Il giusto software per la gestione dei contenuti definisce il modo in cui il tuo team crea, governa e distribuisce contenuti su larga scala. Funzionalità come il controllo degli accessi basato sui ruoli e i flussi di approvazione non sono facoltative: sono ciò che mantiene accurati i contenuti e responsabilizza i team man mano che le operazioni crescono.
Ho testato piattaforme a sufficienza per sapere che un lungo elenco di funzionalità significa poco se non corrisponde al modo in cui lavora il tuo team. Quando valuto un sistema di gestione dei contenuti (CMS), parto dalla modifica, dai ruoli degli utenti, dal controllo delle versioni e dai flussi di approvazione.
Per i team in crescita, contano di più i modelli, le integrazioni, le analisi e la scalabilità. Un CMS senza interfaccia e la personalizzazione del pubblico diventano prioritari quando pubblichi su più canali o ti rivolgi a pubblici diversi.
Questo articolo analizza le 13 funzionalità che verifico prima di scegliere una piattaforma.
13 funzionalità del software per la gestione dei contenuti da valutare
Per ogni funzionalità, spiegherò come si integra nel tuo flusso di pubblicazione e cosa verificare prima di scegliere una piattaforma:
1. Interfaccia per la creazione dei contenuti
L'interfaccia per la creazione dei contenuti è il luogo in cui gli editor scrivono, formattano e assemblano le pagine. Molti sistemi di gestione dei contenuti offrono un editor basato su blocchi, un editor di testo avanzato o entrambi, così gli aggiornamenti quotidiani non richiedono di lavorare direttamente in HTML o CSS.
Secondo la mia esperienza, questa funzionalità determina la velocità effettiva con cui il tuo team riesce a lavorare. Un editor macchinoso crea attriti su ogni contenuto, e questi si sommano. Cerco controlli di formattazione chiari, incorporamento di contenuti multimediali in linea e una modalità di anteprima che rispecchi il risultato online.
Se gli editor hanno bisogno dell'aiuto di uno sviluppatore per formattare una pagina, l'interfaccia non sta svolgendo abbastanza bene il suo lavoro.
Quando valuti un'interfaccia per la creazione dei contenuti, verifica queste capacità prima di impegnarti con una piattaforma:
- Modifica basata su blocchi: editor come Gutenberg di WordPress o l'editor di testo avanzato di Contentful consentono agli autori di creare pagine senza toccare il codice.
- Incorporamento di contenuti multimediali in linea: l'aggiunta di immagini, video o incorporamenti dovrebbe avvenire senza uscire dall'editor.
- Modalità di anteprima dal vivo: dovresti vedere esattamente come viene visualizzato il contenuto prima della pubblicazione, non un'approssimazione.
- Controlli di formattazione: intestazioni, tabelle, riquadri informativi e link dovrebbero essere tutti accessibili senza l'intervento di uno sviluppatore.
- Salvataggio automatico e cronologia delle versioni: perdere una bozza durante la modifica interrompe concretamente il flusso di lavoro.
2. Controllo degli accessi basato sui ruoli
Il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) determina quali ruoli utente possono creare, modificare, pubblicare o eliminare contenuti in un CMS. In WordPress, i collaboratori possono creare bozze di articoli, gli autori possono pubblicare il proprio lavoro e gli editor possono gestire gli articoli dell'intero team.
Secondo la mia esperienza, è proprio questo l'aspetto in cui i team investono troppo poco all'inizio e se ne pentono in seguito. Senza autorizzazioni chiare, qualcuno potrebbe modificare o rimuovere accidentalmente contenuti online. I controlli degli accessi adeguati mantengono organizzati i flussi di pubblicazione mentre il team cresce.
Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team il controllo degli accessi basato sui ruoli all'interno di un CMS:
- Livelli di autorizzazione predefiniti: assegna ruoli come editor, collaboratore o amministratore, in modo che i membri del team accedano solo a ciò che è pertinente alla loro funzione: sia Contentful sia WordPress offrono questa possibilità nativamente.
- Restrizioni a livello di contenuto: limita pagine, sezioni o tipi di contenuto specifici ai ruoli designati, così i team regionali non possono sovrascrivere accidentalmente le campagne globali.
- Flussi di approvazione collegati ai ruoli: richiedi l'approvazione di un caporedattore prima che il contenuto di un collaboratore venga pubblicato.
- Registri di controllo: traccia chi ha modificato cosa e quando, così hai un registro chiaro nel caso in cui qualcosa venga pubblicato in modo errato.
Altre piattaforme, tra cui Contentful, utilizzano ruoli e modelli di accesso diversi, mentre le autorizzazioni di WordPress possono essere personalizzate. Controllo sempre chi può pubblicare, eliminare e gestire gli accessi degli utenti prima di consigliare un CMS.
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3. Controllo delle versioni e cronologia
Il controllo delle versioni e la cronologia consentono al tuo team di tenere traccia di ogni modifica apportata a un contenuto, vedere chi l'ha effettuata e ripristinare una versione precedente quando necessario. La maggior parte delle piattaforme registra automaticamente le modifiche e le conserva in un pannello della cronologia con indicazione della data e dell'ora.
Secondo la mia esperienza, questa funzione si dimostra più utile quando qualcosa si rompe dopo la pubblicazione. Poter tornare a una versione pulita in pochi secondi è molto meglio che ricostruire il contenuto a memoria. La considero irrinunciabile per qualsiasi team in cui più editor intervengono sullo stesso contenuto.
Ecco cosa cerco quando valuto le capacità di controllo delle versioni e recupero dei contenuti in un CMS:
- Registro completo delle modifiche: Ogni modifica riporta data e ora ed è attribuita a un utente specifico, così sai esattamente chi ha cambiato cosa e quando.
- Ripristino con un clic: Il ripristino di una versione precedente dovrebbe richiedere pochi secondi: WordPress e Contentful gestiscono entrambi questa operazione senza coinvolgere uno sviluppatore.
- Confronto affiancato: Visualizzare le differenze tra due versioni aiuta a individuare le modifiche involontarie prima che si accumulino.
- Backup e recupero: Le revisioni dei contenuti non sostituiscono i backup completi del sito. Verifica se il tuo CMS o provider di hosting supporta backup automatici dei file e dei database del sito, insieme a una procedura affidabile di ripristino quando qualcosa va storto.
4. Gestione delle risorse digitali
La gestione delle risorse digitali (DAM) è il sistema in cui il tuo CMS archivia e organizza immagini, video, documenti e altri file multimediali. Invece di cercare tra le cartelle o ricaricare lo stesso logo per la quinta volta, il tuo team recupera le risorse da una libreria centrale direttamente all'interno dell'editor.
Secondo la mia esperienza, un sistema DAM debole rallenta ogni flusso di lavoro dei contenuti. Cerco funzioni di ricerca e filtraggio per tag o tipo di file, un controllo chiaro delle versioni delle risorse e controlli delle autorizzazioni che impediscano l'uso non autorizzato dei file del marchio.
Ecco cosa dovrebbe offrirti concretamente un DAM integrato nel tuo CMS:
- Libreria multimediale centralizzata: Tutte le immagini, i video e i documenti si trovano in un'unica posizione consultabile: non dovrai più ricaricare un'immagine di prodotto perché qualcuno l'ha salvata localmente.
- Filtraggio basato sui tag: Trova i file per tipo, campagna o parola chiave senza scorrere centinaia di caricamenti. Contentful e WordPress supportano entrambi questa funzione nativamente.
- Controllo delle versioni delle risorse: Sostituisci i file obsoleti senza interrompere i link esistenti nelle pagine pubblicate.
- Controlli delle autorizzazioni: Limita l'accesso alle risorse del marchio in modo che solo gli utenti autorizzati possano pubblicarle.
5. Flussi di approvazione
I flussi di approvazione guidano i contenuti attraverso una sequenza di revisione definita prima della pubblicazione. Una bozza passa dall'autore all'editor e poi al responsabile, e ogni revisore può approvarla o segnalarla per una revisione. Secondo la mia esperienza, è questo che distingue i team che pubblicano con sicurezza da quelli che pubblicano con apprensione. Senza un percorso di approvazione strutturato, qualcosa sfugge: date errate, messaggi non coerenti con il marchio, affermazioni non verificate. Ho visto una sola approvazione mancante causare problemi reali. Un solido flusso di approvazione nel tuo CMS rende automatica la responsabilità, invece di costringerti a farla rispettare manualmente.
Ecco cosa dovrebbe includere un solido flusso di approvazione nel tuo CMS:
- Fasi di revisione configurabili: Definisci tutti i passaggi di revisione necessari al tuo processo: un editor, un responsabile o una revisione legale completa.
- Commenti direttamente nel contenuto: I revisori dovrebbero poter segnalare i problemi direttamente sul contenuto, non in una conversazione e-mail separata. Contentful gestisce bene questa funzione.
- Notifiche automatiche: Ogni approvatore riceve un avviso quando arriva il suo turno, così nulla rimane bloccato in attesa che qualcuno controlli una dashboard.
- Registro di controllo: Ogni approvazione o rifiuto viene registrato con data, ora e nome.
6. Gestione SEO
La gestione SEO in un CMS offre gli strumenti necessari per ottimizzare i contenuti per la ricerca direttamente all'interno della piattaforma: titoli meta, descrizioni, tag canonici, personalizzazione degli slug e marcatura dei dati strutturati. Non è necessario passare continuamente dall'editor a uno strumento separato.
Nella mia esperienza, i controlli SEO integrati riducono notevolmente il continuo interscambio con gli sviluppatori. Poter modificare una meta descrizione o correggere al momento un problema canonico è importante. Piattaforme come WordPress gestiscono bene questo aspetto tramite impostazioni native e plugin, mentre Contentful offre campi strutturati per i metadati SEO a livello di modello dei contenuti.
Ecco cosa dovrebbe offrirti la gestione SEO integrata all'interno del tuo CMS:
- Controlli dei campi meta: Modifica i titoli SEO, le meta descrizioni e gli URL canonici direttamente nel flusso di lavoro dei contenuti. WordPress supporta questi controlli tramite plugin come Yoast SEO, mentre Contentful consente di modellare i campi SEO a livello di tipo di contenuto.
- Personalizzazione degli slug: Imposta URL puliti e in linea con le parole chiave senza dover coinvolgere uno sviluppatore o utilizzare uno strumento per i reindirizzamenti URL.
- Marcatura dei dati strutturati: Aggiungi lo schema ai record dei contenuti, così i motori di ricerca possono mostrare risultati avanzati per articoli, FAQ o prodotti.
- Feedback SEO in tempo reale: Alcune piattaforme segnalano i campi meta mancanti o i titoli duplicati prima della pubblicazione.
7. Gestione dei modelli
La gestione dei modelli consente al tuo team di creare, archiviare e riutilizzare strutture di contenuto standardizzate per pagine, articoli e campagne. Invece di ricreare ogni volta le strutture da zero, gli editor partono da un modello preapprovato che rispecchia già il tuo marchio e la tua struttura.
Nella mia esperienza, è proprio qui che i team dei contenuti recuperano tempo prezioso. Inoltre, riduce le incoerenze di formattazione che si accumulano quando ognuno improvvisa le proprie strutture. Più sono i tipi di contenuto gestiti dal tuo team, più una solida libreria di modelli si rivela utile.
Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team la gestione dei modelli all'interno di un CMS:
- Strutture di contenuto riutilizzabili: Salva una volta la struttura di una pagina e riutilizzala nelle campagne: sia i modelli a blocchi di WordPress sia i tipi di contenuto di Contentful gestiscono bene questa funzione.
- Formattazione vincolata al marchio: Blocca caratteri, spaziatura e ordine dei componenti, così gli editor non possono allontanarsi dall'identità del marchio quando creano nuove pagine.
- Accesso basato sui ruoli: Limita chi può creare o modificare i modelli, così le strutture principali rimangono intatte.
- Copertura dei tipi di contenuto: I modelli dovrebbero coprire ogni formato pubblicato dal tuo team: articoli del blog, pagine di destinazione, pagine prodotto ed e-mail.
8. Supporto multilingue
Il supporto multilingue consente al tuo CMS di archiviare, gestire e pubblicare contenuti in più lingue da un'unica piattaforma. Invece di mantenere siti separati per ogni area geografica, gestisci le traduzioni insieme ai contenuti originali all'interno della stessa interfaccia.
Nella mia esperienza, è qui che i team globali dei contenuti risparmiano più tempo. Le implementazioni efficaci, come i campi di localizzazione di Contentful, consentono di tradurre a livello di campo, così un'unica voce di contenuto contiene tutte le varianti linguistiche. In questo modo il modello dei contenuti rimane ordinato e il flusso di pubblicazione coerente in tutte le regioni.
Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team il supporto multilingue all'interno di un CMS:
- Traduzione a livello di campo: Archivia ogni variante linguistica all'interno di una singola voce di contenuto: i campi di localizzazione di Contentful svolgono bene questa funzione, mantenendo ordinato il modello dei contenuti in tutte le regioni.
- Pubblicazione specifica per area geografica: Pubblica i contenuti tradotti in modo indipendente per ogni regione senza influire sulle versioni nelle altre lingue.
- Monitoraggio dello stato delle traduzioni: Verifica a colpo d'occhio quali campi sono tradotti, obsoleti o mancanti, così nulla viene pubblicato con una localizzazione incompleta.
- Controlli della lingua di riserva: Imposta una lingua predefinita da visualizzare quando una traduzione non è ancora pronta.
9. Funzionalità di distribuzione senza interfaccia
A differenza di un CMS tradizionale, che in genere gestisce insieme i contenuti e il livello di presentazione del sito web, un CMS headless separa il backend dal frontend. I contenuti vengono distribuiti tramite API a siti web, app mobili e altri canali.
In base alla mia esperienza, la distribuzione headless funziona meglio quando più canali necessitano degli stessi contenuti, ma di presentazioni diverse. Può supportare la scalabilità e offrire agli sviluppatori frontend maggiore flessibilità, ma comporta anche ulteriore lavoro di integrazione e manutenzione. Valuto attentamente in che modo anteprime, pubblicazione e limiti delle API influiscano sul flusso di lavoro quotidiano.
Ecco cosa dovrebbero offrire al tuo team le capacità di distribuzione headless all'interno di un CMS:
- Distribuzione dei contenuti basata sulle API: i tuoi contenuti sono accessibili tramite API REST o GraphQL—Contentful è basato su questo modello, quindi i tuoi sviluppatori possono integrare i contenuti in qualsiasi framework frontend scelgano.
- Pubblicazione multicanale: distribuisci lo stesso record di contenuto a un sito web, un'app mobile e una segnaletica digitale senza duplicarlo. Per i pubblici numerosi, verifica se la distribuzione utilizza una rete per la distribuzione dei contenuti (CDN) per ridurre la latenza.
- Disaccoppiamento del frontend: i tuoi redattori lavorano nel CMS mentre gli sviluppatori lavorano in modo indipendente, senza dipendenze di distribuzione tra le due attività.
- Supporto per l'API REST di WordPress: WordPress supporta nativamente la distribuzione headless, anche se richiede una configurazione maggiore rispetto alle piattaforme headless progettate appositamente.
10. Integrazione di plugin e API
L'integrazione di plugin e API consente al tuo CMS di connettersi a strumenti di terze parti—piattaforme di analisi, sistemi CRM, strumenti di automazione del marketing, motori per il commercio elettronico—tramite plugin installabili o connessioni API dirette.
WordPress dispone di uno degli ecosistemi di plugin più estesi disponibili, in grado di coprire quasi qualsiasi caso d'uso. Contentful adotta un approccio basato sulle API, quindi i tuoi sviluppatori possono collegarlo praticamente a qualsiasi servizio esterno.
In base alla mia esperienza, è questo che permette a un CMS di adattarsi effettivamente al tuo stack, invece di costringerti a trovare soluzioni alternative. Più opzioni di integrazione offre una piattaforma, meno dovrai spostare manualmente i dati tra gli strumenti.
Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team l'integrazione di plugin e API all'interno di un CMS:
- Ecosistemi di plugin: i plugin di WordPress, i moduli di Drupal e le estensioni di Joomla possono aggiungere funzionalità SEO, di commercio elettronico, per moduli e CRM. Verifica la cronologia degli aggiornamenti, la sicurezza e la compatibilità prima di presumere che un'estensione sia facile da mantenere.
- Connettività basata sulle API: il livello API di Contentful consente agli sviluppatori di collegare direttamente i contenuti a strumenti come HubSpot, Salesforce o una pipeline di dati personalizzata, senza soluzioni alternative.
- Integrazione con il commercio elettronico: collega il tuo CMS a una piattaforma come Shopify, in modo che i contenuti dei prodotti rimangano coerenti tra il tuo negozio e le tue pagine editoriali.
- Collegamenti con gli strumenti di analisi: importa i dati sulle prestazioni da Google Analytics nel tuo flusso di lavoro editoriale, così i redattori possono vedere cosa funziona senza uscire dal CMS.
11. Personalizzazione del pubblico
La personalizzazione del pubblico consente al tuo CMS di offrire contenuti diversi a visitatori diversi in base ad attributi come posizione, comportamento, dispositivo o segmento. Invece di una singola pagina statica per ogni visitatore, la piattaforma mostra varianti in base alle regole che hai definito.
In base alla mia esperienza, è qui che le piattaforme CMS iniziano a svolgere un ruolo concreto per i team di generazione della domanda. Non ti limiti a pubblicare contenuti: li indirizzi a un pubblico specifico. Le piattaforme che supportano la personalizzazione a livello di blocco di contenuto offrono ai redattori il controllo diretto, senza dover affidare ogni modifica a uno sviluppatore.
Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team la personalizzazione del pubblico all'interno di un CMS:
- Regole dei contenuti basate sui segmenti: Mostra testi hero o CTA diversi ai visitatori in base al settore, alla posizione o alla fase del funnel, senza creare pagine separate.
- Targeting comportamentale: Attiva varianti dei contenuti in base alle pagine visitate, ai contenuti consultati o alle azioni eseguite in una sessione precedente.
- Varianti a livello di dispositivo: Offri un'esperienza di contenuto ridotta sui dispositivi mobili senza dover gestire un sito mobile separato.
- Test A/B a livello di blocco: Metti alla prova varianti di titoli o CTA su segmenti specifici, così da ottimizzare l'adeguatezza per il pubblico e non solo il volume dei clic.
12. Funzionalità di ricerca nel sito
La funzionalità di ricerca nel sito consente ai visitatori di trovare contenuti in tutto il sito digitando le query direttamente in una barra di ricerca. Il CMS indicizza pagine, articoli e risorse, quindi mostra i risultati pertinenti in tempo reale.
Nella mia esperienza, questa funzionalità è più importante di quanto la maggior parte dei team si aspetti. Quando la libreria di contenuti cresce, la sola navigazione non è sufficiente: i visitatori hanno bisogno di un percorso più rapido verso ciò che stanno cercando. Una ricerca nel sito configurata correttamente riduce i vicoli ciechi e mantiene gli utenti coinvolti più a lungo, soprattutto nei siti ricchi di contenuti con diversi tipi di contenuto.
Ecco cosa dovrebbe offrire al tuo team la funzionalità di ricerca nel sito all'interno di un CMS:
- Indicizzazione completa dei contenuti: Indicizza pagine, articoli del blog, PDF e risorse multimediali, così i visitatori non si ritrovano davanti a vicoli ciechi quando effettuano una ricerca: WordPress gestisce questa funzione in modo nativo e plugin come SearchWP la estendono in modo significativo.
- Filtri sfaccettati: Consenti ai visitatori di restringere i risultati per tipo di contenuto, categoria o data, così potranno trovare più rapidamente ciò di cui hanno bisogno.
- Analisi delle ricerche: Monitora le query che non restituiscono risultati per sapere esattamente dove la tua libreria di contenuti presenta delle lacune.
- Classificazione personalizzata dei risultati: Dai priorità ai tipi di contenuto da mostrare per primi in base alle regole di pertinenza che definisci.
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13. Analisi dell'utilizzo
L'analisi dell'utilizzo monitora il modo in cui i visitatori interagiscono con i tuoi contenuti: su quali pagine arrivano, dove abbandonano il sito e con quali contenuti interagiscono maggiormente. Alcune piattaforme CMS includono pannelli di reportistica, mentre altre si collegano agli strumenti di analisi per rendere disponibili questi dati al team dei contenuti senza richiedere uno strumento BI separato.
Nella mia esperienza, è questo che distingue i team editoriali che fanno supposizioni da quelli che apportano miglioramenti iterativi. Quando puoi vedere quali contenuti generano visite di ritorno rispetto ai clic occasionali, prendi decisioni migliori su cosa pubblicare successivamente. Questo ciclo di feedback, da solo, giustifica l'integrazione dell'analisi nella piattaforma.
Ecco cosa dovrebbe mostrare l'analisi dell'utilizzo all'interno del tuo CMS:
- Prestazioni a livello di pagina: Scopri quali articoli generano il maggior numero di sessioni, visite di ritorno e tempo sulla pagina, così potrai pubblicare una quantità maggiore di contenuti realmente efficaci.
- Monitoraggio degli abbandoni: Individua i punti in cui i visitatori abbandonano il sito, così potrai segnalare i contenuti con prestazioni insufficienti prima che penalizzino le metriche più ampie delle campagne.
- Attribuzione dei contenuti: Collega specifici contenuti alle opportunità commerciali o agli eventi di conversione, non solo alle visualizzazioni di pagina.
- Integrazione con Google Analytics: In WordPress, un plugin come Site Kit di Google può portare i dati di Google Analytics nel pannello di controllo, così i membri del team con i giusti permessi possono esaminare le prestazioni senza passare da uno strumento all'altro.
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