De juiste contentmanagementsoftware bepaalt hoe je team op grote schaal content maakt, beheert en verspreidt. Functies zoals op rollen gebaseerde toegangscontrole en goedkeuringsworkflows zijn geen overbodige extra's: ze zorgen ervoor dat content accuraat blijft en teams verantwoordelijk blijven naarmate de activiteiten groeien.
Ik heb genoeg platforms getest om te weten dat een lange functielijst weinig betekent als die niet aansluit bij de manier waarop je team werkt. Bij het beoordelen van een contentmanagementsysteem (CMS) begin ik met bewerken, gebruikersrollen, versiebeheer en goedkeuringsworkflows.
Voor groeiende teams zijn sjablonen, integraties, analyses en schaalbaarheid belangrijker. Een headless CMS en personalisatie van doelgroepen worden prioriteiten wanneer je via meerdere kanalen publiceert of verschillende doelgroepen benadert.
In dit artikel bespreek ik de 13 functies die ik controleer voordat ik een platform kies.
13 functies van contentmanagementsoftware om te beoordelen
Voor elke functie leg ik uit hoe die in je publicatieworkflow past en wat je moet controleren voordat je een platform kiest:
1. Interface voor contentcreatie
In de interface voor contentcreatie schrijven, formatteren en combineren contentredacteuren pagina's. Veel contentmanagementsystemen bieden een blokgebaseerde editor, een teksteditor met uitgebreide opmaakfuncties of beide, zodat dagelijkse updates niet rechtstreeks in HTML of CSS hoeven te worden uitgevoerd.
Volgens mijn ervaring bepaalt deze functie hoe snel je team daadwerkelijk kan werken. Een onhandige editor zorgt bij elk stuk content voor wrijving, en dat loopt op. Ik let op overzichtelijke opmaakfuncties, het inline insluiten van media en een voorbeeldmodus die de live-uitvoer weerspiegelt.
Als redacteuren hulp van een ontwikkelaar nodig hebben om een pagina op te maken, werkt de interface niet hard genoeg.
Controleer bij het beoordelen van een interface voor contentcreatie of deze mogelijkheden aanwezig zijn voordat je je aan een platform verbindt:
- Blokgebaseerd bewerken: Bewerkers zoals de Gutenberg-editor van WordPress of de teksteditor met uitgebreide opmaakfuncties van Contentful stellen schrijvers in staat pagina's te maken zonder code aan te raken.
- Inline media insluiten: Het toevoegen van afbeeldingen, video's of ingesloten elementen moet kunnen zonder de editor te verlaten.
- Livevoorbeeldmodus: Je moet precies kunnen zien hoe content wordt weergegeven voordat je publiceert, niet slechts een benadering.
- Opmaakfuncties: Koppen, tabellen, uitgelichte kaders en links moeten allemaal toegankelijk zijn zonder tussenkomst van een ontwikkelaar.
- Automatisch opslaan en versiegeschiedenis: Het verliezen van een concept tijdens het bewerken verstoort de workflow aanzienlijk.
2. Op rollen gebaseerde toegangscontrole
Op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC) bepaalt welke gebruikersrollen content in een CMS kunnen maken, bewerken, publiceren of verwijderen. In WordPress kunnen bijdragers berichten opstellen, auteurs hun eigen werk publiceren en redacteurs berichten binnen het hele team beheren.
Volgens mijn ervaring is dit een gebied waarin teams in het begin te weinig investeren en daar later spijt van krijgen. Zonder duidelijke rechten kan iemand per ongeluk livecontent wijzigen of verwijderen. De juiste toegangscontroles houden publicatieworkflows georganiseerd naarmate je team groeit.
Dit moet op rollen gebaseerde toegangscontrole je team binnen een CMS bieden:
- Vooraf gedefinieerde machtigingsniveaus: Wijs rollen zoals redacteur, bijdrager of beheerder toe, zodat teamleden alleen toegang hebben tot wat relevant is voor hun functie. Contentful en WordPress bieden dit standaard aan.
- Beperkingen op contentniveau: Vergrendel specifieke pagina's, secties of contenttypen voor aangewezen rollen, zodat regionale teams niet per ongeluk wereldwijde campagnes kunnen overschrijven.
- Goedkeuringsworkflows gekoppeld aan rollen: Vereis goedkeuring van een hoofdredacteur voordat de content van een bijdrager live gaat.
- Auditlogboeken: Houd bij wie wat en wanneer heeft gewijzigd, zodat je een duidelijk overzicht hebt als er iets onjuist wordt gepubliceerd.
Andere platforms, waaronder Contentful, gebruiken andere rollen en toegangsmodellen, en de WordPress-machtigingen kunnen worden aangepast. Ik controleer altijd wie content kan publiceren en verwijderen en wie gebruikerstoegang kan beheren voordat ik een CMS aanbeveel.
Have an account? Log In
3. Versiebeheer en geschiedenis
Met versiebeheer en geschiedenis kan je team elke wijziging aan een stuk inhoud bijhouden, zien wie deze heeft aangebracht en indien nodig een eerdere versie herstellen. De meeste platforms registreren bewerkingen automatisch en slaan ze op in een geschiedenisvenster met tijdstempels.
In mijn ervaring levert deze functie vooral veel op wanneer er na publicatie iets misgaat. In enkele seconden kunnen teruggaan naar een schone versie is beter dan inhoud uit het geheugen reconstrueren. Ik zou dit onmisbaar noemen voor elk team waarin meerdere redacteuren aan dezelfde inhoud werken.
Dit is waar ik op let bij het beoordelen van versiebeheer- en herstelmogelijkheden in een CMS:
- Volledig wijzigingslogboek: Elke bewerking krijgt een tijdstempel en wordt aan een specifieke gebruiker gekoppeld, zodat je precies weet wie wat en wanneer heeft gewijzigd.
- Herstel met één klik: Het herstellen van een eerdere versie zou slechts enkele seconden moeten duren—WordPress en Contentful doen dit allebei zonder dat er een ontwikkelaar aan te pas komt.
- Vergelijking naast elkaar: Door het verschil tussen twee versies te bekijken, kun je onbedoelde bewerkingen opsporen voordat ze zich opstapelen.
- Back-ups en herstel: Revisies van inhoud zijn geen vervanging voor volledige back-ups van de site. Controleer of je CMS of hostingprovider geautomatiseerde back-ups van sitebestanden en databases ondersteunt, samen met een betrouwbaar herstelproces voor wanneer er iets misgaat.
4. Digitaal assetbeheer
Digitaal assetbeheer (DAM) is de plek waar je CMS afbeeldingen, video's, documenten en andere mediabestanden opslaat en organiseert. In plaats van door mappen te zoeken of hetzelfde logo voor de vijfde keer opnieuw te uploaden, haalt je team assets rechtstreeks vanuit een centrale bibliotheek in de editor.
In mijn ervaring vertraagt een zwak DAM elke contentworkflow. Ik let op zoeken en filteren op tag of bestandstype, duidelijk versiebeheer voor assets en toestemmingsbeheer dat ongeoorloofd gebruik van merkbestanden voorkomt.
Dit is wat een DAM in je CMS je daadwerkelijk zou moeten bieden:
- Gecentraliseerde mediabibliotheek: Alle afbeeldingen, video's en documenten staan op één doorzoekbare locatie—geen productafbeeldingen meer opnieuw uploaden omdat iemand ze lokaal heeft opgeslagen.
- Filteren op basis van tags: Vind bestanden op type, campagne of trefwoord zonder door honderden uploads te scrollen. Contentful en WordPress ondersteunen dit allebei standaard.
- Versiebeheer voor assets: Vervang verouderde bestanden zonder bestaande links op gepubliceerde pagina's te verbreken.
- Toestemmingsbeheer: Beperk de toegang tot merkassets, zodat alleen goedgekeurde gebruikers ze kunnen publiceren.
5. Goedkeuringsworkflows
Goedkeuringsworkflows leiden inhoud door een vastgelegde beoordelingsvolgorde voordat deze live gaat. Een concept gaat van schrijver naar redacteur en vervolgens naar manager, waarbij elke beoordelaar het goedkeurt of markeert voor revisie. In mijn ervaring is dit wat teams die vol vertrouwen publiceren onderscheidt van teams die nerveus publiceren. Zonder een gestructureerd goedkeuringspad glippen er dingen doorheen—verkeerde datums, niet bij het merk passende boodschappen, niet-beoordeelde beweringen. Ik heb gezien dat één ontbrekende goedkeuring echte problemen veroorzaakte. Een solide goedkeuringsworkflow in je CMS maakt verantwoordelijkheid automatisch, in plaats van iets wat je handmatig moet afdwingen.
Dit is wat een solide goedkeuringsworkflow in je CMS zou moeten bevatten:
- Configureerbare beoordelingsfasen: Definieer zoveel beoordelingsstappen als je proces nodig heeft—één redacteur, één manager of een volledige juridische beoordelingsketen.
- Opmerkingen in de inhoud: Beoordelaars moeten problemen rechtstreeks in de inhoud kunnen markeren, niet in een afzonderlijke e-mailthread. Contentful doet dit goed.
- Geautomatiseerde meldingen: Elke goedkeurder krijgt een melding wanneer het diens beurt is, zodat niets blijft liggen omdat iemand het dashboard moet controleren.
- Audittrail: Elke goedkeuring of afwijzing wordt geregistreerd met een tijdstempel en een naam.
6. SEO-beheer
SEO-beheer in een CMS geeft je de tools om content rechtstreeks binnen het platform te optimaliseren voor zoekmachines—metatitels, metabeschrijvingen, canonieke tags, aanpassing van slugs en gestructureerde gegevens. Je hoeft niet steeds heen en weer te schakelen tussen je editor en een afzonderlijke tool.
In mijn ervaring verminderen ingebouwde SEO-controles het heen-en-weer communiceren met ontwikkelaars aanzienlijk. Het is belangrijk dat je ter plekke een metabeschrijving kunt bewerken of een probleem met een canonieke URL kunt oplossen. Platforms zoals WordPress doen dit goed via systeemeigen instellingen en plug-ins, terwijl Contentful gestructureerde velden voor SEO-metagegevens op het niveau van het contentmodel biedt.
Dit is wat ingebouwd SEO-beheer je binnen je CMS zou moeten bieden:
- Beheer van metavelden: Bewerk SEO-titels, metabeschrijvingen en canonieke URL's rechtstreeks in je contentworkflow. WordPress ondersteunt deze mogelijkheden via plug-ins zoals Yoast SEO, terwijl je met Contentful SEO-velden op het niveau van het contenttype kunt modelleren.
- Aanpassing van slugs: Stel schone, op zoekwoorden afgestemde URL's in zonder een ontwikkelaar of tool voor URL-doorverwijzingen nodig te hebben.
- Opmaak van gestructureerde gegevens: Voeg schema's toe aan contentrecords, zodat zoekmachines uitgebreide resultaten voor artikelen, veelgestelde vragen of producten kunnen tonen.
- SEO-terugkoppeling in realtime: Sommige platforms signaleren ontbrekende metavelden of dubbele titels voordat je publiceert.
7. Sjabloonbeheer
Met sjabloonbeheer kan je team gestandaardiseerde contentstructuren voor pagina's, berichten en campagnes maken, opslaan en hergebruiken. In plaats van elke keer opnieuw indelingen op te bouwen, beginnen redacteuren met een vooraf goedgekeurd sjabloon dat al aansluit bij je merk en structuur.
In mijn ervaring winnen contentteams hier echt tijd terug. Het vermindert ook inconsistenties in de opmaak die ontstaan wanneer iedereen zijn eigen indelingen bedenkt. Hoe meer contenttypen je team beheert, hoe meer een degelijke sjabloonbibliotheek oplevert.
Dit is wat sjabloonbeheer je team binnen een CMS zou moeten bieden:
- Herbruikbare contentstructuren: Sla een pagina-indeling één keer op en hergebruik deze voor campagnes—de blokpatronen van WordPress en de contenttypen van Contentful kunnen dit allebei goed.
- Opmaak volgens de merkstijl: Vergrendel lettertypen, tussenruimtes en de volgorde van componenten, zodat redacteuren bij het maken van nieuwe pagina's niet van de merkstijl kunnen afwijken.
- Op rollen gebaseerde toegang: Beperk wie sjablonen kan maken of aanpassen, zodat je basisindelingen intact blijven.
- Dekking van contenttypen: Sjablonen moeten elk formaat omvatten dat je team publiceert—blogberichten, landingspagina's, productpagina's en e-mails.
8. Meertalige ondersteuning
Dankzij meertalige ondersteuning kan je CMS content in meerdere talen opslaan, beheren en publiceren vanaf één platform. In plaats van afzonderlijke sites per taalregio te onderhouden, beheer je vertalingen naast de oorspronkelijke content binnen dezelfde interface.
In mijn ervaring besparen internationale contentteams hier de meeste tijd. Goede implementaties—zoals de lokalisatievelden van Contentful—stellen je in staat om op veldniveau te vertalen, zodat één contentrecord elke taalvariant bevat. Zo blijft je contentmodel overzichtelijk en blijft je publicatieworkflow in alle regio's consistent.
Dit is wat meertalige ondersteuning je team binnen een CMS zou moeten bieden:
- Vertaling op veldniveau: Sla elke taalvariant op binnen één contentrecord—de lokalisatievelden van Contentful doen dit goed, zodat je contentmodel in alle regio's overzichtelijk blijft.
- Publicatie per taalregio: Publiceer vertaalde content onafhankelijk per regio zonder andere taalversies te beïnvloeden.
- Bijhouden van de vertaalstatus: Zie in één oogopslag welke velden vertaald, verouderd of leeg zijn, zodat er niets gedeeltelijk gelokaliseerd live gaat.
- Beheer van terugvaltalen: Stel een standaardtaal in die wordt weergegeven wanneer een vertaling nog niet klaar is.
9. Mogelijkheden voor contentlevering zonder vaste frontend
In tegenstelling tot een traditioneel CMS, dat doorgaans content en de presentatielaag van de website samen beheert, scheidt een headless CMS de backend van de frontend. Content wordt via API's geleverd aan websites, mobiele apps en andere kanalen.
Uit mijn ervaring werkt headless levering het best wanneer meerdere kanalen dezelfde content nodig hebben, maar met verschillende presentaties. Het kan schaalbaarheid ondersteunen en frontendontwikkelaars meer flexibiliteit geven, maar het brengt ook extra integratie- en onderhoudswerk met zich mee. Ik kijk goed naar de invloed van voorbeelden, publiceren en API-limieten op de dagelijkse workflow.
Dit is wat headless leveringsmogelijkheden je team binnen een CMS zouden moeten bieden:
- API-gerichte contentlevering: Je content is toegankelijk via REST- of GraphQL-API's—Contentful is rond dit model gebouwd, zodat je ontwikkelaars content kunnen ophalen naar elk frontendframework dat ze kiezen.
- Publicatie via meerdere kanalen: Lever hetzelfde contentrecord aan een website, mobiele app en digitale bewegwijzering zonder het te dupliceren. Controleer bij grote doelgroepen of de levering gebruikmaakt van een content delivery network (CDN) om latentie te verminderen.
- Ontkoppeling van de frontend: Je redacteuren werken in het CMS terwijl ontwikkelaars onafhankelijk bouwen—zonder implementatieafhankelijkheden tussen beide.
- Ondersteuning voor de WordPress REST API: WordPress ondersteunt headless levering van nature, hoewel hiervoor meer configuratie nodig is dan bij speciaal gebouwde headless platforms.
10. Integratie van plug-ins en API's
Met integratie van plug-ins en API's kan je CMS verbinding maken met tools van derden—analyseplatforms, CRM-systemen, marketingautomatiseringssystemen en e-commerce-engines—via installeerbare plug-ins of rechtstreekse API-verbindingen.
WordPress heeft een van de grootste beschikbare plug-in-ecosystemen en ondersteunt vrijwel elke toepassing. Contentful hanteert een API-gerichte aanpak, zodat je ontwikkelaars het vrijwel met elke externe service kunnen verbinden.
Uit mijn ervaring zorgt dit ervoor dat een CMS echt bij je technologiestack past, in plaats van je te dwingen eromheen te werken. Hoe meer integratiemogelijkheden een platform biedt, hoe minder je handmatig gegevens tussen tools hoeft te verplaatsen.
Dit is wat integratie van plug-ins en API's je team binnen een CMS zou moeten bieden:
- Plug-in-ecosystemen: WordPress-plug-ins, Drupal-modules en Joomla-extensies kunnen SEO-, e-commerce-, formulier- en CRM-functionaliteit toevoegen. Controleer de updategeschiedenis, beveiliging en compatibiliteit voordat je ervan uitgaat dat een extensie eenvoudig te onderhouden is.
- API-gerichte connectiviteit: Dankzij de API-laag van Contentful kunnen ontwikkelaars content rechtstreeks verbinden met tools zoals HubSpot, Salesforce of een aangepaste datapijplijn, zonder omslachtige omwegen.
- E-commerce-integratie: Verbind je CMS met een platform zoals Shopify, zodat productcontent consistent blijft tussen je winkel en je redactionele pagina's.
- Integratie van analysetools: Haal prestatiegegevens uit Google Analytics naar je publicatieworkflow, zodat redacteuren kunnen zien wat werkt zonder het CMS te verlaten.
11. Personalisatie voor doelgroepen
Met personalisatie voor doelgroepen kan je CMS verschillende content aanbieden aan verschillende bezoekers op basis van kenmerken zoals locatie, gedrag, apparaat of segment. In plaats van één statische pagina voor elke bezoeker toont het platform varianten op basis van regels die je instelt.
Uit mijn ervaring is dit het punt waarop CMS-platforms echt waarde gaan leveren voor teams die vraag genereren. Je publiceert niet alleen content—je richt deze ook op specifieke doelgroepen. Platforms die personalisatie op het niveau van contentblokken ondersteunen, geven redacteuren directe controle zonder elke wijziging via een ontwikkelaar te laten lopen.
Dit is wat personalisatie voor doelgroepen je team binnen een CMS zou moeten bieden:
- Op segment gebaseerde contentregels: Toon verschillende hero-teksten of call-to-actionteksten aan bezoekers op basis van branche, locatie of fase in de funnel—zonder afzonderlijke pagina's te bouwen.
- Gedragsgerichte targeting: Activeer contentvarianten op basis van bezochte pagina's, bekeken content of acties die tijdens een eerdere sessie zijn uitgevoerd.
- Apparaatspecifieke variaties: Toon een ingekorte contentervaring op mobiele apparaten zonder een afzonderlijke mobiele site te onderhouden.
- A/B-tests op blokniveau: Test varianten van koppen of call-to-actionteksten voor specifieke segmenten, zodat je optimaliseert voor aansluiting bij de doelgroep en niet alleen voor het aantal klikken.
12. Zoekfunctionaliteit op de site
Met zoekfunctionaliteit op de site kunnen bezoekers content op je hele site vinden door zoekopdrachten rechtstreeks in een zoekbalk in te voeren. Het CMS indexeert je pagina's, berichten en middelen en toont vervolgens in realtime relevante resultaten.
In mijn ervaring is deze functie belangrijker dan de meeste teams verwachten. Wanneer je contentbibliotheek groeit, is navigatie alleen niet voldoende—bezoekers hebben een snellere route nodig naar wat ze zoeken. Een goed geconfigureerde zoekfunctie op de site vermindert doodlopende paden en houdt gebruikers langer betrokken, vooral op sites met veel content en meerdere contenttypen.
Dit is wat zoekfunctionaliteit op de site je team binnen een CMS zou moeten bieden:
- Indexering van alle content: Indexeer pagina's, blogberichten, pdf's en mediabestanden, zodat bezoekers niet op een doodlopend spoor belanden wanneer ze zoeken—WordPress ondersteunt dit standaard en plugins zoals SearchWP breiden dit aanzienlijk uit.
- Filteren op facetten: Laat bezoekers resultaten verfijnen op contenttype, categorie of datum, zodat ze sneller vinden wat ze nodig hebben.
- Zoekanalyses: Houd bij welke zoekopdrachten geen resultaten opleveren, zodat je precies weet waar je contentbibliotheek hiaten vertoont.
- Aangepaste rangschikking van resultaten: Bepaal welke contenttypen het eerst worden weergegeven op basis van relevantieregels die je zelf instelt.
More Articles
13. Gebruiksanalyses
Gebruiksanalyses houden bij hoe bezoekers met je content omgaan—op welke pagina's ze terechtkomen, waar ze afhaken en waar ze het meest op reageren. Sommige CMS-platforms bevatten rapportagedashboards, terwijl andere verbinding maken met analysetools om die gegevens beschikbaar te maken voor je contentteam zonder dat daarvoor een afzonderlijke BI-tool nodig is.
In mijn ervaring is dit wat redactionele teams die gissen onderscheidt van teams die iteratief werken. Wanneer je kunt zien welke content terugkerende bezoeken stimuleert in plaats van eenmalige klikken, neem je betere beslissingen over wat je vervolgens publiceert. Die feedbacklus alleen al rechtvaardigt dat analyses in het platform zijn ingebouwd.
Dit is wat gebruiksanalyses binnen je CMS zichtbaar zouden moeten maken:
- Prestaties op paginaniveau: Zie welke berichten de meeste sessies, terugkerende bezoeken en tijd op de pagina opleveren—zodat je meer publiceert van wat daadwerkelijk werkt.
- Bijhouden van uitval: Identificeer waar bezoekers vertrekken, zodat je slecht presterende content kunt signaleren voordat die de bredere campagnestatistieken omlaag trekt.
- Contenttoeschrijving: Koppel specifieke contentitems aan pipeline- of conversiegebeurtenissen, en niet alleen aan paginaweergaven.
- Integratie met Google Analytics: In WordPress kan een plugin zoals Google's Site Kit Google Analytics-gegevens naar het dashboard brengen, zodat teamleden met de juiste toegangsrechten de prestaties kunnen bekijken zonder van tool te wisselen.
De 10 beste softwareoplossingen voor contentbeheer
Dit zijn onze beste keuzes voor software voor contentbeheer om je te helpen bij je zoektocht:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Kies een CMS met de juiste functies voor je technologieomgeving
Als je platforms evalueert die API-first levering via elk kanaal dat je team beheert aankunnen, behandelt ons overzicht van de beste headless CMS-opties de belangrijkste keuzes, met prijzen, belangrijke functies en wat elk platform het beste doet.
