Wie schreibt man eine RFP für Marketing-Automation-Software

Shriya Ghate

on May 22, 2026

Sie möchten die beste Marketing-Automation-Software? Erstellen Sie eine RFP, die Klarheit schafft und dafür sorgt, dass Sie das richtige Tool für Ihr Team auswählen.

Key Takeaways

Eine RFP hilft Ihnen, Ihre Anforderungen klar zu definieren und Anbieter effektiv zu bewerten, damit Sie die beste Lösung für Ihr Team finden

Sie können auf eine RFP verzichten, wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einfachen Anforderungen sind – das spart Zeit und Mühe

Eine gut formulierte RFP kann zu besseren Preisen und einer Lösung führen, die optimal zu Ihren Zielen passt

Ein RFP, oder "Request for Proposal" (Aufforderung zur Angebotsabgabe), ist ein Instrument, das Sie nutzen, wenn Sie Anbieter evaluieren und die beste Marketing-Automatisierungssoftware für Ihre Bedürfnisse finden möchten. Wenn Sie beauftragt sind, die richtige Lösung zu finden und auszuwählen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie.

Die Erstellung eines RFP schafft Struktur bei der Anbieterbewertung. Es hilft Ihnen, gezielter zu fragen, klare Antworten zu erhalten und Optionen direkt miteinander zu vergleichen. Noch wichtiger ist, dass Sie so Risiken minimieren, da Ihre Wahl mit den Unternehmenszielen und Teamerfordernissen übereinstimmt.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ein RFP zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihr Team eine Lösung erhält, die perfekt passt – ohne unnötigen Aufwand, Budgetverschwendung oder Zeitverlust. Legen wir los!

Brauchen Sie wirklich ein RFP?

Wenn Ihr Team komplexe Anforderungen hat oder in einer stark regulierten Branche tätig ist, ist ein RFP unverzichtbar. Es hilft Ihnen, sich im Anbietermarkt zurechtzufinden und die Einhaltung interner und externer Standards sicherzustellen. Bei mehreren Stakeholdern oder einem hohen Budget ist ein RFP entscheidend, um alle Beteiligten abzustimmen und kostspielige Fehler zu vermeiden. In diesen Situationen benötigen Sie wirklich ein RFP:

Komplexe Integration in bestehende Systeme
Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen erforderlich
Hohe Investition und Budgetfreigabe notwendig
Einhaltung von Branchenvorschriften
Bedarf an detailliertem Anbietervergleich

Wann ein RFP übertrieben ist

Sind Ihre Anforderungen einfach oder das Team klein, ist ein RFP den Aufwand oft nicht wert. In solchen Fällen können Sie rascher eine Entscheidung treffen, besonders wenn Sie die Optionen kennen. Werfen Sie in diesen Fällen einen Blick auf meine Top-Auswahl an Marketing-Automatisierungssoftware:

Top Marketing Automation Software, die Sie in Erwägung ziehen sollten

Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren Marketing-Automatisierungssoftwares, um Ihnen den Einstieg in Ihre Suche zu erleichtern:

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RFI vs RFP vs RFQ: Was ist der Unterschied?

Die Unterschiede zwischen RFI, RFP und RFQ zu kennen, hilft Ihrem Team, das richtige Dokument für die jeweilige Beschaffung zu wählen, Zeit zu sparen und Reibungen zu vermeiden. Ein RFI sammelt allgemeine Informationen, ein RFP fordert detaillierte Angebote an und ein RFQ fragt gezielt nach Preisen. Welche Variante Sie wählen, hängt davon ab, in welcher Phase des Einkaufsprozesses Sie sich befinden und was Sie konkret benötigen:

Dokumenttyp	Zweck	Wann verwenden	Was enthalten sein sollte	Erforderliche Detailtiefe
Request for Information (RFI)	Allgemeine Informationen über Anbieter und Lösungen sammeln	Frühphase, wenn Sie Optionen erkunden	Anbieterfähigkeiten, Produktfunktionen	Niedrig
Request for Proposal (RFP)	Detaillierte Angebote von Anbietern einholen	Wenn Sie umfassende Lösungen und Vergleiche benötigen	Detaillierte Anforderungen, Bewertungskriterien	Hoch
Request for Quotation (RFQ)	Konkretisierte Preise für klar definierte Produkte/Dienstleistungen erhalten	Wenn vor allem der Preis interessiert und Sie Optionen eingegrenzt haben	Einzelpreise, Vertragsbedingungen	Mittel

Häufige RFP-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Ein überstürztes Vorgehen bei einer RFP oder das Überspringen wichtiger Details kann zu Verwirrung, Zeitverschwendung oder der Auswahl ungeeigneter Anbieter führen. Wenn Sie häufige Fehler vermeiden, kann Ihr Team einen reibungsloseren Auswahlprozess für Marketing-Automatisierungssoftware gestalten. Achten Sie auf die folgenden Fallstricke:

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Ohne ausreichenden Hintergrund oder Kontext können Anbieter Ihre Anforderungen möglicherweise nicht verstehen. Dies kann zu Angeboten führen, die nicht passen. Stellen Sie sicher, dass Ihre RFP klare Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Branche und Ihre spezifischen Herausforderungen enthält. Dadurch können Anbieter ihre Antworten genau auf Ihre Situation zuschneiden.

Fehlendes oder unklar definiertes Budget

Wenn Sie einen Budgetrahmen angeben oder die Kosten für Marketing-Automatisierungssoftware thematisieren, können Anbieter realistische Lösungen vorschlagen. Ohne diese Angabe erhalten Sie vielleicht Angebote, die weit außerhalb Ihres Budgets liegen. Kommunizieren Sie Ihr Budget offen, um Zeit zu sparen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Unklare Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Unklare Anforderungen oder übermäßiger juristischer Fachjargon können Anbieter verwirren und zu ungeeigneten Angeboten führen. Formulieren Sie Ihre Wünsche klar und vermeiden Sie unnötige juristische Begriffe. Konzentrieren Sie sich darauf, was die Software leisten soll, und verwenden Sie eine klare und einfache Sprache.

Keine Mitteilung von Bewertungskriterien

Ohne die Bekanntgabe von Bewertungskriterien wissen Anbieter nicht, worauf Sie besonderen Wert legen. Das führt dazu, dass Angebote nicht Ihren Prioritäten entsprechen. Legen Sie klar fest, wie Sie Angebote bewerten – zum Beispiel nach Funktionen, Support oder Kosten.

Kein einheitliches Format für Anbieterantworten

Geben Sie kein einheitliches Antwortformat vor, wird es schwierig, Anbieterangebote miteinander zu vergleichen. Das kann den Entscheidungsprozess verlangsamen. Stellen Sie ein Standard-Template für die Antworten bereit, um Einheitlichkeit zu gewährleisten und die Bewertung zu erleichtern.

Stellen Sie Ihr Team für die RFP zu Marketing-Automatisierungssoftware zusammen

Eine überzeugende RFP ist keine Einzelaufgabe; sie braucht Input von einem bereichsübergreifenden Team, damit das Endprodukt die Anforderungen aller Beteiligten erfüllt. Wenn Sie die richtigen Personen frühzeitig einbinden, senken Sie Risiken und vermeiden spätere Nacharbeiten. Folgende Personen sollten Teil Ihres Teams sein und aus diesen Gründen:

Projekt-Sponsor

Der Projekt-Sponsor gibt die strategische Richtung vor und stellt sicher, dass die RFP mit den Geschäftszielen übereinstimmt. Er besitzt die Befugnis, wichtige Entscheidungen zu treffen und Ressourcen zuzuteilen. Diese Rolle übernimmt in der Regel eine Führungskraft wie der CMO oder VP Marketing, die das Projekt verantwortet.

Fachliche Experten

Fachliche Experten bringen spezialisiertes Wissen darüber ein, was die Software leisten soll. Sie helfen, die Anforderungen zu definieren, und stellen sicher, dass die RFP spezifische Bedürfnisse der Fachabteilungen abdeckt. Dazu zählen meist IT-Spezialisten, Marketing-Manager und Datenanalysten, die die technischen und operativen Aspekte verstehen.

Beschaffung oder RFP-Autoren

Beschaffungs- oder RFP-Autoren bringen das nötige Know-how für die Erstellung klarer und prägnanter Dokumente mit. Sie achten darauf, dass die RFP gut strukturiert ist und den Beschaffungsrichtlinien entspricht. Teil dieses Teams können Beschaffungsverantwortliche oder erfahrene RFP-Autoren sein, die wissen, wie man Anforderungen effektiv kommuniziert.

Endnutzer und Stakeholder

Endnutzer und Stakeholder geben wertvolle Einblicke in alltägliche Anforderungen und Herausforderungen. Ihr Feedback hilft, die RFP so zu gestalten, dass eine Lösung ausgewählt wird, die Arbeitsabläufe verbessert. Zu dieser Gruppe können Marketing-Koordinatoren, Vertriebsmitarbeitende und Kundenserviceteams gehören, die die Software regelmäßig nutzen werden.

Unverzichtbares & Ziele definieren

Bevor Sie eine RFP versenden, muss Ihr Team klar festlegen, was die neue Lösung leisten muss – und warum. Wenn Sie sich auf Probleme, Ziele und unverhandelbare Punkte einigen, können Anbieter gezielter antworten, und die Bewertung der Angebote wird leichter. Ziehen Sie Folgendes in Betracht, wenn Sie Ihre Anforderungen formulieren:

Schmerzpunkte mit dem aktuellen System: Was frustriert Ihr Team an der derzeitigen Software? Die Identifizierung dieser Probleme hilft Ihnen, eine Lösung zu finden, die gezielt auf diese Schwierigkeiten eingeht, wie z. B. Integrationsprobleme oder fehlende Automatisierung.
Erforderliche Verbesserungen und Erfolgsziele: Was möchten Sie mit der neuen Software erreichen? Denken Sie an messbare Ergebnisse wie eine höhere Lead-Konversionsrate oder eine bessere Kundensegmentierung.
Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Welche Funktionen sind unverzichtbar? Berücksichtigen Sie Aspekte wie Datensicherheit, CRM-Integration oder die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften.
Benutzerrollen, Nutzungshäufigkeit, Workflows: Wer wird die Software wie häufig verwenden? Definieren Sie Benutzerrollen und Abläufe, um sicherzustellen, dass die Lösung die täglichen Aktivitäten Ihres Teams unterstützt.
Präferenzen für die Bereitstellung: Bevorzugen Sie On-Premises- oder Cloud-basierte Lösungen? Berücksichtigen Sie Faktoren wie Skalierbarkeit, Wartung und IT-Ressourcen, wenn Sie entscheiden, wie die Software bereitgestellt werden soll.

Erstellen Sie die RFP für Marketing-Automatisierungssoftware

Jetzt ist es an der Zeit, alles in einem klar strukturierten RFP-Dokument zusammenzufassen. Eine gut organisierte und vollständige RFP erleichtert es den Anbietern, präzise auf Ihre Anfrage einzugehen und ermöglicht Ihrem Team eine effektive Bewertung der Antworten. Folgendes sollten Sie einbeziehen:

1. Zusammenfassung

Die Zusammenfassung verschafft den Anbietern einen Überblick über Ihr Projekt. Stellen Sie Ihre Ziele, zentrale Herausforderungen und die angestrebten Ergebnisse mit der neuen Software dar. Dieser Abschnitt gibt den Ton an und hilft den Anbietern, das Gesamtbild zu verstehen, sodass ihre Vorschläge mit Ihren Zielen in Einklang stehen.

2. Umfang der Arbeiten

Definieren Sie den Arbeitsumfang, um zu verdeutlichen, was Sie vom Anbieter erwarten. Geben Sie Details zu Liefergegenständen, Zeitplänen und bestimmten Aufgaben an, die der Anbieter übernehmen soll. Dies hilft den Anbietern, präzise Angebote zu erstellen, und stellt sicher, dass Ihr Team die gewünschten Leistungen erhält.

3. Technische Anforderungen

Listen Sie Ihre technischen Anforderungen auf, um die Kompatibilität mit bestehenden Systemen sicherzustellen. Fügen Sie Details zu Integration, Datenmigration und Plattform-Spezifikationen hinzu. Durch genaue Angaben helfen Sie den Anbietern zu prüfen, ob sie Ihren Bedarf decken können, und vermeiden technische Probleme.

4. Anbieterqualifikationen

Geben Sie die Qualifikationen an, die Sie von den Anbietern erwarten, zum Beispiel Erfahrung in Ihrer Branche. Bitten Sie um Fallstudien oder Referenzen, um ihre Kompetenz zu bestätigen. So können Sie bewerten, ob ein Anbieter über die notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen.

5. Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

Beschreiben Sie Ihre Anforderungen an Sicherheit und Compliance, um Ihre Daten zu schützen und regulatorische Vorgaben einzuhalten. Nennen Sie Details wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und branchenspezifische Compliance-Standards. Die Anbieter benötigen diese Informationen, damit ihre Lösungen Ihren Sicherheitsanforderungen entsprechen.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Erklären Sie Ihre Erwartungen an Implementierung und Schulung, damit der Wechsel reibungslos gelingt. Geben Sie Zeitrahmen, Unterstützungsbedarf und erforderliche Trainings für Ihr Team an. So wissen die Anbieter, welches Unterstützungsniveau Sie erwarten und können passende Unterstützung anbieten.

7. Preise und Lizenzen

Fordern Sie detaillierte Preis- und Lizenzinformationen an, um die Kosten genau vergleichen zu können. Bitten Sie um Aufschlüsselungen der Anfangskosten, laufenden Gebühren und eventueller zusätzlicher Kosten. Diese Transparenz hilft Ihnen, die tatsächlichen Gesamtkosten zu verstehen und unerwartete Ausgaben zu vermeiden.

8. Vertragsbedingungen

Definieren Sie Ihre bevorzugten Vertragsbedingungen, einschließlich Laufzeit und Verlängerungsoptionen. Nennen Sie spezielle Klauseln oder Bedingungen, die Sie aufnehmen möchten. Klare Vertragsbedingungen beugen Missverständnissen vor und schaffen für beide Seiten Transparenz.

9. Einreichungshinweise

Geben Sie klare Einreichungshinweise, damit die Anbieter ihre Angebote korrekt abgeben. Nennen Sie Frist, Format und benötigte Unterlagen. Durch diese Angaben stellen Sie sicher, dass die Anbieter Ihre Anforderungen erfüllen und Ihr Team alle notwendigen Informationen zur Bewertung erhält.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Klare Bewertungskriterien helfen, den Entscheidungsprozess objektiv, transparent und im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen zu halten. Wenn Sie die Kriterien vor der Durchsicht der Angebote festlegen, vermeiden Sie Verzerrungen und gewährleisten eine faire Bewertung. So definieren Sie Ihre Bewertungskriterien:

Was ist am wichtigsten?

Wählen Sie drei bis fünf gewichtete Kategorien aus, die mit Ihren Zielen und Prioritäten übereinstimmen. So stellen Sie sicher, dass Sie das bewerten, was Ihrem Team wirklich wichtig ist. Häufige Bewertungskategorien für RFPs im Bereich Marketing-Automatisierungssoftware sind:

Funktionsumfang
Integrationsfähigkeit
Benutzererfahrung
Kosten
Anbietersupport

Verwenden Sie eine Bewertungstabelle

Eine Bewertungstabelle hilft Ihnen, Angebote konsequent zu beurteilen. Weisen Sie jeder Kategorie eine Gewichtung entsprechend ihrer Wichtigkeit zu, z. B. 40 % für den Funktionsumfang und 20 % für die Kosten. Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1–5 oder 1–10, um zu beurteilen, wie gut jeder Anbieter Ihre Anforderungen erfüllt. Passen Sie die Gewichtungen so an, dass sie Ihre internen Prioritäten widerspiegeln und mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen.

Machen Sie Ihren Bewertungsprozess transparent

Legen Sie fest, wer die Angebote bewertet und wie dies geschieht. Verwenden Sie eine standardisierte Bewertungsmatrix, damit alle Bewerter einheitlich vorgehen. Vereinbaren Sie vorab ein Treffen, in dem Sie das Team auf den Bewertungsprozess einstimmen, damit alle den Ablauf verstehen. So stellen Sie sicher, dass die Bewertungen fair sind und alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.

Geben Sie die RFP für Marketing-Automatisierungssoftware heraus

Die RFP-Versendung besteht nicht nur darin, sie zu verschicken – sondern darin, den Anbietern die richtigen Zugänge, Zeitpläne und Anweisungen zu geben, damit sie effizient antworten können. Ein reibungsloser Verteilungsprozess beeinflusst die Qualität der Rückmeldungen, die Sie erhalten. So gelingt Ihnen die Ausschreibung:

Wählen Sie die richtige Versandmethode

Entscheiden Sie, ob Sie E-Mail, RFP-Software-Plattformen oder Beschaffungsportale für die Verteilung Ihrer RFP nutzen. Ein zentrales System erleichtert das Nachverfolgen der Antworten und stellt sicher, dass keine verloren gehen. Ziehen Sie in Betracht, eine Anbieterkontaktliste beizufügen oder ein funktionsbasiertes Postfach zu verwenden, um die Kommunikation klar und übersichtlich zu gestalten. So optimieren Sie den Prozess und minimieren Missverständnisse.

Setzen Sie klare Zeitrahmen

Stellen Sie den Anbietern eine standardisierte RFP-Zeitleiste zur Verfügung, damit sie ihre Zeit besser planen können. Typische Meilensteine sind:

RFP-Veröffentlichungsdatum
Anbieter Q&A-Phase
Stichtag für die Einreichung
Bewertungs- und Auswahlphase

Mit klaren Zeitrahmen unterstützen Sie die Anbieter bei der Planung und stellen sicher, dass Sie pünktlich Angebote erhalten.

Legen Sie Anforderungen für die Einreichung fest

Geben Sie den Anbietern genau an, wie sie ihre Angebote einreichen sollen, zum Beispiel durch Angabe akzeptierter Dateiformate wie PDF, Word oder Excel-Vorlagen. Geben Sie die gewünschte Versandart an, zum Beispiel ein Upload-Portal oder ein spezielles Antwort-Postfach. Machen Sie deutlich, ob spezifische Vorlagen genutzt werden müssen und ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden. Diese Klarheit reduziert Fehler und garantiert, dass Sie die benötigten Informationen erhalten.

Bewerten und wählen Sie Anbieter sorgfältig aus

An diesem Punkt zahlt sich die strukturierte Vorbereitung Ihres Teams aus – Sie können Anbieterantworten sicher und strukturiert auf eine Shortlist reduzieren. Konsistenz, Objektivität und Zusammenarbeit sind entscheidend, damit alle Beteiligten bei der Bewertung optimal zusammenarbeiten. So bewerten und shortlistieren Sie Anbieter effektiv:

Vorschläge organisieren und formatieren, um sie zu überprüfen: Halten Sie Vorschläge einheitlich, indem Sie sie nach dem gleichen Muster formatieren, sodass sie einfach zu vergleichen sind. Nutzen Sie einen gemeinsamen Ordner oder ein Dokumentenmanagementsystem, um alles zu organisieren. So findet Ihr Team schnell die wichtigsten Details und kann sich darauf konzentrieren.
Eine Bewertungsmatrix verwenden: Setzen Sie Ihre Bewertungsmatrix ein, um jeden Vorschlag objektiv zu beurteilen. Bewerten Sie Funktionen, Kosten und Support auf einer Skala, um zu sehen, welche Anbieter am besten zu Ihren Anforderungen passen. Wie gut erfüllt jeder Vorschlag Ihre Kriterien?
Demos und Interviews planen: Laden Sie die besten Anbieter ein, Demos zu präsentieren oder an Interviews teilzunehmen. Das verschafft Ihnen einen direkten Einblick in die Software im Einsatz und die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Würde eine Live-Demo zeigen, wie die Lösung Ihre spezifischen Anwendungsfälle abdeckt?
Referenzen prüfen: Kontaktieren Sie Referenzen, um die Angaben und Leistungen eines Anbieters zu überprüfen. Fragen Sie nach deren Erfahrungen und eventuellen Herausforderungen. Haben andere Unternehmen aus Ihrer Branche mit diesem Anbieter Erfolg gehabt?
Unklarheiten in Vorschlägen klären: Wenn irgendetwas unklar ist, wenden Sie sich zur Klärung an den Anbieter. Treffen Sie keine Annahmen über dessen Fähigkeiten. Würde ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail Unklarheiten beseitigen und sicherstellen, dass Sie die richtige Entscheidung treffen?

Anbieter auswählen & benachrichtigen

Sobald Ihr Team einen Anbieter gewählt hat, sind die abschließenden Schritte genauso wichtig wie der Auswahlprozess. Klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern—sowohl den gewählten als auch den nicht gewählten—ist entscheidend, ebenso wie die Abstimmung Ihres Teams, bevor Sie in die Vertragsunterzeichnung gehen. Hier sind die wichtigsten Schritte:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen

Rechtzeitige und respektvolle Kommunikation zeigt Professionalität und pflegt gute Beziehungen zu allen Anbietern. Senden Sie eine kurze Dankesnotiz an beide Gruppen—die ausgewählten und die nicht ausgewählten Anbieter—und geben Sie, falls passend, ein kurzes Feedback. Diese Höflichkeit fördert positive Beziehungen und eröffnet zukünftige Möglichkeiten.

Sich auf finale Verhandlungen vorbereiten

Bereiten Sie die Verhandlungen vor, indem Sie übliche Themen wie Preise, Service Levels (SLAs) und Vertragsbedingungen identifizieren, die besprochen werden müssen. Definieren Sie im Vorfeld die Grenzen Ihres Teams, um zu wissen, wann Sie ein Angebot ablehnen würden. Nutzen Sie eine Checkliste oder Agenda, um während der Verhandlungen den Überblick zu behalten und alle wichtigen Punkte abzudecken, ohne sich zu verzetteln.

Vor Vertragsunterzeichnung interne Abstimmung sichern

Stellen Sie vor der Vertragsunterzeichnung sicher, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, etwa von der Geschäftsleitung oder dem Finanzbereich sowie durch eine juristische oder einkaufsseitige Prüfung. Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungsgründe für die internen Prüfer zusammen, um eine zügige Freigabe zu ermöglichen. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Beteiligten dieselben Ziele verfolgen und der Vertrag zu Ihrer Unternehmensstrategie passt.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie sich gerade mit der Recherche zu Marketing-Automatisierungssoftware beschäftigen, setzen Sie sich für kostenlose Empfehlungen mit einem SoftwareSelect-Berater in Verbindung.

Sie füllen dazu ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre speziellen Anforderungen aufgenommen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste an Software-Lösungen zur Überprüfung. Die Berater begleiten Sie sogar durch den gesamten Kaufprozess, einschließlich Preisverhandlungen.

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