Marketing Resource Management: Een complete gids

Marketingresourcebeheer (MRM) beschouwt die ad-hoccampagnemiddelen als één ecosysteem. Door software te gebruiken om deze middelen te organiseren en een centrale plek te creëren voor het beheren van taken, middelen, processen en mensen, kan MRM dubbel werk verminderen en marketingactiviteiten efficiënter maken.

Volgens Gartner vallen MRM-inspanningen over het algemeen in drie categorieën:

• Beheer van middelen
• Werkbeheer
• Prestatiebeheer

Alles, van het produceren van marketingmiddelen tot het analyseren van campagnestatistieken, valt onder de noemer MRM.

Voordelen van marketingresourcebeheer

Door MRM te gebruiken om controle te krijgen over je marketingworkflow, profiteer je van allerlei voordelen. Deze voordelen groeien mee met de omvang van je organisatie en de complexiteit van je marketingcampagnes, mits je MRM goed implementeert.

• Grotere efficiëntie: Dankzij een betere organisatie en gestroomlijnde processen betekent MRM minder heen-en-weercommunicatie en minder verspilde middelen. Nog beter: hierdoor krijgt je team tijd om prioriteit te geven aan strategische en creatieve taken in plaats van overbodige taken.
• Lagere kosten: Het is eenvoudig voor marketingcampagnes om het budget te overschrijden en meer middelen te gebruiken dan gepland. Met een MRM-aanpak is de kans echter groter dat je het gebruik van je middelen kunt optimaliseren, budgetoverschrijdingen onder controle kunt houden en een positieve ROI kunt behouden.
• Silo’s elimineren: Multikanaal- en multilocatiemarketingcampagnes kunnen snel ontaarden in losstaande inspanningen binnen meerdere afdelingen. MRM is essentieel om deze te verenigen. Je kunt je campagnes versnellen door gedeelde middelen te centraliseren, workflows tussen afdelingen te automatiseren en de activiteiten en deadlines van elke bijdrager nauwkeurig op elkaar af te stemmen om knelpunten te voorkomen.
• Merkconsistentie: Als dit niet wordt beheerd, zal elke afdeling of regio waarschijnlijk een eigen merkinterpretatie aan je marketingcampagne geven. Verminder dit merkrisico door sjablonen te maken en alle campagnemiddelen vanuit één centrale opslagplaats te beheren.

Wat is software voor marketingresourcebeheer?

Met MRM-software kun je je marketingresourcebeheer via één platform coördineren. Voor een visueel voorbeeld zie je hier hoe de MRM-software van Kantata eruitziet:

Met MRM-software kun je aannemers en partners beheren, samenwerking stroomlijnen, middelen en taken efficiënt toewijzen en een overzicht op hoofdlijnen krijgen van de voortgang van elke bijdrager. Daardoor kan campagnebeheer veel gestroomlijnder en geautomatiseerder verlopen dan anders het geval zou zijn.

Voor wie is MRM-software bedoeld?

MRM-software is geschikt voor je als je een van de volgende functies hebt:

• CMO's: marketingdirecteuren hebben inzicht nodig in de toewijzing van middelen en budgettering. MRM-software centraliseert ook rapportage en analyses, waardoor het gemakkelijker is om de impact van je marketinginspanningen aan te tonen.
• Marketingactiviteiten: leiders van marketingactiviteiten die je operationele marketingmodel beheren. Zij moeten contentbeheer en workflowbeheer combineren, wat vaak inhoudt dat ze de samenwerking tussen meerdere externe en interne marketingteams coördineren. (MRM-software is nog belangrijker als dit teams op afstand zijn.)
• Marketingprojectmanagers: project- en programmamanagers gebruiken MRM-software om de voortgang van campagnes bij te houden, middelen te beheren, knelpunten in de gaten te houden en projectdeadlines te bewaken.

Uitdagingen bij de implementatie van MRM-software

Met meer dan 14.000 beschikbare martechsoftwareproducten worden marketeers volledig overspoeld door tools. MRM-software is alweer een extra tool, wat betekent dat er meer onboarding, training en integraties met je bestaande technologiestack nodig zijn.

Dat zijn enkele van de eerste implementatie-uitdagingen waarmee je te maken krijgt, maar er zijn er ook andere:

• Budget inschatten: wanneer je MRM-software vergelijkt, zul je merken dat de kosten sterk kunnen variëren. Om de uiteindelijke kosten van een MRM-oplossing goed in beeld te krijgen—zonder mogelijkheden aan te schaffen die je niet nodig hebt—moet je je vereisten zorgvuldig vaststellen, met meerdere leveranciers communiceren en offertes vergelijken.
• Leercurve: tools voor marketingmiddelenbeheer zijn uitgebreid, wat goed is—maar het betekent ook dat het gebruik ervan overweldigend kan zijn. Het kost tijd om vertrouwd te raken met één platform dat budgettering, campagneplanning, uitvoering, analyses en beheer van digitale middelen ondersteunt.
• Gebruikersacceptatie: bedrijven moeten relevante afdelingen en medewerkers meekrijgen in het idee om een nieuw softwareonderdeel te gebruiken; je kunt weerstand tegen aanzienlijke veranderingen ondervinden wanneer workflows veranderen en middelen worden gecentraliseerd.

CREATE AN ACCOUNT

Create a CMO Club Account for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights—it’s free to join.

Get Free Access

Have an account? Log In

7 essentiële functies van software voor marketingmiddelenbeheer

Wanneer je MRM-software kiest, wil je niet eindigen met meer toeters en bellen dan je nodig hebt. Maar minimaal wil je ervoor zorgen dat het product dat je kiest aan deze essentiële normen voldoet.

1. Naadloze integratie met bestaande marketingtechnologiestack

Je MRM-systeem moet probleemloos samenwerken met andere tools in je marketingtechnologiestack, zoals je CRM, marketingautomatiseringsplatform en contentmanagementsysteem. Sommige MRM-producten integreren echter beter dan andere.

In de beoordeling van de beste MRM-software door de CMO noemden we Wrike een uitstekende keuze als je integraties prioriteit geeft. Het biedt een appcatalogus met meer dan 400 integraties, API's, vooraf gebouwde connectoren en volledige aangepaste workflowautomatisering.

Praktische tips:

• Kies een MRM-tool die API's aanbiedt.
• Test het integratieproces tijdens je proefperiode.
• Betrek je IT-afdeling erbij om een soepele overgang te garanderen.

2. Volledig inzicht in marketingcampagnes

Zoek naar tools die op één plek een uitgebreid overzicht bieden van de status, het budget en de resultaten van je campagne. HubSpot is een uitstekend voorbeeld van een campagnegericht MRM-platform: voor elke campagne kun je snel belangrijke op rendement gerichte statistieken bekijken, zoals het aantal gesloten deals en de toegeschreven omzet.

Praktische tips:

• Stel dashboards in die de realtime resultaten van je campagne tonen.
• Kies een tool met uitgebreide rapportagemogelijkheden voor analyses na de campagne.
• Geef alle belanghebbenden transparante toegang tot de voortgang van je campagne en de geboekte vooruitgang om de verantwoordingsplicht en marketingprestaties te verbeteren.

3. Projectbeheer en planning

Het plannen en uitvoeren van een marketingcampagne is een uitdaging. Om dit eenvoudiger te maken, kun je zoeken naar MRM-hulpmiddelen met gebruiksvriendelijke functies voor projectmanagement voor marketing. Zoek naar functies waarmee je de toewijzing van middelen kunt visualiseren, taken kunt toewijzen en mijlpalen kunt bijhouden.

Silverbucket heeft bijvoorbeeld een gestroomlijnde planningsinterface op hoog niveau die je projecttijdlijn en resourcetoewijzingen combineert.

Praktische tips:

• Houd de voltooiingspercentages van taken bij.
• Stel duidelijke deadlines vast en wees transparant over wie verantwoordelijk is voor elke taak.
• Gebruik Gantt-diagrammen of andere visualisatietools om de voortgang van je campagne bij te houden.

4. Werkstroomvisualisatie en dashboards

Een van de voordelen van het verzamelen van al je marketinggegevens op één plek is de mogelijkheid om te visualiseren wat er in je campagnes gebeurt. Met aangepaste dashboards kun je de werkstroom van begin tot eind zien, samen met de bijbehorende prestatieanalyses.

Pimcore maakt het bijvoorbeeld eenvoudig om te schakelen tussen verschillende rapporten, waaronder analyses, werkstromen en aangepaste dashboards.

Praktische tips:

• Verwijder statistieken die niet relevant zijn, zodat je waardevolle trends kunt herkennen.
• Pas je dashboard aan om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) weer te geven.
• Bekijk je dashboards regelmatig om knelpunten te vinden en je processen te verbeteren.

5. Beheer van digitale bedrijfsmiddelen

Digitaal activabeheer (DAM) is een kernonderdeel van MRM-software. DAM helpt je marketingmiddelen op te slaan, te ordenen en terug te vinden, zodat je digitale marketingteam snel en veilig toegang heeft tot de inhoud die het nodig heeft voor campagnes.

Het DAM-systeem van IntelligenceBank maakt het bijvoorbeeld eenvoudig om goedgekeurde merkmiddelen te delen, gebruiksrechten te beheren en aangepaste machtigingen voor elk middel in te stellen.

Praktische tips:

• Stel toegangsrechten in voor elk middel.
• Voeg beschrijvende tags toe aan middelen, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn.
• Maak een map met vooraf goedgekeurde merkmiddelen om dubbele aanvragen te voorkomen.

6. Budgettering

Het bijhouden van het budget van je project is essentieel om kostenoverschrijdingen te voorkomen. Dit handmatig proberen te doen leidt echter al snel tot overweldiging en is vrijwel zeker minder effectief dan het gebruik van een speciaal daarvoor ontwikkelde tool. Zoek in plaats daarvan naar een platform voor marketingresourcebeheer waarmee je marketinguitgaven kunt plannen, toewijzen en bijhouden.

Marmind combineert bijvoorbeeld marketingbudgetten, activiteiten en resultaten in één platform. Zo biedt het een overzicht op hoog niveau en wordt het eenvoudiger om middelen toe te wijzen.

Met Productive, een ander MRM-platform, kun je de capaciteit van je team eenvoudig beheren met functies voor tijdregistratie die laten zien wanneer elke medewerker beschikbaar is of te veel werk heeft.

Praktische tips:

• Voorkom dat je team te veel wordt ingepland door taken toe te wijzen op basis van capaciteit.
• Stel waarschuwingen in voor overbesteding en houd uitgaven in realtime bij.
• Maak gedetailleerde rapporten om de ROI te bewaken.

7. Mogelijkheden voor interne en externe samenwerking

Veel van de efficiëntiewinst van MRM-platforms komt voort uit hun samenwerkingsmogelijkheden, die teams helpen flexibeler te werken.

Met Productive kun je de taken van je team bijvoorbeeld organiseren in een bordweergave, zodat jij (en andere medewerkers) kunt zien aan wie elke taak is toegewezen en wat de status ervan is.

Tips van professionals:

• Betrek externe leveranciers bij je samenwerkingssysteem om projecten op koers te houden.
• Experimenteer met verschillende samenwerkingsmethoden (lijsten, borden, agenda's) om te ontdekken wat het beste werkt voor je team.
• Verhoog de efficiëntie door marketingautomatiseringen te ontwerpen die taken activeren wanneer je team elke fase doorloopt en voltooit.

Beste werkwijzen voor het implementeren van MRM-software

Zo zorg je voor een soepele uitrol van MRM-software binnen je organisatie.

1. Stem knelpunten af met het management

Niet elke MRM-tool is hetzelfde. Sommige platforms zijn uitgebreid, terwijl andere meer gerichte (en betaalbare) oplossingen bieden. Zorg ervoor dat jij en het management van je bedrijf het eens zijn over de belangrijkste knelpunten die moeten worden opgelost.

Tips van professionals:

• Begin met het verzamelen van feedback over de huidige uitdagingen op het gebied van resourcebeheer.
• Plan een vergadering met het management om te bekijken waar deze feedback aansluit bij de bedrijfsdoelen.
• Stel meetbare doelen op voor de implementatie van MRM. (Hoe ziet succes eruit?)

2. Stel een implementatieteam samen

Je implementatieteam bestaat uit belanghebbenden uit verschillende afdelingen—zoals IT, projectmanagers en interne marketeers—die toezicht kunnen houden op de uitrol van de MRM-software, processen kunnen definiëren en uitdagingen kunnen aanpakken die zich onderweg voordoen.

Tips van professionals:

• Wijs rollen toe voor projectmanagement, IT en marketingactiviteiten.
• Stel duidelijke verantwoordelijkheden vast voor elke belanghebbende.
• Kom regelmatig bijeen om de voortgang van de implementatie te volgen.

3. Ontwerp en documenteer marketingprocessen en werkstromen

Je team kan zich aanpassen aan je nieuwe MRM-software en processen, maar daarvoor zijn duidelijke instructies nodig.

Begin met inzicht in de huidige werkstromen van je team en in hun “ideale” werkstromen (zonder knelpunten). Ontwerp vervolgens een nieuw en verbeterd systeem en documenteer dit.

Tips van professionals:

• Gebruik visuele werkstromen om het begrip te bevorderen.
• Creëer geen processen zonder input van anderen. Betrek in plaats daarvan belanghebbenden vanaf het begin.
• Zodra je processen in de praktijk worden gebruikt, zie je waar ze wel en niet goed werken. Werk ze regelmatig bij.

4. Stem af met IT-ondersteuning

Ondersteuning van je IT-team is cruciaal om een nieuw MRM-platform in je technologiestack op te nemen—vooral als je implementatie afhankelijk is van veel marketingintegraties. Betrek IT vroeg in het proces, zodat je vooraf inzicht krijgt in mogelijke technische uitdagingen.

Tips van professionals:

• Test elke integratie voordat je live gaat.
• Breng de IT-infrastructuur in kaart die nodig is voor je MRM-implementatie.
• Vraag je IT-team om voortdurende ondersteuning om alles soepel te laten verlopen.

5. Stel budget beschikbaar voor software en personeel

Je betaalt maandelijks of jaarlijks voor MRM-software. Doorgaans zijn de kosten hoog genoeg dat senior bedrijfsleiders goedkeuring moeten geven. Daarom is het handig om een idee te hebben van de potentiële ROI voordat je goedkeuring voor het budget aanvraagt.

Houd er rekening mee dat de software voor marketingmiddelenbeheer zelf niet de enige kostenpost is. Je moet ook budget toewijzen voor de benodigde personele middelen en training, evenals ondersteuning na de implementatie.

Professionele tips:

• Maak een gedetailleerd budget en een ROI-schatting.
• Vraag vroegtijdig goedkeuring aan de leiding van je bedrijf.
• Vergeet niet te budgetteren voor personele middelen, trainingskosten en ondersteuning na de implementatie.

6. Beoordeel softwareleveranciers en schaf software aan

Er bestaat een indrukwekkende keuze aan MRM-softwareoplossingen. Jouw uitdaging is om deze lijst terug te brengen tot de leveranciers die het beste aansluiten bij de behoeften van je team.

Begin met vast te stellen welke functionaliteit je team het meest nodig heeft, samen met enkele functies die “leuk om te hebben” zijn. Vraag vervolgens offertes aan en besteed extra tijd aan het analyseren van leveranciers die voldoen aan je criteria voor budget en mogelijkheden. (Vergeet niet leveranciers te vragen naar de bedrijfskritische integraties die je nodig hebt.)

Professionele tips:

• Maak een lijst van onmisbare functies en functies die prettig zijn om te hebben.
• Vraag om sectorspecifieke casestudy's en besteed tijd aan het zelf uitproberen van demo's.
• Controleer of elke leverancier kan integreren met je bestaande technologiestack.

7. Evalueer de voortgang regelmatig met het implementatie- en marketingteam

Maak een plan voor regelmatige evaluatie zodra je MRM-implementatie is voltooid. Gebruiken teams de software regelmatig? Verhoogt deze de efficiëntie en verlaagt deze de kosten? Welke subjectieve feedback krijg je van gebruikers?

Werk samen met je implementatieteam om te bepalen wie verantwoordelijk is voor de voortdurende optimalisatie van MRM.

Professionele tips:

• Plan regelmatig evaluaties met het implementatieteam.
• Vraag gebruikers wat ze wel en niet prettig vinden aan je MRM-systeem.
• Pas workflows op basis van het gebruik aan om de efficiëntie in de loop van de tijd te optimaliseren.

Ontvang meer inzichten in marketingstrategie

Als je een marketingteam aanstuurt, moet je flexibel kunnen reageren op veranderende omstandigheden door middelen en budget opnieuw toe te wijzen aan de gebieden waar je de meeste impact kunt creëren. Snel reageren is echter een uitdaging wanneer je alles moet coördineren, van tijdlijnen van externe leveranciers tot samenwerking tussen afdelingen.

Daarom is het verstandig om al je marketingactiviteiten onder één dak te brengen in de vorm van MRM-software, waardoor efficiëntie en ROI worden verhoogd. 

Klaar voor meer inzichten in marketingstrategie? Meld je aan voor de nieuwsbrief van The CMO om op de hoogte te blijven. Je ontvangt de nieuwste tips, hulpmiddelen en gidsen van onze community van ervaren marketingleiders rechtstreeks in je inbox.