Was ist ein Content-Management-System? Ein vollständiger Leitfaden
Ein Content-Management-System (CMS) ist die Software, mit der Sie digitale Inhalte erstellen, organisieren, bearbeiten und veröffentlichen. Sie werden auch sehen, dass es als Content-Management-Software bezeichnet wird – in den meisten Fällen ist damit dasselbe gemeint.
Dieser Leitfaden erklärt, wie diese Plattformen funktionieren, welche Funktionen tatsächlich wichtig sind, wie Sie Optionen anhand der spezifischen Anforderungen Ihres Teams bewerten und was eine gute Implementierung von einer frustrierenden unterscheidet, damit Sie eine fundierte und sichere Entscheidung treffen können, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.
Was ist Content-Management-Software?
Content-Management-Software macht den Unterschied zwischen einem Marketingteam, das schnell vorankommt, und einem, das ständig darauf wartet, dass Entwickler Zeit haben. Meiner Erfahrung nach kostet Sie die falsche Konfiguration Kampagnengeschwindigkeit, Markenkonsistenz und redaktionelle Kontrolle, ohne dass Sie bemerken, was Ihnen verloren gegangen ist.
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Wie funktioniert ein CMS?
Ein CMS bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um Inhalte zu erstellen und zu verwalten und sie anschließend auf Ihrer Website oder anderen digitalen Kanälen zu veröffentlichen.
Sie können Seiten entwerfen und bearbeiten, Änderungen überprüfen, Aktualisierungen planen sowie Medien oder Berechtigungen verwalten, ohne direkt mit Code arbeiten zu müssen. Sobald die Inhalte fertig sind, übernimmt das CMS den Veröffentlichungsprozess und stellt sie über das Design und die Struktur der Website dar.
Beispiele für Content-Management-Software
Hier sind einige visuelle Beispiele für Benutzeroberflächen von Content-Management-Software, damit Sie einen Eindruck davon bekommen, wie diese Tools in der Praxis aussehen:
Sanity Studio
WordPress
Die besten Content-Management-Softwares, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Vorauswahl der besten Lösungen für Content-Management-Software:
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Wer nutzt Content-Management-Software?
Hier sind die Arten von Teams und Organisationen, bei denen ich am häufigsten den Einsatz von Content-Management-Software sehe:
- Marketingteams: Verwalten Website-Inhalte, Landingpages und Kampagnenmaterialien, ohne Unterstützung durch die IT zu benötigen.
- E-Commerce-Unternehmen: Veröffentlichen Produktlisten, Werbeaktionen und saisonale Inhalte und behalten dabei die Kontrolle über Website-Layout und Botschaften.
- Medien- und Verlagsunternehmen: Koordinieren Redaktionskalender, verwalten Berechtigungen von Mitwirkenden und veröffentlichen Artikel oder Multimedia-Inhalte in großem Umfang.
- Hochschulen: Pflegen Fakultäts- und Institutsseiten, Profile von Lehrenden und Veranstaltungskalender in großen Webumgebungen mit mehreren Websites.
- Gemeinnützige Organisationen: Teilen Programm-Updates, veröffentlichen Erfolgsgeschichten und sammeln Spenden, während sie ihre Inhalte aktuell und markenkonform halten.
Wichtige Vorteile von Content-Management-Software und potenzielle geschäftliche Auswirkungen
Content-Management-Software hilft Ihrem Unternehmen, schneller voranzukommen, Fehler zu reduzieren und die Markenkonsistenz zu schützen. Gleichzeitig senkt sie Compliance-Risiken und unterstützt das Umsatzwachstum. Diese Plattformen können sich zu erheblichen Kosten summieren und Risiken wie Herausforderungen bei der Implementierung, Hürden bei der Datenmigration oder eine eingeschränkte Flexibilität mit sich bringen, wenn Ihr Unternehmen über das Tool hinauswächst.
Verwenden Sie diese Übersicht, um die wichtigsten Vorteile und Risiken zu verstehen, die Marketingmanager vor der Auswahl einer Content-Management-Software abwägen sollten:
| Vorteile | Risiken |
|---|---|
| Schnellere Kampagnenstarts | Verzögerungen bei der Implementierung |
| Mehr Kontrolle über Website-Updates | Herausforderungen bei der Datenmigration |
| Unterstützt die Markenkonsistenz | Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten bei einigen Plattformen |
| Reduziert manuelle Fehler und doppelte Arbeit | Integrationslücken bei bestehenden Tools |
| Einfachere Zusammenarbeit im Team und Inhaltsprüfungen | Widerstand gegen Schulungen und die Einführung |
| Vereinfacht Versionskontrolle und Rollbacks | Wiederkehrende Plattformkosten |
| Verbessert Compliance und Prüfungsverfolgung | Anbieterbindung, die die künftige Flexibilität einschränkt |
Fallstudien zu Content-Management-Software
Sehen Sie, wie echte Teams ihre Arbeit durch den Wechsel zu einer Content-Management-Software verändert haben – diese Fallstudien zeigen, was sich geändert hat, was funktioniert hat und welche Erkenntnisse sie dabei gewonnen haben. Jede Geschichte veranschaulicht die praktischen Auswirkungen auf Geschwindigkeit, Zusammenarbeit und Website-Kontrolle.
Fallstudie: Die Implementierung von WordPress VIP durch ADWEEK
ADWEEK wechselte im Mai 2024 zu WordPress VIP, nachdem sein bisheriges CMS während der Berichterstattung zum Super Bowl ausfiel und damit seinen Ruf als Echtzeitquelle für mehr als 6 Millionen Marketingfachleute gefährdete.
Die Plattform bewältigte die Migration, ohne das Redaktionsteam zu beeinträchtigen. Unterstützung bei Lasttests und der Optimierung durch WordPress VIP bereitete die Website auf die ressourcenintensiven Seiten des Werbetrackers vor, deren Zugriffszahlen während wichtiger Spitzenereignisse stark ansteigen.
Hier sind die Ergebnisse der Implementierung einer Content-Management-Software durch ADWEEK:
- 100 % Verfügbarkeit: Während der gesamten Super-Bowl-Veranstaltung 2025 verzeichnete die Website weder Ausfallzeiten noch interne Serverfehler.
- 202 % mehr Inhalte: Das Volumen der Inhaltserstellung stieg im Vergleich zum Vorjahr während des Berichtszeitraums zum Super Bowl um 202 %.
- 55 % mehr Besucher: Die Gesamtzahl der Website-Besucher stieg im Vergleich zum Vorjahr um 55 %, während die Seitenaufrufe um 82 % und die Verweildauer auf der Website um 24 % zunahmen.
- 548 % mehr Videoaufrufe: Die Videoaufrufe stiegen im Vergleich zum Vorjahr um 548 %, unter anderem aufgrund der verbesserten Videoleistung der Plattform.
- Redaktioneller Fokus auf Inhalte statt Technik: Die Plattform ermöglichte es dem Redaktionsteam, sich vollständig auf die Inhaltserstellung zu konzentrieren, ohne dass es während der Berichterstattung zu technischen Störungen kam.
Fallstudie: Die Implementierung von Contentstack durch Elastic
Elastic musste sein WordPress-CMS überarbeiten und innerhalb von nur drei Monaten zwei Domains zusammenführen. Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und kurzen Markteinführungszeit entschied sich das Unternehmen für Contentstack.
Durch die Migration wurde die Inhaltsverwaltung vollständig intern durchgeführt. Dadurch entfiel die Abhängigkeit von einer externen Webagentur, die zuvor sogar einfache Inhaltsaktualisierungen übernommen hatte.
Hier sind die Ergebnisse der Implementierung einer Content-Management-Software durch Elastic:
- 78 % Kostenreduzierung: Durch den Wegfall einer externen Agentur für die Inhaltsverwaltung senkte Elastic seine gesamten Kosten für die Inhaltsverwaltung um 78 %.
- 87 % niedrigere monatliche Serverkosten: Die Serverkosten sanken von $7,000 pro Monat unter WordPress auf nur $890 pro Monat mit Contentstack.
- Mehr als 500 % schnellere Entwicklung: Die neue Plattform ermöglichte einen Entwicklungsprozess, der mehr als fünfmal schneller war als die vorherige WordPress-Konfiguration.
- Updates in Tagen statt Wochen: Einfache Inhaltsänderungen, die zuvor über die Agentur Wochen gedauert hatten, wurden nach dem Plattformwechsel innerhalb von Tagen umgesetzt.
- Drei große Neugestaltungen in 18 Monaten: Nach Beseitigung des Engpasses bei der Veröffentlichung schloss Elastic innerhalb von anderthalb Jahren drei umfassende Neugestaltungen der Website ab.
- Keine Einarbeitungsstunden erforderlich: Dank der intuitiven Benutzeroberfläche der Plattform konnten mehr als 100 Inhaltsmanager ohne formelle Schulung mit der Veröffentlichung beginnen.
Kernfunktionen und -fähigkeiten von Content-Management-Software
Prüfen Sie diese wesentlichen Funktionen, die Sie von jeder Plattform für Content-Management-Software erwarten sollten:
- Visueller Inhaltseditor: Ermöglicht es Ihrem Team, Seiten, Beiträge und Assets über eine Drag-and-Drop- oder What You See Is What You Get (WYSIWYG)-Oberfläche zu aktualisieren, sodass keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.
- Inhaltsplanung und Veröffentlichung: Ermöglicht Ihnen zu planen, festzulegen und zu automatisieren, wann Inhalte live gehen, damit Kampagnen und Produkteinführungen nach Ihrem Zeitplan stattfinden.
- Benutzerrollen und Berechtigungen: Ermöglicht es Ihnen, Rollen wie Redakteur, Mitwirkender oder Administrator zuzuweisen, um Markenstandards zu schützen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu ermöglichen.
- Versionskontrolle: Verfolgt Änderungen, ermöglicht das Zurücksetzen von Inhalten und führt einen Prüfpfad, sodass Sie frühere Bearbeitungen überprüfen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherstellen können.
- Verwaltung digitaler Inhalte: Zentralisiert Bilder, Videos, Dokumente und digitale Assets, damit Ihr Team Inhalte auf der gesamten Website problemlos wiederverwenden, aktualisieren oder ersetzen kann.
- Mehrkanal-Veröffentlichung: Unterstützt die Veröffentlichung von Inhalten im Web, auf Mobilgeräten, per E-Mail oder über andere Kanäle, sodass Sie Assets im gesamten Marketing-Mix wiederverwenden können.
- Integrationsfunktionen: Verbindet das CMS mit Kundenbeziehungsmanagement-(CRM)-, Analyse-, Marketing-Automatisierungs- oder E-Commerce-Plattformen, damit Daten und Arbeitsabläufe miteinander verbunden bleiben.
- SEO-Verwaltungstools: Bietet integrierte Tools oder Plugins zur Verwaltung von Metadaten, Sitemaps und strukturierten Daten, sodass Sie die Sichtbarkeit in Suchmaschinen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand optimieren können.
Anwendungsfälle für Software zur Inhaltsverwaltung: Typische Prozesse & Arbeitsabläufe
Software zur Inhaltsverwaltung bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um Website-Inhalte oder digitale Assets zu planen, zu erstellen, zu prüfen, zu veröffentlichen und zu aktualisieren.
Sie können neue Kampagnen starten, Redaktionskalender verwalten, an Inhaltsentwürfen zusammenarbeiten und Website-Aktualisierungen durchführen, ohne auf die IT warten zu müssen. Meiner Erfahrung nach verringert diese Kontrolle Engpässe und sorgt dafür, dass Ihre Marke und Ihre Botschaften überall dort, wo Sie aktiv sind, aktuell bleiben.
Nutzen Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Marketingprozesse zu sehen, bei denen Software zur Inhaltsverwaltung helfen kann, und wie sie diese jeweils unterstützt:
| Prozess | Beschreibung | So hilft die Software |
|---|---|---|
| Planung des Kampagnenstarts | Neue Marketingkampagnen über Webkanäle hinweg definieren, organisieren und planen. | Ermöglicht die Erstellung eines einheitlichen Inhaltskalenders, die Planung von Veröffentlichungsterminen und das Festlegen von Fristen für Arbeitsabläufe. |
| Inhaltserstellung & Prüfung | Landingpages, Blogs und Produktaktualisierungen schreiben, bearbeiten und gemeinsam bearbeiten. | Bietet einen visuellen Editor, Entwurfs-Arbeitsabläufe und Versionsverfolgung, damit Teams Inhalte schneller prüfen und genehmigen können. |
| Website-Aktualisierungen & Wartung | Webseiten, Banner und beworbene Angebote ohne Unterstützung durch die IT aktuell halten. | Ermöglicht direkte Website-Bearbeitungen, den Austausch von Assets und schnelle Veröffentlichungen mithilfe eines Drag-and-Drop- oder WYSIWYG-Editors. |
| Verwaltung digitaler Inhalte | Marketingbilder, Videos und herunterladbare Dateien speichern, organisieren und wiederverwenden. | Zentralisiert digitale Assets mit Funktionen zum Taggen, Suchen und Teilen, um Duplikate und Verwirrung zu vermeiden. |
| Mehrkanal-Veröffentlichung | Kampagnen für das Web, E-Mail oder andere digitale Kanäle anpassen und wiederverwenden. | Unterstützt die Veröffentlichung auf mehreren Plattformen über ein einziges Dashboard und hält Markenauftritt und Botschaften aufeinander abgestimmt. |
Arten von Software zur Inhaltsverwaltung & ähnlichen Tools
Software zur Inhaltsverwaltung umfasst eine breite Kategorie, und mehrere spezialisierte Tools überschneiden sich in gewisser Weise damit, was Vergleiche erschweren kann:
| Typ | Unterscheidungsmerkmal |
|---|---|
| Headless-CMS | Liefert Inhalte über eine API an jedes Frontend und entkoppelt Inhalte von ihrer Darstellung |
| Verwaltung digitaler Assets (DAM) | Konzentriert sich auf das Speichern, Organisieren und Verteilen von Mediendateien statt auf die Veröffentlichung von Webseiten |
| Unternehmensweite Inhaltsverwaltung (ECM) | Verwaltet Dokumente und Aufzeichnungen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, mit starkem Fokus auf Compliance und Archivierung |
| Plattform für digitale Erlebnisse (DXP) | Erweitert die CMS-Funktionalität um integrierte Personalisierung, Analysen und die kanalübergreifende Orchestrierung von Erlebnissen |
| Komponentenbasiertes Inhaltsverwaltungssystem (CCMS) | Verwaltet Inhalte auf der Ebene wiederverwendbarer Komponenten und wird häufig für technische Dokumentationen und strukturiertes Verfassen eingesetzt |
Das passende CMS für Ihr Team finden
Wenn Ihr Team über ein einfaches CMS hinausgewachsen ist und eine Kontrolle über Inhalte, Arbeitsabläufe und Compliance auf Unternehmensebene benötigt, ist es ein sinnvoller nächster Schritt, die derzeit verfügbaren besten Systeme zur unternehmensweiten Inhaltsverwaltung zu durchsuchen, um Ihre Optionen einzugrenzen.
