Gestione delle Risorse di Marketing: Guida Completa

Ma affinché l'implementazione della MRM sia efficace, devi scegliere il giusto software evitando i più comuni errori di implementazione. In questa guida, vedremo i principali vantaggi della MRM, metteremo in evidenza le funzionalità indispensabili che il software dovrebbe avere e analizzeremo le migliori pratiche per l’implementazione. Così potrai costruire un’operazione di marketing più efficiente, senza colli di bottiglia e con un ROI aumentato.

Cos'è la Gestione delle Risorse di Marketing (MRM)?

Una campagna di marketing aziendale spesso coinvolge membri del team di content, social media, marketing di prodotto, pubblicità a pagamento, partnership, design e analytics. (E questo è solo l’inizio.)

La Marketing Resource Management (MRM) considera queste risorse di campagna ad hoc come un unico ecosistema. Utilizzando un software per organizzare tali risorse e creando un hub centrale per gestire attività, asset, processi e persone, la MRM può ridurre le ridondanze e rendere le operazioni di marketing più efficienti.

Secondo Gartner, gli sforzi MRM generalmente rientrano in tre categorie:

• Gestione degli asset
• Gestione delle attività
• Gestione della performance

Tutto, dalla produzione di asset di marketing all’analisi dei dati di performance delle campagne, rientra nell’ambito della MRM.

Vantaggi della Gestione delle Risorse di Marketing

Utilizzando la MRM per ottenere controllo sul tuo flusso di lavoro di marketing, potrai vedere numerosi vantaggi—e questi vantaggi crescono insieme alla dimensione della tua organizzazione e alla complessità delle campagne di marketing, se implementi correttamente la MRM.

• Efficienza aumentata: Con una migliore organizzazione e processi più snelli, la MRM significa meno scambi inutili e meno spreco di risorse. Ancora meglio, questo libera tempo per il tuo team, che potrà concentrarsi su attività strategiche e creative piuttosto che su quelle ripetitive.
• Costi ridotti: È facile che le campagne di marketing eccedano il budget e utilizzino più risorse del previsto. Ma con un approccio MRM, è più probabile ottimizzare l’uso delle risorse, tenere sotto controllo gli sforamenti e garantire un ROI positivo.
• Eliminazione dei silos: Le campagne di marketing multicanale e multisede possono facilmente trasformarsi in sforzi isolati tra vari dipartimenti. Per unificarli, la MRM è fondamentale. Puoi velocizzare le campagne centralizzando gli asset condivisi, automatizzando i flussi di lavoro tra reparti e orchestrando meticolosamente attività e scadenze di ogni contributore per evitare colli di bottiglia.
• Coerenza del brand: Senza un controllo, ogni reparto o regione potrebbe dare una propria interpretazione al branding della campagna di marketing. Riduci questo rischio creando template e gestendo tutti gli asset di campagna da un repository centrale.

Cos'è un Software di Marketing Resource Management?

Con un software MRM, puoi orchestrare le attività di gestione delle risorse di marketing tramite un'unica piattaforma. Per darti un esempio visivo, ecco come appare il software MRM di Kantata:

Il software MRM ti permette di gestire fornitori e partner, semplificare la collaborazione, allocare risorse e attività in modo efficiente—e ottenere una visione d’insieme dei progressi di ciascun collaboratore. Di conseguenza, la gestione delle campagne può essere molto più fluida e automatizzata rispetto a quanto sarebbe altrimenti.

A chi è rivolto il software MRM?

Vorrai dotarti di un software MRM se ricopri uno dei seguenti ruoli:

• Direttori Marketing (CMO): Chief Marketing Officers hanno bisogno di visibilità sull'allocazione delle risorse e sulla pianificazione del budget. Il software MRM centralizza inoltre i report e le analisi, facilitando la dimostrazione dell’impatto delle attività di marketing.
• Marketing Operations: I leader delle Operazioni di Marketing che gestiscono il tuo modello operativo di marketing. Devono coordinare la gestione dei contenuti e dei flussi di lavoro, spesso coinvolgendo più team di marketing interni ed esterni. (Il software MRM è ancora più essenziale se questi team lavorano da remoto.)
• Project Manager Marketing: I responsabili di progetti e programmi utilizzano il software MRM per monitorare lo stato di avanzamento delle campagne, gestire le risorse, prevenire colli di bottiglia e mantenere le scadenze dei progetti.

Sfide nell’implementazione del software MRM

Con oltre 14.000 prodotti software martech disponibili, i marketer sono completamente sommersi dagli strumenti. Il software MRM è un’ulteriore piattaforma, e questo significa più formazione, onboarding, e integrazioni con il tuo stack tecnologico esistente.

Queste sono tra le prime difficoltà che incontrerai in fase di implementazione, ma ce ne sono anche altre:

• Stima del budget: Quando confronti le soluzioni MRM, scoprirai che i costi possono variare notevolmente. Definire il costo finale di una soluzione MRM—senza acquistare funzionalità superflue—richiede l’identificazione precisa dei requisiti, la comunicazione con più fornitori e la gestione di diversi preventivi.
• Curva di apprendimento: Gli strumenti di gestione delle risorse di marketing sono completi, il che è un vantaggio, ma significa anche che la navigazione può risultare impegnativa. Occorre tempo per familiarizzare con una piattaforma unica che gestisce budget, pianificazione delle campagne, esecuzione, analisi e gestione delle risorse digitali.
• Adozione da parte degli utenti: Le aziende devono convincere i dipartimenti e i collaboratori coinvolti a familiarizzare con il nuovo software; potresti riscontrare resistenza dovuta a cambiamenti significativi nei workflow e nella centralizzazione delle risorse.

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7 caratteristiche indispensabili del software di Marketing Resource Management

Quando scegli un software MRM, non vuoi ritrovarti con più funzionalità di quante ti servano. Ma almeno dovresti assicurarti che il prodotto scelto rispetti questi standard fondamentali.

1. Integrazione senza soluzione di continuità con lo stack martech esistente

Il tuo sistema MRM deve funzionare perfettamente con gli altri strumenti del tuo stack tecnologico di marketing, come CRM, piattaforma di automazione marketing e sistema di gestione dei contenuti. Alcuni prodotti MRM, però, si integrano meglio di altri.

Nella nostra analisi dei migliori software MRM, abbiamo evidenziato Wrike come scelta d’eccezione se la priorità sono le integrazioni. Offre una directory di oltre 400 integrazioni, API, connettori preconfigurati e piena automazione dei workflow personalizzati.

Consigli pratici:

• Scegli uno strumento MRM che offra API.
• Durante la prova, testa il processo di integrazione.
• Coinvolgi l’ufficio IT per garantire una transizione fluida.

2. Visibilità end-to-end sulle campagne di marketing

Scegli strumenti che offrano una visione d’insieme sullo stato, il budget e i risultati delle campagne in un unico posto. HubSpot è un esempio eccellente di piattaforma MRM centrata sulle campagne: per ogni campagna puoi visualizzare rapidamente le metriche principali orientate al ROI, come il numero di contratti chiusi e le entrate attribuite.

Consigli pratici:

• Configura dashboard per mostrare in tempo reale i risultati delle campagne.
• Scegli uno strumento con opzioni di reporting avanzate per l’analisi post-campagna.
• Offri a tutti i portatori d’interesse accesso trasparente ai progressi delle campagne per aumentare la responsabilità e le performance marketing.

3. Gestione e pianificazione progetti

Pianificare ed eseguire una campagna di marketing è una sfida. Per semplificare il processo, cerca strumenti MRM dotati di funzionalità di gestione progetti di marketing facili da usare. Scegli funzionalità che ti aiutino a visualizzare l’allocazione delle risorse, assegnare i compiti e monitorare le tappe fondamentali.

Ad esempio, Silverbucket ha un’interfaccia di pianificazione intuitiva e di alto livello che combina la timeline del progetto con l’allocazione delle risorse.

Consigli degli esperti:

• Monitora i tassi di completamento delle attività.
• Imposta scadenze chiare—e sii trasparente su chi è responsabile di ogni attività.
• Usa diagrammi di Gantt o altri strumenti di visualizzazione per seguire l’avanzamento della tua campagna.

4. Visualizzazione dei flussi di lavoro e dashboard

Uno dei vantaggi di raccogliere tutti i dati di marketing in un unico posto è la possibilità di visualizzare cosa sta accadendo nelle tue campagne. Grazie a dashboard personalizzate, puoi vedere il flusso di lavoro dall’inizio alla fine, insieme alle relative analisi sulle prestazioni.

Ad esempio, Pimcore semplifica il passaggio tra vari report, che includono analisi, flussi di lavoro e dashboard personalizzati.

Consigli degli esperti:

• Rimuovi i dati non pertinenti per individuare facilmente tendenze utili.
• Personalizza la tua dashboard per mostrare gli indicatori chiave di prestazione (KPI).
• Rivedi le dashboard regolarmente per individuare colli di bottiglia e migliorare i tuoi processi.

5. Gestione delle risorse digitali

La Digital Asset Management (DAM) è un componente fondamentale del software MRM. Il DAM ti aiuta a conservare, organizzare e recuperare le risorse di marketing, rendendo facile al tuo team di digital marketing accedere in modo rapido (e sicuro) ai contenuti necessari per le campagne.

Ad esempio, il sistema DAM di IntelligenceBank facilita la condivisione delle risorse di brand approvate, la gestione dei diritti di utilizzo e la configurazione di permessi personalizzati per ogni asset.

Consigli degli esperti:

• Imposta permessi di accesso per ogni asset.
• Aggiungi tag descrittivi alle risorse per facilitarne la ricerca.
• Crea una cartella con le risorse di brand già approvate per evitare richieste ridondanti.

6. Pianificazione del budget

Monitorare il budget del proprio progetto è essenziale per evitare sforamenti di costo. Cercare di farlo manualmente è una ricetta per lo stress (e quasi certamente sarà meno efficace rispetto all’uso di uno strumento specifico). Identifica invece una piattaforma di marketing resource management che ti permetta di pianificare, allocare e monitorare le spese di marketing.

Ad esempio, Marmind combina budget, attività e risultati di marketing in un’unica piattaforma, offrendo una panoramica di alto livello e facilitando l’allocazione delle risorse.

Con Productive, un’altra piattaforma MRM, puoi gestire con facilità la capacità del tuo team grazie a funzionalità di rilevamento delle ore che mostrano quando ogni collaboratore è disponibile o sovraccarico.

Consigli degli esperti:

• Evita di sovraccaricare il team assegnando le attività in base alla capacità reale.
• Imposta avvisi per gli sforamenti di budget e monitora la spesa in tempo reale.
• Crea report dettagliati per monitorare il ROI.

7. Funzionalità di collaborazione interna ed esterna

Gran parte dei guadagni in termini di efficienza delle piattaforme MRM derivano dalle loro capacità di collaborazione, che aiutano i team a lavorare in modo più flessibile.

Ad esempio, con Productive puoi organizzare le attività del tuo team in una Vista a Bacheca, permettendo a te (e agli altri collaboratori) di vedere chi è assegnato a ciascuna attività e il suo stato.

Consigli Pro:

• Coinvolgi fornitori esterni nel tuo sistema di collaborazione per mantenere i progetti in carreggiata.
• Sperimenta diversi metodi di collaborazione (liste, bacheche, calendari) per trovare quello che funziona meglio per il tuo team.
• Aumenta l'efficienza progettando automazioni di marketing che attivano le attività man mano che il tuo team avanza e completa ogni fase.

Best practice per implementare un software MRM

Ecco come puoi assicurarti una distribuzione fluida del software MRM nella tua organizzazione.

1. Allineati con la leadership sui punti critici

Non tutti gli strumenti MRM sono uguali. Alcune piattaforme sono complete, mentre altre offrono soluzioni più mirate (e accessibili). Assicurati che tu e i dirigenti della tua azienda siate sulla stessa lunghezza d’onda riguardo i principali punti critici da risolvere.

Consigli Pro:

• Inizia raccogliendo feedback sulle attuali sfide nella gestione delle risorse.
• Programma un incontro con la leadership per verificare dove questo feedback si allinea con gli obiettivi aziendali.
• Definisci obiettivi misurabili per l’implementazione dell’MRM. (Come si presenta il successo?)

2. Costituisci un team di implementazione

Il tuo team di implementazione sarà composto da stakeholder interfunzionali—come IT, project manager e marketer interni—che potranno supervisionare la distribuzione del software MRM, definire i processi e gestire le sfide che si presenteranno lungo il percorso.

Consigli Pro:

• Assegna ruoli specifici per la gestione dei progetti, IT e operazioni di marketing.
• Stabilisci responsabilità chiare per ogni stakeholder.
• Incontrati regolarmente per monitorare i progressi dell’implementazione.

3. Progetta e documenta processi e workflow di marketing

Il tuo team può adattarsi al nuovo software e ai nuovi processi MRM, ma ha bisogno di istruzioni chiare.

Inizia comprendendo gli attuali workflow del team così come quelli "ideali" (eliminando i colli di bottiglia). Progetta quindi un sistema nuovo e migliorato e documentalo.

Consigli Pro:

• Utilizza workflow visivi per facilitare la comprensione.
• Non creare processi in isolamento. Coinvolgi invece gli stakeholder fin dall’inizio.
• Una volta che i tuoi processi sono sul campo, vedrai dove funzionano (e dove no). Aggiornali regolarmente.

4. Allineati con il supporto IT

Ottenere supporto dal tuo team IT è fondamentale per integrare una nuova piattaforma MRM nel tuo stack tecnologico—soprattutto se l’implementazione si baserà su numerose integrazioni di marketing. Coinvolgi l’IT già dalle prime fasi per poter anticipare eventuali sfide tecniche.

Consigli Pro:

• Testa ogni integrazione prima del go live.
• Comprendi l’infrastruttura IT necessaria per l’implementazione dell’MRM.
• Richiedi supporto continuo dal tuo team IT per garantire il regolare andamento delle operazioni.

5. Assicurati il budget per software e risorse umane

Pagherai un costo mensile o annuale per il software MRM. In genere, la spesa è abbastanza elevata da dover essere approvata dai vertici aziendali—il che significa che può essere utile avere un’idea del ROI potenziale prima di richiedere l’approvazione del budget.

Ricorda che il software per la gestione degli asset di marketing non è l’unica voce di spesa. Dovrai assegnare un budget anche alle risorse umane e alla formazione necessaria, oltre al supporto post-implementazione.

Consigli Pro:

• Crea un budget dettagliato e una stima del ROI.
• Ottieni l'approvazione dei dirigenti della tua azienda il prima possibile.
• Ricorda di includere in budget risorse umane, costi di formazione e supporto post-implementazione.

6. Esamina i Fornitori di Software e Procedi all’Acquisto

Esiste un'impressionante selezione di soluzioni software MRM; la tua sfida è restringere questa lista ai fornitori che meglio si adattano alle esigenze del tuo team.

Inizia comprendendo quali funzionalità sono maggiormente necessarie al tuo team (insieme ad alcune funzionalità "nice to have"). Poi richiedi preventivi e dedica ulteriore tempo ad analizzare i fornitori che soddisfano i tuoi criteri in termini di budget e funzionalità. (Non dimenticare di chiedere ai fornitori delle integrazioni fondamentali per la tua missione.)

Consigli Professionali:

• Crea una lista di funzionalità indispensabili e funzionalità aggiuntive gradite.
• Richiedi casi studio specifici per il settore e dedica tempo a provare le demo.
• Assicurati che ogni fornitore si integri con la tua attuale infrastruttura tecnologica.

7. Verifica Regolarmente i Progressi con il Team di Implementazione e Marketing

Una volta completata l’implementazione MRM, crea un piano per una revisione regolare. I team utilizzano regolarmente il software? Sta aumentando l’efficienza e riducendo i costi? Che tipo di feedback soggettivi ricevi dagli utenti?

Collabora con il tuo team di implementazione per definire chi è responsabile dell’ottimizzazione continua del MRM.

Consigli Professionali:

• Pianifica revisioni regolari con il team di implementazione.
• Chiedi agli utenti cosa apprezzano (e cosa non gradiscono) del tuo sistema MRM.
• Adatta i flussi di lavoro in base all’utilizzo per ottimizzare l’efficienza nel tempo.

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Se gestisci un team marketing, devi essere in grado di reagire agilmente ai cambiamenti delle condizioni, riallocando risorse e budget dove puoi ottenere il massimo impatto. Ma reagire prontamente è una sfida quando devi destreggiarti tra tempistiche di fornitori esterni e collaborazione tra diversi reparti.

Per questo è sensato riunire tutte le attività di marketing sotto un unico tetto tramite software MRM, aumentando efficienza e ROI. 

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