Luo sisältömarkkinoinnin kalenteri: vaiheittainen opas

Sisältömarkkinoinnin kalenteri on ensisijainen työkalusi kaiken digitaalisen markkinointisisällön järjestämiseen ja aikatauluttamiseen eri kanavissa. Sen avulla voit suunnitella julkaisuja, hallita määräaikoja ja koordinoida tiimiäsi, jotta et koskaan missaa tärkeää päivitystä tai kampanjaa.

Jos olet joskus kamppaillut pysyäksesi perillä siitä, mitä julkaistaan ja milloin, sisältömarkkinoinnin kalenterin käyttö tekee kaikesta helpompaa, sujuvampaa ja paljon vähemmän stressaavaa.

Mikä on sisältömarkkinoinnin kalenteri? 

Vaikka ne voivat näyttää melko erilaisilta osastosta toiseen, sisältömarkkinoinnin kalenteri voidaan tiivistää keskitettyyn resurssiin, joka suunnittelee kaiken markkinointisisällön etukäteen ja tarjoaa tarkan kalenterinäkymän kaikesta tulevasta sisällöntuotannosta. Kalenterit ovat usein osa markkinoinnin suunnitteluohjelmistoa yhdessä muiden visualisointimenetelmien, kuten tehtävälistojen, Kanban-taulukoiden ja projektien aikajanojen, kanssa.

Hyvän sisällönhallintaohjelmiston avulla markkinointitiimit voivat edistää sisältöään parhaalla mahdollisella tavalla (erityisesti, jos käytät headless-sisällönhallintajärjestelmää, joka tarjoaa enemmän etuja, kuten lisäjoustavuutta) ja suunnitella jokaisen yksittäisen sisältökappaleen sellaisille päivämäärille ja kanaville, joissa se voi vaikuttaa eniten ja saada eniten katselukertoja. Tavallaan se on markkinointitiimisi projektinhallintatyökalu (lisää sisällönhallintaohjelmiston eduista täällä).

Mitä sisältömarkkinoinnin kalenteri tekee?

Kuten juuri luit, sisältömarkkinoinnin kalenteri auttaa sinua pysymään järjestelmällisenä ja keskittyneenä markkinointitoimiin ja sisällöntuotantoon. Sisältöaikataulun laatiminen on myös hyvä tilaisuus analysoida, miten saat rahoillesi parhaan vastineen ja missä laadukas sisältö toimii parhaiten.

Jos esimerkiksi haluat julkaista toimitusjohtajasi kanssa tehdyn Q&A-haastattelun, saatat haluta poimia siitä tiettyjä lainauksia sosiaalisen median julkaisuihin, tai haastattelusta voi olla olemassa video, jota voidaan käyttää yrityksesi verkkosivuston blogisisällön yhteydessä. Sisältömarkkinoinnin kalenteri näyttää sisältösi markkinointipotentiaalin ja sen, miten se voi vedota eri yleisöihin eri kanavissa ja sosiaalisen median alustoilla. 

Sisältömarkkinoinnin kalenterin käytön hyödyt 

Tässä vaiheessa alat jo nähdä sisältömarkkinoinnin kalenterin ja sisältömarkkinointialustan hyödyt. Ilmeisten järjestelmällisyyteen liittyvien hyötyjen lisäksi on kuitenkin myös muita etuja, joita et ehkä aluksi tullut ajatelleeksi.

Yhteensopivuus strategisten tavoitteiden kanssa 

Yksi sisältöaikataulun käytön tehokkaimmista puolista on se, että sen avulla voit toimia suunnitelmallisesti sosiaalisen median ja blogisisällön sekä omien tekstiesi kanssa. Useimmat organisaatiot asettavat strategisia tavoitteita ohjaamaan toimintaansa vuoden aikana, ja sisältömarkkinoinnin kalenteri voi auttaa sovittamaan sisältösi yhteen näiden tavoitteiden kanssa.

Jos tarvitset hyväksynnän tai rahoitusta mille tahansa markkinointiin liittyvälle hankkeelle, sen yhteensopivuus organisaation strategisten tavoitteiden kanssa on vahva perustelu. Tämän strategisen yhteensopivuuden suurin hyöty on se, että se voi toimia vakaana ohjenuorana, joka pitää sisällöntuottajat oikealla tiellä ja keskittyneinä yleisöön ja tavoitteisiin. 

Oikea-aikainen sisältö 

Hyvän sisältömarkkinointistrategian yksi osa on sisällön toimittaminen kohdeyleisöllesi silloin, kun he todennäköisimmin näkevät sen ja osallistuvat siihen. Julkaisujesi ja markkinointikampanjoidesi ajoitus voi olla erittäin tärkeä sisältösi leviämisen kannalta, erityisesti viraalissa mielessä, kun käytät trendaavia hashtageja tai ääniä, jotka voivat lisätä katselukertoja, jakoja ja lopulta tavoittavuutta.

Lisäksi se voi hyödyttää suhteiden rakentamista, kun sisältö suunnitellaan täydentämään toisen ryhmän sisältöä ja hyödyntämään toistensa yleisöjä.

Sisällön työnkulkuohjelmiston käyttö tässä tilanteessa voi muuttaa kaiken. Sen avulla tiimit voivat koordinoida ajoitusta eri kanavissa, hyödyntää trendaavia hetkiä ja aikatauluttaa kampanjoita laajempien markkinointihankkeiden mukaisesti. Se helpottaa myös eri toimintojen välistä yhteistyötä – esimerkiksi silloin, kun luot kampanjaa yhdessä toisen tiimin tai kumppanin kanssa.

Esimerkiksi markkinointikampanjan suunnitteleminen sydänterveyden ympärille helmikuussa vietettävää sydänkuukautta varten samalla, kun julkaisuun merkitään tai siinä mainitaan asianmukaiset kanavat, ryhmät ja henkilöt. 

Lisääntynyt sitoutuminen 

Koska sisältöaikataulusi ja markkinointikampanjasi ovat oikea-aikaisia, ne vetoavat useampiin ihmisiin, mikä lisää yleisösi ja potentiaalisten asiakkaidesi sitoutumista. Edellä mainittu suhteiden rakentaminen voi myös lisätä sitoutumista – kyseessä on toisiaan tukeva kierre, jossa molempien yleisöjä hyödynnetään parempien tulosten saavuttamiseksi. Tekoälypohjaiset sisältömarkkinoinnin työkalut voivat vahvistaa tätä kierrettä auttamalla ajoituksen optimoinnissa, viestien personoinnissa ja eniten vuorovaikutusta eri kanavissa herättävien sisältömuotojen tunnistamisessa. 

Vähemmän stressiä 

Kaikkea ei yksinkertaisesti voi hinnoitella, ja yksi tällainen asia on mielenrauha. Säännöllisesti päivitetyn sisältömarkkinoinnin kalenterin seuraaminen vähentää stressiä, joka aiheutuu huolesta siitä, puuttuuko sinulta sisältöä tai oletko myöhässä jonkin sisällön tai määräajan suhteen. Se ehkäisee myös vielä pahempaa: menetettyä tilaisuutta, jossa työ ei ollut valmiina silloin, kun sen olisi pitänyt olla (kuten yrityksesi vuosipäivää koskeva sosiaalisen median julkaisu), mikä antaa organisaatiosta ja sen maineesta huonon kuvan.

Kun tiedät sisältömarkkinoinnin kalenterin pitävän sinut ja aikasi keskittyneinä määräaikaan, se voi helpottaa minkä tahansa markkinointipäällikön tai työnantajan mieltä – ei ole yllättävää, että tutkijat ovat havainneet sen voivan myös edistää mielenterveyttäsi. 

Kuinka laaditaan markkinointisisältökalenteri 

Niin tehokkaan työkalun kuin markkinointisisältökalenterin laatiminen ei ole erityisen vaikeaa, mutta se vaatii huolellista suunnittelua, joustavuutta ja sitoutumista. Kalenteri muodostaa markkinointiosaston ja sen sisällönhallinnan – ja tietenkin sisältöstrategian – perustan, joten jokaiseen vaiheeseen kannattaa todella käyttää aikaa, jotta kokonaisuus on perusteellinen ja kattava. 

Alla on joitakin suositeltuja vaiheita, mutta kaikki eivät ole aina välttämättömiä, sillä jokaisella organisaatiolla ja markkinointitiimillä on omat ainutlaatuiset sisältömarkkinoinnin tarpeensa. 

Ymmärrä tavoitteesi 

Ensimmäinen vaihe markkinointisisältökalenterin luomisessa on tavoitteidesi ymmärtäminen. Kannattaa pohtia, kuinka moni tarvitsee pääsyn kalenteriin, millaista sisältöä tuotat (eli blogeja, podcasteja, webinaareja tai videoita), kuinka usein julkaiset ja kuinka monta vaihetta tuotantoprosessiin kuuluu sekä kuka vastaa kustakin vaiheesta. Tämä auttaa sinua hahmottelemaan markkinointisisältökalenterisi rakenteen tai valitsemaan siihen parhaan työkalun.

Valitse kanavasi 

Kun tavoitteesi ovat selvillä, on aika tarkastella, mitä markkinointikanavia käytät. Sosiaalisen median ja älypuhelinten yleisyyden myötä markkinoijien käytettävissä on yhä pidempi luettelo viestintäkanavia, joiden avulla viestit voidaan saada aiotun kohderyhmän nähtäville.

Tämä vaihe voi olla niinkin yksinkertainen kuin kaikkien tällä hetkellä käyttämiesi kanavien listaaminen, mutta se tarjoaa myös tilaisuuden tarkastella mahdollisia kanavia ja välineitä, joita voisit tai joita sinun pitäisi käyttää markkinointitoimissasi. Esimerkiksi B2C-yritykset voivat harkita Instagramia tai Facebookia, kun taas B2B-yritykset haluavat todennäköisesti markkinoida ammatillisissa verkostoissa, kuten LinkedInissä.

Ideoi sisältöideoita 

Kun tavoitteet on määritelty ja kanavat valittu, voit alkaa tarkastella kalenterisi sisältömahdollisuuksia. Onko lähestymässä erityisiä teema- tai merkkikuukausia tai tärkeitä päivämääriä? Entä merkittäviä tapahtumia toimialallasi? Tämä saattaa edellyttää keskusteluja yrityksen muiden osastojen kanssa (eli tuotetiimin kanssa, jos uusi tuotelanseeraus on lähestymässä), jolloin mukaan otetaan organisaation kaikki tasot.

Jotkin organisaatiot menestyvät toistuvien sisältöteemojen avulla tai luomalla tietystä aiheesta ”sarjan”, jonka uutta sisältöä käyttäjät voivat odottaa joka päivä, viikko tai kuukausi. Tämä voi tarkoittaa tuotteeseen tai palveluun liittyviin usein kysyttyihin kysymyksiin vastaamista, tuotteiden erikoistarjouksista ilmoittamista kyseisenä ajanjaksona tai yksinkertaisesti kulissien takaisen sisällön jakamista.

Laadi tuotannon työnkulku 

Kun sisältöideat ovat valmiina, seuraava vaihe on luoda työnkulku ja aikataulu kehitykselle sekä sisällönhallinnalle. Tähän kuuluvat nimetty työntekijä, tarvittaessa käytettävät freelancerit, hyväksyntävaiheet, eri vaiheiden määräajat ja tietenkin julkaisu- tai postauspäivä ja -aika. Tämän vaiheen tärkein osa on pitää työnkulku joustavana, sillä olosuhteet muuttuvat väistämättä, jolloin sisältömarkkinointikalenterin ja tiimin on mukauduttava.

Sisältömarkkinoinnin kalenteri sujuvoittaa työnkulkuasi ja integraatioitasi, mikä parantaa erityyppisen sisällön ja sosiaalisen median julkaisujen toimivuutta. Se antaa myös nopeasti silmäiltävää tietoa siitä, mitä tuotantoputkessa on tulossa ja missä pullonkauloja saattaa ilmetä.

Kun laadit sisällöntuotannon työnkulkua, varmista, että: 

• Määritä tehtävä- tai tilapohjaisuus – Työnkulun kehittämisen ensimmäinen vaihe  on määrittää, perustuuko markkinointisisältökalenterisi tai markkinointikampanjasi työnkulku tehtäviin vai tiloihin. Tehtäväpohjaisessa työnkulussa sisältö ”merkitään tehdyksi” jokaisen vaiheen – tai tehtävän – suorittamisen jälkeen. Kunkin tehtävän jälkeen siirryt yksinkertaisesti seuraavaan.
  
  Tilapohjainen työnkulku on puolestaan vähemmän jäykkä, ja sisällön tila määritellään laajemmin esimerkiksi vaiheiksi ”Muokkaus ” tai ”Hyväksyntä”. Vaikka tilapohjainen työnkulku on vähemmän täsmällinen kuin tehtäväpohjainen, työn perustaminen tilaan mahdollistaa suuremman joustavuuden ja luovuuden. 

• Määrittele roolit ja vastuut – Onnistuneen sisällöntuotannon varmistamiseksi jokaisen tiimin jäsenen vastuut on määriteltävä ja viestittävä selkeästi, jotta heidän rooleistaan ei jää juurikaan epäselvyyttä. Yksi henkilö voi esimerkiksi vastata tekstin kirjoittamisesta ja toinen sen myöhemmästä muokkaamisesta tai hyväksymisestä.

• Merkitse tarvittavat työkalut ja resurssit – Yksi kirjoittamisen hienoista puolista on se, että tarvitset vain kynän ja paperia (tai nykyään tietokoneen tai älypuhelimen). Joskus saatat kuitenkin tarvita muita työkaluja ja resursseja, kuten maksullisten mainosten budjetin Google Ads -mainoksiin tai uuden markkinointiohjelmiston videoiden muokkaamiseen ja kehittämiseen.

• Suunnittele sisällön markkinointi - Kun kaikki on sanottu ja tehty ja uusi sisältösi on julkaistu, työ ei lopu siihen. Voit käyttää sisältömarkkinoinnin kalenteria myös sisältösi markkinoinnin suunnitteluun, jotta varmistat sen mahdollisimman hyvän toimivuuden. Tässä mainosten julkaiseminen voi olla hyvä ratkaisu, samoin vaikuttajamarkkinoinnin hyödyntäminen tavoittavuutesi laajentamiseksi.

• Kirjaa mittarit ja vaikutukset –Jossain vaiheessa sisällön julkaisemisen ja markkinoinnin jälkeen sisältömarkkinoinnin kalenterin työnkulun on määritettävä sisällön vaikutus asetettuihin tavoitteisiin. Käyttämällä esimerkiksi Google Analyticsia tai sosiaalisen median hallintaohjelmistoa markkinoijat voivat mitata markkinointialoitteiden mittareita määrällisesti esimerkiksi katselukertojen määrän ja poistumisprosentin avulla. 

Luo ja ajoita merkinnät 

Kuten markkinoinnin sisältökalenterin kehittämisen vaiheissa, myös kunkin kalenterimerkinnän vaadittavien kenttien tulisi olla muokattavissa. Onneksi monet saatavilla olevat sisältömarkkinoinnin kalenterit tarjoavat helpon vedä ja pudota -toiminnon, joten voit siirtää erilaisia merkintöjä helposti, kun julkaisuaikatauluja muutetaan.

Koska käytät tätä resurssia säännöllisesti, haluat kalenterin tarjoavan ytimekkään ja tarkan yhteenvedon sisältösuunnitelmasta, jota työntekijät voivat käyttää vaivattomasti. Muista, että yksi markkinoinnin sisältökalenterin tehtävistä on viime kädessä helpottaa markkinointitiimin työn hallintaa. 

Valitsemistasi kentistä riippumatta luo pohja, joka on helppokäyttöinen ja kaikkien saatavilla. Se voi sisältää: 

• Otsikko 
• Vastuuhenkilö 
• Kanavat 
• Julkaisupäivä
• Pääavainsana 
• Mainitut tai tunnistetut sidosryhmät
• Pituus 
• Markkinointitavoitteet, joihin liittyy 
• Organisaation tavoitteet, joihin liittyy
• Mitatut mittarit 
• Liitteet ja asiaankuuluvat asiakirjat/tiedostot 
• Linkit ja muut muistiinpanot 
• Kustannukset (maksulliset mainokset) 
• Hälytykset 
• Kuva tai infografiikka

Markkinoinnin sisältökalenterin työkalut

Koska saatavilla on niin paljon työkaluja ja sisältökalenteripohjia, on melko helppoa löytää sellainen tiettyihin markkinointitarpeisiisi. Tunnetut SaaS-yritykset, kuten Hubspot, Trello, Hootsuite ja Semrush. tarjoavat erinomaisia vaihtoehtoja, jotka on suunniteltu erityisesti sisältö- ja toimituksellisiin tarpeisiin. Vielä parempaa on se, että useimmat tarjoavat joustavia hinnoitteluvaihtoehtoja erilaisten sisältöaikataulujen, tiimikokojen tai sisältömuotojen, kuten blogisisällön tai sosiaalisen median julkaisujen, mukaan. Aloita tutustumalla joihinkin suosikkisisältömarkkinointialustoihimme.

Vaikka jotkin ovat ilmaisia ja jotkin edellyttävät kuukausimaksuja, monet toimitukselliset kalenterit ja maksulliset julkaisuaikataulut ovat lisäkustannusten arvoisia, koska kalenteri on olennaisesti jokaisen vahvan markkinointiosaston selkäranka. Jos yrityksesi ja tiimisi on startup tai pieni ja budjettisi on rajallinen, voit myös helposti luoda oman sisältömarkkinoinnin kalenterisi Excelillä tai Google Sheetsillä. Huomaa vain, että tässä muodossa sinulla ei todennäköisesti ole (erittäin kätevää) vedä ja pudota -toimintoa. Koska vaihtoehtoja on niin paljon, varmista, että käytät riittävästi aikaa ja vaivaa tutkimiseen löytääksesi tiimillesi parhaan vaihtoehdon. 

Pysy keskittyneenä ja aikataulussa 

Jotta kaikki tämä suunnittelu voidaan toteuttaa käytännössä, markkinoinnin sisältökalenterin käyttämisestä ja siihen tukeutumisesta on tultava kaikkien mukana olevien markkinoijien tapa. Sen on oltava helposti hyödynnettävä resurssi, jota he voivat käyttää työskennellessään projektin parissa ja joka auttaa heitä hallitsemaan kiireisiä työpäiviään erilaisten sisältöjen kehittämisen parissa.  

Hyvin suunnitellun markkinoinnin sisältökalenterin hieno puoli on se, että mitä enemmän sitä käytetään, sitä enemmän hyötyä se tuo sekä markkinointitoiminnoille että tiimin hyvinvoinnille, kun tiimin jäsenet voivat luottaa siihen, että tuleville kuukausille on suunniteltu erinomaista sisältöä. Kun markkinoinnin sisältökalenterin hyödyt alkavat tulla esiin, myös tämän työkalun säännöllinen käyttö kaikkien tulevien hienojen ideoidesi keskuksena lisääntyy.

Piditkö tästä artikkelista? Lue 50:tä B2B-sisältömarkkinoinnin tilastoa, jotka jokaisen CMO:n tulisi tuntea. Tilaa sitten The CMO:n uutiskirje, niin saat lisää sisältöä.