So wählen Sie eine E-Mail-Marketing-Software aus
Die Wahl der richtigen E-Mail-Marketing-Software kann Ihrem Team jede Woche Stunden sparen, die Genauigkeit verbessern, den ROI steigern und die Einhaltung von Vorschriften nahezu mühelos machen. Wählen Sie jedoch das falsche Tool, summieren sich die Folgen schnell: verschwendetes Budget, verpasste Chancen und zunehmende Frustration. Niemand möchte an eine Software gebunden sein, die seine Anforderungen nicht erfüllt oder mit dem eigenen Wachstum nicht Schritt halten kann.
Dieser Leitfaden richtet sich an Marketingleiter, die fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen möchten. Ganz gleich, ob Sie ein agiles Team oder eine große Abteilung leiten – Sie finden hier praxisnahe Erkenntnisse, die Ihnen bei der Auswahl einer Plattform helfen, die mit Ihren Anforderungen wächst.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer E-Mail-Marketing-Software achten sollten
Um E-Mail-Marketing-Software effektiv zu bewerten, sollten Sie sich auf Schlüsselfaktoren konzentrieren, die zu den Zielen und Herausforderungen Ihres Teams passen. Berücksichtigen Sie diese Elemente, um sicherzustellen, dass das Tool Ihre Anforderungen erfüllt:
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1. Flexible Tarifgestaltung
Bei der Flexibilität der Tarife geht es darum, Ihr Abonnement an veränderte Anforderungen anzupassen. Das ist wichtig, weil Ihr Team wachsen oder kleiner werden kann und sich Ihr Tool problemlos anpassen sollte. Suchen Sie nach Anbietern wie MailerLite, Brevo oder dessen Alternativen, die einfache Upgrades oder Downgrades anbieten. Fragen Sie während einer Demo nach dem Ablauf der Tarifänderung und nach damit verbundenen Kosten.
2. Datenzugriff und Berichte
Sie benötigen detaillierte Einblicke in Ihre Kampagnen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Funktionen für Datenzugriff und Berichte sollten klare, umsetzbare Kennzahlen liefern. Vermeiden Sie Tools, die Daten hinter Bezahlschranken oder komplexen Benutzeroberflächen verbergen. Testen Sie die Berichtstools während einer Testphase, um festzustellen, ob sie Ihren Analyseanforderungen entsprechen.
3. Integration in Ihre Technologielandschaft
Ihre E-Mail-Marketing-Software sollte nahtlos mit Ihren bestehenden Tools zusammenarbeiten. Die Integration sorgt dafür, dass Daten reibungslos zwischen den Plattformen fließen, und spart Zeit sowie reduziert Fehler. Prüfen Sie, ob die Software in Ihr CRM, Ihre Analyse-Tools und andere wichtige Anwendungen integriert werden kann. Lassen Sie sich vor der Entscheidung eine Liste der unterstützten Integrationen geben.
4. Einführung und Support
Ein reibungsloser Einführungsprozess und zuverlässiger Support können einen großen Unterschied machen. Sie sollten einen Anbieter wählen, der umfassende Schulungen und einen schnellen Kundenservice bietet. Bewerten Sie während einer Testphase, wie einfach der Einstieg ist und wie schnell der Support auf Anfragen reagiert.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Mit dieser Funktion können Sie steuern, wer auf verschiedene Bereiche der Software zugreifen und sie ändern darf. Das ist wichtig, um Sicherheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Software Berechtigungen auf Grundlage von Rollen oder Teams festlegen können. Testen Sie diese Funktion, indem Sie während einer Demo verschiedene Benutzerrollen einrichten.
6. Branchenspezifische Compliance
Die Einhaltung von Branchenstandards ist unerlässlich, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass die Software für Ihre Branche relevante Vorschriften wie die DSGVO oder CAN-SPAM unterstützt. Gerade für gemeinnützige Organisationen kann die Wahl einer spezialisierten E-Mail-Marketing-Software eine bessere Einhaltung von Vorschriften im Zusammenhang mit Spenden gewährleisten. Bitten Sie den Anbieter um Dokumentationen oder Zertifizierungen, die die Compliance bestätigen.
7. Anpassungsoptionen
Durch Anpassungen kann Ihr Team die Software an spezifische Anforderungen anpassen. Das ist wichtig, weil kein Team dem anderen gleicht und Flexibilität die Effizienz steigern kann. Achten Sie auf Werkzeuge, mit denen Sie Vorlagen, Arbeitsabläufe und Übersichten anpassen können. Prüfen Sie während einer Demo, wie einfach sich diese Änderungen vornehmen lassen.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierung spart Zeit, indem sie sich wiederholende Aufgaben übernimmt, sodass sich Ihr Team auf die Strategie konzentrieren kann. Stellen Sie sicher, dass die Software leistungsstarke Automatisierungsfunktionen bietet, etwa für Planung, Segmentierung und auslöserbasierte Aktionen. Testen Sie diese Funktionen, indem Sie während einer Testphase eine einfache automatisierte Kampagne einrichten.
9. Unterstützung für Mobilgeräte oder mehrere Standorte
Wenn Ihr Team aus der Ferne oder an mehreren Standorten arbeitet, ist die Unterstützung für Mobilgeräte entscheidend. Sie stellt sicher, dass Ihr Team jederzeit und überall auf die Software zugreifen kann. Achten Sie auf Werkzeuge mit leistungsfähigen mobilen Anwendungen oder responsiven Weboberflächen. Testen Sie die Software während einer Testphase auf verschiedenen Geräten, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht.
So wählen Sie E-Mail-Marketing-Software aus: Ein 5-Schritte-Modell
Um die passende E-Mail-Marketing-Software auszuwählen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, das Werkzeug auf die spezifischen Ziele und Herausforderungen Ihres Teams abzustimmen. Es geht darum, eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe einfügt und die Produktivität steigert. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen
Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren, um Ihre Suche nach der perfekten E-Mail-Marketing-Software zu steuern. Konzentrieren Sie sich darauf, Erkenntnisse zu sammeln, Probleme zu priorisieren und Anforderungen an den Zielen Ihrer Organisation auszurichten:
Beziehen Sie die Perspektiven der Beteiligten ein
Tauschen Sie sich mit wichtigen Beteiligten aus den Bereichen Marketing, IT und Führung aus, um deren Anforderungen zu verstehen. Veranstalten Sie Besprechungen oder versenden Sie Umfragen, um Rückmeldungen zu aktuellen Herausforderungen zu sammeln. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass Sie unterschiedliche Perspektiven berücksichtigen, und hilft Ihnen dabei, ein Werkzeug auszuwählen, von dem alle profitieren.
Listen Sie Problembereiche auf und priorisieren Sie sie
Ermitteln und bewerten Sie die Probleme, mit denen Ihr Team beim aktuellen System konfrontiert ist. Häufige Problembereiche können eine eingeschränkte Automatisierung, eine mangelhafte Integration oder fehlende Berichtsfunktionen sein. Priorisieren Sie diese nach Auswirkungen und Häufigkeit, um sich auf Lösungen zu konzentrieren, die den größten Unterschied bewirken.
Stimmen Sie die Anforderungen auf interne Richtlinien ab
Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den Richtlinien und Zielen Ihrer Organisation ab. Berücksichtigen Sie Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokolle und gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO oder CAN-SPAM. Diese Abstimmung gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und eine reibungslose Integration in bestehende Prozesse.
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen
Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von solchen, die lediglich wünschenswert sind. Zu den unverzichtbaren Funktionen können Automatisierung und Integration gehören, während erweiterte Analysen oder Anpassungsmöglichkeiten wünschenswert sein können. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, sich auf Lösungen zu konzentrieren, die Ihre Kernanforderungen erfüllen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Problempunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Sind Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen?
Schritt 2: Anbieter von E-Mail-Marketing-Software recherchieren
Die Recherche und der Vergleich von Anbietern sind die nächsten Schritte bei der Auswahl einer E-Mail-Marketing-Software. Konzentrieren Sie sich auf Anbieterüberblicke, Toolvergleiche und die Ermittlung wichtiger Unterscheidungsmerkmale:
Anbieter auf hoher Ebene prüfen
Beginnen Sie mit einem umfassenden Überblick über die Anbieter, indem Sie Ranglisten, Nutzerbewertungen und Fallstudien prüfen. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die verfügbaren Optionen und darüber, wie die einzelnen Tools in realen Szenarien abschneiden. Achten Sie auf Muster im Feedback, um wiederkehrende Stärken oder Schwächen zu erkennen.
Nach Bedarf vergleichen
Bewerten Sie die Tools anhand Ihrer Unternehmensgröße und Ihrer technischen Anforderungen. Überlegen Sie, ob Sie eine Lösung wünschen, die sich gut in bestehende Systeme integrieren lässt, oder eine, die eine umfassende Auslagerung bietet. Dieser Vergleich hilft dabei, die Auswahl auf Optionen einzugrenzen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln
Achten Sie auf Funktionen, durch die sich Anbieter voneinander abheben, beispielsweise eine umfassende Unterstützung bei der Implementierung, benutzerfreundliche Oberflächen oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Diese Unterscheidungsmerkmale können sich erheblich auf die Erfahrung Ihres Teams auswirken. Listen Sie diese Funktionen auf, um Ihren Entscheidungsprozess zu unterstützen.
Ergebnisse dokumentieren
Halten Sie die Stärken und Schwächen jedes Anbieters detailliert fest. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um wichtige Erkenntnisse zu erfassen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Diese Dokumentation hilft Ihnen, fundierte Vergleiche anzustellen, und unterstützt Gespräche mit den Stakeholdern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrer Systemlandschaft?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie einfach ist der Implementierungsprozess?
- Gibt es einzigartige Funktionen, die besonders hervorstechen?
Top-E-Mail-Marketing-Software zur Auswahl
Hier ist meine Liste der zehn besten verfügbaren E-Mail-Marketing-Softwareoptionen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:
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Schritt 3: Eine Auswahlliste für E-Mail-Marketing-Software erstellen und Kontakt aufnehmen
Grenzen Sie Ihre Auswahl auf einige wenige Anbieter ein und beginnen Sie Gespräche, um die beste Lösung zu finden. Konzentrieren Sie sich auf die Erstellung einer Auswahlliste, das Einholen von Informationen, die Buchung von Demos und die Anwendung einheitlicher Kriterien:
Anbieter in die engere Auswahl nehmen
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche zwei bis vier Anbieter aus, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Funktionen, Preise und Nutzerfeedback. Diese Auswahlliste hilft Ihnen, Ihre Bemühungen zu bündeln und den Bewertungsprozess effizient zu verwalten.
RFI oder RFP versenden
Versenden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP für E-Mail-Marketing-Software, um detaillierte Einblicke zu erhalten. Dieser Schritt hilft Ihnen, die Angebote und Fähigkeiten der einzelnen Anbieter zu verstehen. Passen Sie Ihre Anfragen an, damit sie sich auf die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen Ihres Teams konzentrieren.
Demos vereinbaren
Vereinbaren Sie Demos mit den in die engere Auswahl genommenen Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie diese Zeit, um die Software in Aktion zu erleben und mögliche Bedenken anzusprechen. Achten Sie darauf, wie das Tool Ihre spezifischen Anwendungsfälle und Szenarien bewältigt.
Einheitliche Kriterien verwenden
Bewerten Sie jeden Anbieter anhand derselben Kriterien. Diese Einheitlichkeit gewährleistet einen fairen Vergleich und hilft Ihnen, objektive Entscheidungen zu treffen. Nehmen Sie Faktoren wie Benutzererfahrung, Support und Kosten in Ihre Bewertungsliste auf.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte vorstellen, die unserer Situation ähnelt?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie lässt sich Ihr Tool in unsere bestehenden Systeme integrieren?
- Welche einzigartigen Vorteile bietet Ihre Software?
Schritt 4: Erstellen Sie eine Geschäftsbewertung
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in eine überzeugende Geschäftsbewertung, um die Unterstützung der Führungsebene zu gewinnen. Konzentrieren Sie sich darauf, den Nutzen zusammenzufassen, Kosten zu schätzen und den ROI darzustellen:
Nutzen zusammenfassen
Zeigen Sie klar die Herausforderungen auf, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, sowie die Ergebnisse, die Sie von der neuen Software erwarten. Diese Zusammenfassung hilft dabei, den Wert der Investition zu verdeutlichen. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um die wichtigsten Probleme und deren Lösung durch die Software hervorzuheben.
Kosten und Zeitpläne schätzen
Holen Sie von den Anbietern grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung ein. Präsentieren Sie diese Details Ihrem Führungsteam übersichtlich. Erwägen Sie, Vergleiche der Preise für E-Mail-Marketing-Software und erwartete Zeitpläne für die Bereitstellung aufzunehmen.
ROI und Risiken darlegen
Erklären Sie den potenziellen ROI und Effizienzgewinne sowie die Risiken, die entstehen, wenn nichts unternommen wird. Heben Sie hervor, wie die Software die Produktivität steigern oder Fehler reduzieren könnte. Verwenden Sie Beispiele aus der Praxis, um die finanziellen und betrieblichen Vorteile zu veranschaulichen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
- Wie schnell können wir mit Ergebnissen rechnen?
- Welche Ressourcen benötigen wir für die Implementierung?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre E-Mail-Marketing-Software und arbeiten Sie Ihre Nutzer ein
Planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess, damit Ihr Team die neue E-Mail-Marketing-Software effektiv annimmt. Konzentrieren Sie sich auf klare Kommunikation, die Zuweisung von Rollen, Schulungen und Rückkopplungsschleifen:
Einführungsplan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer, damit jeder weiß, was ihn erwartet. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder interne Newsletter, um Zeitpläne und wichtige Termine mitzuteilen. Halten Sie die Botschaft einfach und konzentrieren Sie sich darauf, wie die Software dem Team zugutekommen wird.
Interne Verantwortliche bestimmen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für den Implementierungsprozess. Diese Personen steuern die Einführung und fungieren als Verbindung zu den Anbietern. Weisen Sie die Rollen anhand von Fachkenntnissen und Verfügbarkeit zu, um eine reibungslose Koordination sicherzustellen.
Einheitliche Schulungen sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulung abschließt und das Tool einheitlich nutzt. Planen Sie Schulungssitzungen und gewähren Sie Zugriff auf Ressourcen der Anbieter, etwa Tutorials oder Webinare. Ermutigen Sie die Nutzer, mit der Software zu üben, um Sicherheit und Kompetenz aufzubauen.
Rückkopplungsschleifen einrichten
Richten Sie Rückkopplungsschleifen ein, um während der Einführung Rückmeldungen von den Nutzern zu sammeln. Nutzen Sie Umfragen oder regelmäßige Gespräche, um Bedenken anzusprechen und den Prozess bei Bedarf anzupassen. Arbeiten Sie bei auftretenden Herausforderungen mit dem Anbieter zusammen, um zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen zu erhalten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie den frühen Erfolg verfolgen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie werden Sie Nutzerfeedback sammeln?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade E-Mail-Marketing-Software recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Software, die Sie prüfen können. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
