Ein RFP, also eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, ist ein Dokument, das Sie verwenden, um Angebote von Anbietern einzuholen, wenn Sie nach neuen Tools oder Dienstleistungen suchen. Wenn Sie Software zur Kampagnenverwaltung in Betracht ziehen, kann Ihnen das Verfassen eines RFP dabei helfen, Anbieter effizient zu bewerten und Risiken zu minimieren.
Wenn Sie sich von all den verfügbaren Optionen überfordert fühlen, kann dieser Leitfaden Ihnen helfen, den Überblick zu gewinnen. Durch das Verfassen eines RFP können Sie klar definieren, was Ihr Team tatsächlich von einem Tool zur Kampagnenverwaltung benötigt, sodass Anbieter mit passenden Lösungen antworten können.
Außerdem wird die Bewertung dadurch effizienter, da Sie endlose Produktvorführungen vermeiden und sich nur auf die Plattformen konzentrieren können, die Ihren Prioritäten entsprechen. Sehen wir uns das genauer an!
Brauchen Sie tatsächlich ein RFP?
Als Erstes sollten Sie sich fragen, ob Sie wirklich ein RFP benötigen. Ein RFP ist unerlässlich, wenn Ihr Team mit komplexen Anforderungen konfrontiert ist oder in einer stark regulierten Branche tätig ist. Wenn Sie groß angelegte Kampagnen verwalten oder Ihre Organisation besondere Compliance-Anforderungen erfüllen muss, stellt ein RFP sicher, dass Sie eine Software finden, die alle Ihre Kriterien erfüllt. Es ist außerdem hilfreich, wenn mehrere Interessengruppen beteiligt sind und daher ein gründlicher Bewertungsprozess erforderlich ist. In den folgenden Situationen ist ein RFP besonders wichtig:
- Verwaltung groß angelegter Kampagnen
- Strenge Compliance-Anforderungen der Branche
- Mehrere Interessengruppen mit unterschiedlichen Anforderungen
- Bedarf an individuell anpassbaren Softwarefunktionen
- Bewertung mehrerer Anbieteroptionen
Wann ein RFP möglicherweise übertrieben ist
Ein RFP lohnt sich möglicherweise nicht, wenn Ihre Anforderungen einfach sind oder Sie ein kleines Team mit klaren Zielen haben. Wenn Sie nur nach grundlegenden Funktionen suchen oder über ein begrenztes Budget verfügen, können Sie diese Optionen direkt prüfen:
Top-Software zur Kampagnenverwaltung, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren Softwarelösungen zur Kampagnenverwaltung, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:
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RFI vs. RFP vs. RFQ: Wo liegt der Unterschied?
Wenn Sie die Unterschiede zwischen einem RFI, RFP und RFQ verstehen, können Sie Ihren Beschaffungsprozess effizienter gestalten. Ein RFI sammelt allgemeine Informationen, um Optionen zu prüfen, ein RFP fordert detaillierte Angebote an und ein RFQ dient der Abfrage von Preisen. Nicht jeder Kauf erfordert ein RFP. Wenn Sie das richtige Dokument auswählen, sparen Sie daher Zeit und Aufwand. Hier sehen Sie die Unterschiede:
| Dokumenttyp | Zweck | Wann zu verwenden | Was enthalten sein sollte | Erforderlicher Detailgrad |
| Aufforderung zur Informationsbereitstellung (RFI) | Allgemeine Informationen über Anbieter und Angebote sammeln | Bei der Prüfung von Optionen oder wenn Sie neu auf dem Markt sind | Fähigkeiten des Anbieters, Produktfunktionen, allgemeine Anfragen | Niedrig |
| Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) | Detaillierte Angebote von Anbietern einholen | Wenn Sie konkrete Anforderungen haben und detaillierte Lösungen benötigen | Projektanforderungen, Bewertungskriterien, Zeitpläne | Hoch |
| Aufforderung zur Preisabgabe (RFQ) | Preisinformationen für bestimmte Produkte/Dienstleistungen einholen | Wenn Sie genau wissen, was Sie benötigen, und Preise vergleichen möchten | Aufgeschlüsselte Preise, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen | Mittel |
Häufige RFP-Fehler, die Sie vermeiden sollten
Wenn Sie ein RFP überstürzt erstellen oder wichtige Details auslassen, kann dies zu Verwirrung führen, Zeit kosten oder dazu führen, dass Sie sich für eine Software zur Kampagnenverwaltung entscheiden, die nicht zu Ihren Anforderungen passt. Indem Sie einige häufige Fehler vermeiden, können Sie und Ihr Team den Auswahlprozess reibungsloser und effektiver gestalten. Darauf sollten Sie achten:
Unzureichender Hintergrund oder Kontext
Ohne ausreichende Hintergrundinformationen verstehen Anbieter Ihre Anforderungen oder Unternehmenskultur nicht vollständig, was zu unpassenden Angeboten führen kann. Teilen Sie relevante Details über Ihr Unternehmen, die Ziele Ihrer Kampagne und die Herausforderungen Ihrer Branche. So können Anbieter ihre Lösungen auf Ihre spezifische Situation zuschneiden und Ihre Chancen erhöhen, die passende Lösung zu finden.
Fehlendes oder unklares Budget
Wenn Sie kein Budget angeben, kann dies zu Angeboten führen, die entweder zu teuer oder unrealistisch sind. Indem Sie offenlegen, welche Kosten für Kampagnenmanagementsoftware Sie in Betracht ziehen, helfen Sie den Anbietern, Lösungen innerhalb Ihres finanziellen Rahmens anzubieten. Diese Transparenz spart Zeit und stellt sicher, dass Sie realisierbare Optionen bewerten.
Vage Anforderungen oder juristischer Fachjargon
Vage Anforderungen können zu Angeboten führen, die Ihren Bedürfnissen nicht entsprechen, während juristischer Fachjargon Anbieter verwirren kann. Formulieren Sie klar und konkret, was Sie von der Software erwarten, und verwenden Sie eine leicht verständliche Sprache. So können Anbieter Ihre Erwartungen besser verstehen und relevante Lösungen anbieten.
Keine Bewertungskriterien angegeben
Ohne Bewertungskriterien wissen Anbieter nicht, wie Sie ihre Angebote beurteilen werden, was zu wenig fokussierten Antworten führt. Teilen Sie Ihre Kriterien im Voraus mit, beispielsweise Erfahrung, Funktionen oder Supportoptionen. Diese Klarheit hilft Anbietern, ihre Angebote auf das zuzuschneiden, was für Sie am wichtigsten ist, und erleichtert den Vergleich.
Kein Standardformat für Antworten der Anbieter
Ohne ein Standardformat wird der Vergleich von Angeboten zu einer schwierigen Aufgabe. Legen Sie fest, wie Anbieter ihre Antworten strukturieren sollen, beispielsweise mit Abschnitten zu Preisen, Zeitplänen und Funktionen. Diese Einheitlichkeit erleichtert es Ihrem Team, verschiedene Angebote direkt miteinander zu bewerten und zu vergleichen.
Stellen Sie Ihr RFP-Team für Kampagnenmanagementsoftware zusammen
Die Erstellung eines überzeugenden RFP ist keine Einzelaufgabe – die besten RFPs berücksichtigen den Beitrag einer funktionsübergreifenden Gruppe. Wenn Sie die richtigen Personen frühzeitig einbeziehen, verringern Sie Risiken und vermeiden spätere Überarbeitungen. Diese Personen sollten Sie einbeziehen und aus folgenden Gründen:
Projektsponsor
Der Projektsponsor übernimmt die Leitung und stellt sicher, dass das RFP mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt. Er beschafft die erforderlichen Ressourcen und Unterstützung und begleitet das Team bei der Entscheidungsfindung. In der Regel wird diese Rolle von einer Führungskraft aus der oberen Managementebene übernommen, beispielsweise vom Vizepräsidenten für Marketing oder vom Marketingleiter.
Fachliche Experten
Fachliche Experten bringen spezialisiertes Wissen über bestimmte Anforderungen und technische Aspekte ein. Sie helfen dabei, festzulegen, welche Funktionen und Integrationen benötigt werden. Dazu können Ihre IT-Spezialisten, Datenanalysten oder Manager für digitales Marketing gehören, die die technische Seite des Kampagnenmanagements verstehen.
Beschaffungsmitarbeiter oder RFP-Autoren
Beschaffungsmitarbeiter oder RFP-Autoren erstellen das Dokument und stellen sicher, dass es klar, detailliert und mit allen organisatorischen Standards konform ist. Sie kümmern sich um die Abläufe des RFP-Prozesses – vom Entwurf bis zur Verteilung. Zu dieser Gruppe gehören häufig Beschaffungsbeauftragte oder Vertragsmanager, die mit Verhandlungen mit Anbietern vertraut sind.
Endnutzer und Beteiligte
Endnutzer und Beteiligte liefern Einblicke in den täglichen Bedarf und praktische Anwendungsfälle und stellen so sicher, dass die Software benutzerfreundlich und effektiv sein wird. Ihr Feedback hilft dabei, das RFP auf Szenarien aus der Praxis zuzuschneiden. Zu dieser Gruppe gehören Kampagnenmanager, Marketingkoordinatoren und alle Teammitglieder, die regelmäßig mit der Software arbeiten werden.
Unverzichtbare Anforderungen & Ziele definieren
Bevor Sie ein RFP versenden, muss Ihr Team klar festlegen, was die neue Lösung leisten muss – und warum. Die gemeinsame Ausrichtung auf Problembereiche, Ziele und unverzichtbare Anforderungen hilft Anbietern, genauer zu antworten, und erleichtert die Bewertung der Angebote. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren:
- Probleme mit dem aktuellen System: Was frustriert Ihr Team derzeit? Identifizieren Sie Engpässe oder Ineffizienzen in Ihrem aktuellen Prozess, die Sie beheben müssen.
- Erforderliche Verbesserungen und Erfolgsergebnisse: Was möchten Sie mit der neuen Software erreichen? Definieren Sie klare Erfolgskennzahlen, z. B. eine Verkürzung der Zeit für die Kampagneneinrichtung um 30 % oder eine Verbesserung der Genauigkeit von Berichten.
- Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Benötigen Sie bestimmte Integrationen oder die Einhaltung von Branchenstandards? Stellen Sie sicher, dass Ihr RFP diese technischen Anforderungen enthält, um inkompatible Lösungen zu vermeiden.
- Benutzerrollen, Nutzungsumfang und Arbeitsabläufe: Wer wird die Software wie häufig nutzen? Beschreiben Sie typische Benutzerszenarien und Arbeitsabläufe, damit Anbieter den Umfang und die Größenordnung Ihrer Anforderungen verstehen.
- Bereitstellungspräferenzen: Bevorzugen Sie cloudbasierte oder lokal installierte Lösungen? Geben Sie Ihre Präferenz an, damit Anbieter ihre Angebote an Ihre IT-Infrastruktur anpassen können.
Das RFP für Kampagnenmanagement-Software erstellen
Jetzt ist es an der Zeit, alles in einem klaren, strukturierten RFP-Dokument zusammenzuführen. Ein gut organisiertes und vollständiges RFP erleichtert es den Anbietern, präzise zu antworten, und Ihrem Team, diese Antworten effektiv zu bewerten. Folgende Inhalte sollten enthalten sein:
1. Zusammenfassung für die Geschäftsleitung
Die Zusammenfassung für die Geschäftsleitung bietet einen Überblick über Ihr Projekt und Ihre Ziele auf hoher Ebene. Sie sollte kurz erläutern, wonach Sie suchen und warum dies wichtig ist. Dieser Abschnitt hilft Anbietern, Ihre Anforderungen schnell zu verstehen und zu entscheiden, ob sie diese erfüllen können. Fassen Sie sich kurz und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Ziele und gewünschten Ergebnisse.
2. Leistungsumfang
Der Leistungsumfang legt die Grenzen und Ergebnisse des Projekts fest. Beschreiben Sie genau, welche Aufgaben der Anbieter übernehmen soll und welche Meilensteine vorgesehen sind. Diese Klarheit hilft Anbietern, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen und eine Ausweitung des Leistungsumfangs zu vermeiden. Fügen Sie Zeitpläne und alle Abhängigkeiten hinzu, die sich auf das Projekt auswirken könnten.
3. Technische Anforderungen
Führen Sie die technischen Spezifikationen und Integrationen auf, die Ihre Software unterstützen muss. Dazu gehören Plattformen, APIs und weitere Komponenten des Technologie-Stacks. Anbieter benötigen diese Informationen, um festzustellen, ob ihre Lösung mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel ist. Seien Sie präzise, um künftige Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
4. Qualifikationen der Anbieter
Geben Sie die Kriterien an, die Anbieter erfüllen müssen, um berücksichtigt zu werden. Dazu können Erfahrungen in Ihrer Branche, Referenzen früherer Kunden oder Zertifizierungen gehören. Durch die Festlegung klarer Qualifikationen stellen Sie sicher, dass nur geeignete Anbieter Angebote einreichen. Das spart Zeit und konzentriert Ihre Bewertung auf realisierbare Kandidaten.
5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance
Beschreiben Sie Ihre Anforderungen an Sicherheit und Compliance, etwa Datenschutzstandards oder Branchenvorschriften. Anbieter müssen wissen, was erforderlich ist, um Ihre Daten zu schützen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Dieser Abschnitt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass jede vorgeschlagene Lösung Ihren rechtlichen und ethischen Standards entspricht.
6. Erwartungen an Implementierung und Schulung
Beschreiben Sie Ihre Erwartungen an die Implementierung der Software und an die Schulung Ihres Teams. Geben Sie Zeitpläne, Unterstützung während der Einführung und alle benötigten Schulungsressourcen an. Klare Erwartungen helfen Anbietern, ihr Vorgehen zu planen, und sorgen für einen reibungslosen Übergang für Ihr Team.
7. Preise und Lizenzierung
Fordern Sie detaillierte Preisstrukturen und Lizenzvereinbarungen an. Geben Sie an, ob Sie eine Aufschlüsselung der Kosten benötigen, etwa für Einrichtungsgebühren, laufenden Support oder zusätzliche Funktionen. Diese Transparenz hilft Ihnen, die Kosten verschiedener Anbieter zu vergleichen, und stellt sicher, dass keine versteckten Gebühren anfallen.
8. Vertragsbedingungen
Legen Sie alle nicht verhandelbaren Vertragsbedingungen fest, etwa Zahlungspläne, Gewährleistungen oder Vereinbarungen zu Servicelevels. Anbieter müssen diese Bedingungen von Anfang an kennen, um ihre Angebote an Ihren Anforderungen auszurichten. Dieser Abschnitt minimiert Missverständnisse und schafft klare Erwartungen für beide Parteien.
9. Einreichungsanweisungen
Geben Sie klare Anweisungen dazu, wie Anbieter ihre Angebote einreichen sollen. Fügen Sie Fristen, Formate und Kontaktinformationen für Rückfragen hinzu. Klare Richtlinien für die Einreichung stellen sicher, dass Sie vollständige und fristgerechte Angebote erhalten, und helfen Anbietern, den Prozess zu verstehen.
Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien
Klar definierte Bewertungskriterien tragen dazu bei, Ihren Entscheidungsprozess objektiv und transparent zu halten und an Ihren Geschäftszielen auszurichten. Legen Sie diese Kriterien fest, bevor Sie Angebote prüfen, um Voreingenommenheit zu vermeiden und einen fairen Vergleich sicherzustellen. So definieren Sie, was wichtig ist:
Was ist am wichtigsten?
Wählen Sie 3–5 gewichtete Kategorien aus, die Ihren Zielen und Prioritäten entsprechen. So stellen Sie sicher, dass sich Ihre Entscheidung auf das konzentriert, was für Ihr Team wirklich wichtig ist. Zu den gängigen RFP-Bewertungskategorien für Software zur Kampagnenverwaltung gehören:
- Funktionalität
- Kosten
- Erfahrung des Anbieters
- Support und Schulungen
- Integrationsmöglichkeiten
Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix
Eine Bewertungsmatrix hilft dabei, messbar zu machen, wie gut jeder Anbieter Ihre Kriterien erfüllt. Weisen Sie jeder Kategorie entsprechend ihrer Bedeutung Gewichtungen zu – beispielsweise 40 % für die Funktionalität und 20 % für die Kosten. Verwenden Sie eine Skala von 1–5 oder 1–10, um jedes Kriterium zu bewerten und die Anbieter objektiv einzustufen. Passen Sie die Gewichtungen an das an, was Ihrem Team am wichtigsten ist.
Präzisieren Sie Ihren Bewertungsprozess
Legen Sie fest, wer die Angebote bewertet und wie die Bewertung erfolgen soll. Verwenden Sie ein standardisiertes Bewertungsschema, um Konsistenz sicherzustellen, und planen Sie ein Meeting, um die Bewerter vor Beginn der Bewertung abzustimmen. So vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass alle die Kriterien verstehen. Durch die Präzisierung des Prozesses schaffen Sie eine faire Bewertungsumgebung.
Veröffentlichen Sie das RFP für die Software zur Kampagnenverwaltung
Bei der Veröffentlichung des RFP geht es nicht nur darum, es zu versenden – es geht darum, den Anbietern den richtigen Zugang, klare Zeitvorgaben und Anweisungen zu geben, damit sie effektiv antworten können. Ein reibungsloser Verteilungsprozess schafft die Grundlage für die Qualität der Angebote, die Sie erhalten. So verwalten Sie diesen Schritt:
Wählen Sie die richtige Verteilungsmethode
Prüfen Sie Optionen wie E-Mail, RFP-Softwareplattformen oder Beschaffungsportale für die Verteilung Ihres RFP. Die Verwendung eines zentralen Systems hilft Ihnen, Antworten nachzuverfolgen und die Kommunikation effizient zu verwalten. Eine Kontaktliste der Anbieter oder ein Posteingang mit rollenbasiertem Zugriff kann für Klarheit sorgen und sicherstellen, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt. Dieser Ansatz hält alles organisiert und für Ihr Team sowie die Anbieter zugänglich.
Definieren Sie klare Zeitplanvorgaben
Geben Sie im RFP einen klaren Zeitplan an, damit die Anbieter den Überblick behalten. Ein standardmäßiger RFP-Zeitplan umfasst:
- Veröffentlichungsdatum des RFP
- Zeitraum für Fragen und Antworten der Anbieter
- Frist für die endgültige Einreichung
- Bewertungs- und Auswahlzeitraum
Durch die Angabe dieser Termine können die Anbieter ihre Antworten planen. Außerdem stellen Sie sicher, dass Sie die Angebote rechtzeitig erhalten, was einen reibungslosen Bewertungsprozess ermöglicht.
Definieren Sie die Einreichungsanforderungen
Formulieren Sie die Einreichungsanforderungen klar, damit die Anbieter wissen, wie sie ihre Unterlagen korrekt einreichen. Geben Sie akzeptierte Dateiformate wie PDF-, Word- oder Excel-Vorlagen an und nennen Sie die bevorzugte Übermittlungsmethode, beispielsweise ein Upload-Portal oder einen Antwort-Posteingang. Geben Sie an, ob die Anbieter bestimmte Vorlagen oder Formulare verwenden müssen und ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden. Diese Klarheit hilft, Missverständnisse zu vermeiden, und stellt sicher, dass Sie die Angebote in einem einheitlichen Format erhalten.
Anbieterantworten bewerten & eine Shortlist erstellen
Hier zahlt sich Ihr strukturierter Ansatz aus – Sie verwandeln Anbieterantworten mit Zuversicht in eine Shortlist. Konsistenz, Objektivität und Zusammenarbeit in Ihrem Team sind entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen. So bewerten Sie Anbieter effektiv und erstellen eine Shortlist:
- Angebote für die Prüfung organisieren und formatieren: Ordnen Sie die Angebote in einem einheitlichen Format an, damit Ihr Team sie problemlos vergleichen kann. Verwenden Sie einen gemeinsamen Ordner oder ein gemeinsames Dokument, damit alles zugänglich und übersichtlich bleibt.
- Eine Bewertungsmatrix verwenden: Wenden Sie die von Ihnen entwickelte Bewertungsmatrix an, um jedes Angebot objektiv zu bewerten. Wie schneiden die Anbieter im Vergleich zu Ihren gewichteten Kriterien ab? Dieser Schritt stellt sicher, dass Ihre Bewertungen fair sind und mit Ihren Zielen übereinstimmen.
- Demos und Gespräche planen: Planen Sie Demos oder Gespräche mit den führenden Anbietern, um deren Lösungen in der Praxis zu erleben. So können Sie Benutzerfreundlichkeit und die Passung zum Team beurteilen. Würde sich deren Software nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren?
- Referenzen prüfen: Wenden Sie sich an die Referenzen der Anbieter, um deren Angaben und bisherige Leistungen zu überprüfen. Sind andere Unternehmen mit dem Service und Support des Anbieters zufrieden?
- Unklare Punkte in den Angeboten klären: Zögern Sie nicht, Anbieter um Erläuterungen zu unklaren Punkten zu bitten. So stellen Sie sicher, dass Sie deren Angebote vollständig verstehen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Welche Fragen würden Ihnen helfen, Ihr Verständnis des Angebots zu vertiefen?
Anbieter auswählen & benachrichtigen
Sobald Ihr Team einen Anbieter ausgewählt hat, sind die letzten Schritte genauso wichtig wie der Bewertungsprozess. Eine klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern – sowohl den ausgewählten als auch den nicht ausgewählten – ist entscheidend. Auch eine interne Abstimmung sorgt für einen reibungslosen Übergang zur Vertragsabwicklung. Das sollten Sie als Nächstes tun:
Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen
Eine zeitnahe und respektvolle Kommunikation mit Anbietern unterstreicht Ihre Professionalität und erhält positive Beziehungen. Bringen Sie bei ausgewählten Anbietern Ihre Begeisterung zum Ausdruck und erläutern Sie die nächsten Schritte. Für nicht ausgewählte Anbieter kann ein kurzer Dank oder ein allgemeines Feedback hilfreich sein. Dieser Ansatz fördert den guten Willen und hält die Tür für zukünftige Zusammenarbeit offen.
Auf die abschließenden Verhandlungen vorbereiten
Zu den üblichen Verhandlungspunkten gehören Preise, Service-Level-Agreements (SLAs) und Vertragsbedingungen. Legen Sie im Voraus die Punkte fest, bei denen Ihr Team aus den Verhandlungen aussteigen würde, und erstellen Sie eine Checkliste oder Tagesordnung, um die Gespräche fokussiert zu halten. Wenn Sie Ihre Grenzen kennen und organisiert bleiben, können Sie günstige Bedingungen sichern, ohne unnötige Verzögerungen zu verursachen.
Vor der Unterzeichnung die interne Abstimmung sicherstellen
Stellen Sie vor dem Abschluss des Vertrags sicher, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen. Dazu gehören in der Regel die Zustimmung der Führungsebene oder der Finanzabteilung sowie eine Prüfung durch die Rechts- oder Beschaffungsabteilung. Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungsfaktoren zusammen, damit interne Prüfer die Gründe nachvollziehen und den Prozess beschleunigen können. So sind alle auf dem gleichen Stand und bereit, zuversichtlich weiterzumachen.
Wie geht es weiter?
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