktivierung von inaktiven Kontakten. 

E-Mail-Segmentierung  

Durch die Segmentierung Ihrer E-Mail-Liste können Sie diese nach Verhaltensweisen, demografischen, technologischen und unternehmensbezogenen Merkmalen in kleinere Gruppen aufteilen. 

Dadurch stellen Sie sicher, dass die richtige Botschaft zur passenden Zielgruppe gelangt, was die wichtigsten Erfolgskennzahlen wie Öffnungs- und Konversionsraten erhöht.

Sie können Ihre Liste nach Funktionen, Branche oder Unternehmensgröße segmentieren, je nachdem, welche Zielpersonen Sie ansprechen möchten.

Kampagnenkonzepte und KPIs 

Das Erarbeiten eines Kampagnenkonzepts sowie relevanter Key Performance Indicators (KPIs) hängt von den angestrebten Zielen Ihrer E-Mail-Kampagne ab.

Wenn Sie beispielsweise ein Produkt zusätzlich anbieten oder inaktive Abonnenten zurückgewinnen möchten, steuert dieses Ziel Ihre Kampagnenidee, die Workflows und sogar die verwendeten Texte.

Indem Sie Ihr Ziel eng mit dem Kampagnenkonzept verbinden, können Sie auch bestimmen, welche KPIs wirklich relevant sind. So konzentrieren Sie sich gezielt auf Maßnahmen, die zum gewünschten Ergebnis führen. 

Budgetierung 

Budgetierung ist der Prozess der Schätzung der Ressourcen, die für die Durchführung einer E-Mail-Kampagne erforderlich sind, und der Ausarbeitung eines detaillierten Ausgabenplans unter Berücksichtigung der erwarteten Kapitalrendite (ROI). Dies beinhaltet auch die Einbindung von wichtigen Stakeholdern und das Management dieser Ressourcen, um eine erfolgreiche Kampagne sicherzustellen. 

Faktoren, die die Kosten einer E-Mail-Kampagne bestimmen, umfassen Technologie, Kreativmaterialien und Daten. Sie müssen Entscheidungen treffen über: 

• Die beste E-Mail-Marketing-Plattform, wobei Kosten und Funktionen verglichen werden.
• Ob die Erstellung von E-Mail-Inhalten und -Gestaltung intern erfolgt oder ob eine Marketingagentur beauftragt wird. 

Die Budgetierung kann auch davon beeinflusst werden, wie Ihr Unternehmen damit umgeht. Zum Beispiel: Erhalten Sie ein festes oder flexibles Budget? Oder wird das Budget davon bestimmt, was Sie für eine erfolgreiche Kampagne benötigen? Dies hilft Ihnen dabei, den Ansatz für die Kostenplanung Ihrer Kampagne zu finden. Wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie durch die Wahl einer erschwinglichen E-Mail-Marketing-Software Budget für kreative und wachstumsorientierte Initiativen freimachen.

Rollen und Verantwortlichkeiten  

In dieser Phase werden Rollen und Verantwortlichkeiten basierend auf den Aufgaben zugewiesen, die für eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne erledigt werden müssen.

Dies kann die Einstellung eines Texters oder Designers beinhalten, falls diese nicht intern verfügbar sind, oder die Zuweisung von Vertriebsmitarbeitern zu bestimmten Kundenkonten, nachdem diese konvertiert haben oder Interesse an Ihren Dienstleistungen zeigen. Es hängt alles davon ab, wie Ihr aktuelles Team aufgestellt ist.

Sobald Sie Ihre Strategie für die E-Mail-Kampagne festgelegt haben, identifizieren Sie die verfügbaren Ressourcen und die zu erledigenden Aufgaben. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, welche Personen Sie rekrutieren oder welche Mittel Sie benötigen, um Ihre Kampagne umzusetzen.

Personalisierung 

Personalisierung beinhaltet eine Reihe von Strategien, um E-Mail-Inhalte an den spezifischen Kontext, die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden anzupassen. 

Gezielte Personalisierung lässt die Empfänger spüren, dass Sie sie verstehen, was das Vertrauen in Ihre Marke stärkt. Dadurch erhöhen sich die Chancen auf eine Conversion und es entsteht eine langfristige Geschäftsbeziehung. 

E-Mail-Layout und -Design

Ihr E-Mail-Layout und Design werden durch Elemente Ihrer Markenidentität wie Farben, Bilder und Schriftarten bestimmt. Das Ziel ist es, optisch ansprechende Layouts und reaktionsfähige Designs zu gestalten.

Ein wohlüberlegtes Layout führt die Empfänger durch den Inhalt Ihrer E-Mail und stellt sicher, dass die wichtigsten Informationen hervorstechen und nicht übersehen werden.

Setzen Sie auf leichte, aber hochwertige Bilder und berücksichtigen Sie, dass Ihre Empfänger E-Mails auf verschiedenen Geräten lesen – das Layout sollte daher mobil-optimiert sein. Denken Sie auch daran, dass viele Nutzer Geräte im Hell- oder Dunkelmodus verwenden, damit Ihre Nachrichten stets gut lesbar sind.

Die Nutzung von anpassbaren E-Mail-Vorlagen und intuitiven Drag-and-Drop-Editoren kann den Designprozess beschleunigen, Markenidentität sicherstellen und besonders bei der Verwaltung mehrerer Kampagnen Zeit sparen.

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E-Mail-Text

Dies bedeutet, eine klare und aktive Sprache zu verwenden, um Lösungen zu kommunizieren, die für den Empfänger relevant sind, und durch einen eindeutigen Call-to-Action (CTA) zum Handeln anzuregen. 

Ein gut geschriebener Text sollte zunächst Mehrwert bieten, bevor etwas verlangt wird. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Empfänger auf Ihre Botschaft eingehen.  

E-Mail-Automatisierung 

Durch die Automatisierung Ihrer E-Mail-Sequenzen stellen Sie sicher, dass die richtigen Empfänger die richtigen E-Mails zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Die Wahl eines guten E-Mail-Service-Providers (ESP) rationalisiert den gesamten E-Mail-Kampagnenprozess, da manuelle, sich wiederholende Aufgaben entfallen. Sie können die Automatisierung einmal einrichten und Abonnenten werden automatisch hinzugefügt, sobald sie sich anmelden – so lässt sich Ihre Kampagne einfacher skalieren.

A/B-Testing 

A/B-Testing ermöglicht es Ihnen zu messen, wie Ihre Zielgruppe auf verschiedene Elemente Ihrer E-Mail-Kampagne reagiert. Dabei senden Sie verschiedene Versionen an unterschiedliche Segmente Ihrer Kundschaft, um herauszufinden, welche Version besser funktioniert. 

Ein umfassendes A/B-Testing prüft:

• Betreffzeilen 
• Länge der E-Mail 
• Wortwahl
• Tonalität 
• Visuelle Elemente
• Stil 
• E-Mail-Text
•  CTAs

Jeder Test kann Erkenntnisse über das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Zielgruppe liefern, sodass Sie Ihre Kampagne auf Basis von Daten statt Bauchgefühl gestalten.  

Tracking, Analyse und Reporting

Dies umfasst das Verfolgen von E-Mail-Engagement-Kennzahlen, die Analyse der Kampagnenleistung und das Erstellen von Berichten, die Ihnen helfen, Verbesserungsbedarfe für zukünftige Kampagnen zu erkennen. 

Ein detaillierter E-Mail-Kampagnenbericht enthält A/B-Test-Ergebnisse, die Leistung verschiedener Kundensegmente und den ROI aus den Kampagnenmaßnahmen. Ein E-Mail-Marketing-Analyse-Tool macht es einfach, diese Zahlen zu verfolgen.

Integrationen

Die Verwaltung der Integration Ihres CRM mit Ihren E-Mail-Marketing-Tools ermöglicht es Ihnen, Kampagnendaten zu sammeln und zu organisieren, sodass es einfacher wird, einen vollständigen Überblick über Kampagnen-Interaktionen zu erstellen. 

Dieser Überblick hilft Ihnen, das Verhalten, die Vorlieben und Interessen Ihrer Kunden besser zu verstehen und Ihr Engagement mit ihnen zu vertiefen. Außerdem ist dies hilfreich, um zukünftige Chancen zu erkennen und den ROI Ihrer Kampagnen zu bestimmen.   

3 Vorteile des E-Mail-Kampagnen-Managements

Das E-Mail-Kampagnen-Management ermöglicht Ihnen die Planung, Organisation und Detaillierung Ihrer E-Mail-Kampagne bis ins kleinste Detail, beispielsweise wann E-Mails versendet werden sollen. Dies kann Ihrer E-Mail-Kampagne auf verschiedene Weise zugutekommen: 

• Abonnentenwachstum und -bindung: Je wertvoller, personalisierter und relevanter Ihre E-Mail-Kampagnen sind, desto mehr neue Abonnenten gewinnen Sie. Außerdem sind bestehende Abonnenten eher geneigt, zu bleiben. 

Gutes E-Mail-Kampagnen-Management stellt sicher, dass Sie proaktiv Schritte unternehmen, um Ihre Zielgruppe zu verstehen, bevor Sie ihnen den für sie relevanten Mehrwert liefern. 

• E-Mail-Zustellbarkeit: Die Zustellbarkeit von E-Mails ist ein zentrales Thema für E-Mail-Kampagnen, wobei 61 % der Marketer angeben, dass die Verbesserung der Zustellraten eine ihrer größten Herausforderungen war. 

Eine saubere E-Mail-Liste, Segmentierung und relevante Inhalte sind kritische Elemente des E-Mail-Kampagnen-Managements, mit denen Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern können. Eine saubere Liste beinhaltet aktive und korrekte E-Mail-Adressen und sorgt dafür, dass Ihre E-Mails zugestellt werden. Segmentierung wiederum ermöglicht es Ihnen, individuelle Nachrichten für jedes Segment zu erstellen, die Relevanz zu erhöhen und die Conversion-Raten zu steigern. 

• Vermeidung von Spam-Blockern: E-Mail-Service-Provider (ESPs) setzen Spam-Blocker ein, um E-Mails vor der Zustellung an das Postfach des Empfängers zu überprüfen. 

Ihre E-Mails können blockiert oder automatisch in den Spam-Ordner verschoben werden, wenn Sie spamverdächtige Wörter oder Links verwenden oder E-Mails an Personen senden, die nicht auf Ihrer Liste abonniert sind. Wenn Sie wiederholt von Empfängern als SPAM markiert werden, kann dies ebenfalls Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen, da dies ESPs signalisiert, dass Ihre E-Mails irrelevant sind.

       Sie können Spam-Blocker vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass:

• Sie die Erlaubnis der Empfänger zum Senden von E-Mails haben.
• Empfänger E-Mails erhalten, die für sie relevant und wertvoll sind. 
• E-Mails ein gutes Bild-zu-Text-Verhältnis haben und frei von spamverdächtigen Links und Wörtern sind. 
• Die geschäftliche E-Mail-Domain authentifiziert ist. 

Insgesamt gilt: Je häufiger Personen mit Ihrer Kampagne interagieren, desto besser ist Ihre Absenderreputation bei den E-Mail-Service-Providern. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Spam landen.   

8 Strategien für das E-Mail-Kampagnen-Management zur Verbesserung Ihres ROI

B2B-E-Mail-Kampagnen bestehen aus verschiedenen Teilbereichen, die einer sorgfältigen Steuerung bedürfen. Nutzen Sie diese acht Strategien, um Ihre E-Mail-Kampagnen gezielter zu koordinieren und bessere Ergebnisse zu erzielen:

1. Nutzen Sie einen E-Mail-Marketing-Kalender zur Planung Ihrer Kampagnen

Ein E-Mail-Marketing-Kalender dient als Planungs- und Strukturierungstool, das den Erstellungsprozess, die Reihenfolge und den Zeitrahmen der gesamten E-Mail-Kampagne definiert. Im Grunde verschafft er Ihnen einen Überblick aus der Vogelperspektive über Ihre E-Mail-Kampagnenaktivitäten. Ein E-Mail-Marketing-Kalender hilft dabei:

• Eine klare Struktur für Ihre Kampagne zu schaffen, sodass Sie keine Frist versäumen. 
• Lücken in Ihren E-Mail-Inhalten und Ihrer Kampagnenstrategie zu erkennen.
• Die effektive Zuteilung von Ressourcen zu ermöglichen.
• Die Zusammenarbeit im Team zu fördern und die Produktivität zu steigern.  

Sie können selbst entscheiden, welche Abschnitte Sie in Ihren E-Mail-Marketing-Kalender aufnehmen. Es gibt zahlreiche Vorlagen für E-Mail-Marketing-Kalender, aber Sie können Ihren eigenen auch individuell und speziell auf die Anforderungen Ihrer Kampagne zuschneiden.

2. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Marketing-Strategie mit anderen Marketingkanälen abgestimmt ist

Bei der Entwicklung einer E-Mail-Marketing-Strategie sollte diese mit anderen Marketingkanälen abgestimmt werden. Während E-Mail bei Verbrauchern im Allgemeinen beliebt ist, sorgen andere Kanäle und soziale Medien dafür, dass Ihre Strategie zusammenhängender und ganzheitlicher wird. Diese Abstimmung ermöglicht es Ihnen:

• Kanalübergreifend zu werben.
• Eine größere Zielgruppe zu erreichen.
• Das Kundenerlebnis zu vereinheitlichen.
• Erkenntnisse aus anderen Kanälen zur Personalisierung zu nutzen. 
• Wiederverwertete Inhalte zu verwenden, wodurch der Aufwand für die Inhaltserstellung reduziert wird.

Aber wie stimmen Sie Ihre E-Mail-Marketing-Strategie mit anderen Kanälen ab? 

„Ich denke, es beginnt wirklich damit, von Anfang an über die verschiedenen Arten von Taktiken und mögliche E-Mail-Programme nachzudenken und diese zu berücksichtigen“, sagt Caitlin Seele, Director of Revenue Marketing bei Drift. 

„Man sollte sich wirklich genau überlegen, welche Zielgruppe man für den absehbaren Zeitraum ansprechen möchte. Welche Botschaften, Angebote und Kampagnen will man nutzen, um sie zu erreichen? Und sich dann überlegen, wo der E-Mail-Kanal am besten eingesetzt werden kann und wie man die Arbeit, die in anderen Kanälen geleistet wird, durch ein E-Mail-Programm verstärken kann.“

Einfach ausgedrückt: Der Schlüssel zur Abstimmung ist das Wissen darüber, was Sie anbieten, welcher Teil Ihrer Kundschaft das benötigt, und welche anderen Kanäle Ihnen helfen können, die relevante Zielgruppe zu erreichen.

3. Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen, um Personalisierungspotenziale zu nutzen

Personalisierung ist für Käufer von großer Bedeutung: 59 % der B2B-Entscheidungsträger berichten, dass es für Anbieter entscheidend ist, die Kundenreise individuell zu gestalten. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Schaffung von zielgerichteten E-Mail-Kampagnen ist die Segmentierung. Ascend berichtet, dass für 51 % bzw. 50 % der Marketing-Influencer die Möglichkeit, E-Mail-Listen zu segmentieren und Kampagnenbotschaften zu individualisieren, die effektivsten Personalisierungsmaßnahmen sind.

Segmentierung unterstützt die Personalisierung, indem sie:   

• E-Mail-Listen in kleinere Gruppen aufteilt, basierend auf Verhaltens- und anderen Datentypen. 
• Detaillierte Personas für jede Gruppe erstellt, um die Inhaltserstellung zu steuern.  
• Die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihrer Zielgruppe herauskristallisiert, damit jede Kontaktaufnahme individuell angepasst werden kann. 

Personalisierte E-Mails erzielen nachweislich bessere Ergebnisse, wie verschiedene Statistiken zeigen:  

• 82 % der Marketer berichten von höheren Öffnungsraten durch E-Mail-Personalisierung.
• 74 % der Marketer geben an, dass gezielte Botschaften und die Personalisierung von E-Mails die Kundenbindung verbessern.
• Personalisierte E-Mail-Marketing-Kampagnen erzielen einen mittleren ROI von 122 %.
• E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen werden zu 26 % häufiger geöffnet.
• Personalisierte E-Mails liefern sechsmal höhere Transaktionsraten.
• Unternehmen, die E-Mail-Personalisierung nutzen, erzielen 17 % mehr Umsatz durch ihre Kampagnen als der durchschnittliche Marketer.

Während die Segmentierung entscheidend für die Personalisierung ist, spielt die Datengrundlage eine noch größere Rolle. Stellen Sie sicher, dass Ihnen akkurate und umfangreiche Kundendaten zur Verfügung stehen. Nur so können Sie Segmentierung richtig einsetzen und Ihre E-Mail-Nachrichten für jede Gruppe tatsächlich personalisieren.  

4. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools

Eine E-Mail-Kampagne zu betreiben, bringt vielfältige Herausforderungen mit sich, darunter: 

• Kommunkationslücken.
• Unklare Aufgaben- und Verantwortungszuweisungen.
• Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Priorisierung von Aufgaben.

Die Nutzung eines Projektmanagement-Tools hilft, diese Herausforderungen zu minimieren. Tatsächlich berichten Anwender von Projektmanagement-Software 426 % häufiger über Erfolg. Doch bei Dutzenden von verfügbaren Tools stellt sich die Frage: Welches ist das richtige für Sie? Folgende Faktoren sollten Sie berücksichtigen:

• Größe Ihres Marketingteams – Wie viele Teammitglieder kann das Tool aufnehmen? 
• Zu erledigende Aufgaben – Welche Aufgaben werden Sie durchführen, und kann dieses Tool Ihnen helfen, sie zu erledigen?  
• Messaging-Systeme – Können Sie Nachrichten versenden, und stellt das Tool Echtzeit-Updates bereit? 
• Integrationen mit anderen Systemen – Lässt es sich nahtlos in die anderen Systeme Ihres Tech-Stacks integrieren? 
• Verfügbare Skalierungsoptionen – Gibt es Möglichkeiten zur Skalierung bei zukünftigem Wachstum? 
• Anpassungsfähigkeit – Bietet es die Möglichkeit zur Anpassung an Ihre Bedürfnisse? 
• Benutzeroberfläche – Ist die Oberfläche intuitiv und einfach zu bedienen? 
• Sicherheit und Compliance – Verfügt es über Datenverschlüsselung und sichere Authentifizierung? 
• Kundensupport – Bietet der Anbieter kontinuierlichen Support?

Wenn Sie mit einem begrenzten Budget arbeiten, haben diese Faktoren möglicherweise nicht das gleiche Gewicht bei der Entscheidung für ein Projektmanagement-Tool. Wählen Sie daher das Tool, dessen Funktionen am besten zu Ihren Kampagnenzielen passen. 

5. Nutzen Sie E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware für Ihre Kampagnen

E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, Ihre Kampagnen zu skalieren, was zu besseren Ergebnissen führt. Das CMI berichtet, dass automatisierte E-Mails 320 % mehr Umsatz generieren als nicht automatisierte E-Mails. E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Individuelle Automatisierungs-Workflows erstellen und Autoresponder für Bestätigungen nutzen. 
• Ihre E-Mail-Liste segmentieren und Kampagnen im Voraus planen.
• Individuelle Nachrichten auf Grundlage bestimmter Verhaltensauslöser oder Ereignisse über die gesamte Customer Journey hinweg versenden.
• Einen alternativen Kommunikationskanal hinzufügen, z. B. SMS.
• Die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen verfolgen und analysieren.   

Dadurch wird Ihr Marketingteam von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben entlastet und kann sich auf kreative und strategische Arbeit konzentrieren.

6. Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig

Auch wenn eine große Abonnentenbasis ein Vorteil für Ihre E-Mail-Kampagne ist, kann das Nicht-Entfernen von ungültigen, abgemeldeten oder doppelten E-Mail-Adressen Risiken bergen wie:

• Versand von E-Mails an falsche Adressen, was dazu führt, dass diese im Spam landen und Ihren Ruf als Absender beeinträchtigen.  
• Versand an ungültige Adressen, was Ihre Bounce-Rate erhöht.
• Versand von E-Mails an Empfänger, die kein Interesse zeigen und wahrscheinlich nicht interagieren – so werden wertvolle Zeit und Ressourcen verschwendet.
• Versand unerwünschter E-Mails und Verstoß gegen Marketingregeln und Vorschriften.

Durch regelmäßiges Bereinigen Ihrer Liste vermeiden Sie diese Stolpersteine. Wie oft Sie dies tun, hängt von der Größe Ihrer E-Mail-Liste ab. 

Einmal alle sechs Monate ist ideal, wenn Ihre Abonnentenbasis unter tausend liegt. Liegt sie jedoch deutlich darüber, empfehle ich Ihnen, die Liste öfter als alle sechs Monate zu bereinigen. 

Es kann frustrierend sein, Teile Ihrer Abonnentenbasis zu entfernen. Betrachten Sie es jedoch als eine Abwägung zwischen Qualität und Quantität. Außerdem ist es oft kein endgültiges Aus. Sie können inaktive Abonnenten durch Reaktivierungskampagnen wieder ansprechen. 

7. Testen Sie jedes Element Ihrer E-Mail-Kampagnen per A/B-Test

Betrachten Sie A/B-Tests als Möglichkeit, die Grenzen Ihres Bauchgefühls zu überwinden. Indem Sie jedes Element Ihrer E-Mail-Kampagnen testen, erhalten Sie Einblicke, welche Version Ihrer E-Mail-Inhalte für Ihr Publikum am besten funktioniert. 

Damit Sie jedoch eindeutige Ergebnisse erhalten, muss der A/B-Test richtig durchgeführt werden. „Das Erste, was Sie tun müssen, ist, mit einer Hypothese zu beginnen“, sagt Kath Pay, Autorin von Holistic Email Marketing.

„Sie sollten nicht einfach nur testen, um zu testen, nicht um ein Häkchen zu setzen, sondern weil Sie eine Frage haben – etwas, das Sie über Ihr Publikum herausfinden möchten.“ 

Kath empfiehlt drei wesentliche Praktiken für effektive A/B-Tests: 

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Stichprobe groß genug ist: Die meisten E-Mail-Marketing-Tools, die Marketer nutzen, teilen oft im Verhältnis 10 % - 10 %. Das Gewinnerergebnis nach einem Zeitraum von 2 Stunden wird dann an die restlichen 80 % gesendet. Dies funktioniert nur, wenn Ihre Stichprobe ausreichend groß ist. 

Wenn Sie keine große Stichprobe haben, sollten Sie ein 50%-50%-Splitting anwenden. Eine größere Stichprobe erlaubt statistische Signifikanz. 

• Gewähren Sie den Tests ausreichend Zeit zur Reifung: Wenn Sie eine große Abonnentenbasis haben, können die Klicks innerhalb von zwei Stunden eingehen, was ausreichen kann, um ein Ergebnis zu erhalten. 

Wenn Sie jedoch auf einen Messwert wie die Conversion testen, benötigen Sie möglicherweise mehr als zwei Stunden, insbesondere bei einer kleinen Abonnentenbasis. Einige Empfänger können zwei bis drei Tage brauchen, bevor sie mit der Conversion beginnen. 

• Wählen Sie Ihre Erfolgskennzahlen passend aus: Öffnungsraten sind sehr verlockend als Ihre Erfolgskennzahl. Das liegt daran, dass in Ihrer E-Mail-Plattform die Öffnungsrate normalerweise den größten Prozentsatz ganz oben im Trichter hat, dann folgt ein kleiner Prozentsatz an Klicks darunter und ein noch kleinerer Prozentsatz an Conversions darunter. 

Das Testen der Öffnungsraten kann Ergebnisse statistisch signifikant aussehen lassen. Zum Beispiel kann die Öffnungsrate in Test A höher sein als in Test B, aber beide haben die gleiche Conversion-Rate. Wenn Sie nur aufgrund der höheren Öffnungsrate eine Entscheidung treffen, optimieren Sie auf das falsche Ergebnis. 

Dies lässt sich jedoch vermeiden, wenn Sie das Ziel und die Hypothese Ihres A/B-Tests kennen. Ihre Erfolgskennzahl sollte sich an diesen beiden orientieren. 

Profi-Tipp: Wenn Sie auf oberflächliche Kennzahlen optimieren, kann das Ihre Strategie in die falsche Richtung lenken. Nutzen Sie stattdessen White-Label-E-Mail-Marketing-Software, um A/B-Tests zu entwerfen, die sich an klar definierten Zielen und Hypothesen orientieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Erfolgskennzahlen das widerspiegeln, was wirklich zählt: Umsatzeinfluss, Engagement-Qualität oder Fortschritt im Kundenlebenszyklus – und nicht einfach nur Öffnungen.

8. Messen und analysieren Sie Ihre E-Mail-Kampagnenmetriken

Die Messung und Analyse von E-Mail-Engagement-Metriken gibt Ihnen Einblicke in die Performance Ihrer E-Mail-Kampagne. Das hilft Ihnen dabei:

• Mehr über das Verhalten Ihrer Zielgruppe zu erfahren.
• Herauszufinden, was funktioniert hat und was nicht.
• Die Kosten pro Akquisition zu berechnen.
• Den Gesamteinfluss der E-Mail-Kampagne auf Ihr Unternehmen zu quantifizieren.

Auf welche Kennzahl sollten Sie sich aber besonders konzentrieren? „Die erste ist die Öffnungsrate,“ sagt Jimmy Kim, CEO und Mitbegründer von Sendlane. „Aber hier ist die Sache mit Öffnungsraten – das sind Trendlinien. Die Öffnungsrate gibt einen guten Puls an, aber darauf sollten Sie sich nicht fokussieren. 

„Für mich ist die Klickrate immer die Nummer eins, denn wenn niemand klickt, dann kauft auch niemand. Aber die wichtigste Kennzahl, auf die wir schauen, ist UTA (Unsubscribed to Action). Das bedeutet, wie Ihre Nachricht bei Ihrem Publikum ankommt und welche Aktion daraus folgt. Haben sie sie geöffnet und sich abgemeldet? Oder versucht, ihr Profil zu verwalten? Das weist normalerweise darauf hin, dass Sie keinen Zugang finden und die Nachricht nicht funktioniert.“

Letztendlich sollten die Ziele Ihrer Kampagne bestimmen, welchen Kennzahlen Sie bei Ihrer Analyse das größte Gewicht geben. 

7 Best Practices für das Management von E-Mail-Kampagnen für bessere Conversions

Nutzen Sie diese sieben Best Practices für E-Mail-Marketing, um mehr Conversions in Ihren E-Mail-Kampagnen zu erzielen:

Geben Sie Abonnenten die Freiheit, die Häufigkeit der E-Mails selbst zu wählen

Ihre E-Mail-Frequenz kann der Grund sein, warum sich manche Empfänger von Ihrer Liste abmelden. Zu viele E-Mails können als störend empfunden werden. Wenn Sie vorhaben, viele E-Mails zu versenden, geben Sie Ihren Abonnenten die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, wie viele E-Mails sie pro Woche oder Monat erhalten möchten. 

Die gängige Praxis ist, am Ende Ihrer E-Mail einen Link einzufügen, mit dem Abonnenten ihre Präferenzen verwalten können. Hier ein Beispiel aus der Gartner Peer Community:

Wenn Sie verschiedene E-Mail-Kategorien anbieten, können Ihre Abonnenten auch auswählen, welche Kategorie sie empfangen möchten. Verzichten Sie außerdem darauf, den Abmeldebutton zu verstecken, damit die Empfänger nicht das Gefühl haben, Sie würden sie zum Verbleib auf Ihrer Liste zwingen. Wie Sie oben im Beispiel sehen, ist das Wort "UNSUBSCRIBE" sogar in Großbuchstaben geschrieben, um ihm mehr Sichtbarkeit zu verleihen.  

Verwenden Sie das Double-Opt-In zur Verifizierung neuer Abonnenten

Nichts steigert die Qualität Ihrer E-Mail-Liste mehr als Abonnenten, die wirklich dort sein wollen. Um dieses Qualitätsniveau zu halten, sollten Sie das Double-Opt-In zur Verifizierung neuer Abonnenten nutzen. Wie sieht das in der Praxis aus? 

• Schritt 1: Ein Kunde besucht Ihre Website und füllt Ihr Opt-In-Formular aus. 

• Schritt 2: Eine Nachricht trifft in ihrem Posteingang ein, in der sie gebeten werden zu bestätigen, dass sie sich für Ihre Mailingliste anmelden möchten.
• Schritt 3: Sie bestätigen und sind schließlich Teil Ihrer Mailingliste. 

Das Großartige an der doppelten Bestätigung ist, dass Sie sicher sein können, die Erlaubnis der Empfänger zu haben, ihnen Ihre E-Mail-Kampagnen zu senden, was die Wahrscheinlichkeit, dass sie diese öffnen und sich engagieren, deutlich erhöht. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Opt-in-Formulare funktionieren

Ihr Opt-in-Formular ist Ihr Zugang zum Aufbau Ihrer E-Mail-Liste. Testen Sie Ihr Opt-in-Formular immer mit einer neuen E-Mail-Adresse, wenn es live geht, um sicherzustellen, dass es wie gewünscht funktioniert. 

Falls dies nicht der Fall ist, hilft Ihnen der Test dabei zu bestimmen, wo das Problem liegt. Im Allgemeinen sollten Sie aber sicherstellen:

• Ihren Workflow veröffentlicht haben.
• Die Auslöser und Basisparameter korrekt eingestellt sind. 
• Den Code korrekt übernommen haben, wenn es sich um ein eingebettetes Formular handelt. 
• Die Empfängerfelder korrekt zugeordnet sind, wenn Sie Ihr eigenes Formular hosten. 

Die Probleme müssen jedoch nicht immer technischer Natur sein. Wenn Ihr Double-Opt-in-Formular keine E-Mails zu Ihrer Liste hinzufügt, haben sich die fehlenden Abonnenten wahrscheinlich nicht bestätigt. 

Wählen Sie den besten Zeitpunkt, um E-Mails zu versenden

Das Timing ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen. Wir Menschen haben oft bestimmte Zeiten für bestimmte Dinge, einschließlich dem Checken von E-Mails. Treffen Ihre E-Mails außerhalb dieser Zeiten ein, sinken die Chancen, dass sie geöffnet und gelesen werden, deutlich. Aber wann ist der beste Zeitpunkt, um E-Mails zu versenden? 

Hubspot hat über 150 Marketing- und Werbeprofis in den USA befragt. Die Mehrheit gab an, dass das Engagement für Marketing-E-Mails zwischen 9 Uhr und 12 Uhr sowie 12 Uhr und 15 Uhr am größten war. 

Doch das Verhalten und die Wünsche der Verbraucher ändern sich ständig. Was heute funktioniert, könnte morgen nicht mehr funktionieren. Was tun? „Vergleichen Sie sich selbst“, sagt Jay Schwedelson, Gründer von Subject Line. „Wie hoch sind Ihre Öffnungs- und Klickzahlen, wenn Sie versenden? Sie sollten auch die unterschiedlichen Arten von E-Mails, die Sie versenden, getrennt betrachten. Menschen reagieren zu verschiedenen Tageszeiten unterschiedlich auf verschiedene Arten von E-Mails.“

Im Grunde genommen müssen Sie eigene Benchmarks nach Art der gesendeten E-Mails und Empfängergruppen aufstellen.

Formulieren Sie klare und spezifische Betreffzeilen und Handlungsaufforderungen

Die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger Ihre E-Mail-Kampagnen öffnen, ist gering, wenn Ihre Betreffzeile unklar ist und keinen Anreiz bietet. Und wenn sie die E-Mail nicht öffnen, sind Ihre Call-to-Actions zwecklos – egal wie klar sie sind. 

„Die ersten Zeichen Ihrer Betreffzeile können die Performance Ihrer Kampagne radikal beeinflussen“, sagt Jay Schwedelson. „Wenn Sie Ihre Betreffzeile mit einer Zahl beginnen, etwa – ‚Die 7 Fehler, die Kleinunternehmer vermeiden sollten‘ – erreichen Sie Öffnungsraten von bis zu 20 Prozent.“

„Wenn sie beim schnellen Scrollen durch Social Media unterwegs sind, fällt diese Zahl im Bruchteil einer Sekunde auf. Eine Zahl wirkt autoritär und vermittelt, dass die Mail schnell konsumiert werden kann.“

Für Call-to-Actions empfiehlt Jay, diese in der ersten Person zu formulieren. Beispielsweise hat bei einer Webinar-Kampagne „Meinen Platz sichern“ eine bessere Konversionsrate als „Registrieren“.

Letztendlich funktionieren die Betreffzeilen und CTAs am besten, die bei Ihrer Zielgruppe ankommen. Seien Sie mutig und probieren Sie Neues aus. Jay schlägt vor, Emojis einzusetzen oder das wichtigste Wort der Betreffzeile zu kapitalisieren. Aus seiner Erfahrung führt das nicht dazu, dass Ihre Mail im Spamordner landet. 

Nutzen Sie responsive E-Mail-Designs

Ihre E-Mail-Gestaltung kann die Conversion-Rate Ihrer Kampagnen entscheidend beeinflussen. Schöne Kampagnen-Designs erreichen Sie, indem Sie Funktionalität und Ästhetik ins Gleichgewicht bringen. Sie möchten keine hübschen E-Mails mit nicht funktionierenden Buttons und Layouts verschicken. 

Emily Ryan, Gründerin von Westfield Creative, einer Design-Boutique, nennt einige allgemeine Best Practices für E-Mail-Design:

• Verwenden Sie viel Weißraum um Inhaltsblöcke, damit die Empfänger die Hauptpunkte schnell erfassen können.
• Nutzen Sie mindestens Schriftgröße 16 für den E-Mail-Text und mindestens 40 für Überschriften. 
• Halten Sie es einfach. Die E-Mail dient nur dazu, die Leute zu einer Aktion zu bewegen. Sie brauchen nur ein Bild oben, eine große Überschrift, ein oder zwei Sätze darunter und den Haupttext. 
• Verwenden Sie hochwertige, aber komprimierte Fotos, damit Grafiken so schnell wie möglich geladen werden. 
• Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails Text enthalten und nicht nur aus einer großen Grafik bestehen. Bilder sind nicht durchsuchbar und einige Empfänger in Gmail haben möglicherweise Bilder deaktiviert. 

Probieren Sie ruhig die Farben Ihrer Marke aus, aber vermeiden Sie Designs, die wie die eines anderen aussehen, auch wenn sie beliebt sind. 

Für Mobilgeräte optimieren 

Da 48 % der E-Mails auf mobilen Geräten geöffnet werden, sollten Sie Ihre E-Mail-Kampagne kontinuierlich für Mobilgeräte optimieren. Sie können dies erreichen durch:

• Verwendung von einspaltigen Layouts für eine bessere Darstellung auf Mobilgeräten. 
• Sicherstellen, dass Bilder nicht zu groß sind und schnell geladen werden können.
• Verwendung größerer Schriftarten, damit Ihre Empfänger nicht blinzeln müssen. 
• Einhaltung des Zeichenlimits für Betreffzeilen und Preheader-Texte. 
• Größere und besser sichtbare CTA-Buttons verwenden. 
• Kleinere Textblöcke und viel Weißraum verwenden. 
•  Festlegung der richtigen Bildschirmbreite und -höhe für Bilder. 

Wenn Ihre E-Mails nicht für Mobilgeräte passen, löschen die meisten mobilen Nutzer Ihre Nachricht einfach. Die Optimierung schützt vor dem Löschen und erleichtert es den Empfängern, mit Ihrer E-Mail-Kampagne zu interagieren. 

Wichtige Leistungskennzahlen für das Management von E-Mail-Kampagnen 

Die folgenden Kennzahlen sind entscheidend, um die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen zu verfolgen: 

• Absprungrate der Landingpage: Diese Kennzahl misst, wie oft Personen auf Ihrer Landingpage landen und diese wieder verlassen, ohne eine weitere Seite zu besuchen, im Vergleich zur Gesamtzahl der Landingpage-Besuche. 
• Website-Traffic aus Ihren E-Mail-Kampagnen: Dies bezieht sich auf die Anzahl der Besucher, die Ihre Website über E-Mail-Kampagnen besuchen. 
• E-Mail-Konversionsrate: Dies ist die Anzahl der Empfänger, die nach dem Lesen Ihrer E-Mail eine bestimmte Aktion durchgeführt haben. Wenn beispielsweise von 100 Abonnenten 50 den im CTA genannten Bericht herunterladen, beträgt Ihre E-Mail-Konversionsrate 50 Prozent.  
• Wachstumsrate der E-Mail-Liste: Diese Kennzahl misst, wie schnell Ihre E-Mail-Liste wächst. Sie können die Wachstumsrate mit der Formel berechnen: Anzahl der Abmeldungen — Anzahl der neuen Abonnenten / Gesamtanzahl der E-Mail-Adressen × 100
• Spam-Beschwerden: Dies ist die Anzahl der Personen, die Ihre E-Mail als Spam gemeldet haben, bezogen auf die Gesamtzahl der versandten E-Mails. 
• Abmelderate: Misst die Anzahl der Personen, die sich von Ihrer E-Mail-Kampagne abgemeldet haben. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der Abmeldungen durch die Anzahl der zugestellten Nachrichten geteilt wird.
• Öffnungs- und Klickrate: Auch bekannt als Click-to-Open-Rate. Diese Kennzahl gibt den Prozentsatz der Abonnenten an, die Ihre E-Mail geöffnet und auf einen Link darin geklickt haben. 
• ROI: Dies ist ein Maß, das den Gewinn einer E-Mail-Kampagne im Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen misst.

FAQs zum Management von E-Mail-Kampagnen

Was ist die beste Versandhäufigkeit für E-Mails?

Die ideale Häufigkeit hängt von Ihrer Zielgruppe und Ihren Inhalten ab, aber einmal pro Woche ist für die meisten SaaS-Unternehmen ein solider Ausgangspunkt. Überwachen Sie die Engagement-Raten und passen Sie die Frequenz anhand von Öffnungs- und Abmeldedaten an.

Wie verhindere ich, dass meine E-Mails im Spam landen?

Verwenden Sie verifizierte Domains (SPF, DKIM, DMARC), vermeiden Sie Spam-Trigger-Wörter und pflegen Sie saubere Listen, indem Sie inaktive Abonnenten regelmäßig entfernen.

Wie messe ich den ROI von E-Mails?

Teilen Sie den durch Ihre E-Mail-Kampagne generierten Umsatz durch die Gesamtkosten und multiplizieren Sie dann mit 100. Verwenden Sie UTM-Tracking und Attributions-Tools, um E-Mail-Aktionen dem Umsatz zuzuordnen.

Was ist die 80/20-Regel im E-Mail-Marketing?

Konzentrieren Sie 80 % Ihres Inhalts darauf, einen Mehrwert zu bieten, und 20 % auf Werbung. Dies fördert eine hohe Interaktionsrate und stärkt das Vertrauen in der Kundenbeziehung.

Was ist die beste Software für E-Mail-Kampagnen?

Zu den Top-Plattformen gehören HubSpot, Customer.io und Mailchimp – aufgrund ihrer Automatisierungs-, Segmentierungs- und Analysefunktionen. Einige dieser Plattformen bieten kostenlose Versionen oder Testphasen an, sodass Sie die Lösungen ausprobieren können, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Wählen Sie die Art der benötigten E-Mail-Marketing-Software entsprechend Teamgröße, Budget und Kampagnenkomplexität aus.

Was sind die 4 P's des E-Mail-Marketings?

Die 4 P's stehen für Personalisierung, Permission (Erlaubnis), Performance (Leistung) und Planung. Dieses Rahmenwerk hilft dabei, relevante, effektive und gut getimte E-Mail-Kampagnen umzusetzen.

Der Erfolg einer E-Mail-Kampagne hängt von effektivem E-Mail-Kampagnenmanagement ab 

Der Erfolg hängt stark davon ab, wie gut Sie Ihre E-Mail-Kampagnen verwalten. Und das Management ist nur so effektiv wie die angewandten Strategien. Daher sollten Sie daran denken, regelmäßig Ihre E-Mail-Liste zu bereinigen, E-Mails mit anderen Kanälen abzustimmen, Ihr Publikum zu segmentieren und Ihre Kampagnen immer wieder zu testen.

Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, E-Mail-Automatisierungssoftware, Vorlagen fürs E-Mail-Marketing und Kalender, um den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen. Wenn Sie bereit sind, eine Plattform für die Umsetzung dieser Strategien auszuwählen, verschaffen Sie sich mit einer gut formulierten Ausschreibung für Kampagnenmanagement-Software (RFP) einen taktischen Vorteil.

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