O software de gestão de conteúdos adequado define a forma como a sua equipa cria, gere e distribui conteúdos em grande escala. Funcionalidades como o controlo de acesso baseado em funções e os fluxos de trabalho de aprovação não são meras comodidades — são aquilo que mantém os conteúdos corretos e as equipas responsáveis à medida que as operações crescem.
Testei plataformas suficientes para saber que uma lista extensa de funcionalidades vale pouco se não corresponder à forma como a sua equipa trabalha. Quando avalio um sistema de gestão de conteúdos (CMS), começo pela edição, pelas funções dos utilizadores, pelo controlo de versões e pelos fluxos de trabalho de aprovação.
Para equipas em crescimento, os modelos, as integrações, a análise e a escalabilidade são mais importantes. Um CMS desacoplado e a personalização para o público tornam-se prioridades quando publica em vários canais ou pretende alcançar públicos diferentes.
Este artigo analisa as 13 funcionalidades que verifico antes de escolher uma plataforma.
13 funcionalidades de software de gestão de conteúdos a avaliar
Para cada funcionalidade, explicarei de que forma se integra no seu fluxo de publicação e o que deve verificar antes de escolher uma plataforma:
1. Interface de criação de conteúdos
A interface de criação de conteúdos é o local onde os editores de conteúdos escrevem, formatam e montam páginas. Muitos sistemas de gestão de conteúdos disponibilizam um editor baseado em blocos, um editor de texto formatado ou ambos, pelo que as atualizações quotidianas não exigem trabalhar diretamente em HTML ou CSS.
Na minha experiência, esta funcionalidade determina a rapidez com que a sua equipa consegue realmente avançar. Um editor pouco intuitivo cria obstáculos em cada conteúdo e esses obstáculos acumulam-se. Procuro controlos de formatação simples, incorporação de conteúdos multimédia diretamente no texto e um modo de pré-visualização que reflita o resultado publicado.
Se os editores precisarem da ajuda de um programador para formatar uma página, a interface não está a fazer o suficiente.
Ao avaliar uma interface de criação de conteúdos, verifique estas capacidades antes de se comprometer com uma plataforma:
- Edição baseada em blocos: Editores como o Gutenberg do WordPress ou o editor de texto formatado do Contentful permitem aos autores criar páginas sem tocar no código.
- Incorporação de conteúdos multimédia diretamente no texto: A adição de imagens, vídeos ou conteúdos incorporados deve ser possível sem sair do editor.
- Modo de pré-visualização em tempo real: Deve conseguir ver exatamente a forma como o conteúdo será apresentado antes da publicação — e não uma aproximação.
- Controlos de formatação: Cabeçalhos, tabelas, caixas de destaque e ligações devem estar acessíveis sem a intervenção de um programador.
- Gravação automática e histórico de versões: Perder um rascunho a meio da edição é uma verdadeira interrupção do fluxo de trabalho.
2. Controlo de acesso baseado em funções
O controlo de acesso baseado em funções (RBAC) determina quais as funções de utilizador que podem criar, editar, publicar ou eliminar conteúdos num CMS. No WordPress, os colaboradores podem criar rascunhos de artigos, os autores podem publicar o seu próprio trabalho e os editores podem gerir artigos de toda a equipa.
Na minha experiência, é nesta área que as equipas investem pouco numa fase inicial e se arrependem mais tarde. Sem permissões claras, alguém pode alterar ou remover acidentalmente conteúdos publicados. Os controlos de acesso adequados mantêm os fluxos de publicação organizados à medida que a equipa cresce.
Eis o que o controlo de acesso baseado em funções deve proporcionar à sua equipa num CMS:
- Níveis de permissões predefinidos: Atribua funções como editor, colaborador ou administrador para que os membros da equipa acedam apenas ao que é relevante para a sua função — tanto o Contentful como o WordPress disponibilizam esta opção de origem.
- Restrições ao nível do conteúdo: Bloqueie páginas, secções ou tipos de conteúdo específicos para funções designadas, para que as equipas regionais não substituam acidentalmente campanhas globais.
- Fluxos de aprovação associados a funções: Exija a aprovação de um editor responsável antes de o conteúdo de um colaborador ser publicado.
- Registos de auditoria: Registe quem alterou o quê e quando, para dispor de um histórico claro caso algo seja publicado incorretamente.
Outras plataformas, incluindo o Contentful, utilizam funções e modelos de acesso diferentes, e as permissões do WordPress podem ser personalizadas. Verifico sempre quem pode publicar, eliminar e gerir o acesso dos utilizadores antes de recomendar um CMS.
Have an account? Log In
3. Controlo de versões e histórico
O controlo de versões e o histórico permitem à sua equipa acompanhar todas as alterações feitas a um conteúdo, ver quem as fez e restaurar uma versão anterior quando necessário. A maioria das plataformas regista automaticamente as edições e armazena-as num painel de histórico com indicação temporal.
Na minha experiência, esta funcionalidade é mais útil quando algo corre mal depois da publicação. Poder reverter para uma versão limpa em poucos segundos é melhor do que reconstruir o conteúdo de memória. Considero-a indispensável para qualquer equipa com vários editores a trabalhar no mesmo conteúdo.
Eis o que procuro ao avaliar as capacidades de controlo de versões e recuperação num CMS:
- Registo completo de alterações: Cada edição tem uma indicação temporal e é atribuída a um utilizador específico, para saber exatamente quem alterou o quê e quando.
- Reversão com um clique: Restaurar uma versão anterior deve demorar apenas alguns segundos — tanto o WordPress como o Contentful fazem-no sem envolver um programador.
- Comparação lado a lado: Ver as diferenças entre duas versões ajuda a detetar alterações não intencionais antes que se acumulem.
- Cópias de segurança e recuperação: As revisões de conteúdo não substituem as cópias de segurança completas do site. Verifique se o seu CMS ou fornecedor de alojamento suporta cópias de segurança automatizadas dos ficheiros e bases de dados do site, juntamente com um processo de restauro fiável para quando algo corre mal.
4. Gestão de ativos digitais
A gestão de ativos digitais (DAM) é o local onde o seu CMS armazena e organiza imagens, vídeos, documentos e outros ficheiros multimédia. Em vez de procurar em pastas ou voltar a carregar o mesmo logótipo pela quinta vez, a sua equipa obtém os ativos a partir de uma biblioteca central diretamente no editor.
Na minha experiência, um DAM fraco torna todos os fluxos de trabalho de conteúdo mais lentos. Procuro pesquisa e filtragem por etiqueta ou tipo de ficheiro, um controlo de versões claro dos ativos e controlos de permissões que impeçam a utilização não autorizada de ficheiros da marca.
Eis o que um DAM integrado no seu CMS deve realmente oferecer:
- Biblioteca multimédia centralizada: Todas as imagens, vídeos e documentos ficam num único local pesquisável — já não é necessário voltar a carregar uma imagem de produto porque alguém a guardou localmente.
- Filtragem baseada em etiquetas: Encontre ficheiros por tipo, campanha ou palavra-chave sem percorrer centenas de carregamentos. O Contentful e o WordPress suportam esta funcionalidade de forma nativa.
- Controlo de versões dos ativos: Substitua ficheiros desatualizados sem quebrar as ligações existentes nas páginas publicadas.
- Controlos de permissões: Restrinja o acesso aos ativos da marca para que apenas os utilizadores autorizados os possam publicar.
5. Fluxos de aprovação
Os fluxos de aprovação encaminham o conteúdo através de uma sequência de revisão definida antes de este ser publicado. Um rascunho passa do redator para o editor e depois para o responsável, sendo que cada revisor pode aprová-lo ou assinalá-lo para revisão. Na minha experiência, é isto que distingue as equipas que publicam com confiança das que publicam nervosamente. Sem um processo de aprovação estruturado, algumas coisas passam despercebidas — datas erradas, mensagens desalinhadas com a marca e afirmações não revistas. Já vi uma única aprovação em falta causar problemas reais. Um fluxo de aprovação sólido no seu CMS torna a responsabilização automática, em vez de algo que tenha de impor manualmente.
Eis o que um fluxo de aprovação sólido no seu CMS deve incluir:
- Fases de revisão configuráveis: Defina todos os passos de revisão de que o seu processo necessita — um editor, um responsável ou uma cadeia completa de revisão jurídica.
- Comentários no conteúdo: Os revisores devem poder assinalar problemas diretamente no conteúdo, e não numa sequência de emails separada. O Contentful gere bem esta funcionalidade.
- Notificações automatizadas: Cada aprovador recebe um alerta quando chega a sua vez, para que nada fique parado à espera de que alguém consulte um painel.
- Rasto de auditoria: Cada aprovação ou rejeição é registada com uma indicação temporal e um nome.
6. Gestão de SEO
A gestão de SEO num CMS fornece-lhe as ferramentas necessárias para otimizar conteúdos para a pesquisa diretamente na plataforma — títulos meta, descrições, etiquetas canónicas, personalização de slugs e marcação de dados estruturados. Não precisa de alternar entre o editor e uma ferramenta separada.
Na minha experiência, os controlos de SEO integrados reduzem bastante as idas e vindas com os programadores. Poder editar uma descrição meta ou corrigir um problema canónico no momento é importante. Plataformas como o WordPress lidam bem com isto através de definições nativas e plugins, enquanto o Contentful fornece campos estruturados para metadados de SEO ao nível do modelo de conteúdo.
Eis o que a gestão de SEO integrada deve oferecer no seu CMS:
- Controlos dos campos meta: Edite títulos de SEO, descrições meta e URLs canónicos diretamente no seu fluxo de trabalho de conteúdos. O WordPress suporta estes controlos através de plugins como o Yoast SEO, enquanto o Contentful permite modelar campos de SEO ao nível do tipo de conteúdo.
- Personalização de slugs: Defina URLs simples e alinhados com as palavras-chave sem precisar de contactar um programador ou utilizar uma ferramenta de redirecionamento de URLs.
- Marcação de dados estruturados: Adicione esquemas aos registos de conteúdo para que os motores de pesquisa possam apresentar resultados avançados para artigos, perguntas frequentes ou produtos.
- Feedback de SEO em tempo real: Algumas plataformas assinalam campos meta em falta ou títulos duplicados antes de publicar.
7. Gestão de modelos
A gestão de modelos permite à sua equipa criar, armazenar e reutilizar estruturas de conteúdo normalizadas em páginas, publicações e campanhas. Em vez de recriarem os esquemas de raiz sempre que necessário, os editores começam com um modelo pré-aprovado que já reflete a sua marca e estrutura.
Na minha experiência, é aqui que as equipas de conteúdos recuperam tempo efetivo. Também reduz as inconsistências de formatação que se acumulam quando cada pessoa improvisa os seus próprios esquemas. Quanto mais tipos de conteúdo a sua equipa gerir, mais uma biblioteca de modelos sólida compensará.
Eis o que a gestão de modelos deve oferecer à sua equipa num CMS:
- Estruturas de conteúdo reutilizáveis: Guarde um esquema de página uma vez e reutilize-o em várias campanhas — os padrões de blocos do WordPress e os tipos de conteúdo do Contentful lidam bem com isto.
- Formatação alinhada com a marca: Bloqueie tipos de letra, espaçamento e ordem dos componentes para que os editores não se afastem da identidade da marca ao criar novas páginas.
- Acesso baseado em funções: Restrinja quem pode criar ou modificar modelos para manter intactos os seus esquemas principais.
- Cobertura dos tipos de conteúdo: Os modelos devem abranger todos os formatos que a sua equipa publica — publicações de blogues, páginas de destino, páginas de produtos e e-mails.
8. Suporte multilingue
O suporte multilingue permite ao seu CMS armazenar, gerir e publicar conteúdos em vários idiomas a partir de uma única plataforma. Em vez de manter sites separados por região, gere as traduções juntamente com o conteúdo original na mesma interface.
Na minha experiência, é aqui que as equipas de conteúdos globais poupam mais tempo. Implementações adequadas — como os campos de localização do Contentful — permitem traduzir ao nível do campo, para que um único registo de conteúdo contenha todas as variantes linguísticas. Isso mantém o seu modelo de conteúdo organizado e o seu fluxo de publicação consistente em todas as regiões.
Eis o que o suporte multilingue deve oferecer à sua equipa num CMS:
- Tradução ao nível do campo: Armazene todas as variantes linguísticas num único registo de conteúdo — os campos de localização do Contentful fazem isto bem, mantendo o seu modelo de conteúdo organizado em todas as regiões.
- Publicação específica por região: Publique conteúdos traduzidos de forma independente em cada região sem afetar as versões noutros idiomas.
- Acompanhamento do estado das traduções: Veja imediatamente que campos estão traduzidos, desatualizados ou em falta, para que nada seja publicado parcialmente localizado.
- Controlos do idioma de recurso: Defina um idioma predefinido a apresentar quando uma tradução ainda não estiver pronta.
9. Capacidades de disponibilização headless
Ao contrário de um CMS tradicional, que normalmente gere o conteúdo e a camada de apresentação do website em conjunto, um CMS headless separa o backend do frontend. O conteúdo é fornecido através de APIs a websites, aplicações móveis e outros canais.
Com base na minha experiência, o fornecimento headless funciona melhor quando vários canais precisam do mesmo conteúdo, mas de apresentações diferentes. Pode suportar a escalabilidade e dar mais flexibilidade aos programadores de frontend, mas também acrescenta trabalho de integração e manutenção. Analiso atentamente a forma como as pré-visualizações, a publicação e os limites das APIs afetam o fluxo de trabalho diário.
Eis o que as capacidades de fornecimento headless devem proporcionar à sua equipa num CMS:
- Fornecimento de conteúdo com prioridade à API: O seu conteúdo está acessível através de APIs REST ou GraphQL — o Contentful foi concebido com base neste modelo, permitindo aos seus programadores obter conteúdo para qualquer estrutura de frontend que escolham.
- Publicação multicanal: Forneça o mesmo registo de conteúdo a um website, a uma aplicação móvel e a sinalética digital sem o duplicar. Para públicos de grande dimensão, verifique se o fornecimento utiliza uma rede de distribuição de conteúdos (CDN) para reduzir a latência.
- Desacoplamento do frontend: Os seus editores trabalham no CMS enquanto os programadores desenvolvem de forma independente — sem dependências de implementação entre ambos.
- Suporte da API REST do WordPress: O WordPress suporta nativamente o fornecimento headless, embora exija mais configuração do que as plataformas headless concebidas especificamente para esse fim.
10. Integração de plug-ins e APIs
A integração de plug-ins e APIs permite ao seu CMS ligar-se a ferramentas de terceiros — plataformas de análise, sistemas CRM, ferramentas de automatização de marketing e motores de comércio eletrónico — através de plug-ins instaláveis ou de ligações diretas por API.
O WordPress dispõe de um dos maiores ecossistemas de plug-ins disponíveis, abrangendo praticamente qualquer caso de utilização. O Contentful adota uma abordagem com prioridade à API, permitindo aos seus programadores ligá-lo a praticamente qualquer serviço externo.
Com base na minha experiência, é isto que faz com que um CMS se adapte realmente à sua pilha tecnológica, em vez de o obrigar a contorná-la. Quanto mais opções de integração uma plataforma oferecer, menos terá de mover dados manualmente entre ferramentas.
Eis o que a integração de plug-ins e APIs deve proporcionar à sua equipa num CMS:
- Ecossistemas de plug-ins: Os plug-ins do WordPress, os módulos do Drupal e as extensões do Joomla podem adicionar funcionalidades de SEO, comércio eletrónico, formulários e CRM. Verifique o histórico de atualizações, a segurança e a compatibilidade antes de assumir que uma extensão será fácil de manter.
- Conectividade com prioridade à API: A camada de API do Contentful permite aos programadores ligar diretamente o conteúdo a ferramentas como o HubSpot, o Salesforce ou um pipeline de dados personalizado, sem soluções alternativas.
- Integração com comércio eletrónico: Ligue o seu CMS a uma plataforma como a Shopify para que o conteúdo dos produtos se mantenha consistente entre a sua loja e as suas páginas editoriais.
- Integração com ferramentas de análise: Obtenha dados de desempenho do Google Analytics no seu fluxo de publicação para que os editores vejam o que está a funcionar sem saírem do CMS.
11. Personalização do público
A personalização do público permite ao seu CMS apresentar conteúdos diferentes a visitantes diferentes com base em atributos como a localização, o comportamento, o dispositivo ou o segmento. Em vez de uma única página estática para todos os visitantes, a plataforma apresenta variações com base nas regras que definir.
Com base na minha experiência, é aqui que as plataformas CMS começam a ter um impacto real nas equipas de geração de procura. Não está apenas a publicar conteúdo — está a direcioná-lo. As plataformas que suportam a personalização ao nível do bloco de conteúdo dão aos editores controlo direto, sem encaminhar todas as alterações para um programador.
Eis o que a personalização do público deve proporcionar à sua equipa num CMS:
- Regras de conteúdo baseadas em segmentos: Apresente diferentes textos principais ou CTAs aos visitantes com base no setor, localização ou fase do funil — sem criar páginas separadas.
- Segmentação comportamental: Ative variações de conteúdo com base nas páginas visitadas, no conteúdo consumido ou nas ações realizadas numa sessão anterior.
- Variações ao nível do dispositivo: Apresente uma experiência de conteúdo simplificada em dispositivos móveis sem manter um site móvel separado.
- Testes A/B ao nível dos blocos: Teste variações de títulos ou CTAs em segmentos específicos para otimizar a adequação ao público, e não apenas o volume de cliques.
12. Funcionalidade de pesquisa no site
A funcionalidade de pesquisa no site permite que os visitantes encontrem conteúdo em todo o site escrevendo consultas diretamente numa barra de pesquisa. O CMS indexa as suas páginas, publicações e recursos, apresentando depois resultados relevantes em tempo real.
Na minha experiência, esta funcionalidade é mais importante do que a maioria das equipas espera. À medida que a sua biblioteca de conteúdos cresce, a navegação por si só deixa de ser suficiente — os visitantes precisam de um caminho mais rápido para encontrar o que procuram. Uma pesquisa no site bem configurada reduz os becos sem saída e mantém os utilizadores envolvidos durante mais tempo, especialmente em sites com muito conteúdo e vários tipos de conteúdo.
Eis o que a funcionalidade de pesquisa no site deve proporcionar à sua equipa num CMS:
- Indexação de todo o conteúdo: Indexe páginas, publicações de blogues, PDFs e recursos multimédia para que os visitantes não encontrem becos sem saída quando pesquisam — o WordPress trata disto de forma nativa e plugins como o SearchWP expandem significativamente esta capacidade.
- Filtragem facetada: Permita que os visitantes limitem os resultados por tipo de conteúdo, categoria ou data, para encontrarem mais rapidamente o que precisam.
- Análises de pesquisa: Acompanhe quais as consultas que não apresentam resultados, para saber exatamente onde existem lacunas na sua biblioteca de conteúdos.
- Classificação personalizada dos resultados: Dê prioridade aos tipos de conteúdo que aparecem primeiro com base nas regras de relevância que definir.
More Articles
13. Análises de utilização
As análises de utilização acompanham a forma como os visitantes interagem com o seu conteúdo — em que páginas entram, onde abandonam o site e com que conteúdo mais interagem. Algumas plataformas CMS incluem painéis de relatórios, enquanto outras estabelecem ligação a ferramentas de análise para apresentar esses dados à sua equipa de conteúdos sem exigir uma ferramenta de BI separada.
Na minha experiência, é isto que distingue as equipas editoriais que fazem suposições daquelas que iteram. Quando consegue ver que conteúdo gera visitas de retorno, em vez de cliques únicos, toma melhores decisões sobre o que publicar a seguir. Só este ciclo de feedback já justifica ter análises integradas na plataforma.
Eis o que as análises de utilização devem apresentar no seu CMS:
- Desempenho ao nível da página: Veja quais as publicações que geram mais sessões, visitas de retorno e tempo na página — para publicar mais conteúdo que realmente funciona.
- Acompanhamento de abandonos: Identifique onde os visitantes abandonam o site para sinalizar conteúdo com baixo desempenho antes que prejudique as métricas gerais da campanha.
- Atribuição de conteúdo: Associe conteúdos específicos a eventos do pipeline ou de conversão, e não apenas a visualizações de páginas.
- Integração com o Google Analytics: No WordPress, um plugin como o Site Kit da Google pode apresentar dados do Google Analytics no painel, permitindo que os membros da equipa com o acesso adequado analisem o desempenho sem mudarem de ferramenta.
Os 10 melhores softwares de gestão de conteúdos
Eis as nossas principais escolhas de software de gestão de conteúdos para o ajudar na sua pesquisa:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Escolha um CMS com as funcionalidades certas para o seu conjunto tecnológico
Se está a avaliar plataformas capazes de suportar uma disponibilização baseada em API em todos os canais geridos pela sua equipa, a nossa análise das opções dos melhores sistemas de gestão de conteúdos headless apresenta as principais escolhas, com preços, funcionalidades essenciais e os pontos fortes de cada plataforma.
