10 bewezen strategieën voor zakelijke communicatie

1. Ontwikkel een uniform communicatiekader

Effectieve bedrijfscommunicatie begint met een sterke basis. Door een sterk communicatiekader op te stellen, kunnen teams samenhang, duidelijkheid en consistentie binnen de organisatie behouden.

Een van de populairste kaders is OKR's (doelstellingen en belangrijkste resultaten), ontwikkeld door Andy Grove tijdens zijn tijd bij Intel. Grove introduceerde dit kader om de afstemming binnen teams te verbeteren en verantwoordelijkheid te stimuleren, wat een belangrijke rol speelde in de groei van Intel van $1.9 billion to $26 billion aan omzet.

Op vergelijkbare wijze verwijzen de Agile-methodologieën, waaronder Kanban en Scrum, naar iteratieve processen die projecten in duidelijke fasen opdelen. Agile-methodologieën geven prioriteit aan voortdurende samenwerking en verbetering, volgens een cyclus van plannen, uitvoeren en evalueren.

2. Gebruik geschikte communicatiekanalen

In de moderne wereld is er geen gebrek aan beschikbare communicatiekanalen. E-mail, sociale media, Slack, videogesprekken – zoals oma misschien zou zeggen: “Wat is er gebeurd met een eenvoudig telefoongesprek?”

Er wordt niet alleen van onze marketingteams verwacht dat ze goed communiceren, maar ook dat ze goed communiceren via elk kanaal. Dit komt doordat elk kanaal unieke voordelen en toepassingsmogelijkheden biedt:

• E-mail is ideaal voor formele updates of gedetailleerde projectinformatie.
• Tweerichtingscommunicatie, zoals via Slack, is beter geschikt voor snelle, informele gesprekken en statusupdates.
• Persoonlijke vergaderingen of videoconferenties zijn geschikt voor brainstormsessies en complexe gesprekken. 
• Telefoongesprekken en telefonische acquisitie blijven effectief voor persoonlijke gesprekken in realtime. Telefonische acquisitie heeft zelfs nog steeds een gemiddeld conversiepercentage van 4,8% (Cognism, 2024).
• Webinars zijn het meest geschikt voor het informeren van een groot publiek, het koesteren van leads en het opbouwen van vertrouwen door middel van deskundig leiderschap. 

De kunst is om een mix van kanalen te gebruiken die aansluiten bij uw organisatiedoelen. Software voor social listening, zoals Sprout Social of Brandwatch, kan de kanalen identificeren die uw doelgroep vaak gebruikt en de gesprekken die daar plaatsvinden analyseren. Zo ondersteunt deze software de strategische selectie van communicatiekanalen voor uw bedrijf.

CREATE AN ACCOUNT

Create a CMO Club Account for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights—it’s free to join.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Stimuleer sterke functieoverschrijdende afstemming

Informatiesilo's vormen een veelvoorkomende belemmering voor effectieve functieoverschrijdende afstemming. Wanneer marketing-, verkoop- en productteams elk hun eigen klantgegevens, analyses en communicatiesystemen bijhouden, worden samenwerkingsinspanningen tijdrovend, verwarrend en ronduit frustrerend.

Om deze uitdagingen aan te pakken, kunt u investeren in een geïntegreerde tool voor projectbeheer, zoals Asana, Monday.com of Trello. Deze platforms centraliseren communicatie, taakbeheer en voortgangsregistratie, waardoor uw team gemakkelijker verbonden blijft.

Organiseer regelmatig afstemmingsoverleg tussen afdelingen of kies voor asynchrone updates, bijvoorbeeld via Slack of Loom. Asynchrone updates zijn bijzonder nuttig voor teams die op afstand of hybride werken, omdat ze belemmeringen zoals tijdzones, wisselende werkschema's en vergadermoeheid wegnemen.

5. Ontwikkel klantgerichte berichtgeving

Zoals de legendarische marketingprofessor van Harvard Business School, Theodore Levitt, beroemd schrijft in zijn boek The Marketing Mode: "Mensen willen geen boor van een kwart inch kopen. Ze willen een gat van een kwart inch!”

Dit advies geldt nog steeds, vooral in SaaS-marketing, waar het cruciaal is om te focussen op de voordelen van complexe functies in plaats van op hun technische details. Benadruk bijvoorbeeld niet de “robuuste algoritmen” achter uw “geautomatiseerde workflows”, maar leg uit hoe automatisering tijd bespaart en de efficiëntie verbetert. 

Om deze zorgvuldige balans te bereiken, investeer je in tools die bruikbare inzichten in je klanten bieden. Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) of CDP (Customer Data Platform) kan je helpen waardevolle gegevens over klantvoorkeuren, gedrag en pijnpunten te verzamelen. 

Door deze tools te combineren met een verhalende aanpak, kun je je boodschap verheffen van een lijst met functies tot een overtuigend verhaal dat weerklank vindt bij je doelgroep.

6. Gebruik gegevens voor strategische communicatie

Gegevens zijn essentieel voor moderne marketing. Ze vormen het ‘waarom’ achter elke aankoop, elk achtergelaten winkelwagentje, elke inschrijving voor een e-mail en elk verzonden formulier.

73% van de bedrijfsleiders zegt dat gegevens essentieel zijn voor het verminderen van miscommunicatie en het opbouwen van succesvolle communicatiestrategieën (Salesforce, 2023). Om deze waardevolle gegevens te verzamelen, heb je verschillende opties:

• CRM-software zoals HubSpot of SharpSpring om klantinteracties en -voorkeuren bij te houden.
• Analysetools voor websites zoals Google Analytics om gebruikersgedrag te monitoren en trends te identificeren.
• Online-enquêtes via platforms zoals SurveyMonkey om directe feedback van je doelgroep te verzamelen.

Deze tools helpen je je boodschap te verfijnen en ervoor te zorgen dat je teams effectiever communiceren. Als uit je webanalyses bijvoorbeeld blijkt dat bezoekers vaak je prijspagina bekijken maar vertrekken zonder te converteren, kan dit wijzen op een tekortkoming in je boodschap. 

Met deze informatie kun je A/B-campagnes (inbegrepen in een tool zoals HubSpot) starten om je theorieën te testen en de best mogelijke manier te vinden om je aanbod te communiceren.

7. Stem communicatie af op de doelgroep

We zijn allemaal een beetje egoïstisch als het om communicatie gaat en willen weten: “Waarom is dit belangrijk voor mij?” Daarom is het zo belangrijk om je boodschap af te stemmen op je doelgroep, zowel intern als extern.

Denk intern na over de manier waarop verschillende teams en belanghebbenden informatie prioriteren. Senior managers geven bijvoorbeeld meer om het grotere geheel en richten zich op ROI, groeicijfers en strategische impact.

Medewerkers die rechtstreeks met klanten werken, hebben daarentegen behoefte aan direct toepasbare inzichten. Voor hen gaat het ‘waarom’ over de invloed op hun dagelijkse taken, zoals: “Zo bespaart dit nieuwe proces je vier uur per week.” Externe potentiële klanten willen weten hoe jouw oplossing hun probleem verhelpt. Het belangrijkste is dat je je in hun positie verplaatst. Laat het jargon achterwege, richt je op hun pijnpunten en benadruk de directe waarde die je product voor hun bedrijf biedt.

8. Investeer in training en ontwikkeling

Effectieve communicatievaardigheden ontstaan niet van de ene op de andere dag, maar door voortdurende oefening en training. Investeren in voortdurende ontwikkeling en training voor je teams kan leiden tot sterkere samenwerking, verbinding en efficiëntie.

Zo is Atlassian’s Team Playbook een verzameling gratis workshops en hulpmiddelen die zijn ontworpen om de communicatie binnen interne teams te verbeteren.

Het Playbook bevat meerdere kaders die actief luisteren en duidelijkheid van boodschappen bevorderen, zoals vergaderingen op basis van pagina’s, OKR’s en projectevaluaties. Door deze werkwijzen toe te passen, hebben teams een betere afstemming, meer betrokkenheid van medewerkers en hogere slagingspercentages van projecten gemeld (Atlassian, 2024). Of je nu een kant-en-klare oplossing zoals die van Atlassian gebruikt of je eigen oplossing creëert, de focus moet liggen op het aanpakken van de specifieke communicatieproblemen waarmee je teams te maken hebben.

9. Creëer korte feedbacklussen met klanten en teams

Feedback verzamelen van je klanten is één ding, maar die informatie daadwerkelijk gebruiken is een heel nieuwe uitdaging. Korte feedbacklussen creëren met zowel klanten als teams is een uitstekende manier om input te verzamelen, ernaar te handelen en snel verbeteringen door te voeren.

Het idee is om een cyclus te creëren waarin feedback regelmatig wordt verzameld, geanalyseerd en toegepast. In een Agile-methodologie zoals Kanban zou de ‘lus’ bijvoorbeeld worden gestructureerd aan de hand van belangrijke projectfasen:

• Te doen: Verzamel input van relevante belanghebbenden of klanten.
• In uitvoering: Analyseer patronen, geef prioriteit aan problemen en bepaal de volgende stappen.
• Beoordelen: Creëer oplossingen en test ze om er zeker van te zijn dat ze de feedback adresseren.
• Voltooid: Implementeer wijzigingen op basis van feedback officieel.

Door deze feedbacklussen in je werkprocessen te integreren, kun je een systeem van voortdurende verbetering creëren waar zowel je teams als je klanten profijt van hebben.

10. Implementeer robuuste digitale communicatietools

Voor digitaal georiënteerde bedrijven zoals B2B SaaS is goede communicatie afhankelijk van een strategische technologiestack met digitale tools die werkprocessen stroomlijnen, teamwork bevorderen en een positievere werkomgeving creëren.

Ongeacht de samenstelling van je team kunnen communicatietools zich aanpassen om persoonlijke, hybride of externe werkopstellingen te ondersteunen:

• Teams op locatie: Tools zoals Asana bieden een duidelijk overzicht van taken en visuele dashboards, zodat iedereen tijdens snel verlopende projecten op één lijn blijft.
• Hybride teams: Platforms zoals Slack overbruggen de kloof tussen medewerkers op kantoor en op afstand, waardoor naadloze samenwerking met realtimeberichten en het delen van bestanden mogelijk wordt.
• Externe teams: Het gecentraliseerde CRM van HubSpot houdt externe verkoop- en marketingteams op één lijn, waardoor consistente klantcommunicatie en betere samenwerking tussen tijdzones mogelijk worden.

Investeren in deze tools zorgt voor een rimpeleffect: de interne communicatie tussen teamleden verbetert en de externe berichtgeving wordt versterkt. Wanneer de communicatie binnen je organisatie soepel verloopt, leidt dat vanzelf tot een betere betrokkenheid van je doelgroep.

Belangrijke statistieken om de effectiviteit van communicatie te meten

Zelfs wanneer je communicatiestrategie volledig draait, houdt het werk niet op. Communicatievoorkeuren en trends kunnen plotseling veranderen (kijk maar naar de opkomst van AI), waardoor het essentieel is om het succes van je aanpak voortdurend te monitoren en analyseren. 

Houd deze belangrijke statistieken in de gaten om de impact van de communicatie van je organisatie te meten:

• Betrokkenheidsniveau van het team: Monitor de deelname aan vergaderingen, de responspercentages op communicatieplatforms zoals Slack of de voltooiingspercentages van enquêtes om te bepalen hoe betrokken je team is bij de interne communicatie. Een hogere betrokkenheid wijst vaak op duidelijkere en effectievere berichtgeving.
• Sluitingspercentage van de feedbacklus: Meet hoe snel en effectief feedback wordt verzameld, geanalyseerd en opgevolgd. Een hoog sluitingspercentage geeft aan dat feedback efficiënt wordt verwerkt, wat leidt tot snellere verbeteringen en sterkere samenwerking.
• Klantbehoudpercentages: Analyseer hoe verbeterde berichtgeving het klantbehoud beïnvloedt. Duidelijke, klantgerichte communicatie kan bijvoorbeeld klantverloop verminderen door ervoor te zorgen dat klanten de waarde van je product begrijpen en zich ondersteund voelen.
• Openings- en responspercentages van berichten: Houd voor externe communicatie, zoals e-mails of berichten in apps, statistieken bij zoals openingspercentages, klikpercentages en responspercentages om te begrijpen hoe goed je berichten bij je doelgroep aanslaan.
• Efficiëntie van projectvoltooiing: Beoordeel of verbeterde communicatie teams helpt om projecten sneller of met minder knelpunten af te ronden. Dit kan worden bijgehouden met projectmanagementtools zoals Asana of Trello.
• Klanttevredenheidsscores (CSAT): Gebruik enquêtes om feedback van klanten te verzamelen over hoe goed je communicatie aansluit bij hun behoeften en verwachtingen. Hoge CSAT-scores zijn een sterke indicatie van effectieve communicatie.

Een sterk bedrijf begint met sterke communicatie

Voor groeigerichte marketeers draait communicatie niet alleen om praten – het is het fundament waarop je marketingplan is gebouwd. Zonder een sterk communicatiekader wordt het een zware opgave om complexe ideeën over te brengen aan je doelgroep.

Een sterke externe aanwezigheid begint met goede interne communicatie. Door je in te zetten voor een duidelijke communicatiestrategie kan je bedrijf zorgen voor een betere afstemming binnen het team, sterkere klantrelaties en efficiëntere werkprocessen die meetbare groei stimuleren. 

Onthoud: communicatie is nooit statisch. Trends en voorkeuren veranderen en concurrerend blijven betekent dat je je aanpak voortdurend verfijnt. Monitor je strategieën regelmatig, houd belangrijke statistieken bij en wees bereid je aan te passen. 

Meld je aan voor meer inzichten over bedrijfscommunicatie

Klaar om te groeien? Abonneer je op de nieuwsbrief van The CMO om op de hoogte te blijven van trends en de nieuwste tips, hulpmiddelen en handleidingen van onze community van ervaren marketingleiders rechtstreeks in je inbox te ontvangen.