So wählen Sie eine Marketing-Automatisierungssoftware aus

1. Flexibilität des Tarifs

Die Flexibilität des Tarifs ermöglicht es Ihnen, Ihr Abonnement an veränderte Anforderungen anzupassen. Achten Sie auf Software, bei der Sie einfach in einen höheren oder niedrigeren Tarif wechseln können, ohne dass Gebühren anfallen. Das ist wichtig, weil Ihr Team wachsen oder kleiner werden kann und Sie nicht an einen Tarif gebunden sein möchten, der nicht passt. Fragen Sie während der Testphase, wie Änderungen an Ihrem Tarif gehandhabt werden und ob dafür Gebühren anfallen. Ein flexibler Tarif kann Ihnen Zeit und Geld sparen.

2. Datenzugriff und Berichterstattung

Ein umfassender Datenzugriff und eine zuverlässige Berichterstattung helfen Ihnen, die Leistung zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Achten Sie auf Werkzeuge, die anpassbare Berichte und Echtzeitdaten bieten. Diese Funktion ist wichtig, weil sie Einblicke in Ihre Kampagnen liefert und Ihnen hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Prüfen Sie dies, indem Sie während einer Vorführung kontrollieren, ob Sie problemlos Berichte erstellen können. Stellen Sie sicher, dass Sie Daten in Formaten exportieren können, die Ihr Team verwendet.

3. Integration in Ihre Technologieumgebung

Die Integration in Ihre bestehende Technologieumgebung gewährleistet reibungslose Abläufe und konsistente Daten. Stellen Sie sicher, dass die Software eine Verbindung zu Ihrem CRM, Ihrer E-Mail und anderen Werkzeugen herstellen kann. Das ist wichtig, weil getrennte Systeme zu Fehlern und Ineffizienzen führen können. Bitten Sie Anbieter um eine Liste der unterstützten Integrationen und testen Sie diese während der Testphase. Prüfen Sie, ob eine offene API für benutzerdefinierte Integrationen verfügbar ist.

4. Einführung und Unterstützung

Eine gute Einführung und eine zuverlässige Unterstützung können über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Erfahrungen mit neuer Software entscheiden. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Schulungen und schnelle Unterstützung anbieten. Das ist wichtig, weil ein reibungsloser Start Ihrem Team hilft, das Werkzeug schneller anzunehmen. Fragen Sie während der Vorführung nach dem Einführungsprozess und den Unterstützungskanälen. Bitten Sie gegebenenfalls um Kundenreferenzen zu deren Erfahrungen mit der Unterstützung.

5. Rollenbasierte Berechtigungen

Mit rollenbasierten Berechtigungen können Sie steuern, wer innerhalb der Software auf welche Inhalte zugreift. Achten Sie auf Werkzeuge, mit denen Sie je nach Rolle unterschiedliche Berechtigungsstufen festlegen können. Das ist wichtig, um die Datensicherheit und die betriebliche Effizienz zu gewährleisten. Testen Sie dies, indem Sie während der Vorführung prüfen, ob Sie Rollen einfach zuweisen und ändern können. Fragen Sie nach dem Verfahren zur Gewährung eines vorübergehenden Zugriffs für externe Mitarbeitende.

6. Branchenspezifische Regelkonformität

Branchenspezifische Regelkonformität stellt sicher, dass die Software die für Ihr Unternehmen relevanten Vorschriften erfüllt. Achten Sie auf Anbieter, die die Anforderungen an die Regelkonformität Ihrer Branche kennen, beispielsweise die DSGVO für Unternehmen in der EU. Das ist wichtig, weil Verstöße gegen Vorschriften zu Bußgeldern führen und Ihren Ruf schädigen können. Fragen Sie Anbieter, wie sie mit Aktualisierungen der Anforderungen an die Regelkonformität umgehen und über welche Zertifizierungen sie verfügen.

7. Anpassungsoptionen

Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software an Ihre Prozesse anzupassen. Achten Sie auf Werkzeuge, mit denen Sie Arbeitsabläufe, Vorlagen und Übersichten ändern können. Das ist wichtig, weil ein einheitlicher Ansatz für alle selten spezifische Anforderungen erfüllt. Erkunden Sie während der Vorführung die Anpassungseinstellungen und fragen Sie, wie sich Änderungen auf zukünftige Aktualisierungen auswirken. Stellen Sie sicher, dass Sie Anpassungen vornehmen können, ohne umfangreiche technische Kenntnisse zu benötigen.

8. Automatisierungsfunktionen

Automatisierungsfunktionen optimieren sich wiederholende Aufgaben und geben Ihrem Team Zeit zurück. Achten Sie auf Software, die automatisierte E-Mail-Sequenzen, Interessentenbewertung und Aufgabenzuweisungen bietet. Das ist wichtig, weil es die Produktivität steigert und für Konsistenz sorgt. Testen Sie dies, indem Sie während der Testphase einen automatisierten Arbeitsablauf einrichten. Stellen Sie sicher, dass Sie Automatisierungsregeln bei Bedarf problemlos verfolgen und ändern können.

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So wählen Sie Marketing-Automatisierungssoftware aus: Ein 5-Schritte-Modell

Bei der Auswahl der richtigen Marketing-Automatisierungssoftware müssen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Teams verstehen und Optionen bewerten, die darauf abgestimmt sind. Sie benötigen ein Tool, das die Produktivität steigert, ohne Ihre Prozesse zu verkomplizieren. Dieser einfache Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt zu einer fundierten Entscheidung:

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen

Beginnen Sie damit, die spezifischen Anforderungen Ihres Teams zu ermitteln, um sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte Marketing-Automatisierungssoftware Ihre Ziele tatsächlich unterstützt:

Beziehen Sie die Perspektiven der Beteiligten ein

Sprechen Sie mit wichtigen Beteiligten aus Marketing, IT und Finanzwesen, um deren Anforderungen zu verstehen. Jede Abteilung kann andere Prioritäten haben. Sammeln Sie daher Rückmeldungen darüber, was funktioniert und was nicht. Nutzen Sie Umfragen oder Besprechungen, um diese Informationen zusammenzutragen. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Listen Sie Probleme auf und priorisieren Sie sie

Ermitteln und priorisieren Sie die Schwachstellen in Ihrem aktuellen System. Ob es sich um fehlende Integrationen oder ineffiziente Arbeitsabläufe handelt – listen Sie diese Probleme auf. Ordnen Sie sie nach Auswirkung und Häufigkeit. So können Sie sich auf die dringendsten Probleme konzentrieren, die gelöst werden müssen.

Stimmen Sie die Anforderungen ab

Stimmen Sie Ihre Softwareanforderungen mit internen Richtlinien und Sicherheitsprotokollen ab. Prüfen Sie, ob Anbieter Ihre regulatorischen Ziele erfüllen. Dazu können die Einhaltung der DSGVO oder Standards zur Datenverschlüsselung gehören. Durch die Abstimmung der Anforderungen stellen Sie sicher, dass sich die Software in Ihr bestehendes Rahmenwerk einfügt.

Unterscheiden Sie unverzichtbare Funktionen

Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen. Unverzichtbare Funktionen sind für Ihre Abläufe wesentlich, etwa die CRM-Integration oder E-Mail-Automatisierung. Wünschenswerte Funktionen verbessern die Benutzerfreundlichkeit, sind aber nicht zwingend erforderlich. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, Ihre Optionen einzugrenzen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
• Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
• Welche Funktionen würden Ihre drei größten Probleme lösen?
• Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
• Wie passt diese Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?

Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Marketing-Automatisierungssoftware

Recherchieren und vergleichen Sie Anbieter von Marketing-Automatisierungssoftware gründlich, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:

Führen Sie Anbieterüberprüfungen durch

Beginnen Sie mit einer übergeordneten Prüfung von Anbietern anhand von Bewertungsportalen, Ranglisten und Fallstudien. Diese Quellen bieten Einblicke in die Benutzerzufriedenheit und die Leistungsfähigkeit. Achten Sie auf Muster im Feedback, um Stärken und Schwächen zu erkennen. So können Sie Ihre Optionen schnell eingrenzen.

Vergleichen Sie anhand der geschäftlichen Anforderungen

Vergleichen Sie die Tools anhand Ihrer Unternehmensgröße, Ihres Integrationsbedarfs und der Frage, ob Sie Outsourcing bevorzugen oder Lösungen intern entwickeln möchten. Einige Softwarelösungen eignen sich besser für kleinere Teams, während andere auf größere Unternehmen ausgerichtet sind. Überlegen Sie, wie jedes Tool zu Ihrem bestehenden Tech-Stack passt. So stellen Sie Kompatibilität und Effizienz sicher.

Wichtige Unterschiede ermitteln

Achten Sie auf wichtige Unterschiede wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Diese Faktoren können einen Anbieter von einem anderen abheben. Prüfen Sie, ob Anbieter eine personalisierte Einführung oder spezielle Funktionen für Ihre Branche anbieten. Wenn Sie diese Unterschiede verstehen, können Sie eine ausgewogene Entscheidung treffen.

Ergebnisse dokumentieren

Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse auf strukturierte Weise. Erstellen Sie eine Vergleichstabelle, in der Funktionen, Preise und Nutzerfeedback hervorgehoben werden. Diese visuelle Hilfe vereinfacht den Entscheidungsprozess. Außerdem dient sie als Referenz für Gespräche mit Ihrem Team.

Stellen Sie diese Fragen:

• Was kann jedes Tool am besten?
• Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrem Tech-Stack?
• Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
• Wie unterscheidet sich die Benutzerfreundlichkeit?
• Welche Bedingungen gelten für die Unterstützung bei der Implementierung?

Top-Software für Marketing-Automatisierung, die Sie in Betracht ziehen sollten

Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren Softwareoptionen für Marketing-Automatisierung, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:

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1. 1. Mailchimp — Beste insgesamt erschwingliche Option
2. 2. Omnisend — Am besten geeignet für integrierte E-Mail- & SMS-Automatisierung im E-Commerce
3. 3. Bloomreach — Am besten geeignet für Multichannel-Marketing
4. 4. Default — Am besten für automatisiertes Lead-Routing geeignet
5. 5. Klaviyo — Am besten geeignet für Echtzeit-Aktivierung von Kundendaten
6. 6. TikTok — Am besten für die Automatisierung von Anzeigenschaltung und Targeting geeignet
7. 7. Birdeye — Am besten geeignet für Reputationsmanagement
8. 8. Customer.io — Am besten geeignet für fortschrittliche Segmentierungsfunktionen
9. 9. SimpleTexting — Am besten geeignet für SMS-Automatisierung
10. 10. Ahrefs — Am besten geeignet zur Automatisierung von Markenerwähnungen

Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste für Software zur Marketing-Automatisierung und nehmen Sie Kontakt auf

Grenzen Sie Ihre Anbieterauswahl ein und beginnen Sie, mit potenziellen Partnern in Kontakt zu treten, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:

Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Nehmen Sie auf Grundlage Ihrer bisherigen Recherche 2–4 Anbieter in die engere Auswahl, die Ihren Anforderungen besonders gut entsprechen. Konzentrieren Sie sich auf Anbieter, die die von Ihnen benötigten Funktionen für Marketing-Automatisierung und Unterstützung anbieten. So bleibt Ihr Bewertungsprozess überschaubar und fokussiert. Eine Auswahlliste hilft Ihnen, Ihre Bemühungen auf die vielversprechendsten Optionen zu konzentrieren.

Eine RFI oder RFP versenden

Erwägen Sie, eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP für Software zur Marketing-Automatisierung zu versenden, um detaillierte Informationen zu sammeln. Nutzen Sie diese Dokumente, um konkrete Angaben zu Funktionen, Preisen und Support anzufordern. Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie über umfassende Daten verfügen, um fundierte Vergleiche anzustellen. RFIs und RFPs helfen Ihnen, Anbieter anhand derselben Kriterien zu bewerten.

Produktvorführungen buchen

Vereinbaren Sie Produktvorführungen mit den Anbietern in Ihrer engeren Auswahl und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie die Vorführung, um die Software in Aktion zu sehen und ihre Benutzeroberfläche zu beurteilen. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen und wie diese Ihre Anforderungen erfüllen. Produktvorführungen vermitteln einen direkten Eindruck von den Möglichkeiten des Tools.

Einheitliche Bewertungskriterien verwenden

Wenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Bewertungskriterien an. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Supportleistungen. Verwenden Sie ein Punktesystem, um jeden Anbieter anhand dieser Kriterien zu bewerten. Dieser Ansatz gewährleistet einen fairen Vergleich und unterstützt die Entscheidungsfindung.

Stellen Sie diese Fragen:

• Können Sie mir anhand eines ähnlichen Kunden wie uns eine konkrete Geschichte erzählen?
• Welche Support- oder Ressourcen zur Einführung bieten Sie an?
• Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
• Wie funktioniert Ihre Preisstruktur?
• Können Sie Referenzen von ähnlichen Unternehmen bereitstellen?

Schritt 4: Erstellen Sie die geschäftliche Entscheidungsgrundlage

Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in eine überzeugende Geschäftsergebnisvorlage, die Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:

Schmerzpunkte zusammenfassen

Fassen Sie die Schmerzpunkte zusammen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, sowie die erwarteten Ergebnisse der neuen Software. Heben Sie hervor, wie die Lösung diese Probleme angeht. Dadurch wird der Wert der Investition deutlich. Verwenden Sie klare Beispiele, um zu veranschaulichen, wie die Software bestehende Prozesse verbessern kann.

Kostenschätzungen vorlegen

Holen Sie von den Anbietern grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung ein. Legen Sie diese Ihrem Führungsteam klar und übersichtlich vor. Fügen Sie Angaben zu Preismodellen für Marketing-Automatisierungssoftware und etwaigen zusätzlichen Kosten hinzu. Kostentransparenz hilft dabei, die Zustimmung der Entscheidungsträger zu gewinnen.

ROI und Risiken darlegen

Erklären Sie den erwarteten ROI, Effizienzgewinne und die Risiken, die entstehen, wenn nichts unternommen wird. Zeigen Sie, wie die Software Zeit oder Ressourcen einsparen wird. Vergleichen Sie diese Vorteile mit den möglichen Nachteilen einer Beibehaltung des Status quo. Dadurch erhalten Sie eine ausgewogene Sicht auf die Auswirkungen der Investition.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
• Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
• Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
• Wie wird diese Software die Effizienz verbessern?
• Wie lange dauert es, bis Ergebnisse sichtbar werden?

Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Marketing-Automatisierungssoftware und führen Sie Ihre Nutzer ein

Planen Sie einen reibungslosen Einführungsprozess, damit Ihr Team die neue Marketing-Automatisierungssoftware effektiv nutzt:

Kommunizieren Sie den Einführungsplan

Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, Schulungstermine und die für jedes Teammitglied wichtigen Informationen mit. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder ein Projektmanagement-Tool, um alle auf dem Laufenden zu halten. Klarheit hilft, Verwirrung zu vermeiden und Erwartungen zu schaffen.

Interne Verantwortliche bestimmen

Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für den Implementierungsprozess. Benennen Sie Teammitglieder, die die Einführung überwachen und Fragen beantworten. Dies gewährleistet Verantwortlichkeit und gibt den Nutzern eine Ansprechperson, an die sie sich bei Fragen wenden können. Eine feste Ansprechperson vereinfacht den Übergang.

Durchgängige Schulungen sicherstellen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulungen absolviert und das Tool einheitlich nutzt. Planen Sie verpflichtende Schulungen und erfassen Sie die Teilnahme. Fördern Sie praktische Übungen und stellen Sie Ressourcen für kontinuierliches Lernen bereit. Durchgängige Schulungen führen zu einer besseren Akzeptanz und höheren Kompetenz.

Feedbackschleifen einrichten

Richten Sie während der Einführung unter Nutzung der Ressourcen des Anbieters Feedbackschleifen ein. Sprechen Sie regelmäßig mit den Nutzern, um Rückmeldungen zur Funktionalität der Software und zu auftretenden Problemen zu sammeln. Nutzen Sie den Support des Anbieters, um Bedenken schnell auszuräumen. Feedbackschleifen helfen dabei, den Einführungsprozess zu verfeinern und zu verbessern.

Stellen Sie diese Fragen:

• Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
• Wer ist für die Einführung verantwortlich?
• Wie werden Sie den frühen Erfolg messen?
• Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
• Wie werden Sie Nutzerfeedback sammeln?

Wie es weitergeht:

Wenn Sie gerade Marketing-Automatisierungssoftware recherchieren, kontaktieren Sie kostenlos einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Softwarelösungen zur Prüfung. Der Berater unterstützt Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.