Cómo elegir un software de automatización de marketing

1. Flexibilidad del plan

La flexibilidad del plan te permite ajustar tu suscripción a medida que cambian tus necesidades. Busca un software que permita actualizar o reducir el plan fácilmente y sin penalizaciones. Esto es importante porque tu equipo puede crecer o reducirse, y no querrás quedarte atascado con un plan que no se adapte a tus necesidades. Durante las pruebas, pregunta cómo se gestionan los cambios en el plan y si implican alguna tarifa. Un plan flexible puede ahorrarte tiempo y dinero.

2. Acceso a los datos y generación de informes

Contar con un acceso sólido a los datos y con informes detallados te ayuda a realizar un seguimiento del rendimiento y a tomar decisiones informadas. Busca herramientas que ofrezcan informes personalizables y datos en tiempo real. Esta función es importante porque proporciona información sobre tus campañas y te ayuda a identificar áreas de mejora. Compruébalo verificando si puedes generar informes fácilmente durante una demostración. Asegúrate de poder exportar los datos en los formatos que utiliza tu equipo.

3. Integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas

La integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas actual garantiza un flujo de trabajo fluido y la coherencia de los datos. Asegúrate de que el software se conecte con tu CRM, correo electrónico y otras herramientas. Esto es importante porque los sistemas desconectados pueden provocar errores e ineficiencias. Pide a los proveedores una lista de las integraciones compatibles y pruébalas durante el periodo de prueba. Comprueba si existe una API abierta para integraciones personalizadas.

4. Incorporación y asistencia

Una buena incorporación y una asistencia eficaz pueden determinar el éxito o el fracaso de tu experiencia con un software nuevo. Busca proveedores que ofrezcan formación completa y asistencia rápida. Esto es importante porque un comienzo fluido ayuda a tu equipo a adoptar la herramienta más rápidamente. Durante la demostración, pregunta sobre el proceso de incorporación y los canales de asistencia. Considera pedir testimonios de clientes sobre su experiencia con la asistencia.

5. Permisos basados en roles

Los permisos basados en roles te permiten controlar quién accede a cada elemento dentro del software. Busca herramientas que te permitan establecer distintos niveles de permisos según los roles. Esto es importante para garantizar la seguridad de los datos y la eficiencia operativa. Pruébalo comprobando si puedes asignar y modificar roles fácilmente durante la demostración. Pregunta sobre el proceso para conceder acceso temporal a colaboradores externos.

6. Cumplimiento normativo específico del sector

El cumplimiento normativo específico del sector garantiza que el software cumpla las normativas pertinentes para tu empresa. Busca proveedores que comprendan los requisitos normativos de tu sector, como el GDPR para las empresas de la Unión Europea. Esto es importante porque el incumplimiento puede provocar multas y dañar tu reputación. Pregunta a los proveedores cómo gestionan las actualizaciones normativas y qué certificaciones poseen.

7. Opciones de personalización

Las opciones de personalización te permiten adaptar el software a tus procesos. Busca herramientas que te permitan modificar flujos de trabajo, plantillas y paneles. Esto es importante porque un enfoque único rara vez satisface necesidades específicas. Durante la demostración, explora los ajustes de personalización y pregunta cómo afectan los cambios a las actualizaciones futuras. Asegúrate de poder personalizar el software sin necesidad de amplios conocimientos técnicos.

8. Funciones de automatización

Las funciones de automatización agilizan las tareas repetitivas y liberan tiempo de tu equipo. Busca un software que ofrezca secuencias de correo electrónico automatizadas, puntuación de clientes potenciales y asignación de tareas. Esto es importante porque aumenta la productividad y garantiza la coherencia. Compruébalo configurando un flujo de trabajo automatizado durante el periodo de prueba. Confirma que puedes hacer un seguimiento y modificar fácilmente las reglas de automatización según sea necesario.

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Cómo elegir un software de automatización de marketing: un marco de 5 pasos

Elegir el software de automatización de marketing adecuado implica comprender las necesidades específicas de tu equipo y evaluar las opciones que se ajusten a ellas. Necesitas una herramienta que mejore la productividad sin complicar tus procesos. Aquí tienes una guía sencilla paso a paso para ayudarte a tomar una decisión informada:

Paso 1: Identifica tus necesidades

Empieza por identificar las necesidades específicas de tu equipo para asegurarte de que el software de automatización de marketing que elijas respalde realmente tus objetivos:

Recopila las aportaciones de las partes interesadas

Habla con las partes interesadas clave, como los equipos de marketing, TI y finanzas, para comprender sus necesidades. Cada departamento puede tener prioridades diferentes, así que recopila comentarios sobre lo que funciona y lo que no. Utiliza encuestas o reuniones para reunir estas aportaciones. Esto te ayuda a obtener una visión global y garantiza que todos estén de acuerdo.

Enumera y prioriza los puntos problemáticos

Identifica y prioriza los puntos problemáticos de tu sistema actual. Ya se trate de una falta de integración o de flujos de trabajo ineficientes, enumera estos problemas. Ordénalos según su impacto y frecuencia. Esto te ayuda a centrarte en los problemas más urgentes que deben resolverse.

Alinea los requisitos

Alinea los requisitos del software con las políticas internas y los protocolos de seguridad. Comprueba si los proveedores cumplen tus objetivos normativos. Esto puede incluir el cumplimiento del RGPD o estándares de cifrado de datos. Alinear los requisitos garantiza que el software encaje en tu marco existente.

Diferencia las funciones imprescindibles

Distingue entre las funciones imprescindibles y las que sería conveniente tener. Las imprescindibles son esenciales para tus operaciones, como la integración con el CRM o la automatización del correo electrónico. Las funciones convenientes mejoran la usabilidad, pero no son esenciales. Esta diferenciación ayuda a reducir tus opciones.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué quejas u obstáculos surgen con mayor frecuencia?
• ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
• ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos problemáticos?
• ¿Qué ROI esperas de esta inversión?
• ¿Cómo se alinea este software con nuestros protocolos de seguridad?

Paso 2: Investiga a los proveedores de software de automatización de marketing

Investiga y compara a fondo los proveedores de software de automatización de marketing para encontrar la opción que mejor se adapte a tu equipo:

Analiza a los proveedores

Empieza con análisis generales de los proveedores utilizando sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos. Estos recursos ofrecen información sobre la satisfacción de los usuarios y el rendimiento. Busca patrones en los comentarios para identificar fortalezas y debilidades. Esto te ayuda a reducir rápidamente tus opciones.

Compara según las necesidades del negocio

Compara las herramientas según el tamaño de tu empresa, tus necesidades de integración y si prefieres externalizar o crear soluciones internas. Algunos programas son mejores para equipos pequeños, mientras que otros están orientados a empresas más grandes. Considera cómo encaja cada herramienta con tu pila tecnológica actual. Esto garantiza la compatibilidad y la eficiencia.

Identifica los factores diferenciadores clave

Busca factores diferenciadores clave, como el soporte para la implementación, la experiencia del usuario y la flexibilidad para casos de uso específicos. Estos aspectos pueden hacer que un proveedor destaque frente a otro. Comprueba si los proveedores ofrecen una incorporación personalizada o funciones especializadas para tu sector. Comprender estas diferencias ayuda a tomar una decisión bien fundamentada.

Documenta los hallazgos

Documenta tus hallazgos de forma estructurada. Crea una tabla comparativa que destaque las funciones, los precios y las opiniones de los usuarios. Este recurso visual simplifica el proceso de toma de decisiones. También sirve como punto de referencia para las conversaciones con tu equipo.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué hace mejor cada herramienta?
• ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu pila tecnológica?
• ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
• ¿Cómo se compara la experiencia del usuario?
• ¿Cuáles son las condiciones del soporte para la implementación?

Principales programas de automatización de marketing que debes considerar

Esta es mi lista de las 10 principales opciones de programas de automatización de marketing disponibles, para ayudarte a comenzar tu búsqueda:

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1. 1. Mailchimp — Mejor opción asequible en general
2. 2. Omnisend — Ideal para automatización integrada de correo electrónico y SMS para ecommerce
3. 3. Bloomreach — Mejor para marketing multicanal
4. 4. Default — Ideal para el enrutamiento automatizado de prospectos
5. 5. Klaviyo — Ideal para activación de datos de clientes en tiempo real
6. 6. TikTok — Ideal para automatizar la colocación y segmentación de anuncios
7. 7. Birdeye — Ideal para la gestión de la reputación
8. 8. Customer.io — Ideal para capacidades avanzadas de segmentación
9. 9. SimpleTexting — Ideal para automatización de mensajes de texto
10. 10. Ahrefs — Ideal para automatizar menciones de marca

Paso 3: Elabora una lista de programas de automatización de marketing y contacta con los proveedores

Reduce tus opciones de proveedores y comienza a interactuar con posibles socios para encontrar la opción que mejor se adapte a tu equipo:

Preselecciona proveedores

Según tu investigación anterior, preselecciona entre 2 y 4 proveedores que se ajusten estrechamente a tus necesidades. Céntrate en los que ofrecen las funciones de automatización de marketing y el soporte que necesitas. Esto mantiene tu proceso de evaluación manejable y enfocado. Una lista preliminar te ayuda a concentrar tus esfuerzos en las opciones más prometedoras.

Envía una RFI o RFP

Considera enviar una Solicitud de Información (RFI) o una RFP de programas de automatización de marketing para recopilar información detallada. Utiliza estos documentos para solicitar datos específicos sobre las funciones, los precios y el soporte. Este paso garantiza que dispongas de información completa para realizar comparaciones fundamentadas. Las RFI y RFP te ayudan a evaluar a los proveedores según los mismos criterios.

Programa demostraciones

Programa demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas concretas. Utiliza la demostración para ver el programa en acción y evaluar su interfaz de usuario. Pregunta por funciones específicas y cómo responden a tus necesidades. Las demostraciones ofrecen una visión directa de las capacidades de la herramienta.

Utiliza criterios de evaluación coherentes

Aplica criterios de evaluación coherentes a todos los proveedores. Considera factores como la experiencia del usuario, las capacidades de integración y los servicios de soporte. Utiliza un sistema de puntuación para valorar a cada proveedor según estos criterios. Este enfoque garantiza una comparación justa y ayuda en la toma de decisiones.

Hazte estas preguntas:

• ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
• ¿Qué recursos de soporte o incorporación ofrecen?
• ¿Qué funciones requieren una actualización del plan?
• ¿Cómo funciona su estructura de precios?
• ¿Puedes proporcionar referencias de empresas similares?

Paso 4: Elabora el caso de negocio

Convierte tu investigación de proveedores en un caso de negocio convincente que tu equipo directivo entienda y respalde:

Resume los puntos problemáticos

Resume los puntos problemáticos a los que se enfrenta tu equipo y los resultados esperados del nuevo software. Destaca cómo la solución aborda estos problemas. Esto demuestra el valor de la inversión. Utiliza ejemplos claros para ilustrar cómo el software puede mejorar los procesos actuales.

Presenta estimaciones de costos

Recopila de los proveedores estimaciones básicas de costos y plazos de implementación. Preséntalas claramente a tu equipo directivo. Incluye detalles como los modelos de precios del software de automatización de marketing y cualquier costo adicional. La transparencia en los costos ayuda a obtener el apoyo de las personas responsables de la toma de decisiones.

Explica el ROI y los riesgos

Explica el ROI esperado, las mejoras de eficiencia y los riesgos de no hacer nada. Muestra cómo el software ahorrará tiempo o recursos. Compara estos beneficios con las posibles desventajas de mantener la situación actual. Esto proporciona una visión equilibrada del impacto de la inversión.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
• ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
• ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
• ¿Cómo mejorará este software la eficiencia?
• ¿Cuál es el plazo para ver resultados?

Paso 5: Implementa tu software de automatización de marketing e incorpora a tus usuarios

Planifica un proceso de incorporación fluido para garantizar que tu equipo utilice eficazmente el nuevo software de automatización de marketing:

Comunica el plan de lanzamiento

Comunica claramente el plan de lanzamiento a todos los usuarios. Comparte los plazos, las sesiones de capacitación y lo que cada miembro del equipo debe saber. Utiliza correos electrónicos, reuniones o una herramienta de gestión de proyectos para mantener a todos informados. La claridad ayuda a reducir la confusión y establece expectativas.

Asigna responsables internos

Asigna responsables internos y personas de contacto para el proceso de implementación. Designa a miembros del equipo que supervisen el lanzamiento y respondan a las preguntas. Esto garantiza la responsabilidad y proporciona a los usuarios alguien a quien acudir para recibir orientación. Contar con una persona de referencia simplifica la transición.

Garantiza una capacitación coherente

Asegúrate de que tu equipo complete la capacitación y adopte la herramienta de manera coherente. Programa sesiones de capacitación obligatorias y registra la asistencia. Fomenta la práctica directa y proporciona recursos para el aprendizaje continuo. Una capacitación coherente conduce a una mejor adopción y competencia.

Crea ciclos de comentarios

Establece ciclos de comentarios durante el lanzamiento utilizando los recursos del proveedor. Consulta periódicamente a los usuarios para recopilar sus comentarios sobre la funcionalidad del software y cualquier problema que encuentren. Utiliza el soporte del proveedor para abordar las inquietudes rápidamente. Los ciclos de comentarios ayudan a perfeccionar y mejorar el proceso de incorporación.

Hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
• ¿Quién es responsable del lanzamiento?
• ¿Cómo realizarás el seguimiento del éxito inicial?
• ¿Qué recursos de capacitación están disponibles?
• ¿Cómo recopilarás los comentarios de los usuarios?

Qué sigue:

Si estás investigando software de automatización de marketing, conecta con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.

Rellenas un formulario y mantienes una breve conversación en la que conocen los detalles específicos de tus necesidades. Después recibirás una lista breve de programas que puedes revisar. Incluso te apoyarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.