Markkinoinnin resurssien hallinta: täydellinen opas

Markkinointiresurssien hallinta (MRM) auttaa ottamaan markkinoinnin kaaoksen hallintaan järjestämällä aineistot, prosessit ja budjetit yhteen paikkaan. MRM:n avulla voit vähentää kustannuksia, lisätä läpinäkyvyyttä, tehostaa markkinointiteknologioiden kokonaisuutta ja tehdä koko markkinointitiimistäsi sekä toimittajistasi tehokkaampia.

Tässä oppaassa esittelen MRM:n tärkeimmät hyödyt, ohjelmiston olennaisimmat ominaisuudet ja keinot välttää yleiset käyttöönottovirheet, jotta voit toteuttaa kampanjoita älykkäämmin ja tuottavammin.

Mitä markkinointiresurssien hallinta (MRM) on?

Yrityksen markkinointikampanjaan osallistuu usein tiimin jäseniä sisältömarkkinoinnista, sosiaalisesta mediasta, tuotemarkkinoinnista, maksetusta mainonnasta, kumppanuuksista, suunnittelusta ja analytiikasta. (Ja tämä on vasta alkua.)

Markkinointiresurssien hallinta (MRM) tarkastelee näitä kampanjakohtaisia resursseja yhtenä ekosysteeminä. Järjestämällä resurssit ohjelmiston avulla ja luomalla keskitetyn keskuksen tehtävien, aineistojen, prosessien ja ihmisten hallintaan MRM voi vähentää päällekkäistä työtä ja tehostaa markkinointitoimintoja.

Gartnerin mukaan MRM-toimet jakautuvat yleensä kolmeen kokonaisuuteen:

• Aineistojen hallinta
• Työn hallinta
• Suorituksen hallinta

Kaikki markkinointiaineistojen tuottamisesta kampanjamittareiden analysointiin kuuluu MRM:n piiriin.

Markkinointiresurssien hallinnan hyödyt

Kun käytät MRM:ää markkinoinnin työnkulun hallintaan, hyödyt ovat huomattavat. Hyödyt kasvavat organisaatiosi koon ja markkinointikampanjoidesi monimutkaisuuden mukana, jos otat MRM:n käyttöön asianmukaisesti.

• Tehokkuuden lisääntyminen: Parempi organisointi ja sujuvammat prosessit vähentävät edestakaista viestintää ja hukkaan meneviä resursseja. Mikä vielä parempaa, tämä vapauttaa tiimisi aikaa strategisten ja luovien tehtävien priorisointiin toistuvien tehtävien sijaan.
• Kustannusten väheneminen: Markkinointikampanjoiden budjetti ylittyy helposti ja ne voivat käyttää suunniteltua enemmän resursseja. MRM-lähestymistavan avulla pystyt kuitenkin todennäköisemmin optimoimaan resurssien käyttöä, pitämään ylitykset hallinnassa ja säilyttämään positiivisen sijoitetun pääoman tuoton.
• Siilojen poistaminen: Monikanavaiset ja useissa sijainneissa toteutettavat markkinointikampanjat voivat nopeasti hajota eri osastojen erillisiksi siiloutuneiksi toimiksi. MRM on keskeinen keino niiden yhdistämiseen. Voit nopeuttaa kampanjoitasi keskittämällä yhteiset aineistot, automatisoimalla osastojen väliset työnkulut ja koordinoimalla tiiviisti jokaisen osallistujan toimintaa ja määräaikoja pullonkaulojen estämiseksi.
• Brändin yhdenmukaisuus: Jos asiaa ei hallita, jokainen osasto tai alue lisää todennäköisesti oman brändillisen painotuksensa markkinointikampanjaasi. Vähennä tätä brändiriskiä luomalla malleja ja hallinnoimalla kaikkia kampanjan aineistoja keskitetystä tietovarastosta.

Mitä markkinointiresurssien hallintaohjelmisto on?

MRM-ohjelmiston avulla voit koordinoida markkinointiresurssien hallintaa yhden alustan kautta. Visuaalisena esimerkkinä tässä on Kantatan MRM-ohjelmisto:

MRM-ohjelmiston avulla voit hallita alihankkijoita ja kumppaneita, tehostaa yhteistyötä, kohdentaa resursseja ja tehtäviä tehokkaasti sekä tarkastella yleiskuvaa jokaisen osallistujan edistymisestä. Tämän ansiosta kampanjoiden hallinta voi olla huomattavasti sujuvampaa ja automatisoidumpaa kuin muuten.

Kenelle MRM-ohjelmisto sopii?

MRM-ohjelmisto on sinulle hyödyllinen, jos työskentelet jossakin seuraavista tehtävistä:

• CMO:t: markkinointijohtajat tarvitsevat näkyvyyttä resurssien kohdentamiseen ja budjetointiin. MRM-ohjelmisto keskittää myös raportoinnin ja analytiikan, mikä helpottaa markkinointitoimenpiteidesi vaikutusten osoittamista.
• Markkinointitoiminnot: markkinointitoimintojen johtajat, jotka hallinnoivat markkinoinnin toimintamalliasi. Heidän on hallittava sisällönhallintaa ja työnkulkujen hallintaa, mikä edellyttää usein koordinointia useiden ulkoisten ja sisäisten markkinointitiimien välillä. (MRM-ohjelmisto on vieläkin olennaisempi, jos kyseessä ovat etätiimit.)
• Markkinoinnin projektipäälliköt: projekti- ja ohjelmapäälliköt käyttävät MRM-ohjelmistoa kampanjoiden etenemisen seuraamiseen, resurssien hallintaan, pullonkaulojen tarkkailuun ja projektiaikataulujen ylläpitämiseen.

MRM-ohjelmiston käyttöönoton haasteet

Kun saatavilla on yli 14 000 markkinointiteknologian ohjelmistotuotetta, markkinoijat hukkuvat työkalujen määrään. MRM-ohjelmisto on jälleen yksi työkalu lisää, mikä tarkoittaa enemmän perehdytystä, koulutusta ja integraatioita nykyiseen teknologiapinoosi.

Nämä ovat ensimmäisiä käyttöönoton haasteita, joita kohtaat, mutta muitakin on:

• Budjetin arviointi: kun vertailet MRM-ohjelmistoja, huomaat, että kustannukset voivat vaihdella suuresti. MRM-ratkaisun lopullisten kustannusten selvittäminen – ilman tarpeettomien ominaisuuksien ostamista – edellyttää vaatimustesi huolellista määrittelyä, yhteydenpitoa useisiin toimittajiin ja tarjousten vertailua.
• Oppimiskäyrä: markkinoinnin resurssienhallintatyökalut ovat kattavia, mikä on hyvä asia – mutta niiden käyttö voi myös tuntua ylivoimaiselta. Yhden budjetointia, kampanjoiden suunnittelua, toteutusta, analytiikkaa ja digitaalisten aineistojen hallintaa käsittelevän alustan käytön oppiminen vie aikaa.
• Käyttäjien omaksuminen: yritysten on saatava asiaankuuluvat osastot ja työntekijät mukaan uuden ohjelmiston käyttöönottoon; saatat kohdata vastustusta merkittäville muutoksille työnkulkujen muuttuessa ja resurssien keskittämisen myötä.

7 markkinoinnin resurssienhallintaohjelmiston välttämätöntä ominaisuutta

MRM-ohjelmistoa valitessasi et halua päätyä käyttämään enemmän ominaisuuksia kuin tarvitset. Vähintään sinun kannattaa kuitenkin varmistaa, että valitsemasi tuote täyttää nämä välttämättömät vaatimukset.

1. Saumaton integraatio nykyiseen markkinointiteknologian pinoon

MRM-järjestelmäsi on toimittava moitteettomasti muiden markkinointiteknologian pinosi työkalujen, kuten CRM-järjestelmän, markkinoinnin automaatioalustan ja sisällönhallintajärjestelmän, kanssa. Jotkin MRM-tuotteet integroituvat kuitenkin paremmin kuin toiset.

CMO:n parhaita MRM-ohjelmistoja koskevassa katsauksessa nostimme Wriken erinomaiseksi vaihtoehdoksi, jos asetat integraatiot etusijalle. Se tarjoaa yli 400 integraation sovellushakemiston, ohjelmointirajapintoja, valmiita liittimiä ja täysin mukautettavan työnkulkujen automatisoinnin.

Asiantuntijavinkit:

• Valitse MRM-työkalu, joka tarjoaa ohjelmointirajapintoja.
• Testaa integraatioprosessi kokeilujaksosi aikana.
• Ota IT-osastosi mukaan varmistaaksesi sujuvan siirtymän.

2. Markkinointikampanjan kattava näkyvyys alusta loppuun

Etsi työkaluja, jotka tarjoavat kattavan näkymän kampanjasi tilaan, budjettiin ja tuloksiin yhdessä paikassa. HubSpot on erinomainen esimerkki kampanjakeskeisestä MRM-alustasta: jokaisesta kampanjasta näet nopeasti keskeiset sijoitetun pääoman tuottoon keskittyvät mittarit, kuten päätettyjen kauppojen määrän ja kohdistetun liikevaihdon.

Asiantuntijavinkit:

• Ota käyttöön koontinäytöt, jotka näyttävät kampanjasi reaaliaikaiset tulokset.
• Valitse työkalu, jossa on monipuoliset raportointivaihtoehdot kampanjan jälkeistä analyysiä varten.
• Anna kaikille sidosryhmille läpinäkyvä pääsy kampanjasi etenemiseen ja sen seurantaan vastuullisuuden ja markkinointitulosten parantamiseksi.

3. Projektinhallinta ja suunnittelu

Markkinointikampanjan suunnittelu ja toteuttaminen on haastavaa. Helpottaaksesi sitä etsi MRM-työkaluja, joissa on helppokäyttöiset markkinointiprojektien hallintaominaisuudet. Etsi ominaisuuksia, joiden avulla voit visualisoida resurssien kohdentamisen, määrittää tehtäviä ja seurata virstanpylväitä.

Esimerkiksi Silverbucketissa on tyylikäs, korkean tason suunnittelukäyttöliittymä, joka yhdistää projektin aikajanan ja resurssien kohdentamisen.

Asiantuntijavinkit:

• Seuraa tehtävien valmistumisastetta.
• Aseta selkeät määräajat ja kerro avoimesti, kuka vastaa kustakin tehtävästä.
• Seuraa kampanjasi etenemistä Gantt-kaavioilla tai muilla visualisointityökaluilla.

4. Työnkulkujen visualisointi ja koontinäytöt

Yksi kaikkien markkinointitietojesi kokoamisen hyödyistä yhteen paikkaan on mahdollisuus visualisoida kampanjoissasi tapahtuvia asioita. Mukautettujen koontinäyttöjen avulla näet työnkulun alusta loppuun sekä siihen liittyvät suorituskykyanalyysit.

Esimerkiksi Pimcorella on helppo siirtyä erilaisten raporttien, kuten analytiikan, työnkulkujen ja mukautettujen koontinäyttöjen, välillä.

Asiantuntijavinkit:

• Poista mittarit, jotka eivät ole olennaisia, jotta voit havaita arvokkaat trendit.
• Mukauta koontinäyttösi näyttämään keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI:t).
• Tarkista koontinäyttösi säännöllisesti löytääksesi pullonkaulat ja parantaaksesi prosessejasi.

5. Digitaalisen aineiston hallinta

Digitaalinen aineistonhallinta (DAM) on MRM-ohjelmiston keskeinen osa. DAM auttaa tallentamaan, järjestämään ja hakemaan markkinointiaineistoja, joten digitaalisen markkinoinnin tiimisi pääsee nopeasti (ja turvallisesti) käsiksi kampanjoissa tarvitsemiinsa sisältöihin.

Esimerkiksi IntelligenceBankin DAM-järjestelmän avulla on helppo jakaa hyväksyttyjä brändiaineistoja, hallita käyttöoikeuksia ja määrittää mukautettuja käyttöoikeuksia kullekin aineistolle.

Asiantuntijavinkit:

• Määritä käyttöoikeudet kullekin aineistolle.
• Lisää aineistoihin kuvaavat tunnisteet, jotta ne on helppo löytää haulla.
• Luo kansio valmiiksi hyväksytyille brändiaineistoille välttääksesi päällekkäiset pyynnöt.

6. Budjetointi

Projektin budjetin seuraaminen on olennaista, jotta kustannukset eivät ylity. Sen yrittäminen manuaalisesti johtaa kuitenkin helposti kuormittumiseen (eikä se lähes varmasti ole yhtä tehokasta kuin tarkoitukseen suunnitellun työkalun käyttäminen). Tunnista sen sijaan markkinoinnin resurssienhallinta-alusta, jonka avulla voit suunnitella, kohdentaa ja seurata markkinointikuluja.

Esimerkiksi Marmind yhdistää markkinointibudjetit, toimenpiteet ja tulokset yhdeksi alustaksi, mikä tarjoaa yleiskuvan ja helpottaa resurssien kohdentamista.

Toisella MRM-alustalla, Productivella, voit hallita tiimisi työkapasiteettia helposti ajanseurantaominaisuuksilla, jotka osoittavat, milloin kukin osallistuja on käytettävissä tai ylikuormitettu.

Asiantuntijavinkit:

• Vältä tiimisi ylibuukkaamista jakamalla tehtävät kapasiteetin mukaan.
• Aseta hälytykset ylikulutukselle ja seuraa kulutusta reaaliajassa.
• Luo yksityiskohtaisia raportteja sijoitetun pääoman tuoton (ROI) seuraamiseksi.

7. Sisäisen ja ulkoisen yhteistyön valmiudet

Suuri osa MRM-alustojen tehokkuushyödyistä perustuu niiden yhteistyöominaisuuksiin, jotka auttavat tiimejä työskentelemään joustavammin.

Esimerkiksi Productive-palvelussa voit järjestää tiimisi tehtävät taulunäkymään, jolloin sinä ja muut yhteistyökumppanit näette, kenelle kukin tehtävä on osoitettu ja mikä sen tila on.

Asiantuntijavinkit:

• Ota ulkoiset toimittajat mukaan yhteistyöjärjestelmääsi, jotta projektit pysyvät aikataulussa.
• Kokeile erilaisia yhteistyömenetelmiä (luettelot, taulut, kalenterit) löytääksesi tiimillesi parhaiten sopivan vaihtoehdon.
• Tehosta toimintaa suunnittelemalla markkinoinnin automaatioita, jotka käynnistävät tehtäviä tiimisi siirtyessä vaiheesta toiseen ja saadessa kunkin vaiheen päätökseen.

MRM-ohjelmiston käyttöönoton parhaat käytännöt

Näin varmistat MRM-ohjelmiston sujuvan käyttöönoton organisaatiossasi.

1. Keskustele johdon kanssa keskeisistä haasteista

Kaikki MRM-työkalut eivät ole samanlaisia. Jotkin alustat ovat kattavia, kun taas toiset tarjoavat kohdennetumpia (ja edullisempia) ratkaisuja. Varmista, että sinulla ja yrityksesi johdolla on yhteinen näkemys ratkaistavista keskeisistä haasteista.

Asiantuntijavinkit:

• Aloita keräämällä palautetta nykyisistä resurssienhallinnan haasteista.
• Järjestä tapaaminen johdon kanssa selvittääksesi, miten tämä palaute vastaa liiketoiminnan tavoitteita.
• Aseta mitattavat tavoitteet MRM:n käyttöönotolle. (Miltä onnistuminen näyttää?)

2. Perusta käyttöönottotiimi

Käyttöönottotiimisi koostuu eri toimintojen edustajista – kuten IT-asiantuntijoista, projektipäälliköistä ja yrityksen omista markkinoijista – jotka voivat valvoa MRM-ohjelmiston käyttöönottoa, määrittää prosesseja ja hallita matkan varrella esiin tulevia haasteita.

Asiantuntijavinkit:

• Määritä roolit projektinhallinnalle, IT:lle ja markkinointitoiminnoille.
• Määritä selkeät vastuut kullekin sidosryhmälle.
• Kokoontukaa säännöllisesti seurataksenne käyttöönoton edistymistä.

3. Suunnittele ja dokumentoi markkinointiprosessit ja työnkulut

Tiimisi voi sopeutua uuteen MRM-ohjelmistoon ja uusiin prosesseihin, mutta se tarvitsee selkeät ohjeet.

Aloita perehtymällä tiimisi nykyisiin työnkulkuihin sekä sen ”ihanteellisiin” työnkulkuihin (joista pullonkaulat on poistettu). Suunnittele sitten uusi ja parannettu järjestelmä ja dokumentoi se.

Asiantuntijavinkit:

• Hyödynnä visuaalisia työnkulkuja ymmärtämisen helpottamiseksi.
• Älä luo prosesseja erillään muusta organisaatiosta. Ota sen sijaan sidosryhmät mukaan alusta alkaen.
• Kun prosessisi ovat käytössä, näet, missä ne toimivat (ja eivät toimi) hyvin. Päivitä niitä säännöllisesti.

4. Tee yhteistyötä IT-tuen kanssa

IT-tiimisi tuki on ratkaisevan tärkeää uuden MRM-alustan integroimisessa teknologiaasi – erityisesti, jos käyttöönotto perustuu moniin markkinointi-integraatioihin. Ota IT mukaan prosessiin varhaisessa vaiheessa, jotta voit ennakoida mahdolliset tekniset haasteet.

Asiantuntijavinkit:

• Testaa jokainen integraatio ennen käyttöönottoa.
• Selvitä, millaista IT-infrastruktuuria MRM:n käyttöönotto edellyttää.
• Pyydä IT-tiimiltä jatkuvaa tukea, jotta kaikki sujuu ongelmitta.

5. Varmista budjetti ohjelmistolle ja henkilöstöresursseille

Maksat MRM-ohjelmistosta kuukausi- tai vuosimaksun. Kustannus on yleensä riittävän suuri, jotta yrityksen ylimmän johdon on hyväksyttävä se – siksi on hyödyllistä arvioida mahdollista sijoitetun pääoman tuottoa ennen budjetin hyväksymistä.

Muista, ettei markkinointiresurssien hallintaohjelmisto itsessään ole ainoa kustannus. Sinun on myös varattava budjetti tarvittaviin henkilöstöresursseihin ja koulutukseen sekä käyttöönoton jälkeiseen tukeen.

Asiantuntijavinkit:

• Laadi yksityiskohtainen budjetti ja arvioi sijoitetun pääoman tuotto.
• Hanki yrityksen johdon hyväksyntä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
• Muista varata budjettiin henkilöstöresurssit, koulutuskustannukset ja käyttöönoton jälkeinen tuki.

6. Arvioi ohjelmistotoimittajat ja tee hankinta

MRM-ohjelmistoratkaisuja on vaikuttava valikoima; haasteenasi on rajata tämä lista toimittajiin, jotka vastaavat parhaiten tiimisi tarpeita.

Aloita selvittämällä, mitä toimintoja tiimisi eniten tarvitsee (sekä mitä ”olisi hyvä olla” -ominaisuuksia toivotaan). Pyydä sitten tarjoukset ja käytä lisää aikaa niiden toimittajien analysointiin, jotka täyttävät budjettia ja ominaisuuksia koskevat kriteerisi. (Älä unohda kysyä toimittajilta tarvitsemistasi liiketoimintakriittisistä integraatioista.)

Asiantuntijavinkit:

• Laadi luettelo välttämättömistä ja hyödyllisistä ominaisuuksista.
• Pyydä toimialakohtaisia asiakastapauksia ja tutustu esittelyversioihin käytännössä.
• Varmista, että jokainen toimittaja voidaan integroida nykyiseen teknologiapinoosi.

7. Seuraa edistymistä käyttöönotto- ja markkinointitiimin kanssa säännöllisesti

Kun MRM-järjestelmän käyttöönotto on valmis, laadi suunnitelma säännöllistä arviointia varten. Käyttävätkö tiimit ohjelmistoa säännöllisesti? Parantaako se tehokkuutta ja vähentääkö se kustannuksia? Millaista subjektiivista palautetta kuulet käyttäjiltä?

Määrittele yhdessä käyttöönottotiimin kanssa, kuka vastaa MRM-järjestelmän jatkuvasta optimoinnista.

Asiantuntijavinkit:

• Järjestä säännöllisiä katselmuksia käyttöönottotiimin kanssa.
• Kysy käyttäjiltä, mistä he pitävät MRM-järjestelmässäsi (ja mistä eivät pidä).
• Muokkaa työnkulkuja käytön perusteella, jotta tehokkuus paranee ajan myötä.

Tilaa lisää markkinointistrategiaa koskevia näkemyksiä

Jos johdat markkinointitiimiä, sinun on pystyttävä reagoimaan ketterästi muuttuviin olosuhteisiin kohdentamalla resursseja ja budjettia uudelleen sinne, missä voit saada aikaan suurimman vaikutuksen. Nopeasti reagoiminen on kuitenkin haastavaa, kun hallittavanasi on kaikkea ulkoisten toimittajien aikatauluista osastojen väliseen yhteistyöhön.

Siksi kaikkien markkinointitoimintojen kokoaminen saman katon alle MRM-ohjelmiston avulla on järkevää, sillä se parantaa tehokkuutta ja sijoitetun pääoman tuottoa. 

Haluatko lisää markkinointistrategiaa koskevia näkemyksiä? Tilaa The CMO -uutiskirje, jotta pysyt ajan tasalla. Saat uusimmat vinkit, resurssit ja oppaat kokeneiden markkinointijohtajien yhteisöltämme suoraan sähköpostiisi.