13 funzionalità CMS che cerco in ogni piattaforma

Il software di gestione dei contenuti giusto definisce il modo in cui il tuo team crea, amministra e distribuisce i contenuti su larga scala. Funzionalità come il controllo degli accessi basato sui ruoli e i flussi di approvazione non sono semplici extra: sono ciò che mantiene accurati i contenuti e garantisce la responsabilità dei team mentre le operazioni crescono.

Ho testato abbastanza piattaforme da sapere che un lungo elenco di funzionalità serve a poco se non corrisponde al modo in cui lavora il tuo team. Quando valuto un sistema di gestione dei contenuti (CMS), parto dalla modifica, dai ruoli degli utenti, dal controllo delle versioni e dai flussi di approvazione.

Per i team in crescita, contano di più i modelli, le integrazioni, le analisi e la scalabilità. Un CMS senza interfaccia e la personalizzazione del pubblico diventano prioritari quando pubblichi su più canali o ti rivolgi a pubblici diversi.

Questo articolo analizza le 13 funzionalità che verifico prima di scegliere una piattaforma.

13 funzionalità del software di gestione dei contenuti da valutare

Per ogni funzionalità spiegherò come si inserisce nel tuo flusso di pubblicazione e cosa verificare prima di scegliere una piattaforma:

1. Interfaccia per la creazione dei contenuti

L'interfaccia per la creazione dei contenuti è il punto in cui gli editor scrivono, formattano e assemblano le pagine. Molti sistemi di gestione dei contenuti offrono un editor basato su blocchi, un editor di testo avanzato o entrambi, così gli aggiornamenti quotidiani non richiedono di lavorare direttamente in HTML o CSS.

Secondo la mia esperienza, questa funzionalità determina la velocità effettiva con cui il tuo team può lavorare. Un editor macchinoso crea attriti su ogni contenuto e questi si accumulano. Cerco controlli di formattazione chiari, incorporamento di contenuti multimediali in linea e una modalità di anteprima che rispecchi il risultato online.

Se gli editor hanno bisogno dell'aiuto di uno sviluppatore per formattare una pagina, l'interfaccia non sta svolgendo abbastanza bene il suo lavoro.

Quando valuti un'interfaccia per la creazione dei contenuti, verifica la presenza di queste funzionalità prima di impegnarti con una piattaforma:

• Modifica basata su blocchi: editor come Gutenberg di WordPress o l'editor di testo avanzato di Contentful consentono agli autori di creare pagine senza toccare il codice.
• Incorporamento di contenuti multimediali in linea: l'aggiunta di immagini, video o contenuti incorporati dovrebbe avvenire senza uscire dall'editor.
• Modalità di anteprima dal vivo: dovresti vedere esattamente come viene visualizzato il contenuto prima della pubblicazione, non una semplice approssimazione.
• Controlli di formattazione: intestazioni, tabelle, riquadri informativi e collegamenti dovrebbero essere accessibili senza l'intervento di uno sviluppatore.
• Salvataggio automatico e cronologia delle versioni: perdere una bozza durante la modifica interrompe concretamente il flusso di lavoro.

2. Controllo degli accessi basato sui ruoli

Il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) determina quali ruoli utente possono creare, modificare, pubblicare o eliminare contenuti in un CMS. In WordPress, i collaboratori possono creare bozze di articoli, gli autori possono pubblicare il proprio lavoro e gli editor possono gestire gli articoli di tutto il team.

Secondo la mia esperienza, è proprio questo l'aspetto in cui i team investono poco all'inizio e di cui poi si pentono. Senza autorizzazioni chiare, qualcuno potrebbe modificare o rimuovere accidentalmente contenuti online. I controlli degli accessi appropriati mantengono organizzati i flussi di pubblicazione mentre il team cresce.

Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team il controllo degli accessi basato sui ruoli all'interno di un CMS:

• Livelli di autorizzazione predefiniti: assegna ruoli come editor, collaboratore o amministratore, in modo che i membri del team accedano solo a ciò che è pertinente alla loro funzione: sia Contentful sia WordPress offrono questa possibilità di base.

• Restrizioni a livello di contenuto: limita pagine, sezioni o tipi di contenuto specifici ai ruoli designati, così i team regionali non possono sovrascrivere accidentalmente le campagne globali.

• Flussi di approvazione associati ai ruoli: richiedi l'approvazione di un redattore responsabile prima che il contenuto di un collaboratore venga pubblicato.

• Registri di controllo: tieni traccia di chi ha modificato cosa e quando, così disponi di un registro chiaro nel caso in cui qualcosa venga pubblicato in modo errato.

Altre piattaforme, tra cui Contentful, utilizzano ruoli e modelli di accesso diversi, mentre le autorizzazioni di WordPress possono essere personalizzate. Controllo sempre chi può pubblicare, eliminare e gestire gli accessi degli utenti prima di consigliare un CMS.

3. Controllo delle versioni e cronologia

Il controllo delle versioni e la cronologia consentono al tuo team di monitorare ogni modifica apportata a un contenuto, vedere chi l'ha effettuata e ripristinare una versione precedente quando necessario. La maggior parte delle piattaforme registra automaticamente le modifiche e le conserva in un pannello della cronologia con indicazione di data e ora.

Nella mia esperienza, questa funzione si rivela particolarmente utile quando qualcosa si rompe dopo la pubblicazione. Poter tornare in pochi secondi a una versione pulita è molto meglio che ricostruire il contenuto a memoria. La considero irrinunciabile per qualsiasi team con più editor che intervengono sullo stesso contenuto.

Ecco cosa cerco quando valuto le funzionalità di controllo delle versioni e ripristino in un CMS:

• Registro completo delle modifiche: Ogni modifica riporta data e ora ed è attribuita a un utente specifico, così sai esattamente chi ha modificato cosa e quando.
• Ripristino con un clic: Il ripristino di una versione precedente dovrebbe richiedere pochi secondi: WordPress e Contentful gestiscono entrambe questa operazione senza coinvolgere uno sviluppatore.
• Confronto affiancato: Visualizzare le differenze tra due versioni ti aiuta a individuare le modifiche involontarie prima che si accumulino.
• Backup e ripristino: Le revisioni dei contenuti non sostituiscono i backup completi del sito. Verifica se il tuo CMS o il provider di hosting supporta backup automatici dei file e dei database del sito, insieme a una procedura di ripristino affidabile per quando qualcosa va storto.

4. Gestione delle risorse digitali

La gestione delle risorse digitali (DAM) è il sistema in cui il tuo CMS archivia e organizza immagini, video, documenti e altri file multimediali. Invece di cercare tra le cartelle o ricaricare per la quinta volta lo stesso logo, il tuo team recupera le risorse da una libreria centralizzata direttamente all'interno dell'editor.

Nella mia esperienza, un DAM poco efficace rallenta ogni flusso di lavoro dei contenuti. Cerco funzioni di ricerca e filtraggio per tag o tipo di file, un controllo chiaro delle versioni delle risorse e controlli delle autorizzazioni che impediscano l'uso non autorizzato dei file del marchio.

Ecco cosa dovrebbe offrirti concretamente un DAM integrato nel tuo CMS:

• Libreria multimediale centralizzata: Tutte le immagini, i video e i documenti si trovano in un'unica posizione ricercabile: non dovrai più ricaricare un'immagine di prodotto perché qualcuno l'ha salvata localmente.
• Filtraggio basato sui tag: Trova i file per tipo, campagna o parola chiave senza scorrere centinaia di caricamenti. Contentful e WordPress supportano entrambi questa funzione nativamente.
• Controllo delle versioni delle risorse: Sostituisci i file obsoleti senza interrompere i collegamenti esistenti nelle pagine pubblicate.
• Controlli delle autorizzazioni: Limita l'accesso alle risorse del marchio, in modo che solo gli utenti autorizzati possano pubblicarle.

5. Flussi di approvazione

I flussi di approvazione fanno passare i contenuti attraverso una sequenza di revisione definita prima che vengano pubblicati. Una bozza passa dall'autore all'editor e poi al responsabile, mentre ogni revisore può approvarla o segnalarla per una revisione. Nella mia esperienza, è questo che distingue i team che pubblicano con sicurezza da quelli che pubblicano con apprensione. Senza un percorso di approvazione strutturato, qualcosa sfugge: date errate, messaggi non coerenti con il marchio, affermazioni non verificate. Ho visto una singola approvazione mancante causare problemi concreti. Un solido flusso di approvazione nel tuo CMS rende automatica la responsabilità, invece di costringerti a farla rispettare manualmente.

Ecco cosa dovrebbe includere un solido flusso di approvazione nel tuo CMS:

• Fasi di revisione configurabili: Definisci tutti i passaggi di revisione necessari al tuo processo: un editor, un responsabile o una catena completa di revisione legale.
• Commenti in linea: I revisori dovrebbero poter segnalare i problemi direttamente sul contenuto, non in una conversazione e-mail separata. Contentful gestisce bene questa funzione.
• Notifiche automatiche: Ogni approvatore riceve un avviso quando arriva il suo turno, così nulla resta bloccato in attesa che qualcuno controlli una bacheca.
• Traccia di controllo: Ogni approvazione o rifiuto viene registrato con data, ora e nome.

6. Gestione della SEO

La gestione SEO in un CMS offre gli strumenti per ottimizzare i contenuti per la ricerca direttamente all'interno della piattaforma: titoli meta, descrizioni, tag canonici, personalizzazione degli slug e markup dei dati strutturati. Non è necessario passare continuamente dall'editor a uno strumento separato.

Nella mia esperienza, i controlli SEO integrati riducono notevolmente il continuo scambio di richieste con gli sviluppatori. Poter modificare una meta descrizione o correggere un problema canonico sul momento è importante. Piattaforme come WordPress gestiscono bene questo aspetto tramite impostazioni native e plugin, mentre Contentful offre campi strutturati per i metadati SEO a livello di modello di contenuto.

Ecco cosa dovrebbe offrire la gestione SEO integrata all'interno del CMS:

• Controlli dei campi meta: Modifica i titoli SEO, le meta descrizioni e gli URL canonici direttamente nel flusso di lavoro dei contenuti. WordPress supporta questi controlli tramite plugin come Yoast SEO, mentre Contentful consente di modellare i campi SEO a livello di tipo di contenuto.
• Personalizzazione degli slug: Imposta URL puliti e allineati alle parole chiave senza dover coinvolgere uno sviluppatore o utilizzare uno strumento per i reindirizzamenti URL.
• Markup dei dati strutturati: Aggiungi lo schema ai record dei contenuti affinché i motori di ricerca possano mostrare risultati avanzati per articoli, domande frequenti o prodotti.
• Feedback SEO in tempo reale: Alcune piattaforme segnalano i campi meta mancanti o i titoli duplicati prima della pubblicazione.

7. Gestione dei modelli

La gestione dei modelli consente al team di creare, archiviare e riutilizzare strutture di contenuto standardizzate per pagine, articoli e campagne. Invece di ricostruire ogni volta i layout da zero, gli editor partono da un modello preapprovato che rispecchia già il brand e la relativa struttura.

Nella mia esperienza, è qui che i team dei contenuti recuperano davvero tempo. Inoltre, riduce le incoerenze di formattazione che si accumulano quando ognuno improvvisa i propri layout. Più tipi di contenuto gestisce il team, maggiore è il vantaggio offerto da una solida libreria di modelli.

Ecco cosa dovrebbe offrire la gestione dei modelli al team all'interno di un CMS:

• Strutture di contenuto riutilizzabili: Salva una volta il layout di una pagina e riutilizzalo per tutte le campagne: sia i pattern a blocchi di WordPress sia i tipi di contenuto di Contentful gestiscono bene questa funzione.
• Formattazione vincolata al brand: Blocca font, spaziatura e ordine dei componenti affinché gli editor non si discostino dal brand quando creano nuove pagine.
• Accesso basato sui ruoli: Limita le persone autorizzate a creare o modificare i modelli, così i layout principali rimangono intatti.
• Copertura dei tipi di contenuto: I modelli dovrebbero coprire ogni formato pubblicato dal team: articoli del blog, landing page, pagine di prodotto ed email.

8. Supporto multilingue

Il supporto multilingue consente al CMS di archiviare, gestire e pubblicare contenuti in più lingue da un'unica piattaforma. Invece di gestire siti separati per ogni area geografica, puoi amministrare le traduzioni insieme ai contenuti originali all'interno della stessa interfaccia.

Nella mia esperienza, è qui che i team dei contenuti globali risparmiano più tempo. Le implementazioni efficaci, come i campi di localizzazione di Contentful, consentono di tradurre a livello di campo, così un unico record di contenuto contiene tutte le varianti linguistiche. In questo modo il modello di contenuto rimane ordinato e il flusso di pubblicazione coerente in tutte le regioni.

Ecco cosa dovrebbe offrire il supporto multilingue al team all'interno di un CMS:

• Traduzione a livello di campo: Archivia ogni variante linguistica all'interno di un unico record di contenuto: i campi di localizzazione di Contentful svolgono bene questa funzione, mantenendo ordinato il modello di contenuto in tutte le regioni.
• Pubblicazione specifica per area geografica: Pubblica i contenuti tradotti separatamente per ogni regione senza influire sulle versioni nelle altre lingue.
• Monitoraggio dello stato delle traduzioni: Verifica a colpo d'occhio quali campi sono tradotti, obsoleti o mancanti, così nulla viene pubblicato con una localizzazione incompleta.
• Controlli della lingua di fallback: Imposta una lingua predefinita da visualizzare quando una traduzione non è ancora pronta.

9. Funzionalità di distribuzione headless

A differenza di un CMS tradizionale, che in genere gestisce insieme i contenuti e il livello di presentazione del sito web, un CMS headless separa il backend dal frontend. I contenuti vengono distribuiti tramite API a siti web, app mobili e altri canali.

Nella mia esperienza, la distribuzione headless funziona al meglio quando più canali hanno bisogno degli stessi contenuti ma di presentazioni diverse. Può supportare la scalabilità e offrire maggiore flessibilità agli sviluppatori frontend, ma aggiunge anche attività di integrazione e manutenzione. Esamino attentamente in che modo anteprime, pubblicazione e limiti delle API influiscano sul flusso di lavoro quotidiano.

Ecco cosa dovrebbero offrire al tuo team le capacità di distribuzione headless all'interno di un CMS:

• Distribuzione dei contenuti con approccio API-first: i tuoi contenuti sono accessibili tramite API REST o GraphQL: Contentful è costruito attorno a questo modello, quindi i tuoi sviluppatori possono integrare i contenuti in qualsiasi framework frontend scelgano.
• Pubblicazione multicanale: distribuisci lo stesso record di contenuto a un sito web, un'app mobile e una segnaletica digitale senza duplicarlo. Per i pubblici numerosi, verifica se la distribuzione utilizza una rete di distribuzione dei contenuti (CDN) per ridurre la latenza.
• Disaccoppiamento del frontend: i tuoi redattori lavorano nel CMS mentre gli sviluppatori costruiscono in modo indipendente, senza dipendenze di distribuzione tra le due attività.
• Supporto dell'API REST di WordPress: WordPress supporta nativamente la distribuzione headless, anche se richiede una configurazione maggiore rispetto alle piattaforme headless progettate appositamente.

10. Integrazione di plugin e API

L'integrazione di plugin e API consente al tuo CMS di connettersi a strumenti di terze parti, come piattaforme di analisi, sistemi CRM, strumenti di automazione del marketing e motori per l'e-commerce, tramite plugin installabili o connessioni API dirette.

WordPress dispone di uno dei più grandi ecosistemi di plugin disponibili, in grado di coprire quasi ogni caso d'uso. Contentful adotta un approccio API-first, quindi i tuoi sviluppatori possono collegarlo praticamente a qualsiasi servizio esterno.

Nella mia esperienza, è questo che consente a un CMS di adattarsi realmente al tuo stack invece di costringerti a trovare soluzioni alternative. Più opzioni di integrazione offre una piattaforma, meno dati dovrai trasferire manualmente tra gli strumenti.

Ecco cosa dovrebbero offrire al tuo team l'integrazione di plugin e API all'interno di un CMS:

• Ecosistemi di plugin: i plugin di WordPress, i moduli di Drupal e le estensioni di Joomla possono aggiungere funzionalità SEO, per l'e-commerce, per i moduli e per il CRM. Verifica la cronologia degli aggiornamenti, la sicurezza e la compatibilità prima di presumere che un'estensione sia facile da mantenere.
• Connettività API-first: il livello API di Contentful consente agli sviluppatori di collegare i contenuti direttamente a strumenti come HubSpot, Salesforce o una pipeline di dati personalizzata senza ricorrere a soluzioni alternative.
• Integrazione con l'e-commerce: collega il tuo CMS a una piattaforma come Shopify, in modo che i contenuti dei prodotti rimangano coerenti tra il tuo negozio e le tue pagine editoriali.
• Collegamenti con gli strumenti di analisi: importa i dati sulle prestazioni da Google Analytics nel tuo flusso di lavoro editoriale, così i redattori possono vedere cosa funziona senza uscire dal CMS.

11. Personalizzazione per il pubblico

La personalizzazione per il pubblico consente al tuo CMS di mostrare contenuti diversi a visitatori diversi in base ad attributi come posizione, comportamento, dispositivo o segmento. Invece di una singola pagina statica per ogni visitatore, la piattaforma presenta varianti sulla base delle regole impostate.

Nella mia esperienza, è qui che le piattaforme CMS iniziano a svolgere un ruolo davvero importante per i team di generazione della domanda. Non ti limiti a pubblicare contenuti: li indirizzi a un pubblico specifico. Le piattaforme che supportano la personalizzazione a livello di blocco di contenuto offrono ai redattori un controllo diretto senza dover affidare ogni modifica a uno sviluppatore.

Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team la personalizzazione per il pubblico all'interno di un CMS:

• Regole dei contenuti basate sui segmenti: mostra testi hero o CTA diversi ai visitatori in base al settore, alla posizione o alla fase del funnel, senza creare pagine separate.
• Targeting comportamentale: attiva variazioni dei contenuti in base alle pagine visitate, ai contenuti fruiti o alle azioni compiute in una sessione precedente.
• Variazioni a livello di dispositivo: mostra un'esperienza di contenuto ridotta sui dispositivi mobili senza gestire un sito mobile separato.
• Test A/B a livello di blocco: testa variazioni dei titoli o delle CTA su segmenti specifici, così da ottimizzare l'adeguatezza al pubblico e non solo il volume dei clic.

12. Funzionalità di ricerca nel sito

La funzionalità di ricerca nel sito consente ai visitatori di trovare contenuti all'interno del sito digitando le query direttamente in una barra di ricerca. Il CMS indicizza le pagine, gli articoli e le risorse, quindi mostra risultati pertinenti in tempo reale.

Nella mia esperienza, questa funzionalità è più importante di quanto la maggior parte dei team si aspetti. Quando la libreria di contenuti cresce, la sola navigazione non è sufficiente: i visitatori hanno bisogno di un percorso più rapido per trovare ciò che cercano. Una ricerca nel sito configurata correttamente riduce i vicoli ciechi e mantiene gli utenti coinvolti più a lungo, soprattutto nei siti ricchi di contenuti con diversi tipi di contenuto.

Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team la funzionalità di ricerca nel sito all'interno di un CMS:

• Indicizzazione completa dei contenuti: indicizza pagine, articoli del blog, PDF e risorse multimediali, così i visitatori non si trovano davanti a vicoli ciechi quando effettuano una ricerca: WordPress gestisce questa funzione nativamente e plugin come SearchWP la estendono in modo significativo.
• Filtri a faccette: consenti ai visitatori di restringere i risultati per tipo di contenuto, categoria o data, così possono trovare più rapidamente ciò di cui hanno bisogno.
• Analisi delle ricerche: monitora quali query non restituiscono risultati, così saprai esattamente dove la tua libreria di contenuti presenta delle lacune.
• Classificazione personalizzata dei risultati: stabilisci quali tipi di contenuto devono comparire per primi in base alle regole di pertinenza che definisci.

13. Analisi dell'utilizzo

L'analisi dell'utilizzo monitora il modo in cui i visitatori interagiscono con i contenuti: su quali pagine approdano, dove abbandonano il percorso e con quali contenuti interagiscono maggiormente. Alcune piattaforme CMS includono pannelli di controllo per i report, mentre altre si collegano agli strumenti di analisi per fornire questi dati al team dei contenuti senza richiedere uno strumento BI separato.

Nella mia esperienza, questo è ciò che distingue i team editoriali che procedono per supposizioni da quelli che migliorano iterativamente. Quando puoi vedere quali contenuti generano visite di ritorno rispetto ai clic isolati, prendi decisioni migliori su cosa pubblicare in seguito. Questo ciclo di feedback, da solo, giustifica l'integrazione dell'analisi nella piattaforma.

Ecco quali informazioni dovrebbe mettere in evidenza l'analisi dell'utilizzo all'interno del tuo CMS:

• Prestazioni a livello di pagina: scopri quali articoli generano più sessioni, visite di ritorno e tempo sulla pagina, così potrai pubblicare una quantità maggiore di contenuti che funzionano davvero.
• Monitoraggio degli abbandoni: individua il punto in cui i visitatori lasciano il sito, così puoi segnalare i contenuti con prestazioni insufficienti prima che penalizzino le metriche complessive della campagna.
• Attribuzione dei contenuti: collega specifici contenuti alle opportunità commerciali o agli eventi di conversione, non solo alle visualizzazioni di pagina.
• Integrazione con Google Analytics: in WordPress, un plugin come Site Kit di Google può portare i dati di Google Analytics nella dashboard, così i membri del team con i permessi appropriati possono esaminare le prestazioni senza passare da uno strumento all'altro.

I 10 migliori software per la gestione dei contenuti

Ecco le nostre migliori scelte di software per la gestione dei contenuti per aiutarti nella ricerca:

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