Wie man die richtige Marketing-Automatisierungssoftware auswählt
Die Wahl der richtigen Marketing-Automatisierungssoftware ist entscheidend für den Erfolg Ihres Teams. Sie spart Zeit, verbessert die Genauigkeit und sorgt für Compliance – und steigert dabei sogar Ihren ROI. Wählen Sie das falsche Tool, verschwenden Sie Ressourcen und verpassen wertvolles Wachstumspotenzial.
Dieser Leitfaden richtet sich an Marketingleiter wie Sie, die fundierte Entscheidungen für ihr Team treffen möchten. Finden wir gemeinsam die passende Software, die Ihre Ziele unterstützt und Ihre Herausforderungen direkt angeht.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Marketing-Automatisierungssoftware achten sollten
Bewerten Sie Marketing-Automatisierungssoftware, indem Sie auf wesentliche Faktoren achten, die zu den Anforderungen und Zielen Ihres Teams passen. Darauf kommt es an:
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1. Flexibilität der Tarife
Tarif-Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr Abonnement an wechselnde Bedürfnisse anzupassen. Achten Sie auf Software, bei der Sie problemlos upgraden oder downgraden können, ohne dafür bestraft zu werden. Das ist wichtig, weil Ihr Team wachsen oder schrumpfen könnte – und Sie wollen nicht an einen ungeeigneten Tarif gebunden sein. Fragen Sie während der Testphase, wie Tarifänderungen gehandhabt werden und ob Gebühren anfallen. Ein flexibler Tarif spart Ihnen Zeit und Geld.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Umfangreicher Datenzugriff und flexible Berichtsfunktionen helfen Ihnen, die Leistung zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Suchen Sie nach Tools mit anpassbaren Berichten und Echtzeit-Daten. Das ist wichtig, denn so gewinnen Sie Einblicke in Ihre Kampagnen und decken Verbesserungsmöglichkeiten auf. Testen Sie, ob Sie während einer Demo Berichte einfach erstellen können. Prüfen Sie, ob Sie Daten in den von Ihrem Team verwendeten Formaten exportieren können.
3. Integration in Ihren Technologie-Stack
Die Integration in Ihren bestehenden Technologie-Stack sorgt für reibungslose Abläufe und konsistente Daten. Stellen Sie sicher, dass die Software sich mit Ihrem CRM, E-Mail- und anderen Tools verbinden lässt. Das ist wichtig, da getrennte Systeme zu Fehlern und Ineffizienzen führen. Bitten Sie die Anbieter um eine Liste unterstützter Integrationen und testen Sie diese in der Probephase. Prüfen Sie, ob es eine offene API für individuelle Integrationen gibt.
4. Onboarding und Support
Gutes Onboarding und Support sind entscheidend für Ihre Erfahrung mit neuer Software. Bevorzugen Sie Anbieter, die umfassende Schulungen und einen reaktionsschnellen Support bieten. Das beschleunigt die Einführung und erleichtert Ihrem Team den Start. Fragen Sie während der Demo nach dem Onboarding-Prozess und den Support-Kanälen. Erkundigen Sie sich auch nach Kundenerfahrungen bezüglich des Supports.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen Ihnen die Steuerung, wer auf welche Bereiche der Software zugreifen kann. Achten Sie auf Tools, bei denen Sie verschiedene Berechtigungsstufen nach Rolle festlegen können. Das ist wichtig für Datensicherheit und effiziente Abläufe. Testen Sie, ob sich Rollen einfach zuweisen und ändern lassen. Fragen Sie, wie zeitlich begrenzter Zugriff für externe Mitarbeitende vergeben werden kann.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass die Software die für Ihr Unternehmen relevanten Vorschriften erfüllt. Suchen Sie Anbieter, die die Compliance-Anforderungen Ihrer Branche kennen, wie z.B. die DSGVO für Unternehmen in der EU. Das ist wichtig, denn fehlende Compliance kann zu Bußgeldern und Reputationsschäden führen. Fragen Sie, wie die Anbieter mit Compliance-Updates umgehen und welche Zertifizierungen sie vorweisen können.
7. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software auf Ihre Prozesse zuzuschneiden. Suchen Sie nach Tools, mit denen Sie Workflows, Vorlagen und Dashboards modifizieren können. Das ist wichtig, denn ein Standardansatz passt selten zu spezifischen Anforderungen. Erkunden Sie während der Demo die Einstellungen zur Anpassung und fragen Sie, wie sich Änderungen auf zukünftige Updates auswirken. Stellen Sie sicher, dass Sie ohne umfangreiche technische Kenntnisse anpassen können.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen rationalisieren sich wiederholende Aufgaben und geben Ihrem Team Zeit für wichtigere Tätigkeiten frei. Suchen Sie nach Software, die automatisierte E-Mail-Sequenzen, Lead-Scoring und Aufgabenverteilung bietet. Das ist deshalb relevant, weil es die Produktivität steigert und für Konsistenz sorgt. Testen Sie dies, indem Sie während der Testphase einen automatisierten Workflow einrichten. Bestätigen Sie, dass Sie die Automatisierungsregeln einfach nachverfolgen und bei Bedarf anpassen können.
So wählen Sie eine Marketing-Automation-Software aus: Ein 5-Schritte-Plan
Die Auswahl der richtigen Marketing-Automation-Software bedeutet, die spezifischen Anforderungen Ihres Teams zu verstehen und Optionen zu bewerten, die dazu passen. Sie möchten ein Tool, das die Produktivität steigert, ohne Ihre Prozesse zu verkomplizieren. Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie damit, die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams genau zu ermitteln, damit die gewählte Marketing-Automation-Software Ihre Ziele wirklich unterstützt:
Stakeholder-Input einholen
Sprechen Sie mit wichtigen Beteiligten wie Marketing, IT und Finanzen, um deren Anforderungen zu verstehen. Jede Abteilung hat möglicherweise andere Prioritäten, daher sollten Sie Rückmeldungen dazu einholen, was funktioniert und was nicht. Nutzen Sie Umfragen oder Besprechungen, um diese Erkenntnisse zu sammeln. Das gibt Ihnen einen besseren Gesamtüberblick und stellt sicher, dass alle das gleiche Verständnis haben.
Schwachstellen auflisten und priorisieren
Identifizieren und priorisieren Sie die Schwachstellen in Ihrem aktuellen System. Ob fehlende Integrationen oder ineffiziente Workflows – halten Sie diese Herausforderungen fest. Ordnen Sie sie nach Einfluss und Häufigkeit. So können Sie sich auf die dringendsten Probleme konzentrieren, die gelöst werden müssen.
Anforderungen abstimmen
Stimmen Sie Ihre Softwareanforderungen mit internen Richtlinien und Sicherheitsprotokollen ab. Prüfen Sie, ob Anbieter mit Ihren regulatorischen Vorgaben konform sind. Dazu gehört zum Beispiel die Einhaltung der DSGVO oder von Verschlüsselungsstandards. Durch die Abstimmung gewährleisten Sie, dass sich die Software in Ihre bestehende Struktur einfügt.
Unterscheiden Sie unbedingt notwendige Funktionen
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen. Unverzichtbar sind beispielsweise CRM-Integration oder E-Mail-Automation. Wünschenswerte Features erhöhen den Komfort, sind aber nicht zwingend erforderlich. Diese Differenzierung hilft Ihnen, eine gezielte Vorauswahl zu treffen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Schwachstellen beheben?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt diese Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Marketing-Automation-Software
Stürzen Sie sich in die Recherche und den Vergleich von Anbietern von Marketing-Automation-Software, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:
Führen Sie einen Anbieterscan durch
Beginnen Sie mit einer groben Durchsicht der Anbieter anhand von Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien. Diese Ressourcen geben Aufschluss über die Zufriedenheit der Nutzer und die Leistungsfähigkeit der Tools. Achten Sie auf Muster in den Rückmeldungen, um Stärken und Schwächen zu erkennen. So können Sie Ihre Auswahl schnell eingrenzen.
Vergleichen Sie anhand Ihrer Geschäftsanforderungen
Vergleichen Sie die Tools basierend auf der Größe Ihres Unternehmens, Ihrem Integrationsbedarf und der Frage, ob Sie lieber auslagern oder interne Lösungen erstellen möchten. Manche Software eignet sich besser für kleine Teams, andere sind auf große Unternehmen zugeschnitten. Überlegen Sie, wie gut jedes Tool zu Ihrem bestehenden Technologie-Stack passt. Dies stellt Kompatibilität und Effizienz sicher.
Kernunterschiede erkennen
Achten Sie auf wesentliche Unterschiede wie Implementierungsunterstützung, Nutzererlebnis und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Diese Faktoren können einen Anbieter vom anderen abheben. Prüfen Sie, ob Anbieter eine persönliche Einführung oder spezielle Funktionen für Ihre Branche anbieten. Das Verstehen dieser Unterschiede hilft, eine ausgewogene Entscheidung zu treffen.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse strukturiert. Erstellen Sie eine Vergleichstabelle, in der Merkmale, Preise und Nutzerbewertungen aufgeführt sind. Diese visuelle Hilfe erleichtert den Auswahlprozess und dient als Referenz bei Teamdiskussionen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders gut?
- Passt es bezüglich Teamgröße, Budget und Technologie-Stack zu Ihnen?
- Welche Unterstützung und Dokumentation gibt es?
- Wie schneidet das Nutzererlebnis im Vergleich ab?
- Wie sind die Bedingungen für Implementierungsunterstützung?
Die besten Marketing-Automatisierungstools im Überblick
Hier finden Sie meine Top 10 Empfehlungen für Marketing-Automatisierungssoftware, um Ihnen den Einstieg in Ihre Suche zu erleichtern:
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Schritt 3: Eine Auswahlliste für Marketing-Automatisierungssoftware erstellen und Kontakt aufnehmen
Grenzen Sie Ihre Anbieteroptionen ein und beginnen Sie damit, mit potenziellen Partnern in Kontakt zu treten, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:
Kandidaten auswählen
Basierend auf Ihrer vorherigen Recherche wählen Sie 2–4 Anbieter aus, die Ihren Anforderungen besonders gut entsprechen. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die die gewünschten Marketing-Automatisierungsfunktionen und ausreichenden Support bieten. So bleibt Ihr Auswahlprozess überschaubar und zielorientiert. Eine Auswahlliste hilft Ihnen, sich auf die vielversprechendsten Möglichkeiten zu konzentrieren.
RFI oder RFP anfordern
Erwägen Sie, eine Anfrage für Informationen (RFI) oder eine RFP für Marketing-Automatisierungssoftware zu versenden, um detaillierte Informationen zu erhalten. Nutzen Sie diese Dokumente, um gezielt nach Funktionen, Preisen und Support zu fragen. So stellen Sie sicher, dass Sie umfassende Daten für Ihren Vergleich bekommen. RFI und RFP ermöglichen es Ihnen, die Anbieter anhand gleicher Kriterien zu bewerten.
Demos buchen
Vereinbaren Sie Demos mit Ihren ausgewählten Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie die Demo, um die Software in der Praxis zu sehen und die Benutzeroberfläche zu beurteilen. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen und wie diese Ihren Anforderungen entsprechen. Demos vermitteln Ihnen einen unmittelbaren Eindruck von den Fähigkeiten des Tools.
Konsistente Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie für alle Anbieter einheitliche Bewertungskriterien an. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Anwendererlebnis, Integrationsmöglichkeiten und Supportleistungen. Nutzen Sie ein Punktesystem, um die Anbieter hinsichtlich dieser Kriterien zu bewerten. So stellen Sie eine faire Vergleichbarkeit sicher und erleichtern die Entscheidungsfindung.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte erzählen, die mit unserer vergleichbar ist?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie funktioniert Ihre Preisstruktur?
- Können Sie Referenzen von ähnlichen Unternehmen bereitstellen?
Schritt 4: Den Business Case erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterauswahl in einen überzeugenden Business Case, den Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:
Schmerzpunkte zusammenfassen
Fassen Sie die Schmerzpunkte Ihres Teams und die erwarteten Ergebnisse durch die neue Software zusammen. Heben Sie hervor, wie die Lösung diese Probleme angeht. Dies zeigt den Wert der Investition. Nutzen Sie klare Beispiele, um zu veranschaulichen, wie die Software die aktuellen Prozesse verbessern kann.
Kostenschätzungen präsentieren
Sammeln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungstermine von Anbietern. Präsentieren Sie diese klar für Ihr Führungsteam. Fügen Sie Details wie Preisstrukturen für Marketing-Automatisierungssoftware und zusätzliche Kosten hinzu. Transparenz bei den Kosten hilft, die Zustimmung der Entscheider zu gewinnen.
ROI und Risiken darstellen
Erläutern Sie den erwarteten ROI, Effizienzgewinne und die Risiken, wenn nichts getan wird. Zeigen Sie auf, wie die Software Zeit oder Ressourcen spart. Vergleichen Sie diese Vorteile mit den möglichen Nachteilen, wenn Sie alles beim Alten lassen. So erhalten Sie eine ausgewogene Darstellung der Auswirkungen der Investition.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile gibt es?
- Wie wird diese Software die Effizienz verbessern?
- Wie lange dauert es, bis Ergebnisse sichtbar sind?
Schritt 5: Marketing-Automatisierungssoftware implementieren und Nutzer einführen
Planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess, damit Ihr Team die neue Marketing-Automatisierungssoftware effektiv nutzt:
Rollout-Plan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, Trainingsangebote und was jedes Teammitglied wissen muss. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder ein Projektmanagement-Tool, damit alle informiert bleiben. Klarheit hilft, Verwirrung zu vermeiden, und schafft Erwartungen.
Interne Verantwortliche bestimmen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für den Implementierungsprozess. Benennen Sie Teammitglieder, die die Einführung überwachen und Fragen beantworten. Das garantiert Verantwortlichkeit und bietet Nutzern eine Anlaufstelle für Unterstützung. Eine feste Ansprechperson erleichtert den Übergang.
Für einheitliche Schulung sorgen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulungen abschließt und das Tool einheitlich annimmt. Planen Sie verpflichtende Trainings und erfassen Sie die Teilnahme. Fördern Sie praktisches Üben und stellen Sie Ressourcen für kontinuierliches Lernen bereit. Durchgängige Schulungen führen zu besserer Nutzung und Kompetenz.
Rückkopplungsschleifen schaffen
Richten Sie Rückkopplungsschleifen während der Einführung ein und nutzen Sie die Ressourcen des Anbieters. Überprüfen Sie regelmäßig bei den Nutzern, wie das Tool funktioniert und welche Probleme auftreten. Verwenden Sie den Anbietersupport, um Bedenken schnell auszuräumen. Feedback-Loops helfen, das Onboarding laufend zu optimieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Change Management aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie messen Sie erste Erfolge?
- Welche Trainingsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie wird Nutzerfeedback gesammelt?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie momentan Marketing-Automatisierungssoftware recherchieren, können Sie sich mit einem SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen in Verbindung setzen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem es um die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens geht. Danach erhalten Sie eine Shortlist mit geeigneten Tools zur Auswahl. Sie werden zudem während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich Preisverhandlungen, unterstützt.